ระบบสารสนเทศ

  ระบบสารสนเทศ (Information System ) หมายถึง ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสารเพื่อให้

ข้อมุลนั้นกลายเป็นสารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็ว

และถูกต้อง 

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

                       1. Hardware หมายถึงอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการจัดกระทำกับข้อมูล ทั้งที่เป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลข 

                       2. Software หมายถึง ชุดคำสั่ง หรือเรียกให้เข้าง่ายว่า โปรแกรม ที่สามารถสั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานในลักษณะที่ต้องการภายใต้ขอบเขตความสามารถที่เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือโปรแกรมนั้น ๆ สามารถทำได้ ซอร์ฟแวร์แบ่งออกเป็น ซอร์ฟแวร์ระบบ และ ซอร์ฟแวร์ประยุกต์ 

                      3 User หมายถึง กลุ่มผุ้คนที่ทำงานหรือเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ 

                      4. Data  หมายถึง ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่อาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น ตัวหนังสือ แสง สี เสียง สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์  ภาพ วัตถุ หรือ หลาย ๆ อย่างผสมผสานกัน ซึ่งข้อมูลที่ดีจะต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้ 

                       5. Procedure หมายถึง  ขั้นตอน กระบวนการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานในระบบสารสนเทศ

                        ตัวอย่างกระบวนการทำงานในระบบการยืม - คืนหนังสือของห้องสมุด มีขั้นตอนการทำงานดังนี้คือ

                            1. สมัครสมาชิก

                            2. ทำการยืมที่เคาท์เตอร์

                            3.  แจ้งวันกำหนดส่งคืนหนังสือ

                            4.  รับคืนหนังสือ

                            5.  คิดค่าปรับ

                       เมื่อทั้่ง 5 ส่วนดังกล่าวข้างต้น ทำงานประสานกัน ส่งผลให้ข้อมูลเกิดการประมวลผลและนำไปใช้ประโยชน์ นั่นก็คือ สารสนเทศนั่นเอง 

                        ซึ่งสารเสนทศนี้จะเป็นสารสนเทศที่ดี จะต้องเป็นสารสนเทศที่มีความถูกต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้และทันเวลาในการใช้งาน

                        กล่าวโดยสรุปก็คือ กระบวนการสารสนเทศเป็นกระบวนการที่ทำให้เกิดสารเสนเทศขึ้นมานั่นเอง ซึ่งจะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ 5 ส่วน นั่นคือHardware Software User  Procedure และ Data 

กระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศ

  1.การนำเข้าข้อมูล (Input) เป็นการนำข้อมูลดิบ (Data) ที่ได้จากการเก็บรวบรวมเข้าสู่ระบบ เพื่อนำไปประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ เช่น การบันทึกการขายรายวัน,บันทึกคะแนนเก็บของนักเรียน ฯลฯ

   2.การประมวลผลข้อมูล (Process) เป็นการคิด คำนวณ หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลดิบให้เป็นสารสนเทศ อาจทำได้ด้วยการเรียงลำดับ การคำนวณ การจัดรูปแบบ และการเปรียบเทียบตัวอย่างการประมวลผล เช่น การคำนวณรายได้ของผู้ปกครอง การนับจำนวนวันหยุดราชการบนปฏิทิน ฯลฯ

   3.การแสดงผล (Output) เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาแสดงในรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการ เพื่อส่งเสริมหรือช่วยในการตัดสินใจ

   4.การจัดเก็บข้อมูล (Storage) เป็นการจัดเก็บข้อมูลดิบหรือสารสนเทศทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ เนื่องจากการนำข้อมูลดิบเข้าสู่ระบบมีการจัดเก็บจนถึงระยะยาวระยะหนึ่งแล้วจึงนำไปประมวลผล

ลักษณะของสารสนเทศที่ดี

1.เชื่อถือได้ ( Reliable) ความน่าเชื่อถือของสารสนเทศนั้นขึ้นอยู่กับการเก็บรวมรวมข้อมูลจาก แหล่งที่มาที่เชื่อถือได้

2. เข้าใจง่าย ( Simple) สารสนเทศที่ดีจะต้องไม่ซับซ้อน กล่าวคือ ง่ายต่อการทำความเข้าใจ เพราะความซับซ้อนคือการมีรายละเอียดปลีกย่อย

