เป็นการสื่อสารโดยตรงระหว่างบุคคลหรือระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ช่วยทำให้ระยะทางไกลเป็นใกล้ เพราะไม่ว่าบุคคลหรือหน่วยงานจะห่างไกลกันแค่ไหนก็สามารถใช้จดหมายส่งข่าวคราวและแจ้งความประสงค์ได้ตามความต้องการ การส่งสารหรือข้อความในจดหมายต้องเขียนให้แจ่มแจ้งชัดเจนเพื่อจะได้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย

ผู้เรียนคงเคยเขียนจดหมายหรืออ่านจดหมายมาบ้างแล้ว คงจะสังเกตเห็นว่าจดหมายนั้น ไม่ว่าประเภทใด จะต้องประกอบด้วยสิ่งต่าง ๆ ดังนี้

1. ที่อยู่ของผู้เขียน เริ่มกึ่งกลางหน้ากระดาษระหว่างเส้นคั่นหน้ากับริมของขอบกระดาษ

2. วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย ให้เยื้องมาทางซ้ายของตำแหน่งที่เขียนที่อยู่เล็กน้อย

3. คำขึ้นต้น ห่างจากขอบกระดาษด้านซ้าย 1 นิ้ว

4. เนื้อหา ขึ้นอยู่กับย่อหน้าตามปกติ อาจจะอยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านซ้าย 2 นิ้ว

5. คำลงท้ายอยู่แนวเดียวกับที่อยู่ของผู้เขียน

6. ชื่อผู้เขียน อยู่ใต้คำลงท้าย ล้ำเข้าไปเล็กน้อย

ตัวอย่าง รูปแบบการเขียนจดหมายทั่วไป

􀀀 สถานที่เขียนจดหมาย .............................

􀀀 วัน..........เดือน......................ปี....................

ระยะ 1 นิ้ว 􀀀 คำขึ้นต้น ....................................................................................................................................................................................................

ประมาณ 2 นิ้ว 􀀀 เนื้อหา .................................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................................................

􀀀 คำลงท้าย ...........................................

􀀀 ชื่อผู้เขียน ...........................................

1. การใช้ถ้อยคำ

จดหมายที่ดี ต้องใช้ถ้อยคำในการเขียนให้ถูกต้องเหมาะสมกับประเภทของจดหมายและผู้รับจดหมายด้วย ได้แก่

จดหมายส่วนตัว การเขียนจดหมายส่วนตัวไม่มีข้อกำหนดเกี่ยวกับการใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายที่ตายตัวเพียงแต่เลือกใช้ให้เหมาะสมเท่านั้น คำขึ้นต้นและลงท้ายสำหรับบุคคลทั่วไปมีแนวทางการเขียนสำหรับเป็นตัวอย่างให้เลือกใช้ ดังนี้

จดหมายกิจธุระ คือจดหมายติดต่อระหว่างบุคคลกับบุคคลหรือบุคคลกับหน่วยงานด้วยเรื่องที่มิใช่เรื่องส่วนตัว แต่เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับงาน เช่น การสมัครงาน การติดต่อสอบถามการขอความร่วมมือ ฯลฯ ภาษาที่ใช้จึงต้องสุภาพและกล่าวถึงแต่ธุระเท่านั้น ไม่มีข้อความที่แสดงความสัมพันธ์เป็นการส่วนตัวต่อกัน

จดหมายธุรกิจ คือจดหมายติดต่อในเรื่องที่เกี่ยวกับธุรกิจ เช่น การเสนอขายสินค้าการขอทราบรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ การสั่งซื้อสินค้า การติดตามทวงหนี้ ฯลฯ

จดหมายกิจธุระและจดหมายธุรกิจ มีลักษณะการติดต่อที่เป็นทางการมากกว่าจดหมายส่วนตัว จึงต้องใช้คำสุภาพ ง่าย และมีเนื้อความกะทัดรัด เข้าใจได้ตรงกันทั้งผู้เขียนและผู้อ่านในการใช้ภาษาเขียนให้ถูกกับระดับของจดหมาย โดยทั่วไปแล้วถ้าเขียนจดหมายส่วนตัวถึงบุคคลที่สนิทสนมกัน ก็จะใช้คำระดับที่ไม่เป็นทางการ แต่ถ้าเขียนจดหมายธุรกิจต่างๆ ก็ใช้คำระดับที่เป็นทางการ

จดหมายราชการหรือหนังสือราชการ คือส่วนที่ถือเป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่หนังสือที่มีที่ไปที่มาระหว่างส่วนราชการ หรือหนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่น ซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือมีไปถึงบุคคลภายนอก หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกเขียนมาถึงส่วนราชการ

