Amennyiben egy vállalkozás már nem kézi számlázót használ, akkor az általa használt számlázó programnak 2018. július 1.-től tartalmaznia kell a funkciót, amely eleget tesz az azonnali számla bejelentési kötelezettségnek, azaz a programnak a számla lezárásakor a számla adatait - ha a számla ÁFA tartalma eléri vagy meghaladja a 100.000 Ft-ot - automatikusan - emberi beavatkozás nélkül be kell küldenie a NAV rendszerébe.
2020 július 1.-én a 100 ezer forintos értékhatárt eltörlik. Ez azt jelenti, hogy minden belföldi adóalany részére kiállított számla – függetlenül annak adótartalmától – adatszolgáltatásra kötelezett lesz. Ebben nincsenek benne a magánszemélyek, és a külföldi vevők (akik nem rendelkeznek magyar adószámmal). Az egy újabb lépés lesz valószínűleg jövő januárban.
2021 január 1.-től az adatszolgáltatás kibűvül a belföldi magánszemélyeknek, valamint a külföldi szervezetek és magánszemélyek felé kiállított számlák adatszolgáltatásával. Az új adatszolgáltatás jelentős informatikai változást jelent, amelyet a számlázóban is követnünk kellett, ezért pár új kapcsoló és beállítás jelent meg ennek következtében.
A NAV adatszolgáltatáshoz egy úgynevezett technikai felhasználó létrehozása szükséges a NAV online számla oldalon, amely a kapcsolatot biztosítja a számlázó és a NAV között.
Ehhez a következő lépések szükségesek:
1. Cégkapu regisztráció
Amennyiben a vállalkozásuk valamilyen okból még nem rendelkezik cégkapu regisztrációval, ezt pótolniuk kell a NAV oldalán.
2. Technikai felhasználó létrehozása a NAV online számla rendszerében
Az online számla szolgáltatás használatához - függetlenül attól hogy milyen számlázó programot használnak - szükséges a NAV online számla felületén egy technikai felhasználó létrehozása. Ezt a technikai felhasználót használják a jövőben a számlázó programok a számladatok beküldésére és lekérdezésére.
A technikai felhasználó regisztrálása a 2020 július 1-et követő használathoz kötelező. Ennek a regisztrálása a vállalkozások feladata.
3. A technikai felhasználó számára aláíró kulcsot és cserekulcsot kell generáltatni a NAV online számla rendszerében.
A technikai felhasználó létrehozásakor a létrehozónak hozzá kell rendelni a megfelelő jogosultságokat, hogy az jogosult legyen a számlaadatok beküldésére (Számlák kezelése) és utólagos lekérdezésére (Számlák lekérdezése).
A regisztrációt a https://onlineszamla.nav.gov.hu/ oldalon végezhetik el.
A következő videó segítséget nyújt a teendőkkel kapcsolatban:
A regisztráció és a felhasználó-kezelés működéséről szóló részletes leírás a https://onlineszamla.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_regisztraciorol oldalon érhető el.
Az itt kapott hozzáférési adatokat ezt követően egyszerűen a NAV oldaláról be kell másolniuk a számlázónk ezzel kapcsolatos beállításaihoz.
Ez a beállítás az egyetlen lépés a számlázón belül a NAV bekötéshez. A lenti beállításban kell bemásolniuk a NAV online számla oldalán kapott technikai felhasználó azonosítókat a számlázóba. Az adatok mentésekor a program automatikusan ellenőrzi a megadott adatok helyességét és csak abban az esetben menti el azokat, ha minden azonosító helyesen lett megadva.
A beállítás a "Beállításaim - Saját adatok - NAV online számla hozzáférési adatok" menüpont alatt érhető el.
A sikeres mentés után a NAV bekötés aktív, és kezdődhet a számlázás!
NAV kapcsolat beállítás menü
NAV technikai felhasználó adatok
Ezt követően Önöknek több teendőjük nincs, a számlák a háttérben automatikusan be lesznek küldve a NAV-hoz. Ennek a státuszát majd egy külön kimutatásban és a számla adatlapján is ellenőrizhetik.