Cuando clicamos en el enlace de una videoconferencia se abre lo que conocemos como antesala a la reunión, donde podemos:

• Comprobar audio y vídeo. En la parte inferior izquierda clicamos en botón "Comprobar audio y vídeo" y se abre un cuadro desde el que:

1. Comprobar el micrófono, altavoces y la cámara.

2. Si clicamos en "Siguiente" tenemos la opción de grabar un breve vídeo para comprobar imagen, sonido y conexión.

• Activar o desactivar micrófono y cámara. Los iconos de micro y cámara aparecen en rojo para indicar que están desactivados, si clicamos sobre ellos los activaremos.

• Cambiar fondo. Clicamos en el icono "Cambiar fondo" situada en la parte inferior derecha de la pantalla y se despliegan los fondos que podemos utilizar en la videoconferencia.

• Unirnos a la videoconferencia. Clicamos en el botón "Unirse ahora" y entraremos en la reunión.

Si somos los organizadores de una videoconferencia tenemos una serie de privilegios relacionados con la seguridad.

El acceso a estos controles de seguridad se puede hacer desde dos sitios:

• Desde el icono azul de seguridad situado en la parte inferior izquierda al lado de " Detalle de la reunión".

• Clicando en la parte superior derecha "Mostrar todos" y se abre la barra lateral desde donde se puede acceder a "Controles del organizador".

Con los Controles de organizador podemos ajustar y controlar la reunión:

• Acceso rápido: Si está desactivado todas las personas que no hayan sido invitadas tendrán que solicitar unirse, aunque sea de la misma organización.

• Permitir o no compartir su pantalla a todo el mundo.

• Permitir o no enviar mensajes de chat a todo el mundo.

• Notificar uso inadecuado. Se puede enviar un informe para denunciar el mal uso de la la videoconferencia por parte de algún participante

En la parte inferior derecha clicamos en "Más opciones" y nos aparece un cuadro de diálogo que nos muestra diferentes posibilidades.

• Abrir una pizarra Jam. Podemos abrir una pizarra nueva o que tengamos guardada en nuestro Dive y se mandará el enlace a la Jam al resto de participantes a través del Chat.

• Grabar una reunión (La siguiente página está dedicada a explicar esta opción)

• Cambiar diseño. Configuramos en modo de ventana en Automático, Barra lateral, Foco o Mosaico, en esta último podemos ver hasta 49 participantes.

• Cambiar fondo.

• Pantalla completa.

• Activar subtítulos (también hay un acceso directo en la parte inferior derecha de la pantalla con el símbolo "CC").

• Configuración. Accedemos a la configuración micro , altavoces y videocámara para seleccionar el dispositivo adecuado.

En la parte superior derecha podemos ver los participante en la videoconferencia.

• Podemos invitar a más participantes clicando en "Añadir participantes", escribiendo su correo y clicamos en "invitar".

En cada participante :

1. Fijar participante en nuestra pantalla principal. Hacemos clic en el icono de la chincheta.

2. Silenciar el micrófono. Como organizadores podemos silenciar a los participantes. Hacemos clic en el icono del micrófono para desactivar y solamente el propio participante puede volver activarlo.

3. Eliminar participante de la videoconferencia. Pulsamos en este botón para "Eliminar" a ese participante. Se abrirá un cuadro de diálogo de confirmación y con la posibilidad de enviar un informe de mal uso. Los participantes que hayan sido quitados de la reunión no podrán solicitar acceso para volver a unirse a ella.

Para tener un orden el las reuniones y pedir el turno de palabra existe la opción de "Levantar la mano", está disponible para todos los participantes.

Cuando hemos programado una reunión a través de calendar teníamos la posibilidad de adjuntar archivos, a los que pueden acceder los participantes de la videoconferencia.

En la parte inferior izquierda hay una pestaña que si no hay archivos adjuntos aparece como "Detalle de la reunión", pero si los hay aparece como "Archivos adjuntos", clicamos y se muestran dos opciones:

• Detalle. Dónde se encuentra los datos acceso de la videoconferencia, que podemos copiar y pega e en un correo electrónico, un chat y envíalos a los invitados.

• Archivos adjuntos. que podemos visualizar.

Durante la videoconferencia los participantes pueden hacer uso del Chat:

1. Nos situamos en la parte superior derecha y clicamos en el icono del Chat.

2. En la columna derecha se muestra el panel dónde irán apareciendo los mensajes que los participantes vayan escribiendo.

3. Para enviar un mensaje utilizamos el cuadro de texto situado en la parte inferior de del panel.

Los mensajes:

• Los mensajes enviados serán visibles por todos, y en cada uno aparece su autor y la fecha de envío.

• Los mensajes del Chat solo los veremos cuando estemos en la videoconferencia.

• Los mensajes enviados antes de unirnos no se mostrarán.

• Todos los mensajes desaparecerán cuando abandonemos la videoconferencia.