1. เลือกที่ Create
2. กดเลือก Table Design
3. กำหนดชื่อฟิลด์
4. กำหนดชนิดข้อมูล
5. ใส่คำอธิบาย
6. กำหนดคุณสมบัติของเขตข้อมูล
5. การตั้งชื่อเขตข้อมูลหรือ Attribute หรือ Column
ชื่อเขตข้อมูลต้องไม่ยาวเกิน 64 ตัวอักษร รวมทั้งช่องว่างด้วย
ห้ามตั้งชื่อเขตข้อมูลซ้ำกัน
สามารถใช้ตัวอักษร ตัวเลข ช่องว่าง ในการตั้งชื่อเขตข้อมูลได้
ห้ามใช้เครื่องหมาย จุด (.) อัศเจรีย์(!) และก้ามปู ([ ]) ในการตั้งชื่อเขตข้อมูล
ห้ามเริ่มชื่อเขตข้อมูลด้วยช่องว่าง
6. ชนิดข้อมูล
1. ข้อความสั้น (Short Text)
ข้อความที่ประกอบไปด้วยตัวอักขระที่อาจเป็นตัวอักษร สัญลักษณ์พิเศษ ช่องว่าง หรือตัวเลขประกอบกัน ซึ่งถ้าเป็นตัวเลขอย่างเดียวจะต้องเป็นตัวเลขที่ไม่ใช้ในการคำนวณ เช่น หมายเลขบัตรประจำตัวประชาชน รหัสนักศึกษา เบอร์โทรศัพท์ บ้านเลขที่ และรหัสไปรษณีย์ เป็นต้น โดยสามารถบรรจุข้อมูลได้สูงสุดจำนวน 255 ตัวอักขระ
2. ข้อความยาว (Long Text)
ข้อความที่เป็นตัวอักขระที่มีความยาวมากๆ และมากกว่า 255 ตัวอักขระ แต่ไม่เกิน 65,535 ตัวอักษร ส่วนมากใช้ในการเก็บข้อมูลและรายละเอียดที่มีความยาวของข้อมูลมากๆ นั่นเอง
3. ตัวเลข (Number)
ข้อมูลที่เป็นตัวเลข สามารถนำไปคำนวณได้ เช่น จำนวนสินค้า และจำนวนหน่วยกิต
4. วันที่/เวลา (Date/Time)
ข้อมูลที่เป็นวันที่และเวลา เช่น วันเกิด วันผลิตสินค้า วันเข้าทำงาน เวลาเครื่องออก เวลารับสินค้า
5. สกุลเงิน (Currency)
ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ใช้ในการคำนวณข้อมูลเกี่ยวกับการเงิน เช่น ราคาสินค้า ค่าหน่วยกิต เงินเดือน รายรับ และรายจ่าย เป็นต้น
6. ตัวเลขอัตโนมัติ (Auto Number)
เป็นตัวเลขจำนวนเต็มแบบลำดับที่ 1, 2, 3,….ซึ่งโปรแกรมจะกำหนดค่าให้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มเรคอร์ดใหม่เข้ามาในตาราง
7. ใช่/ไม่ใช่ (Yes/No)
เป็นข้อมูลทางตรรกะ ซึ่งมีสถานะเป็นจริงหรือเท็จ เช่น True/False, Yes/No, หรือ On/Off และจะเป็นค่าว่างไม่ได้
8. วัตถุ OLE (OLE Object)
ข้อมูลที่เป็นการเชื่อมโยงหรือนำเข้าข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ มาเก็บไว้ เช่น รูปภาพ ตาราง กราฟ และเสียง เป็นต้น OLE ย่อมาจาก Object Linking and Embedding เป็นเทคนิคของการประยุกต์ใช้งานบนวินโดว์ส ที่ใช้ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน
เช่น สามารถนำรูปภาพจากโปรแกรม Photoshop มาใช้ใน Microsoft Access ได้ เป็นต้น
9. ไฮเปอร์ลิงก์ (Hyperlink)
เป็นข้อมูลหรือแอดเดรสที่ใช้อ้างอิงไปยังข้อมูลอื่นๆ หรือระบุการเชื่อมโยงในแบบของเว็บเพจ ซึ่งแสดงด้วย URL (Uniform Resource Locator) โดยการอ้างอิงไปยังแหล่งข้อมูลอื่น ซึ่งอาจเป็นได้ทั้งไฟล์ฐานข้อมูลของโปรแกรมไมโครซอฟต์แอกเซสเอง หรือไฟล์ของโปรแกรมอื่นที่อยู่ในเครื่องเดียวกัน นอกจากนี้ยังสามารถเชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์บนอินเทอร์เน็ตได้ เช่น www.lazada.co.th www.boon.ac.th www.youtube.com
10. สิ่งแนบมา (Attachment)
เหมือนไฟล์แนบในอีเมล เป็นไฟล์ชนิดใดก็ได้ เช่น Word, Excel, ภาพทุกชนิด
11. คำนวณแล้ว (Calculated)
ผลของการคำนวณจาก field อื่นในตาราง
12. ตัวช่วยสร้างการค้นหา… (Lookup Wizard) …
ที่แสดงในเมนู Data Type นั้น ไม่ใช่ชนิดข้อมูลแต่เป็นเครื่องมือช่วยป้อนข้อมูลและนำเข้าข้อมูลจาก Table อื่น ๆ ของฐานข้อมูล
