Progres je vremenska dimenzija

Izvršenje projekta je 50%. Što to zapravo znači? Neka nam pomogne sljedeća analogija. Osnovnoškolsko obrazovanje traje 8 godina. Kad je dijete zvršilo 4. razred, tada je na polovini osnovnoškolskog obrazovanja. To je točno. Ali što ako će iduća 4 razreda završiti u 2 godine? Je li onda ono na polovini (50%) školovanja ili na 4/6 (66%) školovanja? Iz ovoga uočavama da, premda su razredi međuciljevi (milestones), oni ne moraju biti povezani s postotkom progresa. Sve ovisi o njihovom trajanju. Dakle, progres je vremenska dimenzija.

Navedimo još jedan primjer. Neka se neki zadatak sastoji od 10 koraka. Ako je izvršitelj zadatka obavio 5 koraka, znači li to da je progres 50%? Ne znači. Sve ovisi o tome koliko je potrebno vremena za svaki od tih koraka. Progres je 50% samo ako je za izvršenje pojedinog koraka potrebno jednako vrijeme.

Kako predvidjeti trajanje nekog složenog poslovnog projekta?

Svaki se projekt sastoji od nekoliko faza, a svaka se faza sastoji od niza koraka. Za izvršenje svakog koraka potrebno je neko vrijeme. To se vrijeme obično mjeri u satima. Pa tako dolazimo do ukupnog broja sati za neki projekt. Radi lakšeg razumijevanja, recimo da se projekt sastoji od 5 faza, a svaka od tih faza od 10 koraka od 2 sata. Ukupno trajanje projekta je 100 sati. Progres lako pratimo ako je vrijeme izvršenja jednako planiranom. Međutim, je li to tako u realnom radnom okruženju? Je li jednostavno doći do podatka kad će projekt biti završen? Nije. Ali razmislimo, zašto nije.

Vremenski okvir izvršenja projekta

Izvršenje projekta povezano je s vremenskim okvirom u kojem se projekt izvršava. Ako taj vremenski okvir nije definiran, ne može se predvidjeti datum izvršenja projekta. Osim toga, kad ljudi planiraju koliko im treba za neki korak (zadatak), često misle da im treba manje vremena nego što im stvarno treba. Pa tako, umjesto da im za neki zadatak treba 2 sata, njima treba 2 dana. Kako onda napraviti dobru vremensku kalkulaciju i pratiti progres?

Jednostavan model za mjerenje progresa

Ponudimo jedno jednostavno rješenje. Svaki projekt ima svoj početak i svoj kraj. Obično se zna do kada neki projekt treba biti završen. Ako se projekt završi prije, to je svakako poželjno.