Kinh nghiệm xin học bổng Tiến Sỹ

Bài viết tổng hợp kinh nghiệm cá nhân dưới đây được viết vào cuối năm 2008 khi tác giả bắt đầu chương trình học Doctor of Science tại ETHZ và Empa, Switzerland. Một số thông tin có thể đã cũ hoặc một số đường links không còn hoạt động. Mọi đóng góp để hoàn thiện thêm về bài viết xin gửi về: minhsonhut@gmail.com. Xin lưu ý rằng, do điều kiện thời gian không cho phép, mình chỉ tiếp nhận các ý kiến đóng góp và xin phép không trả lời các thư mà các bạn xin nhờ tư vấn xin học bổng.

Bài viết nhằm mục đích chia sẻ kinh nghiệm cộng đồng nên bạn nào thấy hữu ích thì có thể tùy ý post lại ở website khác nhưng xin ghi đường link đến bài viết gốc.

Tác giả bài viết đang xem xét đăng lại Application package (Application letter, Statement of Motivation, CV) của chính tác giả nhằm mục đích giúp ích cho các bạn đi sau.

KINH NGHIỆM XIN HỌC BỔNG PhD TẠI CHÂU ÂU

Phạm Minh Sơn

Doctoral Candidate at Mechanics for Modelling and Simulation Laboratory,

Swiss Federal Laboratories for Materials Science and Technology (EMPA)

and Swiss Federal Institute of Technology Zurich (ETHZ)

Switzerland

Version 1.0, 2008

Lời mở đầu

Mình viết bài này hi vọng sẽ giúp ích cho các bạn đang xin (hoặc chuẩn bị hồ sơ xin) học bổng tiến sỹ tại Châu Âu. Với kinh nghiệm xin học bổng ở Europe mà mình vừa tiến hành. Mình chỉ xin đóng góp cho mọi người những kinh nghiêm mà bản thân nhận thấy trong quá trình xin học bổng Phd tại Europe, đặc biệt là ở Denmark và Switzerland, hai nơi mà mình được nhận.

Xin học bổng cũng giống như quá trình xin việc, đó thực sự giống như quá trình câu cá “fishing”. Bạn phải chuẩn bị sẵn cần câu, mồi (application) chọn nơi có cá (PhD fellowships) rồi thả câu (applying). Kết quả câu cá sẽ phụ thuộc vào chất lượng mồi câu, vị trí thả câu có nhiều khả năng cá đớp mồi hay không cũng như các kỹ năng câu cá (background and soft skills). Tất nhiên công việc này đòi hỏi các bạn sự kiên nhẫn và cả may mắn nữa.

Sau đây là những lời khuyên cụ thể trong quá trình xin học bổng. Hi vọng những kinh nghiệm của mình một phần giúp ích các bạn đạt được học bổng Phd sang Châu Âu.

Chúc các bạn thành công!

