Для початку попросіть працівників, які будуть дистанційно працювати, поінформувати вас, чи є у них потрібні для цього ресурси:
інтернет;
комп’ютер, планшет чи смартфон.
Незручно шукати повідомлення від Марії Степанівни у вайбері, згадувати, що сказала Ніна Петрівна у телефонній розмові, а на яку електронну пошту відправила документ Тетяна Іванівна. Тому запропонуйте колегам декілька програм для листування та відеодзвінків на вибір. А більшістю голосів оберіть одну, щоб організувати та систематизувати роботу.
Якщо працюєте зі стаціонарного комп’ютера, тоді у вас повинна бути вебкамера та мікрофон, щоб мати змогу брати участь у голосових чи відеоконференціях.
Пропонуємо три програми, які можуть встановити собі всі. Вони безплатні і працювати в них легко.
Щоб працювати у цій програмі, її потрібно скачати на сайті skype.com (для комп’ютера) або в додатку Play Маркет (для смартфона). Потім треба встановити програму і зареєструватися. Якщо вже є обліковий запис, тоді просто ввести логін та пароль.
Хороша новина у тому, що є також і онлайн-версія Skype. Можна працювати з програмою у браузері (наприклад, Google Chrome, Opera, Internet Explorer) на сайті web.skype.com.
Які можливості програми стануть вам у пригоді:
миттєвий обмін повідомленнями;
аудіовиклики та відеоконференції — з високою якістю звуку та зображення;
спільний перегляд екрана — легко проводьте презентації або демонструйте зображення на екрані під час виклику;
надсилання файлів та зручний пошук файлів — не потрібно прокручувати історію чату: просто натисніть «Колекція» під назвою чату, щоб переглянути всі файли, посилання та фотографії в розмові;
записи викликів — записуйте виклики Skype, щоб пізніше переглянути або записати основні ідеї;
створення опитувань — приймайте рішення за допомогою опитувань, у яких можна додати кілька варіантів.
Усі мають персональну сторінку у Facebook і сторінка закладу, напевно, теж є. Тож із роботою в Messenger усе має бути просто.
Щоб працювати з комп’ютера, то зі своєї сторінки треба натиснути «Messenger» на панелі ліворуч. Якщо зі смартфона — потрібно в додатку Play Маркет скачати програму «Messenger».
Ви або хтось із колег має створити груповий чат, куди додати інших колег. Щоб зателефонувати всім учасникам одночасно, потрібно натиснути на іконку з телефонною трубкою чи камерою в груповому чаті і вибрати учасників розмови. Якщо хтось з них пропустить виклик, то зможе приєднатися до конференції в будь-який час.
У програмі ви матимете змогу:
швидко надсилати та отримувати повідомлення, бачити, хто їх вже прочитав;
проводити голосові та відеоконференції;
надсилати документи та зображення у груповий чат;
знаходити надіслані файли у розділі «Поширені файли» на правій панелі чату.
Усім, хто працюватиме у сервісі Hangouts, потрібно мати обліковий запис Google.
Радимо створити обліковий запис Google, якщо не маєте його. Ви матимете змогу користуватися не тільки Hangouts, а й такими ресурсами Google, як пошта Gmail, Диск, Календар, Таблиці, Презентації, Документи.
За допомогою цього сервісу можна проводити ділові наради, вебінари і спілкуватися у відеочатах. Можна показати іншим учасникам, що відбувається на екрані вашого комп’ютера, надавши спільний доступ до будь-якого відкритого вікна програми.
У конференції може брати участь до 10 осіб одночасно. Щоб почати відеодзвінок, учасників потрібно запросити:
надіслати запрошення, ввівши електронну адресу колеги (@gmail.com);
скопіювати посилання на цей відеодзвінок та надіслати його колегам.
Які можливості програми стануть вам у пригоді:
історії чатів зберігаються на серверах Google, тож мати доступ до них можна з різних пристроїв;
усі зображення автоматично завантажуються в закритий альбом Google+;
учасники можуть ділитися файлами з Google Диска, спільно складати нотатки до зустрічі і записувати ідеї на загальній віртуальній дошці;
можна планувати відеозустрічі у Google Календарі.