У разі звернення дитини, її батьків (осіб, які їх замінюють) або працівника  закладу до представника адміністрації  закладу освіти щодо жорстокого поводження з нею адміністратор зобов’язаний, якщо звернення (повідомлення) усне, оформити це повідомлення письмово, зазначивши, від кого та коли (дата, час) воно отримано. Звернення має бути оформлене належним чином, відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян» (має бути зазначено прізвище, ім’я, по-батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання; письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. Необхідно терміново (протягом однієї доби) передати цей документ до територіального підрозділу Служби у справах дітей за місцем проживання дитини. Служба у справах дітей має належним чином зареєструвати це

повідомлення відповідно до вимог законодавства України.

Чого не слід робити

За жодних умов не треба замовчувати виявлені факти жорстокого поводження з дитиною або реальної загрози вчинення насильства над нею.       

По-перше, нехтування проблемою призводить до погіршення ситуації та може вилитися в набагато гірші наслідки.

По-друге, заклад освіти несе відповідальність за дотримання норм законодавства щодо захисту прав дитини, а тому керівник  може притягнути педагогічних працівників у зв’язку з порушенням правових норм освітнього процесу до дисциплінарної відповідальності.

Також не слід намагатися самотужки вирішити проблему. Це може призвести до порушення законодавства та може бути небезпечним. Далі справа є компетенцією установ, організацій і посадових осіб, до яких було передано звернення чи повідомлення. Законодавством передбачено інформування заявника (особи, яка здійснила повідомлення або звернення), а також у самому зверненні може бути зазначено, що заявник бажає бути поінформованим про подальший перебіг справи, бути присутнім під час розгляду звернення).