Zarządzanie pracą zdalną

W obliczu zmian z jakimi muszą obecne zmagać się firmy w czasach zagrożenia epidemicznego COVID-19 wyszliśmy Państwu naprzeciw i stworzyliśmy autorskie, proste i bezpłatne narzędzie do zarządzania telepracą. To proste rozwiązanie ułatwi zdalne zarządzanie projektami, zadaniami i pomoże w śledzeniu czasu pracy pracownika.

POBIERZ DARMOWE NARZĘDZIE DO TELEPRACY

Cele dla których stworzono tą aplikację

Zapewnienie zarządzającym poczucia kontroli nad pracą i bezpieczeństwa porównywalnego z pracą w biurze.
Utrzymanie wysokiej efektywności pracy zdalnej.
Możliwość zmian i dostosowania do indywidualnych potrzeb w miarę rozwoju i ewolucji rozumienia i organizacji pracy w firmie.

Praca zdalna z dnia na dzień

W przypadku zastosowania pracy zdalnej zadania pracowników i przełożonych nie zmieniają się. Zmienia się sposób w jaki organizują oni realizację swoich zadań.

W szczególności, jeśli dotychczas często zarówno przełożony jak i podwładny szli dotychczas "na skróty" i nie realizowali poprawnie wszystkich swoich obowiązków związanych z organizacją pracy.

Zadania przełożonego

Stawia cele
Organizuje funkcjonowanie
Motywuje i komunikuje
Nadzoruje realizację
Rozwija podwładnych

[Autor: Peter F. Drucker]

Zadania podwładnego

Potwierdza zrozumienie poleceń
Realizuje przydzielone prace sumiennie, zgodnie ze swoimi kompetencjami
Raportuje realizację wykonanych prac

Telepraca potrzebuje świadomego działania

W przypadku pracy zdalnej to co dotychczas działo się przy okazji lub "na skróty" musi przybrać formę pisemną.

W przypadku pracy w biurze, dużą część sposobu organizacji pracy wymuszały warunki techniczne oraz interakcje społeczne i "utarta praktyka" wewnątrz biura. Często zarówno przełożeni jak i podwładni stosowali się do nich nieświadomie.

Teraz trzeba zastąpić je jasnymi i precyzyjnym poleceniami.

ZASADA: Tyle ile trzeba, ale nie więcej.

4 kroki telepracy

Przełożony przygotowuje listę zleceń do których będą przepisane zadania. Liczba zleceń może być dowolna (poczynając od 1), jednak optymalnie powinno być ich od kilku do kilkunastu w skali miesiąca dla całego działu.

Dla każdego zlecenia przełożony określa prace niezbędne do zrealizowania zlecenia (od 1 do kilku). Pojedyncza praca będzie przypisana do jednego pracownika. Zlecenie powinno mieć jak najkrótszą formę, jednak musi być precyzyjne i zrozumiałe dla pracownika (co do tego co ma on zrobić i w jaki sposób). Przełożony określa również oczekiwaną pracochłonność oraz termin, na który zlecenie ma być wykonane.

Liczba określonych prac powinna umożliwić zaplanowanie pracy pracownikom przynajmniej na 1-2 dni do przodu. Optymalnie pracownik powinien mieć możliwość zaplanowania sobie pracy na tydzień do przodu.

Każdego dnia na rozpoczęcie pracy pracownik przygotowuje sobie listę zadań, które będzie wykonywał bieżącego dnia.

Po zakończeniu realizacji zadania, pracownik nanosi w raporcie parametry jego wykonania: czas, dotychczasowy procent realizacji oraz status.

Na koniec dnia pracy pracownik przesyła do przełożonego raport za przepracowany dzień oraz produkty zrealizowanych zadań.

Strona techniczna

Strona techniczna realizacji tej procedury może być dowolna i dostosowana do infrastruktury posiadanej przez firmę oraz kompetencji przełożonych i pracowników pozwalających na jej obsłużenie .

Swoje rozwiązanie oparliśmy na środowisku Google (Dysk i Sheets).

Co przemówiło za tym wyborem

POWSZECHNOŚĆ

Duża liczba pracowników posiada adres Gmail, a jeżeli go nie ma, w prosty sposób i za darmo można go utworzyć.

