Molntjänster

Vägledning för användning av molntjänster och andra system

Mölndal 2020.06.08

Mölndals stad vill skapa goda förutsättningar för en utbildning där modern teknik används som ett naturligt verktyg i skolarbetet och erbjuder därför alla elever att låna ett digitalt verktyg. Det gör vi dels för att läroplan, kursplaner och den nationella IT- strategin ställer krav på digitalisering, dels för att vi tror på den potential de digitala verktygen erbjuder i form av varierade och motivationshöjande arbetssätt. Även ur tillgänglighets- och likvärdighetsperspektiv är datorn mycket användbar, material blir tillgängligt för alla till exempel genom uppläsning, översättning och språkhjälp.

”Användandet av digitala verktyg, olika tjänster och applikationer är idag en förutsättning för att nå målen i läroplanen för gymnasie- och gymnasiesärskolan.”

Användandet av digitala verktyg, olika tjänster och applikationer är idag en förutsättning för att nå målen i läroplanen för gymnasie- och gymnasiesärskolan.

Utbildningsnämnden har därför tagit beslut om att använda G-suite. Google erbjuder kostnadsfritt skolor och universitet ett antal molnbaserade verktyg som på olika sätt utvecklar skolarbetet. Det är redskap för skapande av såväl texter som presentationer, e-post, kalender och hemsidor.

MOLNTJÄNSTER

Användningen av molntjänster ger personal möjligheter till nya arbetssätt, samarbeten och enklare och mer effektiv kommunikation med elever och vårdnadshavare. I detta dokument kan du läsa vad en molntjänst är och vad som gäller kring användning samt hantering av personuppgifter. Du får även en översikt av de system vi har i kommunen som ska fungera som ett flexibelt stöd för både administration och pedagogik.

Molntjänster innebär att tjänster och verktyg levereras över internet, ”i molnet”, utan att särskild programvara behöver installeras på datorn. Allt fler kommuner, myndigheter och företag använder sig av molntjänster idag, eftersom användaren är oberoende av tid, plats och specifik dator för att komma åt sitt arbete. G-suite, Skola 24, StudyBee och Unikum är exempel på molntjänster som vi använder i Mölndals stad.

För skolans del betyder det att allt skolarbete finns tillgängligt för elever och pedagoger oavsett vid vilken tid, eller från vilken plats man loggar in för att arbeta, så länge det finns en tillgänglig internetuppkoppling i dator, surfplatta eller mobiltelefon.

BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

All information (text, bild eller ljudklipp) som går att koppla till en specifik individ räknas som en personuppgift. Hur personuppgifter får behandlas anges i Dataskyddsförordningen (GDPR), som är till för att skydda den personliga integriteten. Skolan behandlar på olika sätt elevernas personuppgifter i databaser, register och IT-system. Det är nödvändigt för att såväl myndighetsutövning (t.ex. betyg), pedagogisk administration (t.ex. närvaro och omdömen) och pedagogik ska fungera. Detta är tillåtet enligt skollagen. Skolans personal får information om GDPR och vilka riktlinjer som gäller när vi behandlar personuppgifter.

För att skolan ska kunna använda olika molntjänster krävs att en del information om användare lämnas över till molntjänstleverantören. Detta regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal, som anger vad leverantören får göra och inte göra med personuppgifterna. Mölndals stad har avtal med Google för att kunna skapa användarkonton och en skolorganisation i vår Google-domän @gafe.molndal.se. Vi har även avtal med Unikum och Skola24 för att hantera individuella utvecklingsplaner (IUP), skriftliga omdömen och kunskapskrav.

Verktygen i G-suite, StudyBee och Unikum används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och planering kring skolarbetet. Personkänsligt arbete som till exempel utredningar eller åtgärdsprogram skrivs i andra, säkrade system. Avtalet med Google följs upp löpande av systemansvarig, för att stämma av såväl efterlevnad som eventuella förändringar.

Viktigt! När du som elev slutar i Mölndals stad är det ditt eget ansvar att spara det du vill ha kvar. När elev slutar skolan i Mölndals stad avslutas användarkontot och personuppgifterna raderas.

Personuppgiftsansvarig är Utbildningsnämnden i Mölndals stad. Dataskyddsombud för utbildningsnämnden är Amada Day.

HAR DU FRÅGOR? Du är alltid välkommen att kontakta Utbildningsförvaltningen, vxl: 031-315 10 00.