Chuyên đề 28
QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ

MỤC I. CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

I. CÁC VĂN BẢN QUY ĐỊNH

1. Văn bản Trung ương

- Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21 tháng 6 năm 2024.

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

- Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”.

- Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu.

- Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

- Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Văn bản thành phố

- Quyết định số 2773/QĐ-UBND ngày 27 tháng 10 năm 2022 của UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025, định hướng đến năm 2030.

- Kế hoạch số 3035/KH-UBND ngày 16/4/2025 của UBND tỉnh Quảng Nam cũ về việc triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị khối chính quyền.

- Quyết định số 1635/QĐ-UBND ngày 27/5/2025 của UBND thành phố Đà Nẵng; Quyết định số 223/QĐ-UBND ngày 21/01/2021 và Quyết định số 1347/QĐ-UBND ngày 05/6/2024 của UBND tỉnh Quảng Nam (cũ).

- Kế hoạch số 23/KH-UBND ngày 05/08/2025 của UBND thành phố Đà Nẵng về Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ 6 tháng cuối năm 2025.

- Kế hoạch số 27/KH-UBND ngày 07 tháng 8 năm 2025 của UBND thành phố về việc triển khai lập hồ sơ công việc điện tử trên môi trường mạng.

II. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN TRONG VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ

Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ:

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư (Khoản 1 Điều 6).

2. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành (Điều 31)

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.

- Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính:

+ Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới;

+ Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

- Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

+ Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành.

+ Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.

+ Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào lưu trữ hiện hành.

+ Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi lưu trữ hiện hành. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

+ Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, lưu trữ hiện hành theo quy chế của cơ quan, tổ chức.

3. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư (Điều 35)

Ủy ban nhân dân các cấp, doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm:

- Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác văn thư.

- Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.

- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.

- Bố trí kinh phí để hiện đại hóa phương tiện, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác văn thư, quản lý và vận hành hiệu quả Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

- Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư.

- Sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và
địa phương.

4. Kinh phí cho công tác văn thư (Điều 36)

- Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành.

- Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc:

+ Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư.

+ Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.

+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư.

+ Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.

III. TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. Trách nhiệm xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ, ngành, địa phương (Khoản 3 Điều 11 Luật Lưu trữ).

2. Quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử (Điều 12 Luật Lưu trữ)

- Lưu trữ hiện hành trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có thời hạn, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn chưa đến thời hạn nộp vào lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn không thuộc trường hợp nộp vào lưu trữ lịch sử. Lưu trữ hiện hành thực hiện các hoạt động xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; thực hiện nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử theo quy định.

- Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương và cấp tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật.
Lưu trữ lịch sử thực hiện hoạt động thu nộp, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo quy định.

3. Quản lý tài liệu trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, phá sản, kết thúc hoạt động, tổ chức lại

Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (Điều 42 Thông tư số 06/2025/TT-BNV):

- Chỉ đạo các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ, thống kê danh mục hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành.

- Chỉ đạo tổ chức chỉnh lý tài liệu đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành.

- Bố trí nhân sự, kho tàng, trang thiết bị cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý.

4. Trách nhiệm ban hành danh mục, thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Căn cứ quy định tại các khoản 2, 3 và 5 Điều 15 Luật Lưu trữ, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định danh mục, thời hạn lưu trữ cụ thể đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình (Khoản 6 Điều 15 Luật Lưu trữ).

5. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử (Điều 19 Luật Lưu trữ)

- Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây:

+ Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;

+ Gửi hồ sơ đề nghị cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền, bao gồm văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu, mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có);

+ Nộp hồ sơ, tài liệu theo mục lục hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thiện sau khi có ý kiến của lưu trữ lịch sử;

+ Khiếu nại việc từ chối thu hồ sơ, tài liệu của lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

- Lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây:

+ Hướng dẫn cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;

+ Có ý kiến bằng văn bản về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử;

+ Thu hồ sơ, tài liệu hoặc từ chối thu hồ sơ, tài liệu;

+ Sưu tầm tài liệu lưu trữ;

+ Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ việc thu nộp, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

6. Trách nhiệm xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng (Điều 44 Nghị định số 113/2025/NĐ-CP)

- Cơ quan, tổ chức thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tài liệu vĩnh viễn thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam có trách nhiệm bố trí nguồn lực xây dựng kho lưu trữ đáp ứng quy định tại Nghị định này hoặc sử dụng dịch vụ kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản an toàn, toàn vẹn tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ có thời hạn hoặc tài liệu lưu trữ tư có trách nhiệm bố trí không gian, trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật, phần mềm cần thiết để bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

