Fases 3S-4S

• Para acometer la tercera y cuarta fase, suprimir suciedad y señalizar anomalías, recomendamos utilizar esta hoja de cálculo (haz clic en el enlace y descárgala para comenzar a trabajar con ella).

Contiene dos hojas:

• Focos de suciedad: listado de aquellos temas que provocan una considerable entrada de información digital y qué contramedidas se pueden poner en marcha, bien para eliminarlos o bien para aislarlos.

• Alertas: sobre qué elementos incorporar algún sistema que alerte de la desviación respecto al estándar o que ayude a diferenciarlo de otros elementos a su alrededor

Trabajar con esta hoja de cálculo supone diseñar primero la teoría que más adelante llevaremos a la práctica. Es, por tanto, un ejercicio de análisis y consenso, que busca identificar los focos de suciedad (y de riesgo) y las alertas y elementos visuales que conviene activar.

Explicación de cada uno de los contenidos a rellenar en la hoja de cálculo:

• • Pestaña Focos de suciedad

    • Foco de suciedad: aspecto que se considera como tal (ver ejemplos en esta misma página).

    • Eliminar: marcar una cruz si se considera que es posible eliminarlo.

    • Contener: marcar una cruz si se considera que no es posible eliminarlo y habrá que contenerlo.

    • Contramedida: qué se propone hacer para eliminar o contener el foco de suciedad.

  • Pestaña Alertas

    • Elemento a monitorizar: aspecto sobre el que se entiende que es necesario un seguimiento especial.

    • ¿De qué forma? Indicar si se trata de una alerta o de otro aspecto visual.

    • Observaciones: cualquier otra información que fuera pertinente.

    • Responsable: persona que se encarga de que la alerta o el elemento visual estén activos.

    • Fecha: fecha en que se establece la alerta o el elemento visual.

• Identificar bien los focos de suciedad y consensuar contramedidas es probablemente la mayor garantía de que las 5S digitales se mantendrán a lo largo del tiempo.

• Cuando un foco de suciedad no se puede eliminar conviene aislar sus consecuencias, es decir, llevarlo a zonas donde después se pueda eliminar con facilidad.

• ¡Atención al envío de ficheros adjuntos en correos electrónicos! ¿No hay otra forma de hacerlo?

• ¡Atención al uso de utilidades de almacenamiento compartido en la nube para trabajos colaborativos!

• Habitualmente la suciedad está en las carpetas de «Varios» y en las carpetas o ubicaciones que están en subcarpetas muy alejadas de la raíz: ¿cómo vamos a controlarlas?

• Incidir en la conveniencia de minimizar riesgos (peligros de ficheros desconocidos, ejecutables y similares). Puede ser un buen momento para revisar las políticas de seguridad. (INCIBE)

• Pensar en un mantenimiento preventivo del sistema. Junto al personal de TICs, para que entre auditoría y auditoría los focos de suciedad, las carpetas proclives a acumular innecesarios, duplicados, etc. y los lugares difíciles de limpiar (por trabajar muchas personas en ellos, por ejemplo) no se descontrolen en exceso.

• Envío de adjuntos en correo electrónico

• Uso de varios repositorios para documentación similar

• Carpetas con acceso de muchas personas

• Documentos con edición colaborativa que luego no se "cierran" y ubican en lugar adecuado

• Documentos con edición larga en el tiempo

• Carpetas obsoletos

• Carpetas de varios

• Costumbre de guardar por si acaso en…

• Formatos de Drive/Microsoft, Word/PDF...

• Creación de carpetas para todo

• Archivos temporales derivados de instalación de programas

• Envíos de correo a cuentas personales "no controladas" (en vez de usar cuentas corporativas)

• Trabajar en C (disco duro) con el consiguiente riesgo de que no haya copia de seguridad

• Exceso de ficheros en escritorio

• Utilización de dispositivos "no de trabajo" (móviles por ejemplo) para generar contenido como fotos o vídeos

• Aparición de nuevas carpetas en lugares "prohibidos"

• Aumento significativo de tamaño en el espacio ocupado o aumento en el número de archivos/carpetas (o que se ha excedido una determinada cuota asignada)

• Aparición de nuevos documentos en lugares "prohibidos"

• Uso inadecuado de la codificación acordada en un determinado tipo de documento

• Aparición de duplicados

• Se ha excedido el tamaño de 256 caracteres en la ruta de un documento, lo que puede provocar problemas para recuperarlo de una copia de seguridad

• Aparición de documentos de un tamaño excesivo (más de determinado número de Mb)

• Avisos de nuevo software instalado

• Avisos de fechas de próximas auditorías