fACTOR DE CONVERSIÓN EN COTIZACIÓN

Generalidades.

Una Cotización es un documento informativo que no genera registro contable, permite registrar productos o servicios, el uso de plantillas y agrupación por opciones además hacer un proceso de seguimiento a las cotizaciones entregadas. 

WX Manager permite cargar las cotizaciones directamente en una factura sin necesidad de digitar cada producto. 

El Factor de conversión es usado en otros documentos de WX Manager, también se incluyó en la cotización, como una herramienta que permitirá agilizar el registro de sus cotizaciones y brindará mayor claridad en la información que entrega a sus clientes, ya que no solamente podrá calcular cantidad por precio sino tener una nueva variable según su tipo de negocio. 

Si su empresa presta un tipo de servicio de alquiler, por ejemplo, permitirá calcular el precio unitario por la cantidad de productos que da en alquiler y adicionalmente multiplicarlo por la cantidad de días (Factor), obteniendo el total real del servicio prestado.

Requisitos.

Antes de crear un documento de Cotización, verifique que tenga creados los siguientes requisitos:

Dentro de Admin / centro de parametrización

• Consecutivos \ Documentos.

• Bodegas

• Moneda.

• Formas de pago.

• Estado del negocio

• Motivos aplazamiento

• Medios de Entrega

• Medio de solicitud Clientes

• Medios de Contacto Cliente

• Vendedores.

Los vendedores que requiere usar deben estar creados, recuerde que puede asignar por defecto el vendedor al cliente. 

Sistema administrativo, financiero y comercial

• Usuarios.

• Terceros.

• Productos. 

• Proyectos y Actividades

  • • Vista Previa Documentos.

    • Configuración Envío Email

Ruta de acceso.

Ingrese por: Sistema administrativo financiero y comercial – Gestión de ventas - Cotización.

Proceso.

Nuevo Documento

• Seleccione la fecha de creación de documento.

• Seleccione la vencimiento de documento, pasada esta fecha el documento ya no aparece activo para facturar.

• Seleccione el tercero, puede buscarlo digitando parte del nombre, nombre extendido o por el número de identificación y cárguelo dando clic.

• Puede usar la creación rápida de terceros, en el caso que el tercero no exista.

• Seleccione la dirección de envío del cliente, cámbiela seleccionándola en la lista desplegable.

• Seleccione el vendedor, por defecto carga el que fue asignado al cliente, pero puede cambiarlo.

• Seleccione la moneda, por defecto carga la asignada al cliente.

• Al asignar la fecha de una próxima llamada permitirá que se cree una alerta en WX Manager a la fecha y hora asignadas.

Productos

• Cargue los productos, puede buscarlos por nombre, código, referencia, entre otros, dando doble clic sobre el producto o seleccionándolo y pulsando el botón aceptar.

• Automáticamente se cargará la unidad medida asignada al producto.

• El campo factor indica las veces que se multiplicará la cantidad. 

• Digite la cantidad.

• Cargará el precio de venta asignado al producto, si lo requiere puede digitar un nuevo precio de venta.

• Existen tres porcentajes de descuentos:

• El que se asigna por defecto al producto en su configuración.

• El que se asigna por defecto al cliente en su configuración.

• Y un descuento adicional que se puede digitar en este documento. 

• En el campo total mostrará las cantidades por el factor multiplicado por el valor menos el descuento aplicado.

• El porcentaje de IVA se carga automáticamente de acuerdo a la configuración del producto.

• El siguiente campo total muestra el valor del producto incluido IVA, menos descuentos.

• Si el cliente tiene asignado un proyecto puede agregarlo en el campo proyecto y asignar una actividad. 

• Puede agregar una descripción adicional.

  • •  Para agregar un nuevo registro puede pulsar la tecla tabular o con la flecha hacia abajo.

    • Al cargar productos con seriales o lotes, no es necesario cargarle información adicional.

    • Para eliminar una línea pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr, el sistema le confirma si realmente quiere eliminarla.

    • En la parte inferior indica el total de registros de la cotización, la sumatoria de las cantidades, el subtotal, el total de descuentos, el subtotal menos descuentos, el total del IVA, y el total del documento.

Observaciones

En la pestaña observaciones puede digitar las observaciones de la Cotización.

Información adicional

• En la pestaña información adicional puede agregar datos informativos como:

• Seleccionar el proyecto, siempre que tenga proyectos asignados al cliente.

• Seleccionar el medio por el cual el cliente realizó la solicitud.

• Seleccionar el medio por el cual se realizará la entrega del producto o servicio.

• La fecha de entrega.

• El medio de contacto con el cliente.

• La forma de pago, esta se tomará por defecto al momento de crear una factura de venta, si deja el campo vacío tomará la forma de pago que se ha asignado al tercero por defecto.

• Puede adicionar información específica a esta cotización como otra dirección, teléfono, contacto y cargo.

• Puede guardar el documento de forma correcta, el botón guardar se encuentra en la parte superior. 

• También puede imprimir el documento, o exportarlo.

• Una vez guardada la Cotización puede seguir creando nuevos documentos dando clic en el botón nuevo, inmediatamente permitirá hacer el ingreso de la información de la siguiente Cotización.

Autorizar Documento

Las cotizaciones deben ser autorizadas para poder facturarlas, en la parte superior encuentra el botón para autorizar.

El siguiente botón sirve para des autorizar la cotización y permitir editarla nuevamente, si lo requiere. 

Editar Documento

• En la vista previa a la derecha del botón nuevo encuentra el botón editar, seleccione el documento y pulse el botón editar o de doble clic en el documento.

• Una vez dentro del documento de clic en el botón editar en la parte superior, recuerde que para editar una Cotización no debe estar autorizada.

• Actualice la información que requiera.

• Al terminar de clic en el botón guardar de la parte superior.

• Si requiere seguir registrando información de clic en el botón editar, actualice la información y guarde nuevamente.

Seguimiento 

El seguimiento permite registrar las novedades que se presenten en la negociación.

• Ingrese en la pestaña seguimiento.

• Seleccione el estado del negocio, estos estados se pueden configurar en el centro de parametrización.

• Puede seleccionar el motivo de aplazamiento, también se configura en el centro de parametrización.

• El campo comentarios permitirá ir registrando las diferentes novedades que salgan el proceso de seguimiento a la cotización. Por ejemplo la fecha en que se llamó, con quien se habló y a qué acuerdo llegaron.

Eliminar 

Las Cotizaciones no pueden ser anuladas, solamente eliminadas, seleccione el documento que desea borrar y de clic en el botón eliminar en la vista previa recuerde que el documento debe estar sin autorizar.

Dentro del documento, en la parte superior también encuentra un botón eliminar. 

WX Manager permite usar nuevamente un consecutivo eliminado, con el fin que no tenga saltos en la numeración, cuando cree un nuevo documento digite el número de documento que requiere usar.

Resultados.

Crear Facturas de venta a partir de cotizaciones.

• Se pueden crear Facturas de venta basadas en otros documentos como las cotizaciones, con el fin de evitar pérdidas de tiempo re digitando documentos y permitiendo la trazabilidad de los productos.  

• En la vista previa en la parte superior encuentra el cuarto  botón, puede facturar una cotización o un grupo de cotizaciones, ya sea en documentos independientes o agruparlas en un mismo documento, siempre que correspondan a un mismo tercero.

• Seleccione la cotización o el grupo de cotizaciones que requiere facturar.

• Al dar clic en la opción crear cada documento, permitirá crear una factura de venta por aparte para cada una de las cotizaciones seleccionadas.

• Una vez abra la factura de venta puede dar inmediatamente clic en el botón guardar y quedará facturado. 

• Al dar clic en la opción crear documento compacto, permitirá agrupar las cotizaciones en una sola factura de venta, en el caso que haya seleccionado de diferentes terceros, hará una factura por el grupo de cotizaciones de cada tercero.

• Puede seleccionar el tipo de documento de factura de venta en el cual cerrará la cotización.

• Si lo requiere, puede realizar cambios en la factura de venta.