7. Trách nhiệm đối với hoạt động dịch vụ lưu trữ (Điều 55 Luật Lưu trữ)

- Trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ đối với hoạt động dịch vụ lưu trữ được quy định như sau:

+ Bộ Nội vụ hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về hoạt động dịch vụ lưu trữ trong phạm vi cả nước; cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật;

+ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về hoạt động dịch vụ lưu trữ theo thẩm quyền quản lý; giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

+ Tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan;

+ Chịu trách nhiệm về chất lượng dịch vụ lưu trữ, bồi thường thiệt hại (nếu có) trong quá trình thực hiện dịch vụ theo quy định của pháp luật;

+ Bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu về việc thực hiện dịch vụ lưu trữ;

+ Cung cấp tài liệu, thông tin liên quan đến kết quả thực hiện dịch vụ lưu trữ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

- Cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

+ Lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ bảo đảm chất lượng và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm dịch vụ lưu trữ;

+ Quản lý, giám sát quá trình và kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ của tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ;

+ Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước phải thông báo việc sử dụng dịch vụ lưu trữ cho cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ. Thời hạn gửi thông báo trước ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo.

8. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm sau đây (Khoản 1 Điều 59 Luật Lưu trữ):

- Tổ chức tuyên truyền, nâng cao nhận thức về bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Chỉ đạo việc số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Chỉ đạo lưu trữ hiện hành nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử đủ thành phần, đúng thời hạn;

- Chịu trách nhiệm về việc lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.

9. Quy định chuyển tiếp về chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu (Khoản 1 Điều 65 Luật Lưu trữ): kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025:

- Trong thời hạn 10 năm, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và nộp vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành;

- Trong thời hạn 05 năm, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đối với tài liệu hình thành trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành nhưng chưa được chỉnh lý theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật này;

- Trong thời hạn 10 năm, lưu trữ lịch sử phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đối với tài liệu đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử nhưng chưa được chỉnh lý theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;

- Trong thời hạn 05 năm, cơ quan, tổ chức đã xác định bí mật nhà nước có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với lưu trữ lịch sử thực hiện việc giải mật tài liệu đã nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Việc giải mật tài liệu lưu trữ đã nộp vào lưu trữ lịch sử trong trường hợp cơ quan xác định bí mật nhà nước không còn hoạt động thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại khoản 2 Điều 65 Luật Lưu trữ.

10. Trách nhiệm quy định nội quy, quy chế thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ (Khoản 5 Điều 7 Thông tư số 05/2025/TT-BNV)

Căn cứ quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV và quy định khác của pháp luật có liên quan, cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có trách nhiệm quy định nội quy, quy chế thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ.

11. Trách nhiệm thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành (Điều 19 Thông tư số 05/2025/TT-BNV)

a) Thời hạn nộp

- Đơn vị, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu số vào lưu trữ hiện hành trên Hệ thống trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc công việc.

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp để phục vụ công việc thì vẫn phải thực hiện nộp theo đúng quy định và được cấp quyền sử dụng thường xuyên, không qua xét duyệt của người có thẩm quyền trong thời hạn 360 ngày kể từ ngày đến hạn nộp hồ sơ, tài liệu.

b) Lưu trữ hiện hành tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện:

- Rà soát tiêu đề hồ sơ, tài liệu; thời hạn lưu trữ của hồ sơ, tài liệu; thành phần tài liệu trong hồ sơ; các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu. 14

- Hiệu chỉnh lại các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu nộp bảo đảm đúng quy định của pháp luật, quy định của cơ quan về hồ sơ, tài liệu nộp.

- Xác nhận “đồng ý” đối với hồ sơ, tài liệu đáp ứng yêu cầu và “trả lại” đối với hồ sơ, tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu, nêu rõ lý do và yêu cầu để đơn vị, cá nhân nộp hoàn thiện, thực hiện nộp lại.

c) Thời gian xác nhận của lưu trữ hiện hành không quá 60 ngày kể từ ngày đơn vị, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu trên Hệ thống.

d) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành phù hợp với chức năng, năng lực xử lý của Hệ thống.

12. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống (Điều 22 Thông tư số 05/2025/TT-BNV)

a) Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu

- Cơ quan, tổ chức nộp chuẩn bị hồ sơ nộp gồm: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp (theo kết quả từ giai đoạn đăng ký nộp); đóng gói hồ sơ, tài liệu theo quy định; lịch sử đơn vị hình thành phông (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp đối với cơ quan, tổ chức thực hiện nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.

- Trường hợp hồ sơ, tài liệu có đồng thời cả tài liệu số và tài liệu giấy, thủ tục nộp hồ sơ, tài liệu giấy thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

b) Thu nộp trực tiếp

- Lưu trữ lịch sử và cơ quan, tổ chức nộp thống nhất địa điểm thu nộp hồ sơ, tài liệu và thiết bị lưu trữ bảo đảm an toàn tài liệu, dữ liệu.

- Cơ quan, tổ chức nộp trực tiếp chuyển thiết bị lưu trữ gói tin và hồ sơ nộp đến địa điểm nộp và phối hợp với lưu trữ lịch sử kiểm tra thiết bị lưu trữ gói tin.

- Lưu trữ lịch sử tải (upload) gói tin và các tài liệu kèm theo vào Hệ thống.

- Lưu trữ lịch sử và cơ quan, tổ chức nộp phối hợp thực hiện kiểm tra virus, tính xác thực của gói tin; kiểm tra tổng thể các gói tin, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu trong các gói tin với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp đã thống nhất; cập nhật thông tin “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu”.

- Lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu, gồm các thông tin sau: mã đăng ký yêu cầu (nếu có); mã cơ quan, tổ chức nộp; tên cơ quan, tổ chức nộp; số lần nộp; tổng số hồ sơ, tài liệu nộp theo đăng ký; tổng số hồ sơ, tài liệu giao nhận; tổng số dung lượng; tổng số thiết bị, tình trạng, mô tả chi tiết thiết bị; thời gian giao nhận; người giao, nhận; ghi chú khác (nếu có).

c) Thu nộp trực tuyến khác Hệ thống

- Cơ quan, tổ chức nộp đăng nhập vào Hệ thống của lưu trữ lịch sử cập nhật hồ sơ nộp vào Hệ thống;

- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật kết nối hệ thống.

- Thực hiện nộp gói SIP vào Hệ thống và nhập các thông tin mô tả từng gói SIP: mã đăng ký yêu cầu thu nộp; mã định danh gói SIP; mã phông (nếu có); tổng số hồ sơ, tài liệu trong gói SIP (theo thứ tự Mục lục hồ sơ, tài liệu); số thứ tự hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu (từ số… đến số…); thời gian nộp (Hệ thống tự cập nhật thời gian thực và các lần upload gói SIP). 17

- Hệ thống tự động thực hiện kiểm tra virus, tính xác thực của gói SIP; kiểm tra tổng thể các gói SIP, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu trong các gói SIP với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp đã thống nhất, cập nhật cụ thể thông tin “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu”; đưa toàn bộ gói SIP hợp lệ vào trạng thái “Chờ tiếp nhận”.

d) Thu nộp trực tuyến cùng Hệ thống

- Cơ quan, tổ chức nộp đăng nhập vào Hệ thống; nhập mới hoặc cập nhật thông tin về đơn vị hình thành phông và khối tài liệu thu nộp: lịch sử đơn vị hình thành phông (cập nhật theo giai đoạn tài liệu thu nộp đối với cơ quan, tổ chức thực hiện thu nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu thu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; lựa chọn hồ sơ, tài liệu và thực hiện thao tác “Nộp vào lưu trữ lịch sử” trên Hệ thống.

- Hệ thống tự động kiểm tra, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu với Mục lục hồ sơ, tài liệu thu nộp và xác nhận: “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu” và đưa toàn bộ hồ sơ, tài liệu thu nộp vào trạng thái “Chờ tiếp nhận”.

13. Trách nhiệm quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ hiện hành (Khoản 2 Điều 33 Thông tư số 05/2025/TT-BNV)

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ hiện hành phục vụ hoạt động nội bộ của cơ quan, tổ chức.

14. Trách nhiệm hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống tại lưu trữ hiện hành (Điều 49 Thông tư số 05/2025/TT-BNV)

a) Lưu trữ hiện hành rà soát Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống, thực hiện thủ tục thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

b) Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị làm việc trong Hệ thống

- Căn cứ quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị, người được giao nhiệm vụ tạo tài khoản và gán quyền xem xét danh mục, tài liệu cho các thành viên Hội đồng trong Hệ thống.

