GymCopilot — Manual de Operación y Arquitectura del Sistema

Capítulo 0: Elección Inicial de Roles y Acceso al Sistema

Al iniciar GymCopilot por primera vez, el usuario se encuentra con una pantalla crucial de selección de rol. En esta instancia se debe definir con cuál de los tres perfiles operativos operará la aplicación: Administrador, Profesor o Alumno (Socio).

Capítulo 1: Primeros Pasos y Despliegue del Backend

Para poner en marcha GymCopilot por primera vez, el administrador debe configurar el entorno en la nube de Google. Este proceso es completamente autónomo y se realiza directamente desde la aplicación móvil.

Paso 1: Configuración del Nombre del Gimnasio

Lo primero que se debe hacer es definir el nombre comercial del establecimiento.

¿Por qué es importante? La aplicación toma este nombre y genera de forma automática un identificador limpio (eliminando espacios o caracteres especiales) que servirá para denominar tanto la base de datos en Google Drive como el proyecto de automatización.

Impacto en el sistema: Esto garantiza que cada gimnasio opere en su propio entorno aislado y organizado en la nube, facilitando la gestión de múltiples sucursales o clientes de manera independiente.

el botón para acceder al nombre se encuentra dentro de la pantalla configuración, en el botón SKIN. Despliega el apartado "Nombre del gimnasio" y escríbelo, a continuación, selecciona una de las tipografías disponibles.

Paso 2: Creación y Despliegue Paso a Paso de la Base de Datos

Una vez ingresado el nombre del gimnasio, se procede a la creación del backend en la nube mediante los siguientes sub-pasos técnicos integrados en la app:

• Autenticación con Google: El sistema valida las credenciales de la cuenta de Google del administrador y solicita los permisos necesarios para gestionar Google Drive, Hojas de Cálculo y Apps Script.

• Creación de la Planilla: La aplicación se comunica con Google Drive para crear una nueva hoja de cálculo bajo el nombre estandarizado GymCopilot_DB, la cual funcionará como el motor central de almacenamiento de socios, asistencias, rutinas y configuraciones.

• Generación del Proyecto de Apps Script: Se crea un proyecto de script asociado sobre el cual la app inyecta de forma dinámica el código fuente del servidor y vincula el identificador único de la planilla recién creada.

• Versión y Despliegue de la Web App: Se genera de manera automática la versión inicial del script y se despliega como una aplicación web con acceso autorizado para las peticiones de los socios y profesores.

• Inicialización Remota: Por último, la app realiza una llamada de preparación al backend para forzar la creación y estructuración de todas las pestañas necesarias dentro de la planilla de cálculo, dejándola lista para operar.

1. El rol de Administrador

• Acceso inicial: Es el creador del entorno. Al iniciar sesión con su cuenta de Google y completar el asistente de despliegue, la URL de la API generada en Google Apps Script queda guardada automáticamente en las preferencias locales del dispositivo.

• Control total: Desde su panel de control, el Administrador puede:

  • Gestionar la información general del gimnasio (logo, dirección, teléfono, colores y estilos de interfaz).

  • Configurar los planes de suscripción (duración en días, precios y descripciones).

  • Administrar el catálogo de productos y categorías de la tienda integrada.

  • Dar de alta, editar o vincular a los profesores del establecimiento.

  • Supervisar la lista global de socios, sus estados de membresía y sus fechas de renovación.

2. El rol de Profesor

• Proceso de vinculación: Los profesores se conectan al sistema cuando el Administrador ingresa sus datos desde la pantalla 'Gestionar profesores'. Allí registra a su nuevo docente, le designa un color y genera un código QR. El profesor escanea este código con la app instalada en su smartphone, verificando su correo electrónico y sus datos previos. A través de la función correspondiente, la aplicación configura su rol y enlaza su sesión con la URL del gimnasio. 

• Funciones principales: El profesor cuenta con un panel específico que le permite:

  • Crear, editar y asignar rutinas de entrenamiento personalizadas a los socios.

  • Administrar los horarios de clases y eventos en el calendario del gimnasio.

  • Realizar el control de asistencias y utilizar el escáner o validación por red Wi-Fi.

  • Mantener comunicación directa con el administrador y los alumnos a través del módulo de chat interno.

3. El rol de Socio

• Proceso de vinculación: El Administrador vincula la cuenta del alumno a través del correo electrónico proporcionado por este, lo que le otorga acceso a su portal personalizado. Luego, el alumno escanea el código QR que le muestra el Administrador para que ambas cuentas queden vinculadas de forma definitiva. 

• Funciones principales: Orientado a la autogestión y el seguimiento diario:

  • Carnet y Asistencia: Visualización de su estado de cuenta y registro de asistencias mediante la proximidad de la red Wi-Fi del gimnasio o escaneo de accesos.

  • Seguimiento de Rutinas: Consulta detallada de las rutinas de ejercicios asignadas por sus profesores, con control de series y progreso.

  • Tienda Pública: Acceso al catálogo de productos del gimnasio para realizar compras o consultas.