MINIMALNE KOSZTY

W najprostszej wersji, praktycznie "z marszu", można wykorzystać darmowe, prywatne konto Gmail, jednak po szybkim uruchomieniu dobrze jest przełączyć się na pakiety komercyjne.

PROSTOTA

Aplikacja wykorzystuje standardowy, znany wszystkim interfejs arkuszy kalkulacyjnych.

ELASTYCZNOŚĆ

Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego umożliwia dowolne dostosowanie i rozwijanie funkcjonalności.

W miarę oswojenia się z nowym sposobem organizacji pracy, średnio zaawansowany użytkownik może to zrobić samodzielnie dostosowywać aplikację. Dla bardziej zaawansowanych zadań można poprosić informatyków/programistów.

APLIKACJA

Uwaga

Udostępniona aplikacja ma charakter inspiracji do samodzielnego rozwijania i budowania systemu zarządzania telepracą na bazie przedstawionej przykładowej koncepcji.

Rozwiązanie można dowolnie wykorzystywać i modyfikować do własnego użytku i do własnych potrzeb.

Jednocześnie Stowarzyszenie Interim Managers nie bierze na siebie żadnej odpowiedzialności za aplikację oraz skutki jej wykorzystania.

INSTRUKCJA INSTALACJI

Przejście przez instrukcję umożliwi zapoznanie się z tym ja działa aplikacja, jej poszczególne części oraz podpowie jak korzystać z niej i gromadzonych w wyniku jej pracy danych by dostosować ją do swojej specyfiki i potrzeb.

KROK 1

Utwórz kopie z udostępnionych plików. Staniesz się ich właścicielem.

KROK 2

Skonfiguruj wewnętrzne powiązania plików tak, żeby mogły się ze sobą wzajemnie komunikować.

KROK 3

Utwórz kopie plików do raportowania przez pracowników i udostępnij im je.

KROK 4

Utwórz zlecenia i prace dla pracowników. Zaplanuj im pracę.

KROK 5

Rozpocznij pracę zdalną.

PAMIĘTAJ: Aplikacja pomaga w uporządkowaniu pracy i komunikacji. Nie zastąpi menadżera w zarządzaniu.

POBIERZ DARMOWE NARZĘDZIE DO TELEPRACY

KANAŁ YOUTUBE Z INSTRUKCJAMI

Zobaczcie przykłady kontroli na poziomie zbiorczym

JAK TO SIĘ SPRAWDZIŁO W PRAKTYCE

CASE STUDY INWENTA

PRZESTAWIENIE FIRMY NA PRACĘ ZDALNĄ PRZEZ WEEKEND

Zmiana sytuacji z dnia na dzień

Z powodu koronawirusa okoliczności sposobu naszej pracy zmieniły się z dnia na dzień w sposób drastyczny. Większość z naszych pracowników (zespół kilkunastoosobowy) pracuje w biurze, część osób ma możliwość pracy w domu w zależności od charakteru zadań, natomiast nie jest to naszą „codziennością”. W wyniku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego, zamknięcia szkół i zaleceń rządu aby pracować zdalnie z godziny na godzinę stanęliśmy przed wyzwaniem zorganizowania takiego sposobu pracy zdalnej. Na szczęście mieliśmy laptopy, ponieważ okazało się, ze zakup przenośnego komputera był bardzo utrudniony. Nie mieliśmy jednak żadnego systemu ani narzędzia do pracy zdalnej dla całego zespołu, nie było to dotychczas potrzebne w naszej firmie.

Jak to wpłynęło na pracowników i sposób pracy?

Nikt nie był przygotowany na taki stan rzeczy, sporo osób pytało się Zarządu jakie mamy procedury i polityki na taką sytuację, a my, jako mała firma, nie byliśmy przygotowani na takie zagrożenie i nie mieliśmy gotowych rozwiązań biznesowych. Pierwszą rzeczą jaką należało brać pod uwagę, to decyzje oraz zalecenia urzędowe i administracyjne, a także bezpieczeństwo ludzi. Po zamknięciu szkół, z dnia na dzień część pracowników nie przyszła do pracy, reszta osób mogła czuć się albo zagrożona albo zdemotywowana. Groził nam chaos w realizacji projektów i brak rąk do pracy albo nieskoordynowane działania na telefon i maila.

"Groził nam chaos w realizacji projektów i brak rąk do pracy"

Jakie były zagrożenia dla firmy, realizacji zamówień ?

