Termit

  1. Tietosuoja


Tietosuoja on laaja käsite, jolla tarkoitetaan erityisesti henkilötietojen suojaamista. Tietosuojaan kuuluu mm. kysymykset siitä, mitä tietoja ihmisistä saadaan käsitellä ja millä perustein, sekä miten näitä tietoja tulee käsitellä. Tietosuojalainsäädäntö on kokonaisuus, jonka muodostavat EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja sitä täydentävä kansallinen tietosuojalaki


Henkilötieto. Henkilötietoa on kaikki sellainen tieto, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti yhdistää tiettyyn ihmiseen. Suora henkilötieto on esim. nimi, hetu, osoite. Epäsuora henkilötieto on esim. auton rekisterinumero. Se ei itsessään kerro auton omistajaa, mutta sen avulla omistajan voi jäljittää. Erityisesti epäsuoran henkilötiedon käsite on siis varsin laaja, ja siksi melkein kaikki tiedot voidaan katsoa henkilötiedoiksi.


Henkilörekisteri on samaan käyttötarkoitukseen kerätty henkilötietojen joukko, josta yksittäinen ihminen on helposti löydettävissä. Rekisteri voi muodostua joko sähköisestä järjestelmästä tai analogisesta aineistoista. Esim. Wilma tai oppilaiden todistukset (tulostettuna) katsotaan henkilörekisteriksi. Rekisterin käsittelyssä on syytä noudattaa erityistä huolellisuutta, koska riskit koskevat useita henkilöitä. Erityisesti Wilma/Primus on erityisen laaja henkilörekisteri. On kuitenkin tärkeää muistaa, että tietosuoja-asetuksen velvoitteet koskevat kaikkea henkilötiedon käsittelyä, ei pelkästään henkilörekistereitä.


Tietoturva on yksi tietosuojan toteuttamisen keinoista. Sillä tarkoitetaan erityisesti teknisiä toimenpiteitä, joilla tietojen eheys, luottamuksellisuus ja saavutettavuus varmistetaan.


  1. Asiakirjajulkisuus


Asiakirjalla tarkoitetaan paitsi perinteistä paperiasiakirjaa, myös esimerkiksi sähköistä tiedostoa tai audiovisuaalisessa muodossa olevaa tallennetta, esimerkiksi videotallennetta koulun joulujuhlasta.


Viranomaisen asiakirjan määritelmä löytyy julkisuuslaista. Viranomaisen asiakirjaan kohdistuu julkisuusolettama. Viranomaisen asiakirjoja koulussa ovat mm. todistukset, kokeet ja tiedotteet. Julkisuuslaissa määritellään myös se, mitä ei pidetä viranomaisen asiakirjana. Nämä ovat ei-julkisia asiakirjoja, eli niihin ei kohdistu julkisuusolettamaa. Esimerkkejä ei-julkisista asiakirjoista: koulun sisäiseen työskentelyyn liittyvät asiakirjat, kuten sisäiset ohjeet tai muistiot opettajien kokouksesta. Wilma-viestit ovat pääasiassa ei-julkisia.


Asiakirjajulkisuus ja julkisuusolettama. Suomessa viranomaisen toiminta on lähtökohtaisesti julkista. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa muuta säädetä.


  1. Tiedonhallinta


Tiedonhallinta on yläkäsite, joka sisältää mm. asiakirjat, tietojärjestelmät ja tietosuojan


Tietojärjestelmällä tarkoitetaan tietojenkäsittelyyn tarkoitettua ohjelmistokokonaisuutta, jonka tarkoitus on tehostaa tai helpottaa jotakin toimintaa tai tehdä toiminta mahdolliseksi. Esimerkiksi Primus-järjestelmä on tällainen tietojärjestelmä.


Mihin pedagoginen vapaus ulottuu? Vaikka opettajalla on pedagoginen vapaus valita opetusvälineet ja -tavat, täytyy valinnassa huomioida koulua velvoittava lainsäädäntö, eli tietosuoja-asetus, julkisuuslaki, hankintalaki, tiedonhallintalaki.


Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Koulun henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus kaikesta sellaisesta tiedosta, jota he työssään saavat. Erityisen

tarkka täytyy olla salassapidettävien tietojen kanssa. Vaitiolovelvollisuus koskee myös ei-kirjallista tietoa, esim. jos lapsi kertoo perheestään tai läheisistään.