ระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่มีการนำองค์ประกอบของเทคโนโลยีสารสนเทศ มาใช้ในการจัดเก็บข้อมูลเพื่อประมวลผล โดยทำงานร่วมกับบุคลากรอย่างมีกระบวนการ เพื่อให้ได้สารสนเทศบรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้

การจะได้สารสนเทศที่ต้องการมาใช้งานหรือประกอบการตัดสินใจนั้น ต้องผ่านกระบวนการ 3 ขั้นตอน ได้แก่ การนำเข้าข้อมูล

(Input) การประมวลผล (Process) และจึงได้ผลลัพธ์ (Output) ออกมาเป็นสารสนเทศที่เราต้องการ โดยการออกแบบระบบในการทำงานแต่ละขั้นตอนจะต้องมีการประเมิน ตรวจสอบ การเก็บข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) เพื่อใช้ในการปรับปรุงขั้นตอนต่าง ๆ ให้เกิดความสมบูรณ์ของสารสนเทศ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

กระบวนการทำงานในระบบสารสนเทศจำเป็นต้องใช้องค์ประกอบของระบบมาทำงานที่สัมพันธ์กันโดยมีองค์ประกอบ 5 ประการ ได้แก่

1. ฮาร์ดแวร์ (Hardware) เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการนำเข้า บันทึก จัดเก็บ แสดงผลข้อมูล เชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อรับ - ส่ง ติดต่อสื่อสาร แลกเปลี่ยนข้อมูล โดยเมื่อข้อมูลผ่านทางการประมวลผลจะสามารถนำมาเสนอเป็นสารสนเทศได้หลายรูปแบบ เช่น เอกสารรายงาน งานนำเสนอ โดยสามารถจำแนกตามหน้าที่การทำงานได้ดังนี้

1.1 ฮาร์ดแวร์ที่ทำหน้าที่ในการรับเข้าข้อมูล (Input) จะทำหน้าที่แปลงข้อมูลทางกายภาพต่าง ๆ ให้เป็นอุปกรณ์ทางดิจิทัล เพื่อการจัดเก็บลงในอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ได้แก่ อุปกรณ์แปลงเสียง ไมโครโฟน เครื่องสแกนเนอร์ แป้นพิมพ์ กล้องเว็บแคม กล้องดิจิทัล เครื่องอ่านบาร์โค้ด เป็นต้น

1.2 ฮาร์ดแวร์ที่ทำหน้าที่ในการจัดเก็บข้อมูล (Storage) ปัจจุบันการจัดเก็บข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบดิจิทับเกือบทั้งสิ้น เนื่องจากรูปแบบดังกล่าวใช้เนื้อที่ในการจัดเก็บทางกายภาพน้อย สะดวกในการเก็บรักษา สามารถเรียกช้และเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว สามารถสำรองข้อมูลหรือทำซ้ำเพื่อความปลอดภัยได้มากขึ้น ตัวอย่างฮาร์ดแวร์ที่ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูลได้แก่ แผ่นดิสก์ ฮาร์ดดิสก์ เทปแม่เหล็ก แผ่นซีดี แรม เฟรชไดรฟ์ เป็น ซึ่งอุปกรณ์ที่สามารถเก็บข้อมูลได้มากที่สุด คือ ฮาร์ดดิสก์

1.3 ฮาร์ดแวร์ที่ทำหน้าที่ในการประมวลผลข้อมูล (Process) ทำหน้าที่คำนวณตัวเลข ประมวลผลทางตรรกะ เพื่อส่งต่อไปยังหน่วยความจำหรือหน่วยแสดงผลต่อไป โดยฮาร์ดแวร์ที่ทำหน้าที่ประมวลผลข้อมูลได้แก่ ซีพียู (CPU) ซึ่งเปรียบได้กับสมองของมนุษย์

1.4 ฮาร์ดแวร์ที่ทำหน้าที่ในการแสดงผลข้อมูล (Output) จะทำหน้าที่แสดงผลลัพธ์การประมวลผลออกมาให้ผู้ใช้เห็นผ่านอุปกรณ์ต่อไปนี้

- การ์ดจอ เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการติดต่อกับผู้สารสนทเศผ่านจอแสดงผล เช่นจอภาพ หรือการส่งผลไปยังเครื่องโพรเจกเตอร์แล้วฉายไปบนจอรับภาพ เพื่อใช้นำเสนอสารสนเทศในรูปแบบของตารางสรุบ กราฟชนิดต่าง ๆ หรือรูปภาพต่าง ๆ เป็นต้น