Zagrożenia były z różnych stron: od strony płynności realizacji projektów (brak rąk do pracy, działania chaotyczne), od strony Klientów, którzy zawsze oczekują zawsze usługi na najwyższym poziomie, od strony kandydatów, z którymi nie mogliśmy się spotykać i od strony pracowników (demotywacja, poczucie zagrożenia, poczucie bałaganu w działaniu).

"Zdecydowanie brakowało nam narzędzia do pracy zdalnej, które byłoby proste i przyjazne w użytkowaniu"

Jakie były ograniczenia w dotychczasowym podejściu ?

Dotychczas jednak nie mieliśmy żadnych narzędzi do telepracy oraz nie byliśmy przygotowani na to mentalnie.

Jak sprawdzały się standardowe dotychczasowe narzędzia (telefon, mail)?

Telefon i mail to podstawa naszej działalności, dodałabym jeszcze skype i internet. Oczywiście mamy wspólny serwer firmowy i bazę danych z dostępem on-line, mamy system raportowania, mamy system uzupełnienia danych o projektach, jest sporo procedur i wytycznych co do sposobu realizacji projektów, ale są to narzędzia, które sprawdzają się w tradycyjnym systemie pracy, czyli podczas pracy w biurze.

Dlaczego telepraca była rozwiązaniem ?

To było jedynym możliwym rozwiązaniem, dostosowaliśmy się do wytycznych i całą działalność musieliśmy przerzucić na kanały on-line i pracę typu „home office”.

Czego brakowało ?

Zdecydowanie brakowało nam narzędzia do pracy zdalnej, które byłoby proste ale nie prostackie, odzwierciedlało naszą specyfikę, przyjazne w użytkowaniu i przyjazne w kontrolowaniu, a co najważniejsze jego wypełnianie nie zabierałoby więcej czasu niż samo zadanie.

Co było najtrudniejsze z perspektywy właścicieli/przełożonych ?

Dla nas najtrudniejsze było szybkie wdrożenie nowego narzędzia, czyli nauczenie się go i zaimplementowanie go w firmie. Ale chyba najbardziej bolesne było odklejenie się od dotychczasowych nawyków.

Jak odebrali to pracownicy ? Co było najtrudniejsze z ich perspektywy?

Pracownicy odebrali to spokojnie, może dlatego, że w tych pierwszych dniach wszyscy byli lekko zaniepokojeni swoim bezpieczeństwem i swoich bliskich, ich uwaga była przekierowana gdzie indziej. Jednak jak opadł pierwszy kurz wywołany koronawirusem to pojawiły się pytania: jak mam pracować? co z moimi projektami? co z moim miejscem pracy? czy pracodawca udźwignie powagę sytuacji?. Decyzję o wdrożeniu narzędzia do telepracy ludzie przyjęli ze spokojem, aczkolwiek myślę, że też z odrobiną sceptycyzmu, zawsze jest to traktowane jako dodatkowy nadzór nad działaniem pracownika. Ponadto nowe narzędzie nie musi się przecież sprawdzić, może się okazać, że ponownie będzie to jeden z pomysłów zarządu zakończony niewypałem albo nadmiernym obciążeniem pracownika. Jednak po wyjaśnieniu sytuacji, naszych intencji oraz pokazaniu na czym nam zależy i na czym stoimy, wszyscy odnieśli się do tego ze zrozumieniem. Nie było udawania, że Zarząd zna się na wszystkim i narzędzie jest od dawna już przez nas opanowane, wszyscy byliśmy w tak samo trudnym położeniu.

Najtrudniejsze dla pracowników było chyba pierwsze raportowanie, kiedy pojawiły się pytania i drobne korekty systemu. Okazało się, że wpisywanie zadań można zrobić wspólnie, a system nie ma na celu represji, ale rzetelne spojrzenie na to co się robi w firmie i ile czasu to zajmuje. Ponadto narzędzie jest dla pracownika prawie bezobsługowe, więc wygodne.

Ile czasu trwało wdrożenie ?

2 godziny w sobotę rano na jego pokazanie Zarządowi przez Romana Wendta, 4 godziny na wpisywanie pierwszych zadań z konsultantami, w sumie około godziny na poprawki i jeszcze dodajmy z 2 godziny na wyjaśnianie, tłumaczenie, pokazywanie. Można to zmieścić w jednym dniu roboczym dla małej firmy, przy większej na pewno potrwa to trochę dłużej.

