Devolución A Proveedor

Devolución de Almacén

Generalidades.

Una Devolución de Almacén es el documento para registrar el retorno de productos al proveedor, cargándolos directamente y conservando la información de la compra original como el precio de compra, descuentos y retenciones aplicadas.

Este documento contabiliza automáticamente impuestos que deben aplicar y a la vez reflejará en las cuentas por pagar las compras a crédito.

Requisitos.

Antes de crear un documento de Devolución de Almacén, verifique que tenga creados los siguientes requisitos:

Dentro de Admin / centro de parametrización

Sistema administrativo, financiero y comercial

Ruta de acceso.

En la cinta de opciones encuentra el acceso directo a Devoluciones o ingrese por:

Sistema administrativo financiero y comercial – Inventarios – Devoluciones.

Proceso.

Nuevo Documento

Seleccione el tercero, puede buscarlo digitando parte del nombre, nombre extendido o por el número de identificación y cárguelo dando clic.
Seleccione la sucursal del proveedor, dando doble clic en el campo sucursal.
Seleccione la fecha de creación de documento.
Digite el número de la factura expedida por el proveedor que está devolviendo, puede hacerlo también pulsando el siguiente botón (…) y cargando el documento, dando doble clic sobre él o seleccionándolo y pulsando el botón aceptar. Si la compra que está devolviendo tenía una forma de pago a crédito, este número de factura tendrá el efecto de documento cruce, es decir al registrar la devolución con el mismo número de documento cruce disminuye la deuda, como lo veremos en los informes de cuentas por pagar.

Productos

Cargue los productos, puede buscarlos por nombre, código, referencia, entre otros, dando doble clic sobre el producto o seleccionándolo y pulsando el botón aceptar.
El campo bodega tomará por defecto, la bodega asignada al documento, si requiere cambiarlo, de doble clic y seleccione a bodega requerida, dando doble clic sobre el nombre o seleccionándolo y pulsando el botón aceptar.
Digite la cantidad a devolver en el campo Salen.
Digite el costo por unidad en el campo costo unitario U.M.C. también puede cargarlo dando doble clic y seleccionándolo en la ventana de búsqueda, lo ideal es registrar la devolución con el mismo costo de la entrada de almacén.
En el campo total mostrará el valor costo por las cantidades,.
El campo costo promedio es informativo, e indica el costo promedio del producto a la fecha actual.
El porcentaje de IVA se carga automáticamente de acuerdo a la configuración del producto.
El campo total + IVA muestra el costo total del producto incluido IVA, menos descuentos.
Puede agregar una descripción adicional.
Para agregar un nuevo registro puede pulsar la tecla tabular o con la flecha hacia abajo.
En la parte izquierda indica la línea que se está registrando por primera vez tiene un *, muestra un lápiz si es edición.
Para eliminar una línea pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr, el sistema le confirma si realmente quiere eliminarla.
En la parte inferior indica el total de registros de la entrada, la sumatoria de las cantidades, la sumatoria de la columna total (antes de IVA y menos descuentos), la sumatoria del IVA de todos los productos, y la sumatoria del total con el IVA incluido de todos los productos.

Formas de pago

En la siguiente pestaña, cargará por defecto cargará la forma de pago definida para compras en la creación del tercero.
Para cambiar la forma de pago de clic en el botón “borrar todas las formas de pago” o selecciónela y pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr
De clic en el campo concepto y de clic en el botón (…), el sistema mostrará las formas de pago asignadas a este documento, selecciónela dando doble clic sobre el nombre, o marcándola y pulsando el botón aceptar.
Los dos campos siguientes muestran el código y nombre de la cuenta PUC en la cual se guardará la forma de pago.
Para formas de pago a crédito, cargará por defecto en cuanto días vence en el campo días, y en la fecha exacta de vencimiento en el campo fecha.
El campo cliente indica el NIT y nombre del tercero al cual quedará cargada la forma de pago, por defecto es la misma del encabezado, pero si lo requiere puede cambiarlo dando doble clic en la columna ID y seleccionando el nuevo tercero.
- - Al lado derecho de la pantalla puede verificar el valor total a pagar y el saldo pendiente por aplicar a la forma de pago.
  - El botón cargar forma de pago, carga automáticamente el saldo pendiente por aplicar después de hacer modificaciones en las demás pestañas, productos, impuestos u otros.
  - Puede digitar 0 en la forma de pago que requiere actualizar y luego de clic en el botón Cargar a la forma de pago.

Liquidación

En la pestaña liquidación, muestra una vez definida la forma de pago, automáticamente los impuestos y retenciones configurados para este documento y tercero.
En la parte inferior derecha se encuentra el botón Recalcular, sirve para actualizar los valores, no debe tener saldos pendientes por aplicar en la forma de pago.
Si requiere calcular otro impuesto de clic en el botón agregar, para cargar manualmente el impuesto y selecciónelo dando doble clic.
En la columna modificada, registre el valor de la base para que el sistema calcule el valor del impuesto de acuerdo a la base registrada.
El monto del impuesto es el que se visualiza en la columna valor.
Si por el contrario, requiere NO calcular algún impuesto, registre en la columna modificada, el valor cero, así actualizará el campo valor también a cero y dejará de aplicar el impuesto.
En la parte derecha muestra un resumen con los códigos de los impuestos que se están aplicando y el valor.
Utilice el botón recalcular para actualizar los valores de los impuestos, cada vez que haya modificado la información ingresada por ejemplo en la pestaña de productos.
En la parte inferior de la pantalla se visualiza el total de productos con descuento, el total de las retenciones, el total del IVA, el total del RETEIVA, el total del RETEICA, el total registrado en otros y el neto a pagar.
En este punto ya puede guardar el documento de forma correcta, el botón guardar se encuentra en la parte superior.
Si existe un saldo por aplicar, automáticamente generará el mensaje para que verifique las formas de pago o los impuestos.
En la parte superior también encuentra los botones para generar la vista previa de la Devolución de almacén.
O si requiere imprimirla.
Una vez guardado una nueva Devolución de almacén puede seguir creando nuevos documentos dando clic en el botón nuevo, inmediatamente permitirá hacer el ingreso de la información de la siguiente Devolución de almacén.

Editar Documento

En la vista previa a la derecha del botón nuevo encuentra el botón editar, seleccione el documento y pulse el botón editar o de doble clic en el documento.
Una vez dentro del documento de clic en el botón editar en la parte superior, recuerde que para editar una Devolución de Almacén no debe estar contabilizada.
Actualice la información que requiera.
Al terminar de clic en el botón guardar de la parte superior.
Si requiere seguir registrando información de clic en el botón editar, actualice la información y guarde nuevamente.

Contabilizar Devolución de almacén

Dentro de la edición del documento, en el quinto botón de la barra superior, permite contabilizar el documento.
También en la vista previa puede seleccionar uno o varios documentos, pulsando el botón Contabilizar quedarán reflejándose en la contabilidad.
Dentro de los permisos del módulo de inventario puede asignar al usuario:
Contabilizar Devoluciones de almacén.
Descontabilizar Devoluciones de almacén.
Contabilizar Devoluciones de almacén automáticamente al guardarlas.
Asigne estos permisos teniendo en cuenta los perfiles de los usuarios, y la seguridad de su información.
Para verificar que la contabilización es correcta, en la vista previa de clic en el quinto botón “Ver comprobante de contabilidad”.
Mostrará la información para la contabilidad local o para NIIF.
La forma de pago, se reflejará al inicio con su respectiva cuenta PUC y su valor al débito.
El valor debe corresponder al registrado en el documento puede verificarlo ingresando al documento o desde la vista previa en el botón (+) al lado izquierdo de cada documento, en la pestaña formas de pago.
El valor en total productos con descuentos, debe ser igual a la sumatoria de las cuentas de inventarios, y va al crédito.
El valor total del IVA dentro del documento también debe ser igual al valor registrado al débito en la contabilización, éste además muestra la base sobre la cual está calculado.
Los demás retenciones aplicadas, si las hay, también se verifican con su respectiva base y cuenta PUC.
Las cuentas registradas en la pestaña otros también se deben visualizar con el valor tal como fueron registrados en el documento.
La variación entre el costo promedio del producto y el costo registrado en este documento se reflejará con la cuenta del costo asignada al producto.
En la parte inferior indica los valores totales al débito y crédito, deben ser iguales.

Eliminar

Las Devoluciones de Almacén no pueden ser anuladas, solamente eliminadas, seleccione el documento que desea borrar y de clic en el botón eliminar en la vista previa recuerde que el documento debe estar sin contabilizar.

WX Manager permite usar nuevamente un consecutivo eliminado, con el fin que no tenga saltos en la numeración, cuando cree un nuevo documento marque la casilla en la parte superior del número y registre el número de documento que requiere usar.

Resultados.

Movimiento en el kárdex

Para verificar como afecta una Devolución de almacén en movimiento de los productos en el kárdex, pulse las teclas Ctrl + F11 sobre el código del producto, también puede ingresar en la cinta de opciones al botón inventario kárdex mensual, o en el módulo de inventarios – consultas – inventario kárdex mensual.

Marque el campo fecha y seccione el rango de fechas de desea revisar, o deje desmarcado para que se visualice todo el movimiento desde el origen de la base de datos.
Seleccione la bodega.
Seleccione el producto (ya puede estar cargado si usó el acceso rápido).
En la pestaña inventario total, puede verificar los siguientes datos:
La clase del documento.
La empresa, sucursal tipo y número del documento.
La fecha.
La bodega a la que afectó.
El NIT y nombre del tercero.
El valor unitario registrado en el documento.
La cantidad, en verde se visualizan las Entradas y en rojo las salidas.
En la columna parcial muestra el resultado de la cantidad por el valor unitario.
El saldo, es calculado a partir del saldo anterior más la cantidad registrada en este documento.
En la columna costo promedio muestra el costo promedio para la fecha de ese documento.
La columna total muestra el costo promedio por el saldo.
El saldo debe coincidir con el saldo que muestre en la columna Existencias de disponibles, esta consulta se genera pulsando la tecla F11 sobre el código del producto.
La consulta de disponibles muestra la información actualizada cada vez que guarda un documento.

Movimiento contable

En el módulo contabilidad – consultas – comprobantes descargados, permite visualizar los documentos creados y contabilizados.

Busque el tipo de documento.
Digite el número del documento
De clic en el botón buscar.
En la parte inferior mostrará la información del documento como está reflejándose en la contabilidad local de WX Manager o para NIIF, en la siguiente pestaña.

Movimiento en cuentas por pagar

Al contabilizar una Devolución de almacén a crédito, también se reflejará automáticamente en las cuentas por pagar y hace el respectivo descuento en la entrada de almacén relacionada en el campo factura o documento cruce, para verificarlo ingrese por:

Informes de Cuentas por pagar

En el módulo cuentas por pagar – consultas – movimientos, permite visualizar los movimientos por tercero.

Seleccione el tercero.
Automáticamente mostrará los movimientos con saldo.
Puede cambiar los parámetros de consulta, como fechas, sucursales, incluir los movimientos pagados, y refrescar la búsqueda.

Devolución de Almacén - SERIALES Y LOTES

El manejo de productos con lote y fecha de vencimiento, requiere un mayor control de los productos desde su ingreso, permitiendo identificar los productos próximos a vencer, con el fin de establecer estrategias que incentiven su rotación y evitar pérdidas.

Los productos con manejo de serial, se usan para identificar a cada producto de manera individual y además agregar otras características, y permitiendo identificar toda la trayectoria del producto desde su ingreso hasta su salida y pueden ser útiles en el caso de tramites como las garantías ya que se puede identificar al cliente y el producto específico vendido.

Proceso.

Para el ejemplo de devolución de almacén creará a partir de la entrada con seriales y lotes, EA 17.

Entrada de productos con Lote.

En las columnas lote: número y vencimiento, permitirá registrar la información del lote, dando doble clic sobre el campo número.

Seleccione el código del lote, como se verifica en el producto o en la factura de compra.
El sistema cargará por defecto la fecha de vencimiento para este lote.
Registre las cantidades.
Es posible que de un mismo producto requiera registrar varios lotes, para ingresar la siguiente línea pulse la flecha hacia abajo, o puede desplazarse con la tecla tabular.
En la parte inferior izquierda, indica las cantidades requeridas, y a la derecha indica las cantidades que ha registrado, no permitirá terminar el registro si no ha completado las cantidades requeridas.
Si de un mismo producto se registraron diferentes lotes, WX Manager automáticamente separa en registros independientes en la entrada de almacén identificando en pantalla el lote con su fecha de vencimiento y sus respectivas cantidades en la columna entrada.
WX Manager no permite guardar el documento si contiene un producto que requiere lote y no se ha registrado correctamente.

Entrada de productos con serial.

De clic en el botón Asignar seriales que debe estar activo.
En la ventana de cargue de seriales, de doble clic en el campo el código del serial.
Por defecto cargará los seriales disponibles para la bodega seleccionada en este registro, seleccione el producto y de clic en el botón aceptar o cárguelo dando doble clic sobre él.
Para agregar un nuevo registro puede pulsar la tecla tabular o con la flecha hacia abajo.
Para eliminar una línea pulse a la vez las teclas Ctrl + Supr, el sistema le confirma si realmente quiere eliminarla.
La ventana de búsqueda también le permite visualizar seriales que se encuentran en otras bodegas, verifique en que bodega se encuentra y haga el respectivo traslado antes de realizar la devolución.
La opción seriales no disponibles, hace referencia a seriales que ya fueron vendidos, puede apoyarse en el informe de seriales disponibles, para verificar que medidas debe tomar para que el serial quede activo nuevamente y pueda terminar el proceso.
Si de un mismo producto se registraron diferentes seriales, a diferencia de los lotes, los seriales quedan registrados en la misma línea.
- - Puede verificar todos los seriales cargados en la pestaña Seriales.
  - WX Manager no permite guardar el documento si contiene un producto que requiere serial y no se ha registrado correctamente.
  - Al terminar el registro de productos verifique la forma de pago y los impuestos.
  - Y finalmente guarde el documento.
  - En la parte superior también encuentra los botones para generar la vista previa de la Devolución de almacén.
  - Después de cada producto se evidencia la información de los seriales y lotes cargados.
  - Este documento puede ser impreso o exportado.

Editar Documento

Si requiere cambiar la información del lote, de doble clic en el campo número, y digite las cantidades en el lote correcto, de clic en el botón aceptar.
Es recomendable al momento de hacer cambios en el código del serial, ya sea en compras o en devoluciones, realizar la actualización de disponibles, para saber más de este proceso, en la descripción se encuentra el enlace.
Si desea modificar el código del serial de la devolución, de doble clic en el botón seriales, y en la ventana de búsqueda de doble clic en el código del serial correcto, actualizará automáticamente la información dejando disponible el serial anterior.
Al terminar de clic en el botón guardar de la parte superior.
Si requiere seguir registrando información de clic en el botón editar, actualice la información y guarde nuevamente.

Eliminar

Al eliminar un documento de devolución con serial, automáticamente actualizará y dejará nuevamente disponibles los seriales devueltos.

Al eliminar un documento de devolución con productos con lote, es necesario correr el proceso de regeneración de disponibles para que actualice la información.

Regeneración de disponibles

El proceso de regeneración de disponibles permite actualizar la información de lotes disponibles, especialmente cuando se hacen procesos como editar o eliminar documentos, es importante que tenga en cuenta que para efectos contables, si ha presentado informes de periodos anteriores, debe registrar una fecha la cierre para los documentos.

Ingrese por ADMIN – Centro de utilidades – Inventario – Regenerar disponibles,
- - Automáticamente observa la siguiente alerta “Recuerde que la fecha de cierre de cada tipo de documento afecta la actualización de los costos en las tablas fuentes”
De clic en el botón aceptar.
En este caso ingrese a la pestaña Regenerar disponibles.
Y de clic en el botón play de la parte superior izquierda.

Resultados.

Movimiento en el kárdex

Disponibles

Para verificar como afecta una Devolución de almacén en los disponibles de un producto, pulse la tecla F11 sobre el código del producto.

En la pestaña Seriales, muestra los seriales disponibles y en las bodegas donde se encuentran.

Si el producto maneja lote, en la pestaña Lotes muestra la bodega donde se encuentra disponible, el código del lote, la fecha de vencimiento, las unidades existentes, si hay reservas y las unidades disponibles.

Centro de consultas

También puede consultar en el módulo de reportes y consultas - centro de consultas – inventarios:

Seriales disponibles:

Al darle clic en el botón vista previa, muestra automáticamente los seriales disponibles para todos los productos y bodegas.
Puede utilizar los filtros por producto.
Bodega.
Y si tiene el código del serial.
La opción: disponibles, lista los seriales disponibles, con la información que haya registrado en características.
La opción: histórico, permite ver todos los movimientos de un serial, así ya no se encuentre disponible, con el fin de hacer un seguimiento detallado al serial, para ello seleccione un producto, y el código del serial. No es requerido.
En la parte superior indica las características del serial y en qué bodega se encuentra.
Y luego la información detallada: fecha, tipo de documento, tercero, cantidad y bodega.
Este reporte se puede imprimir o exportar.

Saldo inventario por lote

En la fecha de vencimiento, por defecto carga desde el primero de este mes, hasta la fecha actual, sin embargo si requiere otros rangos puede actualizarlo.
También puede realizar el filtro por productos, bodegas, y lote.
La opción: disponibles, indica la bodega, el ítem, el código del lote, la fecha de vencimiento, si hay unidades incluidas en documentos temporales, y las unidades disponibles y el total de disponibles por producto.
La opción: histórico, permite ver todos los movimientos de un lote. En la parte superior indica la bodega, el producto, el lote y la fecha de vencimiento. Y luego la información detallada: fecha, tipo de documento, tercero, cantidad.
En la parte superior izquierda se encuentra el botón para generar la vista previa.
Este reporte se puede imprimir o exportar.

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