1. Các bước chuẩn bị

1.1 Chuẩn bị hồ sơ:

Application letter, việc đầu tiên mà các Gs đọc chính là Application letter, thế nên chúng ta phải viết sao cho thể hiện mình là mình có background phù hợp với lĩnh vực mà họ cần tuyển, thể hiện sự thiết tha tiếp tục chinh phục những đỉnh cao mới trong lĩnh vực mà mình đang theo đuổi, tin tưởng với điều kiện làm việc chuyên nghiệp của nhóm nghiên cứu đó cũng như background và phẩm chất của mình, chúng ta là những ứng cử viên thích hợp và nếu được chấp nhận chúng ta sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Statement of motivation (SoM) hay Personal statement hay Statement of Purpose (SoP) là một thứ rất quan trọng trong hồ sơ của bạn. Viết SoM khá khó, bạn phải viết sao để thể hiện bạn là người như thế nào, có những phẩm chất gì nổi trội. Với những phẩm chất đó, bạn đã đạt được thành tích gì trong quá khứ và nó có đảm bảo bạn đạt được những thành tích lớn hơn trong tương lai hay không. Đừng quá quan tâm đến ngữ pháp tiếng anh khi viết các bản nháp đầu tiên của SoM, việc đầu tiên phải quan tâm đó là tính logic, mạch lạc trong lối hành văn. Trong cả cái statement đó, bạn phải thể hiện bạn là ai, từ tính cách đến các kiến thức chuyên ngành, kỹ năng, tất cả những thứ bạn nói trong đó chỉ nhằm một mục đích là: tôi là ứng cử viên phù hợp và đầy triển vọng cho vị trí mà các ngài sắp tuyển. Đừng quá sa đà vào việc liệt kê thành tích, nhưng cái đó bạn có thể khai trong CV. Hay để cho Gs cảm nhận bạn là người như thế nào qua SoM. SoM cùng với Letter of Recommendation sẽ nói rõ cho hội đồng tuyển dụng về khả năng và tính cách của bạn. Sau khi viết một SoM ưng ý theo suy nghĩ của bạn, đó là lúc chỉnh sửa ngữ pháp, ngôn từ cho chính xác cẩn thận.

Curriculum Vitae (CV), để viết một CV tốt không phải dễ, các bạn nên tham khảo kinh nghiệm viết CV từ các nguồn trên mạng hay từ các CV mà bạn nghĩ là nó được đánh giá tốt.

Letter of Recommendation (LoR). Bạn là người chăm chỉ làm việc, bạn là người sáng tạo, hòa đồng với mọi người… bạn có thể thao thao thao bất tuyệt về những điều đó nhưng ai sẽ tin bạn, ai sẽ làm chứng cho bạn. LoR có tác dụng chính là đó, nó là nhận xét của người đã từng cộng tác với bạn, từng quản lý bạn, nó sẽ khẳng định hơn nữa về những phẩm chất tuyệt vời mà bạn vừa thao thao bất tuyệt kể ở SoM, Application letter, CV. Thế nên phải cố gắng xin được LoR thật tốt từ Gs đã từng hướng dẫn bạn. LoR Gs nước ngoài có thành tích nghiên cứu khoa học tốt (thể hiện số lượng publications của Gs đó được đăng trên các tạp chí danh tiếng) bao giờ cũng được đánh giá cao hơn GS có ít thành tích nghiên cứu. Một LoR tốt của Gs danh tiếng là một giấy thông hành rất quan trọng cho quá trình nộp hồ sơ của bạn.

Chúng ta nên cố gắng tham dự một vài hội nghị quốc tế có chút tiếng tăm trong lĩnh vực của mình. Có mặt tham dự vài hội nghị quốc tế và một vài bài báo quốc tế SCI thì đó là một trong những điều giúp chúng ta dễ dàng hơn rất nhiều trong việc nộp hồ sơ xin học bổng Phd tại Châu Âu cũng như mọi nơi trên thế giới. Kể cả trong trường hợp bạn mới chỉ submitting bài báo của bạn cho một tạp chí nào đó, ban cũng có thể ghi nó trong hồ sơ của bạn là bạn đang submitting bài báo và đang trong quá trình revising. Đối với giáo dục Châu Âu, sinh viên master học course khá nhiều nên việc sv master có một bài báo khoa học là rất ít. Thế nên chỉ cần mình có thể viết một bài báo thì nó cũng đánh giá khả năng nghiên cứu. Publications sẽ thể hiện khả năng nghiên cứu khoa học cũng như kiến thức của chúng ta trong lĩnh vực đó. Publications là một trong những tiêu chí quan trọng để giúp bạn lọt vào vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, với một số ngành, khả năng có báo trong thời sv master là rất khó, thế nên chỉ cần tham dự hội nghị và một luận văn tốt được viết một cách logic, mạch lạc cũng như thể hiện được tư duy khoa học của mình cũng giúp chúng ta nhận được ánh mắt thiện cảm của hội đồng đánh giá.