- เครื่องพิมพ์ เป็นอุปกรณ์แสดงผลข้อความ รูปภาพ ลงบนกระดาษชนิดต่าง ๆ เช่น รายงานประจำปี รายงานแสดงผลการเรียนของนักเรียน เป็นต้น

- การ์ดเสียง เป็นอุปกรณ์ที่แสดงผลข้อมูลออกมาในรูปแบบเสียงโดยผ่านลำโพง

2. ซอฟต์แวร์ (Software) หมายถึง ส่วนที่มนุษย์สัมผัสไม่ได้โดยตรง (นามธรรม) เป็นโปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่ถูกเขียนขึ้นเพื่อสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงาน ซอฟต์แวร์จึงเป็นเหมือนตัวเชื่อมระหว่างผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และเครื่องคอมพิวเตอร์ ถ้าไม่มีซอฟต์แวร์เราก็ไม่สามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำอะไรได้เลย ซอฟต์แวร์สำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งออกได้เป็น

2.1 ซอฟต์แวร์สำหรับระบบ (System Software) คือ ชุดของคำสั่งที่เขียนไว้เป็นคำสั่งสำเร็จรูป ซึ่งจะทำงานใกล้ชิดกับคอมพิวเตอร์มากที่สุด เพื่อคอยควบคุมการทำงานของฮาร์ดแวร์ทุกอย่าง และอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้ในการใช้งาน ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมระบบที่รู้จักกันดีก็คือ DOS, Windows, Unix, Linux รวมทั้งโปรแกรมแปลคำสั่งที่เขียนในภาษาระดับสูง เช่น ภาษา Basic, Fortran, Pascal, Cobol, C เป็นต้น นอกจากนี้โปรแกรมที่ใช้ในการตรวจสอบระบบเช่น Norton’s Utilities ก็นับเป็นโปรแกรมสำหรับระบบด้วยเช่นกัน

2.2 ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software) คือ ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมที่มำให้คอมพิวเตอร์ทำงานต่างๆ ตามที่ผู้ใช้ต้องการ ไม่ว่าจะด้านเอกสาร บัญชี การจัดเก็บข้อมูล เช่น Microsoft word, Microsoft Excel , Microsoft Power point และโปรแกรม Photoshop เป็นต้น

3. ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของสถานที่ ฯลฯ โดยอยู่ในรูปแบบที่ เหมาะสมต่อการสื่อสาร การแปลความหมายและการประมวลผลซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การรวบรวม การวัด ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อมูลตัวเลขหรือสัญญลักษณ์ใด ๆ ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่องตัวอย่างของข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชือนักเรียน เพศ อายุ เป็นต้น

การแบ่งประเภทของข้อมูล อาจแบ่งได้หลายวิธีแล้วแต่จุดประสงค์ของการแบ่งนั้น ถ้าแบ่งตามการเก็บรวบรวมข้อมูล อาจแบ่งประเภทของข้อมูลเป็น 2 ประเภท คือ ข้อมูลปฐมภูมิ กับ ข้อมูลทุติยภูมิ

ข้อมูลปฐมภูมิ คือ ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง อาจได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก

ข้อมูลทุติยภูมิ หมายถึง ข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้แล้วบางครั้งอาจมีการประมวลผลเป็นสารสนเทศไปแล้ว ผู้ใช้ข้อมูลไม่ได้ไปสำรวจเอง ตัวอย่างเช่นข้อมูลสถิติต่าง ๆ ที่มีผู้ทำไว้อาจเป็นหน่วยราชการตลอดจนได้มาจากเครื่องมือวัดต่าง ๆ ข้อมูลปฐมภูมิจึงเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ได้มาจากจุดกำเนิดของข้อมูล

4. บุคลากร (People) ในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญในความสำเร็จของระบบสารสนเทศ บุคลากรมีความรู้ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใดโอกาสที่จะใช้งานระบบสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะระบบสารสนเทศในระดับบุคคลซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถมากขึ้น ทำให้ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามความต้องการ สำหรับระบบสารสนเทศในระดับกลุ่มและองค์กรที่มีความซับซ้อนจะต้องใช้บุคลากรในสาขาคอมพิวเตอร์โดยตรงมาพัฒนาและดูแลระบบงาน

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Procedure) เป็นการปฏิบัติงานตามระเบียบ คู่มือติดตั้งโปรแกรม คู่มือการใช้งานโปรแกรมประยุกต์ คู่มือการใช้งานฮาร์ดแวร์ ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยวข้องก็เป็นเรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอนการปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนปฏิบัติเมื่อเครื่องชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานที่ชัดเจน