05 Administrimi i të dhënave

Mund të zgjedhim të krijojmë një libër pune bosh ose të përdorim një nga modelet e gatshme të Excel. Excel është i pëjisur me një disa modele (template) të përshtatur për qëllime të ndryshme. Disa nga template listohen në të majtë si psh Agenda, Budget etj. Në pjesën ë sipërme të dritares shfaqet një kuti ku mund të kërkojmë për modele të tjera në faqen e Microsoft në Internet, sigurisht nëse jemi të lidhur në internet. Nëse nuk duam të përodrim ndonjë nga modelet e gatshme klikojmë mbi Blank Worksheet dhe më pas klikojme Create për të krijuar një libër pune bosh.

Futja e të dhënave

Excel është i pajisur me një mjet ndihmës për futjen me lehtësi të të dhënave në qelizat ë fletës së punës, i cili quhet Auto Complete. Ky mjet është në funksion gjatë gjithë kohës dhe ndërsa ne shkruajmë në një qelizë ai përpiqet të plotësoje tekstin që ne kemi nisur të shkruajmë, nëse këtë tekst e kemi future më parë në një tjetër qeliqë të të njëjtës kollonë. Autocomplete nuk funksionon për qeliza që ndodhen në të njëjtën rresht , por vetëm për ato që ndodhen në të njëtën kollonë.

Autocomplete mund të ç’aktivizohet duke shkuar tek opsionet e avancuara të Excel , duke klikuar tek Microsoft Office → Excel Options →Advanced.

Datat në Excel trajtohen në mënyrë të veçantë. Kështu, nëse duam të vendosim përbri emrave të shokëve të klasës datëlindjen nëse vendosim psh 14-03-92 Excel automatikisht do ta zëvendësojë atë me 14-02-1992. Për plotësimin e vitit ndiqet rregulli që nëse viti është midis 00 dhe 29 atëherë ai zëvendësohet me një vlerë midis 2000 dhe 2029, ndësra nëse viti është midis 30 dhe 99 atëherë viti zëvendësohet me një vlerë midis 1930 dhe 2029. Gjithsesi kjo është një mënyrë për të na ndihmuar në futjen e të dhënave por ne mund të zgjedhim ta vendosim me katër shifra pjesën ë vitit tek një datë, pa patur nevojë për funksionalitetin e mësipërm.

Përveç mjeteve të mësipërme ka edhe një mjet tjetër që na lehtëson ndjeshëm futjen e të dhënave, Auto Fill.

Autofill na mundëson që duke tërhequr një qelizë ose një grup qelizash të përzgjedhura, të mbushem automatiksht të dhënat e tjera bazuar në përmbajtjen e qelizave të përzgjedhura. Nëse qelizat e përzgjedhura formojnë një seri të bazuar në një rregull si psh numra 1,2,3,4 ose ditët e javës Mon,Tue Autofill do ti mbushë automatikisht qelizat e tjera përkatësisht me 5,6,7,8.. dhe Wed,Thu,Fri. Pëndryshe nëse grupi i qelizave të përzgjedhura nuk formon një seri sipas ndonjë rregulli, Autofill thjesht kopjon përmbajtjen e qelizave të përzgjedhura.

Pasi kemi perzgjedhur qelizat vendosim mausin ne te djathte si ne djathtë të zonës së përzgjdhur deri sa kursori të marrë shenjën +. Më pas klikojmë dhe tërheqim mousin deri tek qeliza e fundit që duam të mbushim me të dhëna.

Figura me poshte ilustron funksionalitetin e shpjeguar.

Më poshtë tergohet rezultati kur kemi lëshuar mousin:

E njëjta procedurë është përsëritur për ditët e javës dhe emrat:

Përveç AutoComplete dhe Autofill , për të future të dhënat mund të përdorim edhe komandat Copy → Paste ose Cut → Paste. Për te kopjuar një ose disa qeliza së pari përzgjedhim qelizat që duam të kopjojmë. Më pas thërrasim komandën Copy ose Cut për të kopjuar në memorjen ë e kompjuterit qelizat e përzgjedhura. Komandat Copy dhe Cut mund ti thërrasim duke klikuar ne ikonat përkatëse në pjesën lartas majt të dritares së Excel , si në figurë. Pozicionohemi në vendin ku duam te hedhim përmbatjen e qelizave të kopjuara dhe thërrasim komangën Paste.

Nëse qelizat i kemi kopjuar me komandën Cut të dhënat fshihen nga qelizat ku ndodheshin më parë, ndërsa nese kemi përdorur komandën Copy, kopja e vjetër e qelizave mbetet krahas kopjes së krijuar nepërmjet komandës Paste.

Nëse qelizat i kemi kopjuar me komandën Cut të dhënat fshihen nga qelizat ku ndodheshin më parë, ndërsa nese kemi përdorur komandën Copy, kopja e vjetër e qelizave mbetet krahas kopjes së krijuar nepërmjet komandës Paste.

Komandat e mësipërme mund të thërriten edhe nëpërmjet tastierës , duke shtypur përkatesisht CTRL+C për Copy, CTRL+X për Cut dhe CTRL+V për Paste.

Për një libër pune mund të vendosim gjithashtu edhe disa parametra si autori, titulli,subjekti,fjalet kyce, apo statusi (psh ne perpunim ose i perfunduar ). Këtë mund ta realizojmë duke shkuar tek Butoni Microsoft Office → Prepare → Properties.

Për të printuar një fletë pune shkojmë tek Microsoft Office → Print . Opsioni i parë PRINT na mundëson të përcaktojmë printerin, numrin e kopjeve dhe disa opsione të tjera, opsioni i dytë QUICK PRINT, e dërgon materialin direkt në printerin e konfiguruar si printerin bazë, dhe opsioni i tretë PRINT PREVIEW na krijon mundësi të shohim paraprakisht si do të dilte materiali në letër për të bërë rregullimet e nevojshmë përpara se ta dërgojmë në printer.

Për të ruajtur librin e punës që krijuam mund të përdorim komandën SAVE ose komandën SAVE AS. Këto komanda mund të thërriten duke klikuar mbi ikonat e tyre që gjenden nën butonin Microsoft Office. Komanën SAVE mund ta thërrasim edhe duke klikuar mbi ikonën e disketës ne kutinë e mjeteve të shpejta. (Quck Access Toolbar) ose duke shtypur CTRL+S ne tastirë.

Komanda SAVE AS na mundëson të përzgjedhim formatin e librit të punës, mund të zgjedhim formatin Excel 2007 ose në një format që hapet në një version më të vjetër të, Ms. Excel 97-2003.

Nëse përdorim komandën SAVE AS për të ruajtur një libër pune që ka ekzistuar më parë , krijohet një kopje e re e librit të punës. Excel I ruan dokumentat në dosjen My Documents nëse ne nuk e përcaktojmë ndryshe.

Pyetje dhe detyra

1.Cila komandë na mundëson të krijojmë një libër të ri pune: a) Open b) New c) Start d) Save

Detyrë

Krijoni një libër pune. Ruajeni atë nën emrin ditëlindjet në My Documents. Në fletën e punës vendosni një listë të numëruar me emrat e shokëve dhe klasën tuaj (psh 11A) përbri emrit. Vëreni funksionin e autocomplete kur shtoni emra që përsëriten. Përdorni funksionin autofill për të v endosur numrat rendorë dhe klasën pasi është ë njëjtë për të gjithë shokët e klasës. Rezultati do të ishte i ngjashëm me figurën bashkëngjitur