Jak to zadziałało ?

Na początku było trochę błędów we wprowadzaniu danych wejściowych, trochę zadań można było lepiej oszacować , ale zadziałało, poszło i korekty robiliśmy na bieżąco, nie robiąc tragedii z tego, że się uczymy, czyli daliśmy sobie przyzwolenie, że nie wszystko musi być perfekcyjne.

Jak po dwóch-trzech dniach sprawdzają się w pracy zdalnej pracownicy ?

Z punktu widzenia Zarządu narzędzie ułatwia kontrolę pracy, czasu pracy, pokazuje pracochłonność i produktywność pracowników, widać też czy wykonanie danego zadania może być zagrożone.

Opinie pracowników po 2 dniach pracy na narzędziu:

„Narzędzie jest bardzo pomocne, bo widzę swoje zadania, mogę je elastycznie dobierać na dany dzień.”

„Narzędzie pomaga mi w organizacji pracy w domu.”

„W końcu widzę, ile czasu zajmuje mi wykonanie danego zadania.”

„Jestem bardziej uporządkowany”.

Jak są rozliczane zadania ?

Rozliczenie następuje po tym jak pracownik na koniec dnia prześle raport - widać wtedy, ile czasu na jakie zadania poświęcił i w jakim stopniu je wykonał.

Na ile spadła efektywność ?

Na razie nie widzimy spadku efektywności. Raczej powiedziałabym, że jest zadowolenie z pracy zdalnej, ponieważ wydaje się ona być pod kontrolą.

Czy widać z tej perspektywy jakieś zagrożenia ?

Widzę zagrożenia wynikające nie tyle co z samego narzędzia, ile ze sposobu pracy. Ciężko jest na dłuższą metę pracować całkowicie zdalnie, bez biura. Ponadto interakcja z innymi osobami na żywo jest dużo bardziej wartościowa niż spotkania na zoom czy webex nawet jeżeli są one dobrej jakości.

Co można podpowiedzieć innym którzy się z tym w tej chwili mierzą?

Korzystajcie ze sprawdzonych narzędzi, niech one będą proste, przyjazne i koniecznie z jakimś wsparciem wdrożeniowym. Dajcie sobie czas na naukę, w przypadku tego narzędzia na szczęście idzie ona błyskawicznie.

Opinia zarządzającego firmą po wdrożeniu

Czy sprawnie i ekspresowo można wdrożyć do niewielkiej firmy efektywne i (prawie) bez kosztowe narzędzie do telepracy?

Absolutnie tak!

Dowodem na to jest wdrożenie jakie dzięki współpracy z doświadczonym interim managerem Romanem Wendtem ze Stowarzyszenia Interim Managers zrealizowaliśmy w ostatnich dniach - praktycznie w ciągu 24 h!

Jeszcze tydzień temu zupełnie nie byliśmy gotowi na przejście wszystkich pracowników na pracę zdalną. Dziś jesteśmy po 3 dniach pracy z naszych domów i widzimy same plusy rozwiązania:

Po pierwsze praca całego zespołu jest dobrze zaplanowana. Sami pracownicy potwierdzają, że dzięki aplikacji pracuje im się dużo bardziej sprawniej i efektywniej. Mają listę zadań przydzielonych na kolejne dni i tygodnie i sami każdego dnia rozpoczynając pracę planują swoje aktywności na dany dzień.

Po drugie dla mnie jako osoby zarządzającej to komfortowy i nieinwazyjny dla pracowników sposób na sprawne monitorowanie postępu prac i zarządzanie ewentualnymi ryzykami w realizacji zamówień.

Niewątpliwie rozwiązanie pomaga też w lepszej komunikacji w zespole i wpływa na komfort pracy przy jednoczesnym silnym zorientowaniu na bardzo duża efektywności w realizacji zadań. Moim zdaniem jest porównywalna, jeżeli nie wyższa niż w przypadku pracy biurowej, w trakcie której dużo czasu ucieka nam na nieplanowane spotkania i rozmowy.

To świetna lekcja jak efektywniej pracować i cyfryzować swoje organizacje z której będziemy korzystali już na dłużej.

Page updated

Report abuse