ХРАНЕНИЕ И ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ В БАЗАХ ДАННЫХ
Понятие базы данных
Основой современных информационных технологий являются данные. Практически все информационные системы в той или иной степени связаны с функциями долговременного хранения и обработки данных. Информация является фактором, определяющим эффективность любой сферы деятельности. Данные, предназначенные для компьютерной обработки, целесообразно структурировать, т. е. организовывать определенным образом. Именно структурирование позволяет пользователю оптимизировать работу с данными (сократить время поиска, обеспечить эффективное хранение, исключить ошибки при обработке).
База данных - совокупность взаимосвяанных и организованных определенным способом данных о каких-либо объектах. процессах, событиях или явлениях и отношениях между ними.
Базы данных можно классифицировать исходя из способов организации их хранения и обработки:
1. Иерархическая. Такую модель можно изобразить в виде дерева, состоящего из объектов различных уровней.
2. Сетевая. Является обобщением иерархической, т. е. каждый элемент вышестоящего уровня может быть связан с любыми элементами следующего уровня.
3. Реляционная. В такой модели данные организованы в виде таблиц, между которыми установлены связи.
Назначение системы управления базами данных.
Система управления базами данных (СУБД) — программный комплекс, предназначенный для создания, редактирования и совместного использования баз данных.
Основные действия, которые пользователь может выполнить с помощью СУБД:
создание структуры БД;
заполнение БД информацией;
редактирование структуры и содержания БД;
поиск информации в БД;
сортировка данных
Создание таблицы базы данных
Создание таблиц БД является первым шагом в разработке СУБД. Таблицы предназначены для хранения информации БД. Создание таблицы состоит из двух этапов: задание структуры таблицы; ввод записей в таблицу. Создание таблицы можно осуществлять в одном из режимов: Конструктор, мастер, непосредственный ввод данных в таблицу.
Связи между таблицами базы данных
Как правило, реляционная БД состоит из набора взаимосвязанных таблиц, некоторые из них являются главными, остальные — подчиненными. Организация связи (отношений) между таблицами называется связыванием или соединением таблиц. Связи между таблицами устанавливаются при создании БД. Поля, которые используются для связывания таблиц, называются полями связи. Поле связи подчиненной таблицы называется внешним ключом. Существуют следующие виды связей между таблицами:
отношение «один–к–одному»;
отношения «один–ко–многим» и «много–к–одному»;
отношение «много–ко–многим».
Отношение «один–к–одному» означает, что одной записи в главной таблице соответствует не более одной записи в подчиненной таблице. Полями связи в таком случае являются ключевые поля обеих таблиц. Отношение «один–к–одному» обычно используют, чтобы разбить таблицу с большим числом полей на несколько таблиц. В этом случае в первой таблице остаются поля с наиболее важной и часто используемой информацией, а остальные поля переносятся в другую таблицу. Например, в базе данных библиотеки в первой таблице — поля с названием книги, фамилией ее автора, годом издания, а во второй — поля с датой приобретения книги, местом ее хранения и т. д. Отношение «один–ко–многим» означает, что одной записи главной таблицы может соответствовать несколько записей подчиненной таблицы, а каждой записи подчиненной — только одна запись главной таблицы. Это наиболее часто встречающийся вид отношений. Отношение «много–к–одному» отличается от отношения «один–ко–многим» только направлением. Если на отношение «один–ко–многим» посмотреть со стороны подчиненной таблицы, а не главной, то оно превращается в отношение «много–к–одному». Отношение «много–ко–многим» означает, что каждой записи одной таблицы может соответствовать несколько записей другой таблицы, и в то же время каждой записи второй таблицы — несколько записей первой.
Поиск информации
Для поиска данных в таблице существуют разные способы. Например, можно воспользоваться автоматическим поиском по содержимому таблицы и переходить от одного найденного значения к другому. Иной способ — упорядочить (отсортировать) записи таблицы определенным образом, что облегчит поиск нужной информации. Наконец, можно использовать механизм отбора данных — фильтрацию и запросы.
В MS Access для поиска значения достаточно ввести фрагмент искомого значения в поле Поиск строки состояния таблицы. Уже в процессе ввода курсор переместится в соответствующую запись. Для перехода к следующему результату надо нажать клавишу Enter.
Сортировка данных в таблице — это упорядочение ее записей. Для сортировки надо указать поля сортировки и порядок (по возрастанию или по убыванию значений). Записи в таблице сортируются целиком. Например, при сортировке таблицы абитуриентов по дате поступления записи с ранней датой будут целиком перемещены вверх по отношению к записям с поздней датой. В MS Access для сортировки служат команды «По возрастанию» и «По убыванию» в заголовке каждого поля таблицы и на вкладке ленты Главная. Сортировка полей типа «дата» учитывает календарную последовательность. Порядок сортировки полей символьного типа (строк) определяется таблицей кодировки символов. Строки сравниваются посимвольно слева направо до первого несовпадающего символа. Символ, имеющий меньший код, определит меньшее значение всего поля. Например, значение строки «март» больше значения «май», т. к. код символа «р» больше кода символа «й». Короткое значение считается меньше длинного, если короткое полностью совпадает с началом длинного. Так, значение «компьютер» меньше значения «компьютерный». Если строки имеют одинаковую длину и содержат одну и ту же последовательность символов, то они равны.