- Các thành viên Hội đồng xem xét danh mục, thực hiện việc kiểm tra tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống.

- Kết quả làm việc của Hội đồng được tổng hợp và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong Hệ thống làm căn cứ để ra quyết định.

c) Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị và thời gian thẩm định tài liệu lưu trữ số hết giá trị thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

d) Cơ quan, tổ chức nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ thẩm định tài liệu lưu trữ số hết giá trị thông qua Hệ thống hoặc bằng văn bản hành chính.

đ) Cơ quan, tổ chức nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử thiết lập tài khoản và cấp quyền để đại diện cơ quan thẩm định truy cập vào Hệ thống, thực hiện các thao tác nhập ý kiến thẩm định trong Hệ thống và kết xuất kết quả thẩm định từ Hệ thống.

e) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ.

g) Hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống

- Căn cứ Quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị của người có thẩm quyền, lưu trữ hiện hành thực hiện thao tác hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống.

- Hệ thống lưu vết toàn bộ quá trình hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

h) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị của cơ quan, tổ chức trong Hệ thống.

15. Trách nhiệm hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống tại lưu trữ lịch sử (Điều 50 Thông tư số 05/2025/TT-BNV)

a) Lưu trữ lịch sử rà soát Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống, trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ thẩm định trong Hệ thống hoặc bằng văn bản hành chính.

b) Công chức được giao nhiệm vụ thẩm định truy cập vào Hệ thống, thực hiện các thao tác nhập ý kiến thẩm định trong Hệ thống và kết xuất kết quả thẩm định từ Hệ thống, thực hiện thủ tục báo cáo người có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

c) Hủy tài liệu hết giá trị trong Hệ thống

+ Căn cứ vào quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị của người có thẩm quyền, lưu trữ lịch sử thực hiện thao tác hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị trong Hệ thống.

+ Hệ thống lưu vết toàn bộ quá trình hủy tài liệu hết giá trị.

MỤC II. CÁC NỘI DUNG LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

I. KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

1. Về bàn giao hồ sơ tài liệu sau khi sáp xếp bộ máy

 Sở Nội vụ đã hướng dẫn các cơ quan thực hiện đóng gói, bàn giao hồ sơ, tài liệu trong quá trình thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy; tổ chức các tổ kiểm tra đánh giá tình hình bảo quản tài liệu của các cơ quan, đơn vị để đưa ra phương án bảo quản tài liệu. Kết quả bàn giao tài liệu cụ thể như sau: Tại thành phố Đà Nẵng (cũ): Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã nhận bàn giao 6.828,8 mét liệu[1] tài liệu cấp huyện, trong đó có 1.352,5 mét tài liệu chưa chỉnh lý. Đối với tài liệu khối phường, xã: tổng số mét tài liệu lưu trữ là 3.131 mét, trong đó, đã chỉnh lý hoàn chỉnh 1.489 mét, chưa chỉnh lý 1.642 mét. Tại tỉnh Quảng Nam (cũ): Trung tâm lưu trữ lịch sử nhận bàn giao gần 25.516 mét tài liệu tài liệu cấp huyện, trong đó có 22.217 mét chưa chỉnh lý bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử và 07 Kho lưu trữ UBND huyện cũ. Đối với tài liệu khối phường, xã: tổng số mét tài liệu là 5.225 mét, trong đó, đã chỉnh lý hoàn chỉnh 1.475 mét, chưa chỉnh lý: 3.750 mét.

2. Về tình hình chỉnh lý và số hóa tài liệu

 Để các cơ quan trên địa bàn thành phố quản lý tốt, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; số hóa tài liệu tiến tới lưu trữ tài liệu điện tử… UBND thành phố Đà Nẵng đã ban hành nhiều đề án chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ[2]. Ngoài ra, thực hiện Công văn số 851/BNV-CVT&LTNN, Sở Nội vụ đã chủ động ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, đôn đốc triển khai công tác số hóa tại các cơ quan, đơn vị, địa phương

Trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, công tác số hóa tài liệu lưu trữ đã đạt được nhiều kết quả tích cực. Tổng cộng đã thực hiện số hóa khoảng 15,3 triệu trang tài liệu, với tổng kinh phí trên 58 tỷ đồng. Trong đó, giai đoạn từ năm 2017 đến năm 2021 đã số hóa được 2,7 triệu trang; từ năm 2023 đến nay, thành phố đã số hóa thêm 7,5 triệu trang tài liệu. Đồng thời, nhiều đề án, dự án số hóa cũng được triển khai tại các địa phương, đơn vị với kết quả nổi bật: số hóa 2,3 triệu trang tài liệu tại Lưu trữ lịch sử; 2,6 triệu trang hồ sơ, bản đồ địa chính tại thị xã Điện Bàn và số hóa 220 nghìn trang kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Ngoài ra, có 06 địa phương[3] đã chủ động cân đối kinh phí gần 870 triệu đồng để tổ chức thực hiện số hóa tài liệu. Tập trung thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ theo tiêu chí là hồ sơ chuyên môn, có giá trị lưu trữ trên 20 năm, có nhu cầu khai thác lớn như hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính, chưa có dữ liệu điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành. Cụ thể, việc số hóa tập trung chủ yếu vào các loại giấy tờ như Giấy phép xây dựng, sổ đăng ký tốt nghiệp, hồ sơ về trợ cấp xã hội cho các đối tượng có công, các hồ sơ là kết quả thủ tục hành chính...

Hiện nay, Sở Nội vụ đang tiếp tục theo dõi, đôn đốc các sở, ban, ngành trong việc triển khai công tác số hóa tài liệu, với kế hoạch thực hiện khoảng 4,3 triệu trang, tổng kinh phí dự kiến khoảng 18 tỷ đồng; đồng thời, Kết luận số 01-KL/BCĐ của Ban Chỉ đạo 57 đã đặt mục tiêu năm 2025 cần số hóa tối thiểu 30% hồ sơ lưu trữ có giá trị cao của thành phố Đà Nẵng mới và giao nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm thực hiện. Những kết quả đạt được thể hiện rõ quyết tâm trong thúc đẩy chuyển đổi số lĩnh vực văn thư, lưu trữ, hướng đến chính quyền số, hiệu quả và phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của tổ chức, công dân; Để theo dõi tiến độ số hóa được minh bạch, khoa học, kịp thời cung cấp thông tin cho lãnh đạo trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Sở Nội vụ đưa vào vận hành Cổng thông tin tiến độ số hóa tại địa chỉ http://tiendosohoa.danang.gov.vn/. Cổng cung cấp dữ liệu và dạng biểu đồ trực quan.

[1] trong đó: 04/07 (Hải Châu, Cẩm Lệ, Sơn Trà, Liên Chiểu) quận chuyển tài liệu và tất cả trang thiết bị lưu trữ (bao gồm giá, kệ...) bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố quản lý với tổng cộng 3.952,6 mét tài liệu; 03/07 (Ngũ Hành Sơn, Thanh Khê, Hòa Vang) quận tạm thời bảo quản nguyên trạng tài liệu ngay tại Kho Lưu trữ quận với tổng cộng 2.876 mét tài liệu, Trung tâm Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tiếp nhận bàn giao, bảo quản an toàn tài liệu cho đến khi bố trí được Kho Lưu trữ mới

[2] Quyết định số 7865/QĐ-UBND ngày 14/11/2016 phê duyệt Đề án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, địa phương thuộc thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2017–2020 (điều chỉnh tại Quyết định số 4393/QĐ-UBND ngày 30/9/2019); Quyết định số 2773/QĐ-UBND ban hành Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025, định hướng đến năm 2030; Quyết định số 1538/QĐ-UBND ngày 27/5/2019 của UBND tỉnh Quảng Nam phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019 – 2024; Quyết định số 1649 /QĐ-UBND ngày 03/6/2019 của UBND tỉnh Quảng Nam  Phê duyệt Đề án “Xây dựng hệ thống công nghệ thông tin quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ người có công với cách mạng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam”  Quyết định số 2685/QĐ-UBND ngày 07/10/2022 của UBND tỉnh về phê duyệt Dự án Số hóa hồ sơ địa chính từ dạng giấy sang dạng số tại thị xã Điện Bàn, tỉnh Quảng Nam.

[3] Hội An: 143 triệu, Núi Thành: 444 triệu, Phú Ninh: 41 triệu, Quế Sơn: 218 triệu, Phước Sơn: 1 triệu, Bắc Trà My: 21 triệu

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC ĐIỆN TỬ TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH