Es una constancia que se registra en un libro específico, previamente autorizado por una autoridad competente, y que tiene como propósito dejar evidencia escrita de la entrega o recepción de bienes, documentos, notificaciones o situaciones específicas, dirigida al personal docente, padres de familia, autoridades u otras personas. Se utiliza como recordatorio individual o colectivo para evitar omisiones, y también como respaldo documental que permite verificar en el futuro que se realizó una acción determinada, especialmente en casos de visitas, entregas de objetos o atención de situaciones que requieren seguimiento.