Chúng ta phải cố gắng đạt được nhiều thành tích học tập và nghiên cứu khoa học càng nhiều càng tốt, cụ thể ở đây là cố gắng các môn học chính của chuyên ngành của bạn thời đại học cũng như thời master phải đạt được điểm càng cao càng tốt, điều đó một phần phản ánh khả năng của bạn trong lĩnh vực đó.

Khả năng tiếng anh, được chứng minh bằng điểm TOEFL, GRE, IELTS,... nếu có càng cao càng tốt, tuy nhiên do đặc thù của phong cách tuyển chọn, không phải tất cả các trường ở châu âu đều yêu cầu bạn nộp điểm GRE và TOEFL. Thế nên nếu bạn đã từng học ở nước ngoài, các môn học của bạn được giảng dạy bằng tiếng anh thì cũng không lo lắng quá về điểm TOEFL. Các Gs bên Châu âu sẽ kiểm tra trực tiếp khả năng tiếng anh trong quá trình phỏng vấn.

Bản tóm tắt luận văn sẽ giúp Gs Châu Âu hiểu bạn đã từng nghiên cứu như thế nào, đồng thời khả năng tư duy của bạn sẽ một phần được thể hiện trong luận văn của bạn. Các giấy chứng nhận, bằng khen về các thành tích của bạn sẽ giúp bạn chứng thực cho GS bạn là người như thế nào, sẽ giúp GS tin tưởng hơn vào những lời tuyên bố của bạn trong CV, SoM, Application letter, hay kể cả LoR.

Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ, bạn có thể nhờ bạn bè thân quen, đặc biệt là những người đi trước đọc góp ý để hoàn thiện hơn hồ sơ của mình.

1.2. Tìm kiếm thông tin học bổng:

Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về học bổng trên thế giới qua internet, chỉ cần các bạn chịu khó vào các forum về du học các bạn sẽ thu thập được một đống đường link về các website đăng thông tin học bổng.

Ngoài ra, bạn nên xem trực tiếp thông tin về học bổng ở website của các trường. Bên châu âu, các thông tin về học bổng cho PhD phần lớn được thông báo trên website của trường đó, thường là nằm trong mục vacancies, hay PhD positions, hay vacant positions… Bạn có thể dễ dàng tìm được đường link các trương nổi tiếng ở từng nước qua internet, các nước ở châu âu thường có trang web xếp hạng các trường ở nước đó, thậm chí toàn châu âu và các thông tin chung về từng trường cũng như đường link đến website trường đó. Các bạn nên tham khảo websites của các trường có tiếng tại châu âu theo các bảng xếp hạng của TimesHigherEducation (http://www.timeshighereducation.co.uk/world-university-rankings), QS Rankings (http://www.topuniversities.com/), hay xếp hạng của trường Thượng Hải (http://www.shanghairanking.com/). Links tới một số trang thông báo tuyển sinh viên ở một số trường tại châu âu có thể tham khảo ở phụ lục.

2. Nộp hồ sơ và quá trình tuyển chọn

2.1. Quá trình tuyển chọn

Bất cứ khi nào bạn thấy vị trí nào phù hợp với bạn thì bạn nên nộp hồ sơ. Càng nộp nhiều vị trí phù hợp với khả năng của bạn, cơ hội của bạn sẽ càng cao. Thường thì phần lớn các trường bên Châu Âu đều chấp nhận quá trình nộp hồ sơ online hoặc qua email, ngoại trừ một số yêu cầu bạn phải nộp qua bưu điện. Sau khi hết hạn nhận hồ sơ, hội đồng xét tuyển sẽ tổng hợp, đánh giá các hồ sơ nộp vào vị trí đó. Tùy theo từng trường, khoảng sau 2 tuần đến 1 tháng, họ sẽ thông báo đến các ứng cử viên tiềm năng là họ đánh giá cao các ứng cử viên đó và mời các ứng cử viên đó tiếp tục đi vào vòng phỏng vấn kiểm tra năng lực, kinh nghiệm và tính cách của từng người. Tùy theo từng nhóm nghiên cứu, từng trường mà bạn sẽ được mời sang trường đó để trực tiếp phỏng vấn, hoặc phỏng vấn qua một phần mềm kiểu online conference, hoặc phỏng vấn qua điện thoại. Có những trường hợp đặc biệt, do họ đang cần người, mà số người nộp vào vị trí đó ít quá, họ sẽ tuyển trực tiếp luôn, không qua vòng phỏng vấn nữa. Nếu bạn gặp phải trường hợp này thì xin chúc mừng bạn. Nếu không, chỉ cần bạn được mời phỏng vấn là bạn đi được 70-80% quãng đường rồi. Vì thường số người được phỏng vấn cho một vị trí chỉ là 3-5 người. Chỉ còn 20-30% nữa chúng ta sẽ đến được đích ^^.

2.2. Kinh nghiệm trả lời phỏng vấn.

Xin chúc mừng những bạn nào đã lọt đến vòng này, hồ sơ của bạn chắc chắn để lại nhiều ấn tượng nên bạn đã được hội đồng đánh giá chú ý. Để trả lời tốt trong quá trình phỏng vấn bạn phải chuẩn bị khá kỹ. Câu châm ngôn: Biết người, biết ta, trăm trận trăm thắng không hoàn toàn đúng nhưng sẽ giúp bạn hiểu phải chuẩn bị thế nào để giành phần thắng lớn nhất.

Biết người: Việc đầu tiên là bạn phải tìm hiểu về về đề tài và các Gs trong hội đồng phỏng vấn. Thường thì họ sẽ thông báo là sẽ có những Gs nào sẽ phỏng vấn bạn. Như trường hợp của mình ở Denmark thì có 3 Gs phỏng vấn qua online conference. Bạn đọc kỹ về những kiến thức liên quan đến đề tài, củng cố lại những kiến thức căn bản cần thiết cho lĩnh vực đó. Tìm hiểu kỹ các bài báo có liên quan đến đề tài đó của các Gs trong hội đồng. Xem các Gs đó, mỗi Gs chuyên nghiên cứu về những lĩnh vực nào. Trang bị kiến thức về lĩnh vực đó. Thường thì các Gs sẽ chỉ tập trung hỏi về những chủ đề liên quan chung đến đề tài, lĩnh vực nghiên cứu của họ và của bạn. Ngoài ra, bạn cần tìm hiểu về trường, về đất nước đó để có những kiến thức, cũng như kiếm chuyện để tránh thời gian chết trong quá trình phỏng vấn. Việc nói chuyện phiếm rất hay xảy ra trong quá trình phỏng vấn, khi nói chuyện vui như vậy, cả mình và họ đều cảm thấy thoải mái hơn và có thêm thời gian suy nghĩ để đưa ra những câu hỏi tiếp theo để tìm hiểu kỹ hơn về nhau.

Biết ta: Trang bị lại những kiến thức căn bản của chính các bạn. Đọc kỹ lại các bài báo, luận văn mà bạn từng viết, các đề tài lớn mà bạn từng tham gia. Chắc chắn các Gs sẽ hỏi về những công trình khoa học mà bạn từng làm. Mỗi Gs có lĩnh vực nghiên cứu riêng, thử mượng tưởng xem với từng chuyên môn của GS thì có liên quan gì đến đề tài mà họ đang cần tuyển sinh viên, cũng như đến background của mình. Làm như vậy sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt kiến thức căn bản và tinh thần. Tập trả lời những câu hỏi liên quan đến các kỹ năng cá nhân (trên mạng có rất nhiều những câu hỏi thường gặp liên quan đến tính cách và các kỹ năng mềm, bạn nên tìm hiểu và tập tự trả lời)

