Selvom vi skræddersyr hvert forløb er der alligevel visse ting vi går til på samme måde. i oversigten til venstre ses en tjekliste/køreplan som vores koordinator har udfærdiget til at holde styr på de forskellige forløb.  Endvidere har vi haft en praksis hvor vi på månedlige møder har drøftet hver kunstners forløb og fordelt research og designopgaver. På den vi har teamet været opdateret på og involveret i hvert enkelt projekt, og dermed været klar til at møde kunstneren i øjenhøjde med fokus på dennes projekt. 

Som en kunstner bemærkede, var det lidt overvældende at holde et indledende møde hvor der sad fire mand og skulle høre hvad man havde at sige... For os giver det imidlertid mening at alle er godt inde i projektet fra første færd. 

Vi forsøger at gøre rammen klar og forventningsafstemme med kunstnerne fra starten, så de er klar over hvilke muligheder de opererer indenfor.  Vi gør opmærksom på at vi gerne vil udfordre dem i deres plan og beder dem tænke over om der er oplagte nogle vinkler de gerne vil have hjælp til at afdække.  

Hvert residency designes ud fra den kunstneriske proces og indenfor den ressourcemessige ramme Bora Bora stiller til rådighed. For bedst at kunne designe rammen til gavn for kunstværk, kunstner, vært, Bora Bora og lokalmiljøet, lægger vi forholdsvis mange kræfter i denne opgave typisk afholdes 3-5 online møder før opholdet starter. 

Da det vi oftest støtter er research-residencies kommer vi ind på et ret tidligt tidspunkt i processen hvor tingene udvikler sig hurtigt. Derfor inviterer vi til første møde umiddelbart efter at folk er valgt for at få en status og for at høre hvordan projektet har udviklet sig siden de søgte. Der er som regel sket en del.  Vi tager udgangspunkt i projektet som det har udviklet sig og aftaler en plan for at følge processen undervejs indtil det planlagte residency på Bora Bora. 

Det er vores erfaring at det er producenternes opgave at holde denne kontakt, men at kunstnerne er glade for at vi gør det. 

Typisk består online møder af tre dele. Noget praktisk (kontrakt, rejser, kalender mm.), noget om det konkrete projekt og dets kunstneriske spor (hvor er processen, hvad er der på spil ligenu, hvad har ændret sig siden sidst) og endelig  en del om kontekst (hvem er kunstneren, hvordan arbejder de, hvad lader de sig inspirere af, hvor kommer de fra?) 

Denne helhedslige tilgang har været frugtbar for relationsskabelsen og skabt et godt udgangspunkt for at støtte den kunstneriske proces samtidig med at vi har haft mulighed for at bidrage med konstruktive benspænd undervejs.