จดหมายราชการ ต้องใช้ถ้อยคำและรูปแบบการเขียนให้ถูกต้องตามระเบียบที่ทางราชการกำหนดไว้ ระเบียบดังกล่าวเรียกว่า ระเบียบงานสารบรรณ รูปแบบหนังสือราชการจึงมีรูปแบบเฉพาะ

1. ต้องใช้กระดาษของทางราชการ เป็นกระดาษตราครุฑสีขาว

2. บอกลำดับที่การออกหนังสือของหน่วยงานนั้น โดยให้ลงรหัสพยัญชนะและเลขประจำตัวของเจ้าของเรื่องทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง เช่น นร 0110/531 รหัสพยัญชนะ นร คือ สำนักนายกรัฐมนตรี 0110 คือเลขประจำของเจ้าของเรื่อง 531 คือทะเบียนหนังสือที่ส่งออก

3. ส่วนราชการของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และลงสถานที่ตั้งไว้ด้วย

4. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขบอกวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ

5. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือนั้น

6. คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ ตามด้วยตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง

7. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือนั้นได้รับมาก่อนแล้ว โดยให้ลงชื่อส่วนราชการของหนังสือ เลขที่ออกหนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราชของหนังสือ

8. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ถ้าไม่ส่งไปในซองเดียวกันให้แจ้งว่า ส่งไปโดยทางใด

9. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ

10. คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ

11. ลงชื่อ ให้ลงลายมือเจ้าของหนังสือและให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือไว้ใต้ลายมือชื่อ

12. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ เช่น อธิบดี ผู้ว่าราชการจังหวัดผู้บัญชาการกองพล ฯลฯ

13. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือพิมพ์ไว้มุมล่างซ้ายแนวเดียวกับตำแหน่งผู้ออกหนังสือหรือต่ำกว่า

14. โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของหน่วยงานเจ้าของเรื่อง

2. มารยาทในการเขียนจดหมาย

2.1 เลือกกระดาษ ซอง ที่สะอาดเรียบร้อย หากเป็นไปได้ควรใช้กระดาษที่ทำขึ้นเพื่อการเขียนจดหมายโดยตรง แต้ถ้าหาไม่ได้ก็ควรใช้กระดาษที่มีสีสุภาพ กระดาษที่ใช้เขียนควรเป็นกระดาษเต็มแผ่น ไม่ฉีกขาด ไม่ยู่ยี่ยับเยิน ไม่สกปรก

2.2 ซองจดหมายที่ดีที่สุดคือซองที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยจัดทำขึ้น เพราะมีขนาดและคุณภาพได้มาตรฐาน ซองประเภทนี้มีจำหน่ายตามที่ทำการไปรษณีย์โทรเลขทุกแห่ง ถ้าหาซองจดหมายของการสื่อสารแห่งประเทศไทยไม่ได้ ก็อาจเลือกซื้อซองที่เอกชนทำขึ้นจำหน่าย ซึ่งถ้าเป็นในกรณีหลังนี้ควรเลือกซองที่มีสีสุภาพ ไม่ควรมีลวดลาย

2.3 ไม่ควรใช้ซองที่มีตราครุฑส่งจดหมายที่มิใช่หนังสือราชการ

2.4 ไม่ควรใช้ซองที่มีขอบซองเป็นลายขาวแดงน้ำเงินสลับกัน ซึ่งเป็นซองสำหรับส่งจดหมายไปรษณีย์อากาศไปยังต่างประเทศ

2.5 เขียนหนังสือให้ชัดเจน อ่านง่าย การเขียนตัวอักษรค่อนข้างโตและเว้นช่องไฟค่อนข้างห่างจะช่วยให้จดหมายนั้นอ่านง่าย

2.6 ไม่ควรเขียนด้วยดินสอดำดินสอสีต่าง ๆ หรือหมึกสีแดง เพราะถือว่าไม่สุภาพสีที่เหมาะสมคือ หมึกสีน้ำเงินและสีดำ

2.7 จะต้องศึกษาให้ถูกต้องถ่องแท้ก่อนว่า ผู้ที่เราจะเขียนจดหมายไปถึงนั้นเป็นใครมีตำแหน่งหน้าที่อะไร การเขียนข้อความในจดหมายก็ดี การจ่าหน้าซองก็ดี จะต้องระบุตำแหน่งหน้าที่ชั้นยศของผู้นั้นให้ถูกต้องและต้องสะกดชื่อ นามสกุล ยศ ตำแหน่งของผู้นั้นให้ถูกต้องด้วย

2.8 เมื่อเขียนจดหมายเสร็จแล้ว ต้องพับให้เรียบร้อยแล้วบรรจุซอง จ่าหน้าซองให้ถูกต้อง