มากเกินไป

3.ทันต่อเวลา ( Timely) ต้องเป็นสารสนเทศที่มีความทันสมัยอยู่เสมอเมื่อต้องการใช้เพื่อการตัดสินใจจะทำให้มีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น

4.คุ้มราคา ( Economical) สารสนเทศที่ดีจะต้องผ่านกระบวนการที่มีต้นทุนน้อยกว่าหรือเท่ากับกำไรที่ได้จากการผลิต

5.ตรวจสอบได้ ( verifiable) สารสนเทศที่ดีจะต้องสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ โดยอาจตรวจสอบจากแหล่งที่มาของสารสนเทศ เป็นต้น

6.ยืดหยุ่น ( Fiexible) จะต้องสามารถนำสารสนเทศไปใช้ได้กับบุคคลหลายกลุ่ม

7.สอดคล้องกับคว่วมต้องการ ( Relevant) สารสนเทศที่ดีจะต้องมีความสัมพันธ์กับงานที่ต้องการวิเคราะห์ หากเป็นสารสนเทศที่ไม่ตรงประเด็น

8.สะดวกในการเข้าถึง (Accessible) ระบบสารสนเทศต้องอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย

9.ปลอดภัย (Secure) ระบบสารสนเทศต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต

ประเภทของระบบสารสนเทศ

1. ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing Systems: TPS) เป็น ระบบสารสนเทศประเภทแรกที่นิยมนำมาใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และปรับปรุงการให้บริการลูกค้า ระบบสารสนเทศแบบประมวลผลธุรกรรมทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล(File)  หรือฐานข้อมูล(Database)  และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ (Routine) ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆโดยปกติ  พนักงานระดับปฏิบัติงานจะเป็นผู้จัดทำระบบสารสนเทศประเภทนี้  แต่ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยี  ในปัจจุบันจึงได้มีการพัฒนาระบบการประมวลผลธุรกรรมที่ลูกค้าสามารถป้อนข้อมูลและประมวลผลรายการด้วยตนเองได้  เรียกระบบสารสนเทศลักษณะนี้ว่า Customer Integrated Systems หรือ CIS  เช่น ระบบฝาก-ถอนเงินอัตโนมัติ

ลักษณะการประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภทคือ

                   1.1 การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) เป็นการประมวลผลที่ข้อมูลจะถูกรวบรวมและสะสมไว้ระหว่างช่วงเวลาที่กำหนด แล้วจึงจะประมวลผลรวมกันเป็นครั้งเดียว  การออกแบบลักษณะการประมวลผลแบบกลุ่มก็เพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย  และให้เกิดความเหมาะสมกับลักษณะของงาน

                   1.2 การประมวลผลแบบทันที (Real-Time Processing) เป็นการประมวลผลแต่ละรายการและให้ผลลัพธ์ทันทีเมื่อมีการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบ การประมวลผลแบบทันทีถ้าเป็นการประมวลผลรายการแบบออนไลน์จะเรียกว่า Online Transaction Processing หรือ OLTP  เช่น  การจองตั๋วเครื่องบิน

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System: MIS)เป็นระบบสารสนเทศที่โดยปกติแล้วจะประมวลผลและสรุปผลจากแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลที่ได้จาก TPS เพื่อจัดทำสารสนเทศตามความต้องการของผู้บริหารสำหรับนำไปใช้ในการวางแผน ควบคุม  กำกับดูแล  สั่งการ  และประกอบการตัดสินใจ  โดยสามารถจำแนกได้เป็น 4 ประเภทดังนี้

                   2.1 รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด (Periodic Reports) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งอาจเป็นรายงานที่จัดทำขึ้นทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน หรือทุกๆ ปี

                   2.2 รายงานสรุป (Summarized Reports) เป็นรายงานที่จัดทำเพื่อสรุปการดำเนินงานโดยภาพรวม  โดยปกติจะแสดงผลในรูปของตารางสรุปจำนวนและกราฟเปรียบเทียบ

                   2.3 รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ (Exception Reports) เป็น รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขพิเศษไม่อยู่ในเกณฑ์การจัดทำรายงานตามปกติ  มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้บริหารได้ใช้สารสนเทศสำหรับการตัดสินใจอย่างทันเวลา

