Consejos sobre búsquedas y compresión de imágenes

Al margen de la organización en carpetas y subcarpetas, conviene manejar bien la potencia de búsqueda de ficheros que aportan los sistemas operativos hoy en día. En el caso de Windows, por ejemplo, conviene saber:

• • Se dispone de una cinta específica con opciones de búsqueda que se activa en el momento en que se hace clic en la caja de búsqueda.

  • Es importante que las unidades o carpetas en las que se quiere buscar con agilidad estén indizadas (para ello lo más sencillo es acceder a las opciones de indización: Presiona la tecla del logotipo de Windows, escribe Indización y presiona Enter).

  • Guardar búsquedas: después de realizada la búsqueda se puede guardar y quedará accesible en el panel lateral al abrir una carpeta.

  • Se pueden utilizar «operadores booleanos«, es decir, una serie de parámetros para afinar la búsqueda. Por ejemplo: NOT, OR, comillas o paréntesis. También comodines como * (sustituye a un grupo de caracteres) o ? (sustituye a un solo carácter) . Más información en este artículo.

    • NOT. Para evitar que se incluya una palabra en la búsqueda. Por ejemplo, 'perro NOT gato' buscará documentos que tengan perro en su nombre y que no tengan gato. También puedes usar un símbolo menos: 'perro -gato' tiene el mismo efecto.

    • OR. Para buscar un archivo que incluya uno u otro término. Por ejemplo 'perro OR gato' buscará tanto documentos que tengan perro como aquellos que tengan gato.

    • Comillas. Si usas comillas para juntar varias frases, se buscará un archivo que contenga las palabras en ese mismo orden. Por ejemplo, "perro gato" encontrará documentos que tengan perro gato, pero no gato perro.

    • Paréntesis. Las palabras que incluyas dentro de un paréntesis se buscarán en cualquier orden. Por ejemplo, (perro gato) encontrará tanto archivos que se llamen perro gato como los que se llamen gato perro.

Filtros generales

El buscador del explorador de Windows incluye soporte también para un buen número de filtros específicos. Algunos de ellos son accesibles desde la pestaña Herramientas de búsqueda, mientras que otros solo están disponibles si sabes el comando apropiado. Estos filtros se usan escribiendo el nombre del filtro seguido de dos puntos y su valor. Por ejemplo, para usar el filtro 'Fecha' para 'hoy', deberías escribir fecha:hoy.

• Fecha. Se usa para filtrar los resultados según la fecha de modificación o creación de los archivos. Puedes elegir entre hoy, ayer, esta semana, la semana pasada, este mes, el mes pasado, este año, el año pasado o escribir una fecha específica.

• Modificado. Funciona igual que el filtro anterior, pero solo tiene en cuenta la fecha de modificación de un archivo, y no la fecha de creación.

• Creado. Igual que los dos anteriores, pero solo tendrá en cuenta la fecha de creación de un archivo y no la fecha de modificación.

• Tamaño. Se usa para filtrar los resultados según el tamaño de los archivos. Puedes elegir entre vacío, minúsculo, pequeño, mediano, grande, enorme, gigantesco o escribir el tamaño exacto manualmente.

• Clase. Especifica el tipo de archivo que estás buscando. Un montón de opciones a elegir: calendario, comunicación, contacto, documento, correo electrónico, fuente, carpeta, juego, mensaje instantáneo, diario, vínculo, película, música, nota, imagen, lista de reproducción, programa, TV grabada, búsqueda guardada, tarea, vídeo, historial web o desconocido. Ejemplo, clase:imagen.

• Ext. Úsalo para buscar solo ciertas extensiones de usuario. Por ejemplo: ext:jpg busca imágenes en formato JPG.

• Carpeta. Busca dentro de una carpeta específica.

• Archivo. Busca solo en el nombre del archivo.

Filtros específicos por tipo de archivo

Algunos tipos de archivo tienen sus propios filtros específicos con los que puedes ir un paso más en la búsqueda exacta de lo que estás buscando. Por ejemplo, si estás buscando una canción puedes especificar su cantante o el género, o si estás buscando una imagen puedes filtrarlas por alto o ancho. Esta búsqueda se basa en los metadatos incluidos en documentos y fotos.

• Diapositivas. Busca Presentaciones con el número de hojas que especifiques. Por ejemplo, diapositivas: 20 buscará presentaciones con 20 hojas.

• Comentario. Busca documentos de Word que incluyan un comentario con el texto que le indiques. Por ejemplo, comentario: para revisar.

• Artista. Busca canciones que tengan el artista que indiques a continuación. Por ejemplo, artista:Michael Jackson.

• Álbum. También para la búsqueda de música. Incluirá solo los resultados de canciones que pertenezcan al álbum que especifiques.

• Pista. Te permite filtrar canciones por el número de pista. Deben tener esta información incluida en sus metadatos. Por ejemplo, pista:13.

• Género. Igual a los anteriores, te sirve para filtrar canciones por su género. Por ejemplo, género:rock.

• Duración. Válido en música y vídeos. Puedes elegir entre muy corto, corto, medio, largo, muy largo o la duración exacta que quieras.

• Año. Válido para canciones o películas, te permite filtrar en qué año se rodó / produjo. Por ejemplo: año:1990.

• Orientación. En una foto, te permite elegir la orientación, aunque la cámara deberá haber grabado esos metadatos en la imagen.

• Ancho. En la búsqueda de imágenes, te permite especificar el ancho exacto de la imagen. Por ejemplo, ancho:1024.

• Alto. En la búsqueda de imágenes, te permite especificar el alto exacto de la imagen. Por ejemplo, alto:480.

En Windows 10 las opciones de búsqueda aparecen tras ejecutar una búsqueda utilizando la caja de búsqueda arriba a la derecha de la carpeta que hayamos abierto: Enlace a pdf con consejos sobre búsquedas en Windows 10.

Existen programas de «terceros» que permiten complementar las herramientas de búsqueda incorporadas al explorador de Windows como:

En algunas empresas se utiliza: Agent Ransack (Free) o Filelocator Pro (de pago). JamSoftware (el fabricante de TreeSize) también tiene una. Ultrasearch https://www.jam-software.com/ultrasearch/

Las búsquedas en Windows han mejorado mucho en las últimas versiones, tanto de los servidores como de los clientes. (Recordamos que la versión actual en la redacción de los clientes de Windows es la 10 y de los Servidores Windows Server la 2016 y en breve la 2019).

Dejar esta labor a la herramienta supone descuidar el orden y nomenclatura de los archivos que proponemos mediante la metodología 5SDigital. Instalarlo y ejecutarlo supone que la herramienta realice su propio índice (como hacía Google for Desktop) ralentizando las máquinas y en su caso, si se trata de unidades de red, la propia red. Optamos por no recomendarlas o bien sólo destacar que existen y que si bien son ventajas son contrarias a la metodología 5S. Creo que son soluciones a sistemas antiguos que eran necesarios en entornos en los que la búsqueda de Windows no iba todo lo bien que quisiéramos.

Para comprimir las imágenes que se insertan en un documento de Office y que a veces provocan que el fichero ocupe un espacio en disco desproporcionado, se recomienda hacerlo de una forma muy sencilla: se abre el documento, se va a archivo-guardar como, clic en más opciones y luego, en el nuevo cuadro de diálogo que se abre, clic en herramientas. Ahí aparecen 4 opciones. Una de ellas es comprimir imágenes. Es lo que puedes observar en este vídeo.