ครบถ้วน ปิดดวงตราไปรษณียากรให้ครบถ้วนตามราคาและถูกตำแหน่ง ก่อนที่จะนำไปส่ง

2.9 เขียนจ่าหน้าซองจดหมาย เขียนชื่อ นามสกุลของผู้รับให้ถูกต้อง ชัดเจน อ่านง่าย ถ้าผู้รับเป็นแพทย์เป็นอาจารย์ หรือตำรวจ ทหาร หรือคำนำหน้านามแสดงเกียรติยศหรือฐานันดรศักดิ์ เช่น บ.จ. ม.ร.ว. ม.ล. ก็ใช้ถ้อยคำพิเศษเหล่านั้นนำหน้าชื่อ คำนำหน้าชื่อควรเขียนเต็ม ไม่ควรใช้คำย่อ ถ้าทราบตำแหน่งก็ระบุตำแหน่งลงไปด้วยในกรณีที่ไม่ทราบรายละเอียดดังกล่าว ควรใช้คำว่า คุณ นำหน้าชื่อผู้รับในการจ่าหน้าซองจดหมายนั้น ระบุสถานที่ของผู้รับให้ถูกต้อง ชัดเจนและมีรายละเอียดพอที่บุรุษไปรษณีย์จะนำจดหมายไปส่งได้ไม่ผิดพลาด

การเขียนข่าว ประกาศและแจ้งความ เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายราชการ หรือหนังสือราชการซึ่งก็คือหนังสือที่ใช้ติดต่อกันระหว่างเจ้าหน้าที่ของรัฐกับบุคคลภายนอกด้วยเรื่องเกี่ยวกับราชการ

จดหมายราชการแบ่งได้เป็น 5 ประเภท คือ

1. หนังสือภายนอก

2. หนังสือภายใน

3. หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ

4. หนังสือสั่งการและโฆษณา

5. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

การเขียนข่าว ประกาศและแจ้งความ จัดอยู่ในจดหมายราชการประเภทที่ 4 คือหนังสือสั่งการและโฆษณา ซึ่งแบ่งเป็น 9 ประเภท คือ ข้อบังคับ ระเบียบ คำสั่ง คำแนะนำ คำชี้แจง ประกาศ แจ้งความ แถลงการณ์และข่าว ในที่นี้จะกล่าวถึงการเขียนข่าว ประกาศและแจ้งความ

การเขียนข่าว

คือบรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเปิดเผย เพื่อแจ้งเหตุการณ์ที่ควรสนใจให้ทราบ

แบบการเขียนข่าว

ข่าว..............................................ชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว.........................................................

เรื่อง .............................................................................................................................................................................

ข้อความที่เป็นข่าว

……………………………………………………………………….…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………………….………....

ส่วนราชการเจ้าหน้าที่

วัน เดือน ปี

การเขียนประกาศ

คือบรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศให้ทราบเพื่อปฏิบัติ

แบบประกาศ

ประกาศ.....................................ชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ ..................................................

เรื่อง ..........................................................................................................................................................................

ประกาศและข้อความที่สั่งให้ปฏิบัติ .............................................................................................

…………........................................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................................................

ประกาศ ณ วันที่................................................

ลงชื่อ..................................................................

พิมพ์ชื่อเต็ม

(ตำแหน่ง)

การเขียนแจ้งความ

คือบรรดาข้อความใดๆที่ทางราชการแจ้งให้ทราบ

แบบแจ้งความ

แจ้งความ..........................................ชื่อส่วนราชการที่แจ้งความ..............................................

เรื่อง .......................................................................................................................................................................

ข้อความที่ต้องการให้ทราบ

................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................

แจ้งความ ณ วันที่..................................

ลงชื่อ........................................................

พิมพ์ชื่อเต็ม

(ตำแหน่ง)

มารยาทในการเขียน

1. ความรับผิดชอบ ไม่ว่าจะเกิดผลดีหรือผลเสีย รวมทั้งข้อบกพร่องต่าง ๆ ถือเป็นมารยาทที่สำคัญที่สุด

2. การตรวจสอบความถูกต้องเพื่อให้ผู้อ่านได้อ่านงานเขียนที่ถูกต้อง

3. การอ้างอิงแหล่งข้อมูล เพื่อให้เกียรติแก่เจ้าของความคิดที่อ้างถึง

4. ความเที่ยงธรรม ต้องคำนึงถึงเหตุมากกว่าความรู้สึกส่วนตน

5. ความสะอาดเรียบร้อย เขียนด้วยลายมืออ่านง่าย รวมทั้งการเลือกใช้กระดาษและสีน้ำหมึกด้วย