                   2.4 รายงานที่จัดทำตามความต้องการ (Demand Reports) เป็นรายงานที่มีลักษณะตรงข้ามกับรายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งรายงานจะกระทำตามเวลาอย่างสม่ำเสมอ ในขณะที่ Demand Reports จะจัดทำเมื่อผู้บริหารมีความต้องการในรายงานนั้นๆ เท่านั้น

3.  ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems: DSS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ และจะช่วยสนับสนุนการแก้ปัญหาและตัดสินใจเฉพาะกรณีตามที่ผู้บริหารต้องการ เป็นการเน้นการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ

ลักษณะสำคัญของ DSS คือ จะต้องเป็นระบบที่ให้สารสนเทศอย่างรวดเร็วต่อการตัดสินใจ เพื่อใช้ในการแก้ปัญหาและกำหนดกลยุทธ์ ดังนั้น DSS จึงควรออกแบบในลักษณะที่โต้ตอบกับผู้ใช้เพื่อสืบค้นข้อมูลจากฐานข้อมูล ซึ่งผู้บริหารมีบทบาทสำคัญยิ่งต่อการกำหนดรูปแบบการพัฒนา DSS

ปัจจุบันได้มีการใช้เครื่องมือสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลทางออนไลน์จากฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่ได้มาจากการรวบรวมข้อมูลอดีตและปัจจุบันของ  TPS และข้อมูลภายนอกองค์การ  เรียกว่า  Online Analytical Processing หรือ  OLAP  สำหรับให้ผู้บริหารได้เรียกดูข้อมูลจากคลังข้อมูล (Data Warehouse)  ในหลายๆมุมมองที่แตกต่างกัน

  โดยทั่วไป  การตัดสินใจในการดำเนินงานขององค์การมักจะเป็นการตัดสินใจของกลุ่มผู้บริหาร  ดัง นั้นปัจจุบันจึงได้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในการสนับสนุนการแก้ไขปัญหาของกลุ่ม เรียกระบบนี้ว่า ระบบสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจกลุ่ม (Group Decision Support System: GDSS)

GDSS เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ในการเสนอและแลกเปลี่ยนความคิด เห็น ระดมความคิด วิเคราะห์และการแก้ไขปัญหาเพื่อหาแนวทางหรือรูปแบบในการตัดสินใจร่วมกันของ กลุ่ม  และปัจจุบันสามารถใช้สนับสนุนการตัดสินใจของกลุ่มสมาชิกที่อยู่คนละสถานที่กันได้ด้วย

นอกจาก GDSS แล้ว  ยังมีระบบสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจระบบอื่นๆ อีก  เช่น  ระบบสารสนเทศทางภูมิศาสตร์(Geographic Information Systems : GIS)  ซึ่งเป็นระบบสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งของสถานที่และเส้นทางการเดินทาง

4. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems: EIS หรือ Executive Support Systems: ESS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม และการวางแผนกลยุทธ์  ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ  จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง  และรวดเร็วต่อความต้องการ  ใช้งานได้ง่าย

EIS  สามารถเข้าถึงสามาสนเทศจากฐานข้อมูลภายในและภายนอกองค์การและจะนำเสนอสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์ในรูปของรายงาน  ตาราง  และกราฟ  เพื่อการสรุปสารสนเทศให้ผู้บริหารได้เข้าใจง่ายและประหยัดเวลา

5. ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ (GIS:Geographic Information System )

   เป็นระบบสารสนเทศที่ทำการจัดเก็บข้อมูลทางภูมิศาสตร์ แล้วนำมาจัดแสดงในรูปของแผนที่ดิจิทัล ซึ่งระบุที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ สามารถนำระบบมสารสนเทศทางภูมิศาสตร์มาประยุกต์ใช้ในหลายด้าน เช่น พิจารณาการกระจายตัวของประชาชน หรือทรัพยากรตามภูมิศาสตร์ การตรวจสอบเส้นทางการขนส่งสินค้า การแก้ปัญหาแหล่งน้ำเพื่อการเกษตร เป็นต้น

 6. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information Systems: OIS) หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems: OAS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร  แบ่งได้เป็น 5 ประเภท  คือ  ระบบจัดการเอกสาร  ระบบการจัดการข่าวสาร  ระบบการทำงานร่วมกัน /ประชุมทางไกล  ระบบการประมวลภาพ  และระบบการจัดการสำนักงาน