ชนิดของข้อมูล ขนาด ของข้อมูล
ในการจัดเก็บข้อมูลในระบบฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ จำเป็นจะต้องมีการระบุ ชนิดของข้อมูลให้กับเขตข้อมูล เพื่อประโยชน์ในการประมวลผล เนื่องจากคอมพิวเตอร์ไม่สามารถประมวลผลข้อมูลต่างชนิดกันได้ และการกำหนดขนาดของการจัดเก็บก็จำเป็นด้วย เพื่อความประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูล และเพื่อประสิทธิภาพในการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งการระบุขนาดจะต้องให้ครอบคลุมเหมาะสม กับข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บด้วย โดยระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System) จะทำหน้าที่ตรวจสอบชนิดและขนาดและข้อกำหนดอื่น ๆ ตามคุณสมบัติของฐานข้อมูล ซึ่งระบบจัดการฐานข้อมูลมีอยู่หลายตัว เช่น MS Access, Oracle, MySQL, MS SQL
ตัวอย่างในการกำหนดชนิดและขนาดของเขตข้อมูล เช่น
1. เขตข้อมูล (Field) นำหน้าชื่อ เมื่อพิจารณาจากข้อมูลทั้งหมดของกลุ่มข้อมูลแล้ว จะมี เด็กหญิง,เด็กชาย,นาย,นางสาว สามารถวิเคราะห์ได้ว่า เขตข้อมูลนี้ต้องเป็น ตัวอักษร ใช้ขนาดในการจัดเก็บ 8 อักขระ (Byte) จากคำที่ยาวที่สุดคือ เด็กหญิง
2. เขตข้อมูล (Field) เบอร์โทรศัพท์ เมื่อพิจารณาจากข้อมูลทั้งหมดของกลุ่มข้อมูลแล้ว จะมี 0818797101,0856109282,045511959,0229382022-7 สามารถวิเคราะห์ได้ว่า เขตข้อมูลนี้ต้องเป็น ตัวอักษร เนื่องจากคอมพิวเตอร์ไม่สามารถเก็บเลข 0 ได้หากเป็นตัวเลขและอยู่ด้านหน้า อีกทั้งข้อมูลไม่ได้นำไปคำนวณและหากคำนวณก็จะทำให้ข้อมูลผิดพลาดไป ใช้ขนาดในการจัดเก็บ 12 อักขระ (Byte) จากคำที่ยาวที่สุดคือ 0229382022-7
ข้อกำหนดชนิดและขนาดของเขตข้อมูลในโปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูล MS Access