  • Control de Membresía: Visualización de la fecha de próxima renovación de su plan y días restantes.

4. Alta y Gestión de Alumnos (Socios)

El ingreso y administración de los socios es una de las tareas principales del administrador y de los profesores con permisos asignados, permitiendo mantener la base de datos de alumnos siempre actualizada.

• Pantalla de Alta de Miembros: Desde el panel de administración, se accede a la opción de agregar un nuevo socio, donde se completan los datos personales y operativos fundamentales:

  • Nombre y Apellido.

  • Correo electrónico (utilizado como identificador único y clave de vinculación con la cuenta del socio).

  • Teléfono de contacto y dirección.

  • Datos antropométricos opcionales como peso y altura.

  • Estado de la membresía (por defecto se inicializa como deudor hasta registrar su pago).

  • Asignación de un plan de suscripción y un entrenador o profesor responsable.

• Listado y Filtros de Socios: El sistema cuenta con una vista centralizada que permite filtrar a los alumnos por diferentes estados o criterios, facilitando la búsqueda rápida de perfiles, el control de deudores y la visualización de detalles individuales.

• Sincronización Bidireccional: Cada vez que se crea o modifica un socio, la aplicación ejecuta una petición de sincronización con el servidor de Google Sheets, asegurando que los cambios queden guardados de manera centralizada en la planilla del gimnasio y se reflejen en todos los dispositivos conectados.

5. Registro y Control de Profesores

El módulo de profesores permite al Administrador estructurar el equipo de trabajo del gimnasio, asignando permisos, especialidades y controlando su vinculación con el sistema.

• Alta y Edición: Se configuran los datos clave del profesor: Nombre y Apellido, correo electrónico único, especialidad (Musculación, Funcional, Fitness), datos de contacto y personalización visual.

• Panel de Administración: Permite listar a todos los profesores activos, ver sus detalles, modificarlos o dar de alta nuevos integrantes de manera centralizada.

• Sincronización en la Nube: Cada alta o modificación se transmite de forma bidireccional mediante solicitudes estructuradas, interpretando correctamente URLs de Google Drive, imágenes locales o datos en caché.

• Independencia Operativa: Una vez vinculado, el profesor cuenta con su propio entorno de trabajo diferenciado del administrador, pudiendo crear rutinas, gestionar el calendario y registrar su propia asistencia sin comprometer los datos administrativos globales.

Capítulo 3: Módulos Principales (Asistencias y Rutinas)

1. Sistema de Control de Asistencias

El registro de asistencias en GymCopilot está diseñado para ser ágil, automatizado y descentralizado, apoyándose en la sincronización con la base de datos en la nube.

Clave de Seguridad y Acceso al Backend

La base de datos en la nube y el proyecto de automatización cuentan con una clave o token de seguridad generada automáticamente por el sistema, la cual es desconocida por defecto para el Administrador.

• ¿Cómo solicitarla? En caso de que el administrador necesite esta clave para tareas avanzadas de auditoría, vinculación o configuración técnica, deberá solicitarla formalmente a través de los canales oficiales de soporte y comunicación integrados en la aplicación.

• Medios de contacto: La petición debe realizarse mediante el módulo de contacto y soporte técnico de la app, asegurando una vía directa, segura y verificada para la entrega de credenciales sin comprometer la integridad del entorno aislado del gimnasio.

Privacidad, Alojamiento y Cifrado de la Base de Datos

La base de datos del gimnasio opera bajo un esquema de estricta privacidad y control descentralizado:

• Alojamiento exclusivo: La base de datos y los archivos del sistema se almacenan únicamente en el Google Drive personal del Administrador, lo que garantiza que la empresa desarrolladora no tenga acceso directo a la información ni a los registros del establecimiento.

• Cifrado de extremo a extremo: Todos los datos sensibles almacenados en la nube cuentan con un sistema de cifrado de extremo a extremo. Debido a esto, la clave de seguridad del sistema es completamente desconocida por la administración central.

2. Gestión y Creación de Rutinas de Entrenamiento

El módulo de rutinas conecta directamente a los profesores con los objetivos de entrenamiento de los socios, permitiendo una personalización total.

• Diseño y Estructura: Los profesores alumnos pueden crear nuevas rutinas o editar las existentes, estructurándolas con ejercicios, series, repeticiones y observaciones técnicas.

• Asignación por Correo y Sincronización: Cada rutina se asocia de forma unívoca al correo electrónico del socio y al identificador del profesor creador, sincronizándose en tiempo real con la nube mediante solicitudes estructuradas.

• Visualización y Estados: El socio visualiza sus rutinas asignadas desde su panel principal, pudiendo consultar el detalle de los ejercicios, iniciar el entrenamiento y marcar el estado de la rutina (activa o completada), la cual se actualiza dinámicamente según la fecha de última modificación.

3. Métodos Detallados de Fichaje (Check-in)

• Método 1: Fichaje Automático por Wi-Fi (Proximidad): Funciona en segundo plano al conectarse a la red del establecimiento. Al abrir la aplicación, el sistema detecta la red, valida la proximidad y registra la asistencia automáticamente, bloqueando marcas duplicadas gracias a la validación de fecha.