Khi họ hỏi: Do you have any questions? Đây chính là lúc họ muốn hiểu rõ về bạn, là lúc bạn thể hiện sự chủ động, cũng như kiến thức của bạn về lĩnh vực đó. Chắc chắn bạn phải hiểu cái căn bản của đề tài thì bạn mới đưa ra câu hỏi được. Ngoài ra việc đưa ra các câu hỏi liên quan đến đề tài tùy theo từng Gs, sẽ giúp bạn thể hiện là người có đủ kiến thức để làm đề tài đó. Hỏi về môi trường, điều kiện làm việc sẽ vừa giúp bạn tránh thời gian chết, vừa thể hiện bạn là người nghiêm túc, vừa giúp bạn hiểu rõ hơn về họ và đưa ra các quyết định sáng suốt. Việc tuyển người bên châu âu là giúp cả hai bên đưa ra những lựa chọn sáng suốt nhất cho cả hai, chứ không phải duy nhất là từ phía họ. Thế nên càng thể hiện bạn chủ động bao nhiêu, càng giúp bạn thanh công bấy nhiêu.

Ngoài ra, chuẩn bị nói về sở thích và dự định của bạn trong tương lai. Họ có thể hỏi về cái này để tìm hiểu kỹ về bạn, cũng như để tránh thời gian chết, từ đó họ sẽ nghĩ tiếp câu hỏi.

Quá trình phỏng vấn mà cả hai bên càng trao đổi được nhiều thông tin thì càng giúp họ tin tưởng vào bạn hơn, từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn. Thế nên sự chủ động trong việc đặt câu hỏi là rất cần thiết. Thời gian phỏng vấn như trường hợp của mình là: Switzerland (58’) and Denmark (76’).

Mình xin nhắc lại, cần phải tránh thời gian chết, cả hai bên không biết nói gì dẫn đến việc kết thúc phỏng vấn rất sớm trong khi cả hai chưa hiểu nhiều gì về nhau.

Cuối cùng, xin chúc các bạn đủ kiên nhẫn, may mắn và thành công!

3. Lời cảm ơn:

Gia đình là động lực rất lớn để tôi vượt qua những khó khăn và thử thách 2 năm bên Hàn, cũng như là động lực chính để tôi tiếp tục trên con đường bây giờ và trong tương lai. Xin cảm ơn tình yêu vô bờ bến của Mẹ. Mẹ đã luôn hi sinh và che chở cho con. Cảm ơn anh Tuấn và chị Nga, anh chị đã hi sinh những ngày tháng tươi đẹp tuổi học trò để giành cơ hội cho người em út được tiếp tục đi học.

Xin cảm ơn những người bạn thân thiết của tôi, những người bạn đã từng góp tiền mua sách cho tôi đi học thời cấp 2, cấp 3, đặc biệt là Dũng lớp A7, Việt Trì. Cảm ơn những người bạn thời đại học Bách Khoa, những người bạn của tôi ở Hàn Quốc. Cảm ơn sự giúp đỡ của anh Hoàng Tùng, cựu sinh viên VN tại Korea Univ. và hiện đang là PhD candidate tại Chalmers Univ., Sweden đã giúp đỡ rất nhiều trong quá trình tôi xin học bổng .

Bài viết này ban đầu là sự tổng hợp kinh nghiêm bản thân để giúp một người bạn đang học ở KyungHee University cho việc chuẩn bị xin học bổng PhD.

Chúc mọi người thành công!

Switzerland, 18-10-2008

Cập nhật thông tin: Anh Hoàng Tùng giờ đã tốt nghiệp tiến sỹ từ Chalmers Univ. và đang làm việc tại Univ of Chicago. Người bạn của tôi hiện giờ cũng đang học tiến sỹ tại Hà Lan. Bản thân tác giả bài viết đã tốt nghiệp từ EMPA và ETHZ cuối năm 2012, sau đó làm việc tại Carnegie Mellon Univ. (CMU) và National Institute of Standards and Technology (NIST), USA. Hiện giờ đang làm giảng viên và chủ nhiệm nhóm nghiên cứu (gồm 5 sinh viên tiến sỹ) tại Đại học Hoàng Gia London (Imperial College London).

Phụ lục