El Subsistema de carga y edición de datos de la Plataforma #PerúCRIS permite crear ítems en las diferentes colecciones de la propia institución: personas, unidades organizativas (dependencias, grupos y/o líneas de investigación), financiamientos, proyectos, equipamientos y producción científica (publicaciones, patentes y productos de investigación). 

Estos ítems se almacenan en el propio espacio de trabajo de la institución y una vez “Archivados” son enviados a Concytec para su verificación y publicación en los directorios de la plataforma (ver sección Publicación de ítems cargados por la institución por parte de Concytec).

Para crear un nuevo ítem, seguir los siguientes pasos:

1. Inicie sesión en la Plataforma #PerúCRIS (https://www.perucris.pe/) con su usuario y contraseña, seleccionando el rol de su institución.

2. En la parte superior derecha, ir a la opción Mi DSpace.

5. Seleccionar la colección que aparece con el nombre de la institución. Por ejemplo: “Instituto Peruano de Energía Nuclear - People” (personas).

6. Aparecerá en la pantalla un formulario en blanco para el ingreso de datos manuales.

7. Ingresar los datos en las celdas del formulario, según corresponda. 

Debe considerar los siguientes aspectos importantes al llenar los diferentes formularios correspondientes a cada colección del sistema:

• Cada formulario está compuesto por diferentes secciones que contienen diferentes metadatos. Cuando se abre el formulario, los paneles de las secciones están todos abiertos, pero pueden ser colapsados o abiertos nuevamente, haciendo clic en la flecha de la parte superior derecha de la página.

• Los campos que aparecen con un asterisco (*) son campos obligatorios. Si no son llenados, el ítem no podrá ser archivado.

• Los campos que aparecen sombreados no pueden ser llenados, sólo el personal de Concytec está habilitado para completarlos.

• Algunos de los campos cuentan con una explicación de su uso o ejemplos, debajo de la caja de ingreso de datos. 

• En cada sección de información dentro del formulario, encontrará un ícono de aviso al lado derecho:

Al vincularse el dato, se verá de la siguiente manera (el círculo de la caja de datos se tornará de color verde):

También puede ingresar un dato que no esté relacionado con otras entidades del sistema.

• Los campos que tienen la opción “Añadir más” representan campos que pueden ser repetibles (con más de un dato posible) o abren grupos de campos que forman un conjunto de datos asociados. 

Ejemplo de campo repetible, es decir, puede ingresar más de un correo electrónico en diferentes celdas con la opción “Añadir más”.

Ejemplo de campo con un conjunto de datos asociados, es decir, al dar clic en “Añadir más” se abre una ventana adicional con información a considerar, en este caso, datos acerca del sitio web personal. Al finalizar el llenado de los campos de este conjunto de datos, hacer clic en el botón Añadir.

• Los campos pueden también estar relacionados a listas o vocabularios controlados predefinidos, los cuales pueden ser jerárquicos o no. Al hacer clic a un campo con un vocabulario controlado, se abrirá una ventana emergente con el listado de términos disponibles; puede navegar entre ellos o utilizar la caja de búsqueda, una vez identificado el término a utilizar, hacer clic en él para insertarlo al campo correspondiente.

En el caso de vocabularios controlados que muestran términos jerárquicos, aparecerán primero las secciones generales, haciendo clic en el ícono “>” que se encuentra en cada término, podrá navegar en términos más específicos.

Por ejemplo, en el campo “OCDE Materia” del formulario de Unidades organizativas (OrgUnits) para seleccionar el término “Pesquería”, navegar por los términos generales “Ciencias agrícolas” y luego “Agricultura, Silvicultura y Pesquería” y hacer clic en el término elegido para insertarlos al formulario que se está completando.

8. El sistema permite, también, subir archivos adjuntos al ítem que se está creando. Los formatos permitidos son PDF, Word, archivos de imágenes, etc. Para ello, en la parte superior del formulario hacer clic en la opción Navegar o arrastrar el archivo deseado a esta sección.

Una vez cargado el archivo en el ítem, tiene las siguientes opciones:

Si edita los datos del archivo, podrá modificar su nombre, agregar una descripción, el tipo de archivo, la fuente y su condición de acceso, entre otros datos. 

En esta sección, el campo "Tipo de archivo" se utiliza para comprobar si la imagen que se va a subir al perfil de la entidad es o no una miniatura y si se desea que se incluya en la vista del ítem; para ello, hay que rellenar este campo con los siguientes valores:

• "personal picture" para Persona

• "logo" para Instituciones/Unidades Organizativas

• "logo" para Proyectos

Al finalizar con la edición de los datos del archivo adjunto, hacer clic en el ícono en forma de disquete color verde que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla para guardar la información.

9. Una vez finalizado el llenado del formulario se debe marcar la licencia de depósito para que el ítem pueda ser guardado.

10. Luego de todo este proceso, tiene las siguientes opciones:

• Guardar: el ítem se guarda en el espacio de trabajo de la institución dentro del Subsistema de carga y edición de datos y se verifica si es válido, es decir, se marcará en color rojo aquellos campos que son obligatorios u obligatorios si son aplicables y no hayan sido completados. Se recomienda ir guardando los datos a medida que se vaya llenando el ítem. Esta opción NO envía el ítem para ser publicado en el directorio correspondiente de la Plataforma.

• Guardar para más adelante: el ítem se guarda en el espacio de trabajo de la institución dentro del Subsistema de carga y edición de datos para su posterior edición y/o culminación, en el estado que se encuentre el llenado de los campos de información. Esta opción NO envía el ítem para ser publicado en el directorio correspondiente de la Plataforma.

• Archivar: el ítem es enviado a Concytec para su verificación y publicación, de ser el caso. Esta opción SI permite que el ítem, una vez publicado, pase a formar parte del directorio correspondiente de la Plataforma. (ver el punto Publicación de ítems cargados por la institución por parte de Concytec).

• Descartar: el ítem es eliminado del espacio de trabajo de la institución dentro del Subsistema de carga y edición de datos. No se guardará ningún dato.

11. El ítem creado puede ser visualizado desde el espacio de trabajo de la institución, en la sección Mi DSpace --> Sus envíos. Los ítems aparecerán con las siguientes etiquetas, dependiendo de su condición dentro del sistema:

• Si hizo clic en Guardar para más adelante, el ítem se mostrará con las etiquetas “Espacio de trabajo” y “Nuevo envío”, además del tipo de colección al que pertenece; por ejemplo, “Financiamiento de la institución”. Adicionalmente, desde esta sección puede editar o eliminar el ítem.

• Si hizo clic en Archivar, el ítem aparecerá con las etiquetas “Flujo de trabajo” y “Nuevo envío”, además el tipo de colección a la que pertenece; por ejemplo, “Persona de la institución”. Esto quiere decir que el registro está esperando ser verificado y publicado por el personal de Concytec (ver punto Publicación de ítems cargados por la institución por parte de Concytec).

• Si el ítem ha sido verificado y publicado en el directorio correspondiente de la plataforma, por parte del personal de Concytec, aparecerá la etiqueta “Archivado”, además el tipo de colección a la que pertenece; por ejemplo, “Proyecto de la institución” (ver punto Publicación de ítems cargados por la institución por parte de Concytec).

• Si el ítem ha sido rechazado por parte del personal de Concytec, recibirá un correo electrónico indicando dicha condición y el motivo del rechazo. En este caso, el ítem se mostrará con la etiqueta “Archivado”. Asimismo, si hace clic en el botón Ver de este ítem, podrá ver el motivo del rechazo en la parte inferior de la pantalla.