Klachtenregeling

Wij bieden een veilige, respectvolle en open omgeving voor iedereen op school. Dit vraagt een engagement van de leerlingen, ouders, leraren, directie en andere medewerkers. Dit houdt onder meer in dat we altijd bereid zijn met jou in dialoog te gaan.

Heb je een bezorgdheid, een vraag of zit er iets niet goed? Praat er eerst over met de betrokken personen, zoals de (klas)leraar of de zorgcoördinator. Vaak geraak je er samen al uit.

Is dat niet het geval? Dan kun je rechtstreeks bij de directie van de school terecht voor verdere hulp. Dit mondeling overleg is een belangrijke en noodzakelijke eerste stap voordat je een overleg kan aanvragen bij het schoolbestuur. 

Kom je er na overleg met de directie niet uit? Dan kun je je bezorgdheden schriftelijk melden bij het schoolbestuur. De melding kan je hieronder via een webformulier invullen. Geef duidelijk aan waarover het gaat, wie erbij betrokken is en wat er precies is gebeurd.

Het schoolbestuur gaat met je vragen aan de slag en zoekt samen met jou welke vervolgstappen kunnen genomen worden. Indien meer tijd nodig is, word je hiervan op de hoogte gebracht.

Wat is een klacht?

Het is belangrijk te weten welke klachten we wel of niet kunnen behandelen.

Klachten die betrekking hebben op 

• algemene overheidskwesties (bv: een toekomstig smartphoneverbod, de COVID-maatregelen, …)

• klachten die al een specifieke, georganiseerde beroepsmogelijkheid hebben (bv: tuchtmaatregelen of attestering)

• bepaalde beslissingen genomen door de klassenraad (betwistingen over een beslissing tot overzitten in lager onderwijs)

• anonieme en onduidelijke klachten

kunnen NIET als schriftelijke klachten worden behandeld. Deze klachten zullen we opvolgen door u door te verwijzen naar de juiste instantie.

Alle andere klachten kunnen in principe wel behandeld worden.

Hoe stellen we een klachtencommissie samen?

Wij kiezen ervoor om klachten op niveau scholengemeenschap te behandelen.

We werken met een vaste klachtencommissie. 

• De samenstelling van de klachtencommissie is neutraal. 

• De samenstelling van de commissie voor vzw De Kubus bestaat uit:

  • leden van het bestuur, nl.:  dhr. J. Geusens en dhr. R. Prenen;

  • de directeur coördinatie: dhr. P. Trines;

  • naargelang de complexiteit van de klacht kan de commissie uitgebreid worden met interne of externe leden.

Hoe behandelen we klachten?

Wij vinden het belangrijk dat u en uw kind zich gehoord en gerespecteerd voelen. Wanneer u een zorg of klacht heeft, kunt u erop vertrouwen dat wij dit serieus nemen. Hieronder leggen wij uit welke stappen wij doorlopen om samen met u tot een goede oplossing te komen.

Stap 1: Uw melding en onze eerste beoordeling

• Zodra wij uw klacht ontvangen, bekijken we hoe we u het beste kunnen helpen. We maken een onderscheid tussen:

  • Eenvoudige klachten

  • Complexe klachten

Stap 2: We nodigen u uit voor een gesprek

• Een persoonlijk gesprek is de kern van onze aanpak.

  • Wij luisteren naar u: U krijgt alle ruimte om uw verhaal te doen, zonder onderbrekingen. We vinden het belangrijk om uw klacht nauwkeurig en objectief te begrijpen.

  • Samen met de directie: De directeur sluit bij dit gesprek aan. Niet om verantwoording af te leggen, maar om samen met u en het bestuur te kijken naar de best mogelijke aanpak voor de situatie.

Stap 3: Terugkoppeling en opvolging

• Na ons onderzoek en het gesprek, hoort u van ons terug. Wij informeren u over onze bevindingen en lichten toe welke maatregelen we eventueel nemen. Als u dat wenst, bespreken we graag de vervolgstappen met u.

Stap 4: Als we er niet samen uitkomen

• We streven er altijd naar om een klacht naar ieders tevredenheid op te lossen. Toch is dat niet altijd (volledig) mogelijk. Mocht u het gevoel hebben dat uw klacht onvoldoende is opgelost, dan zijn we daar transparant over. We geven duidelijk aan wat binnen onze mogelijkheden ligt. U heeft dan de mogelijkheid om u te wenden tot externe instanties of de burgerlijke rechter.

Stap 5: Zorgvuldige documentatie voor duidelijkheid

• Voor een helder en transparant proces leggen we alle stappen zorgvuldig vast. Dit helpt misverstanden te voorkomen en stelt ons in staat om van elke situatie te leren. In dit dossier noteren wij:

  • De datum waarop uw klacht is ontvangen.

  • Een overzicht van de acties die we hebben ondernomen.

  • Alle communicatie die heeft plaatsgevonden.

  • De uiteindelijke uitkomst van de klachtenbehandeling.