• Método 2: Escáner de Asistencias (QR): Ideal para recepciones o cuando el socio no está conectado al Wi-Fi del local. Se utiliza la cámara del celular para leer el código QR del usuario o del gimnasio, permitiendo incluso ingresar un correo de forma manual si el escáner no estuviera disponible.

Capítulo 4: Módulos Complementarios (Horarios, Tienda y Red)

4. Gestión de Planes de Suscripción

• Creación y Edición: Se configuran parámetros clave como identificador único, nombre, precio, duración exacta en días y descripción detallada.

• Sincronización Cloud: Toda la tabla de planes se sincroniza bidireccionalmente mediante solicitudes estructuradas.

• Cálculo de Vigencia: La aplicación utiliza la duración del plan para calcular automáticamente el inicio y el fin del período de membresía, determinando la fecha de la próxima renovación y evaluando si los estados de deuda corresponden al ciclo actual.

• Control de Accesos y Paywall: Se integra con pasarelas de pago y gestores de suscripción, vinculando el estado de pago del socio con restricciones de acceso a través de pantallas de bloqueo.

5. Control y Registro de Ingresos

• Ingresos por Membresías: El sistema evalúa automáticamente el estado financiero del alumno según su fecha de corte, permitiendo identificar rápidamente quiénes deben abonar la renovación.

• Asistencias por Período de Pago: Calcula las asistencias dentro del período exacto del plan vigente.

• Trazabilidad en la base de datos: Actúa como la fuente centralizada donde el administrador puede auditar y llevar el balance general de los ingresos del establecimiento de forma transparente.

Capítulo 5:Módulo de Chat y Comunicación Interna

Capítulo 6: Configuración General y Preferencias

La pantalla de configuración de GymCopilot centraliza todas las opciones de personalización, soporte y ajustes del sistema a través de tarjetas interactivas:

• Ayuda: Acceso a las instrucciones y guía del asistente virtual para orientar al administrador.

• Últimas mejoras: Historial de cambios, novedades y registro de actualizaciones recientes de la aplicación.

• Skin: Módulo de personalización visual para modificar los colores, el estilo de los botones y la apariencia general del gimnasio.

• Código QR: Generador automático del código QR del gimnasio en formato PDF listo para guardar, compartir e imprimir para el registro de asistencias.

• Contacto: Canales de comunicación, soporte técnico y enlace directo al reporte de incidencias.

• Red: Ajustes de conectividad y configuración del servidor backend en la nube de Google.

• Designación: Permite configurar cómo se denomina a los integrantes del gimnasio.

• Idioma: Selector de idioma de la interfaz de la aplicación.

• Moneda: Configuración del símbolo y tipo de moneda utilizado en la tienda y los planes.

Capítulo 7: Preguntas Frecuentes y Resolución de Problemas

1. Problemas de Sincronización y Conexión con la Nube

• ¿Qué pasa si la aplicación no actualiza los datos de los socios o las rutinas?

  • Causa: Puede deberse a una intermitencia en la red o a que la URL del backend cambió.

  • Solución: Asegúrate de tener conexión a internet y utiliza la función de sincronización total o verifica los parámetros de red en la configuración.

• ¿Qué sucede si falla el despliegue automático del backend en Google Cloud?

  • Causa: Generalmente ocurre si la cuenta de Google no tiene habilitadas las APIs necesarias o faltan permisos de autorización de OAuth.

  • Solución: Desvincula la cuenta de Google, vuelve a iniciar sesión otorgando todos los permisos requeridos y repite el proceso de creación del backend.

2. Control de Asistencias y Redes Wi-Fi

• El fichaje automático por Wi-Fi no registra mi asistencia, ¿a qué se debe?

  • Causa: El sistema valida que el nombre de la red Wi-Fi coincida exactamente con alguno de los SSIDs oficiales configurados en el sistema del gimnasio.

  • Solución: Comprueba en la configuración del gimnasio que el nombre de la red Wi-Fi guardada sea idéntico al que emite el router del establecimiento.

• ¿Cómo se evita que un socio registre asistencia dos veces el mismo día?

  • Causa: La aplicación cuenta con un control local de validación por fecha y un registro en las preferencias del dispositivo que bloquea marcas duplicadas dentro de la misma jornada.

3. Gestión de Rutinas y Accesos por Rol

• ¿Por qué un socio no visualiza la rutina que le asignó el profesor?

  • Causa: La rutina debe estar enlazada correctamente al correo electrónico del socio y sincronizada con el servidor.

  • Solución: El profesor debe reintentar la sincronización de la rutina asegurándose de que el correo del alumno esté escrito sin errores.

• ¿Cómo se restringen las funciones según el tipo de usuario?

  • Causa: El sistema utiliza un gestor de roles y un sistema de bloqueo opcional que determina el comportamiento del panel de navegación según el perfil autenticado.