E-mail

1 > Onderwerp en datum

Het onderwerp is een belangrijk onderdeel van een e-mail. Op basis van het onderwerp kan de ontvanger de berichten in zijn mailbox selecteren en filteren voor hij ze gelezen heeft. Zorg daarom dat je in het onderwerp een heldere, beknopte omschrijving geeft van de inhoud van je bericht.

2 > Aanhef en slotgroet

Net als in een brief mogen een gepaste aanhef en slotgroet niet ontbreken in een e-mail. Gebruik een gewone, zakelijke aanhef zoals Geachte heer Claessens of Geachte mevrouw De Geest. In vervolgmails of in informele en interne e-mails heb je meer vrijheid, bijvoorbeeld: Beste Marc, Dag Karen. Uiteraard spreek je de geadresseerde aan met ‘u’.

De slotgroet kan variëren en is aangepast aan de situatie. In een zakelijk bericht is Met vriendelijke groet erg gebruikelijk. Gebruik geen afkortingen zoals mvg

3 > Publiek

Denk goed na aan wie je de mail richt (publiek). Wat zijn kenmerken van dit publiek? Wat past bij dit publiek: formele of informele taal? Gebruik je moeilijke woorden?

4 > Inhoud

De inhoud van je e-mail wordt op dezelfde manier ingedeeld als in een brief, maar de tekst wordt kort gehouden. In de eerste alinea komt de kernmededeling van het bericht. Daarna volgt de uitwerking. Bij het opstellen van je e-mail is het vooral belangrijk dat je bondig bent en dat je de tekst op een heldere manier opbouwt. Een e-mail wordt over het algemeen vluchtig van het scherm gelezen. Beperk daarom de alinea's tot 5 à 6 regels en laat witregels tussen de alinea's. Schrijf het bericht niet volledig in hoofdletters of helemaal in kleine letters. Dat ziet er erg slordig uit en wekt de indruk dat je weinig moeite hebt gedaan om de e-mail op te stellen.

Houd je dus aan de volgende punten bij het schrijven van de mail:

• correcte aanhef en afsluiting

• inleiding met reden van de mail waarmee je belangstelling oproept

• middenstuk met motivatie, toelichting, uitleg, argumenten, eventuele vragen of andere dingen

• sluit af op een passende en originele manier om een reactie los te maken.

Voorbeeld

Van: Helen.parkhurst@wolfert.nl

Aan: CHO@wolfert.nl

Bijlage: leesverslag Helen Parkhurst

Onderwerp: Leesverslag te laat

Geachte mevrouw Hoya Martinez,

Helaas was ik afgelopen vrijdag ziek en kon ik mijn leesverslag op papier niet bij u inleveren. Ik ben nog steeds ziek en lig met koorts in bed. Zou het mogelijk zijn het leesverslag digitaal in te leveren. Mijn leesverslag zit in de bijlage van deze mail. Zodra ik beter ben en op school kom, neem ik een papieren versie voor u mee.

Met vriendelijke groet,

Helen Parkhurst