處室職掌

1.與各處室研商共同提出校務發展計畫

2.研擬總務工作年度計畫

3.研擬總務章則

4.督導總務處各項業務

5.主辦事務工作檢核

6.督導或擔任防火管理人製作並提報本校消防防護計畫書

7.主辦自衛消防編組訓練

8.主辦民防團常年訓練工作

9.審核採購案件

10.掌握營建工程運作

11.主辦天然災害民眾緊急安置工作研討

12.彙整次年資本門（工程、設備）概算編列

13.協辦校務評鑑

14.規劃校園環境美化綠化

15.規劃協調校園設施及空間運用

16.總務處職員、校警、技工、工友之督導、訓練與考核

17.主持處務會議、校警技工工友會議、勞資會議

18.執行內部控制

19.主辦校園安全管理

20.支援各處室活動

一、工友管理部分：

1.擬定工作職掌

2.辦理僱用、解聘工友並合法定人數

3.規定工友工作時間、差勤管理及考核

4.辦理工友訓練以提昇服務品質

5.定期召開勞資會議

二、安全管理部分：

1.強化防護團之健全組織

2.實施各種安全防護工作

3.維持消防救護器材及防火、防盜設備之時效

4.實施定期消防及救護訓練與演習

5.辦理假日保全值班

6.加強管理人員出入、門禁

7.常與本地有關安全防護機構聯繫（警察及衛生單位等）

8.維護校園安全監控系統

9.辦理並申報建物公共安檢（建管處）

10.辦理並申報消防安檢（消防單位）

三、物品管理部分：

1.辦理各類必需物品採購、登記及驗收

四、財產管理部分： (移至文書組負責，以減輕事務組工作)

1.訂立出租或租用財產契約

2.填寫出借或借用之財產借據

3.辦理財產責任簽認及檢查（含整修、報廢、變賣）

4.繳納財產應付之稅捐

五、宿舍管理部分：

1.辦理宿舍及設備之借用與檢修並依標準執行

2.辦理臨時及緊急保養工程

3.記載並填報各種有關宿舍事務表冊

六、辦公處所管理部分：

1.分配佈置辦公處所與建置必要設備（含光線、空氣、溫度）

2.維護辦公室及盥洗間（廚房、飯廳）等處所清潔衛生

3.宣導辦公室器具及私人物品之適當放置

4.執行辦公室之保密與推行辦公處所能源節約措施

5.設置維護固定標語牌及指路牌

6.整理庭院、隙地、通路、走廊、草坪等處

7.維護水電設備與清理水溝、大宗垃圾

8.協調專人負責環境衛生

七、集會管理部分：

1.要求會場布置與會議保密

2.維護與管理集會場所之燈光、空調、擴音設備及會議室用具

3.管理與安排會議交通工具

4.管理各項消耗性物品與報核集會費用開支

八、員工福利管理部分：

1.協助人事室辦理員工福利相關事宜

2.辦理校警、技工、工友、代理教師、約僱人員等勞保健保

九、營建工程：

1.提報初步規劃、概算與審核預算

2.辦理建築師甄選（細部設計、申請建照）並準備招標

3.辦理發包與訂約並控管全程施工品質與進度

4.督導建築師與承包商履約並參與各項材料檢驗與查核

5.辦理各期估驗計價與查核竣工

6.辦理驗收（申請使用執照）與結算

十、修繕：

1.訂定各種使用管理辦法（會同各單位）

2.落實使用、保管與維護合一制度

3.實施修繕登記與速修回報制度並統計與執行預算

4.辦理物品租用與購置（堅固耐用省維修）

十一、校園美化綠化：

1.美化綠化校園並定期修剪枝條及處理危株

2.實施假日集中植物照護或指派專人澆水

十二、採購：

1.辦理採購依政府採購法及相關規定

2.建立標準作業程序與採購人員專業證照制

十三、場地開放管理：

1.依「臺北市立各級學校校園開放實施要點」辦理場地開放事宜

2.要求借用手續務必三天前辦妥（含填寫切結書與繳納保證金、租金）

3.繳納款項依會計程序入帳

十四、車輛管理：

1.建立車輛調派保養與檢查維修制度

2.填報稽核各項登記表卡

3.管理油料與保養工具

十五、其他：

1.報核交通費與零用金

2.建立公物保管與損壞賠償

3.管理維護蒸飯箱、鑰匙、電扇、冷氣、飲用水、自來水

4.偵檢記錄廁所針孔照相

5.宣導節約能源措施

一、文書管理部分：

1.建立各項文書處理程序與提昇效率

2.建立文書單位應備簿冊

3.負責全校總收發文

4.執行並推動文書處理分層負責

5.革新及簡化文書工作

6.建立並推行公文時效管制制度

7.辦理定期文書稽催

8.執行文書嚴格保密

9.設置文書單位並爭取高效事務機具

10.標準化文書用紙

11.訂定本校文書處理章則

12.準備必要之文書用具

13.辦理文書作業與推動電子公文講習

二、檔案管理部分：

1.力行作業流程（點收、整理、編號、登記、入檔、檢檔等）

2.檢視各單位執行公文檔案保管年限及存廢登錄、歸檔

3.如期辦理銷燬

4.設置及管理檔案庫房

5.統計資料（收檔、調檔、歸檔及銷燬等）

6.辦理公文保密及文件歸檔與保管事項

7.建立標準管理設備

8.現行檔案目錄每半年彙送國家檔案局（含回溯檔案目錄）

三、內部控制：

1.彙整總務處各項標準作業流程

2.彙整總務處業務內部控制檢核事宜

四、學校公關：

1.建立學校社會資源系統與聯絡網路（含學區各主要機關學校、公營單位、媒體、上級長官、民意代表、里辦公室等）

2.處理往來公關函帖

五、物品管理部分：

1.辦理非消耗性物品列帳管理事宜

2.執行物品報廢

六、財產管理部分：

1.登記管理財產並與會計單位核帳

2.造送財產增減表（每月、季、年）

3.辦理財產之購置及營造並齊全權狀證件

4.執行盤點財產並查明盤盈或盤虧之財產情由

5.辦理財產責任簽認及檢查（含整修、報廢、變賣）

七、其他：

1.典守學校印信

2.收發信件、包裹、傳真

3.彙整並管理市府公報

4.紀錄全校性會議、校務會議及行政會報

5.記載學校大事記及管理校史

6.彙辦校長交接

7.管理與申報印信（製發、換發、補發及廢置）

8.處理非屬處室公文

9.(彙存行政人員交接清冊)

1.出納管理部分：

2.辦理現金出納保管及編製現金結存表

3.辦理公庫現金、票據、有價證券之保管出納

4.公庫支票及領款之會簽

5.填具收款收據、送金簿及公庫支票保管

6.辦理員工薪資、退休金、年終獎金及慰問金等（請領、發放及代扣解繳）

7.保管及存解收支款項（代收款、代辦費、暫收、暫付、預付、墊付）

8.製發、核驗學生註冊繳費四聯單

9.辦理廠商付款

10.編製使用憑證收入月報表及保管款調節表

11.編製銀行或公庫存款差額解釋表（如單據抵現與核定額度不符）

12.傳票送達後迅速辦理收付款項。

13.保管檢核現金、票據、有價證券

14.建置各種收付款項簿表及相關紀錄

15.辦理收付款項隨時登帳

16.辦理暫收款、收據貼印花並遵照保管時限

17.辦理申報扣繳教職員工所得稅