Chuyên đề 19
QUẢN LÝ HỒ SƠ VIÊN CHỨC

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

1. Thông tư số 07/2018/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức.

2. Thông tư số 06/2023/TT-BNV ngày 04/5/2023 của Bộ trưởng BNV ban hành quy chế cập nhật, sử dụng, khai thác dữ liệu, thông tin của cơ sở dữ liệu quốc gia về viên chức trong các cơ quan nhà nước.

3. Quyết định số 25/2024/QĐ-UBND ngày 22/7/2024 của UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quy chế về việc cập nhật, quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu về viên chức, người lao động thành phố Đà Nẵng.

II. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ HỒ SƠ VIÊN CHỨC

a) Hồ sơ viên chức cần được xây dựng, lưu trữ, bảo quản dưới dạng hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử; công tác quản lý hồ sơ viên chức được thực hiện đồng thời cả hai hình thức: quản lý hồ sơ giấy và quản lý hồ sơ điện tử trên Phần mềm quản lý hồ sơ viên chức để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý viên chức.

b) Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ viên chức được thực hiện thống nhất, khoa học và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng viên chức từ khi được tuyển dụng cho đến khi không còn làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước.

c) Hồ sơ giấy viên chức được lưu trữ, quản lý thống nhất tại cơ quan, đơn vị, địa phương có thẩm quyền theo phân cấp quản lý. Hồ sơ điện tử viên chức được các cơ quan, đơn vị số hóa trên cơ sở hồ sơ giấy và được cập nhật, xác thực thường xuyên, liên tục lên Phần mềm Quản lý hồ sơ viên chức; bảo đảm kết nối, liên thông trong toàn hệ thống Cơ sở dữ liệu viên chức thành phố Đà Nẵng và với cơ sở dữ liệu quốc gia về viên chức tại Bộ Nội vụ.

d) Hồ sơ của viên chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn; được xây dựng, quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức. nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ viên chức.

đ) Viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. những tài liệu do viên chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý viên chức xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý.

III. QUẢN LÝ HỒ SƠ VIÊN CHỨC BẢN GIẤY

1. Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ viên chức

1.1. Đối với CCVC tuyển dụng lần đầu

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm hướng dẫn viên chức kê khai, kiểm tra, xác minh các thông tin do viên chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp. Người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức xác nhận, đóng dấu và nộp cho cơ quan quản lý hồ sơ viên chức để đưa vào hồ sơ quản lý. Đồng thời hướng dẫn viên chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc gồm:

a) Quyển “Lý lịch viên chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ CCVC phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của viên chức. Quyển “Lý lịch viên chức” do viên chức tự kê khai và được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;

b) "Sơ yếu lý lịch viên chức" là à tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt thông tin về bản thân, mối quan hệ gia đình và xã hội của viên chức. Sơ yếu lý lịch do viên chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ quyển "Lý lịch viên chức” quy định tại điểm a khoản 1 Mục này và các tài liệu bổ sung khác của viên chức. Sơ yếu lý lịch viên chức được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;

c) Bản sao giấy khai sinh có công chứng của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

d) Phiếu lý lịch tư pháp của cơ quan có thẩm quyền cấp;

đ) Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ sở y tế cso thẩm quyền cấp còn giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật;

e) Bản sao có công chứng các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo, bồi dưỡng của viên chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền cấp. Trường hợp các văn bằng, chứng chỉ đào tạo do cơ sở đào tạo nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì phải được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền của Bộ Giáo dục và Đào tạo công nhận;

g) Bản sao các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận viên chức có công chứng của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Trường hợp phát hiện có dấu hiệu sai phạm, nhầm lẫn về thông tin trong hồ sơ gốc của viên chức thì đơn vị sự nghiệp công lập giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền quản lý đơn vị sự nghiệp công lập giải quyết theo quy định của pháp luật.

1.2. Đối với viên chức đang công tác

Các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 1 của Mục này, thành phần hồ sơ khác của viên chức đang công tác, bao gồm:

a) "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức" là tài liệu do viên chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý hồ sơ viên chức. "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức" phải được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;

b) Bản sao các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, biệt phái, điều động, luân chuyển, thăng hạng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của viên chức.

c) Bản tự kiểm điểm, tự nhận xét, đánh giá hàng năm của viên chức có xác nhận của đơn vị sử dụng viên chức; bản nhận xét, đánh giá, phân loại viên chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý viên chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);

d) Bản kê khai tài sản, bản kê khai tài sản bổ sung đối với đối tượng viên chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định của pháp luật;

đ) Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến viên chức và gia đình viên chức được phản ánh trong đơn, thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;

e) Văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của viên chức;

g) Viên chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ viên chức.

1. 3. Đối với viên chức nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc hoặc từ trần

Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày viên chức có quyết định nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc hoặc viên chức từ trần thì việc quản lý hồ sơ được thực hiện như sau:

a) Trường hợp viên chức nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc thì được nhận 1 bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức" và các quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm viên chức thôi việc. Cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức" khi có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền quản lý viên chức và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;

b) Đối với viên chức từ trần, gia đình viên chức được nhận 1 bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức". Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm viên chức thôi việc.

1.4. Thời hạn lưu trữ hồ sơ viên chức

Hồ sơ gốc của viên chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản
vĩnh viễn.

1.5. Trường hợp thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc

Việc xây dựng, hoàn thiện hồ sơ gốc được thực hiện như sau:

a) Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện hồ sơ viên chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm yêu cầu viên chức phải hoàn thiện, bổ sung các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại khoản 2 Mục này.

b) Trường hợp không thể hoàn thiện, bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc để hoàn thiện các thành phần hồ sơ khác hoặc lập mới hồ sơ viên chức theo quy định tại khoản 1 Mục này.

2. Biểu mẫu quản lý hồ sơ viên chức

Các biểu mẫu phục vụ công tác quản lý hồ sơ viên chức thống nhất toàn quốc do Bộ Nội vụ thống nhất ban hành và thực hiện theo quy định tại Thông tư số 07/2018/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức.

3. Chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ CCVC

3.1. Chế độ bổ sung hồ sơ viên chức

Định kỳ trước ngày 31 tháng 12 hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước về hồ sơ viên chức, đơn vị sử dụng viên chức hướng dẫn viên chức kê khai, bổ sung những thông tin phát sinh trong năm liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình, xã hội theo "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức". Viên chức phải nộp bổ sung bản sao các văn bằng, chứng chỉ được cấp trong năm (nếu có) cùng với "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức".

Trường hợp các thông tin phát sinh do viên chức tự kê khai không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự gian lận thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

3.2. Trường hợp lập mới hồ sơ viên chức khi hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc

a) Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày xác định hồ sơ viên chức bị hư hỏng, thất lạc thì cơ quan quản lý hồ sơ viên chức có trách nhiệm thông báo cho đơn vị sử dụng viên chức hướng dẫn viên chức kê khai và hoàn thiện hồ sơ quy định tại khoản 1 và khoản 2 Mục 2;

b) Sau khi viên chức tự kê khai và hoàn thiện hồ sơ, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm kiểm tra thông tin trong thành phần hồ sơ. Trường hợp các thành phần hồ sơ thống nhất thông tin thì người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức xác nhận, chịu trách nhiệm về các thông tin trong hồ sơ viên chức và báo cáo cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem xét, quyết định.

c) Trường hợp sau khi viên chức kê khai, hoàn thiện hồ sơ nhưng giữa các thành phần hồ sơ không thống nhất thông tin thì đơn vị sử dụng viên chức ban hành quyết định thực hiện việc kiểm tra, xác minh, sau đó báo cáo kết luận việc kiểm tra, xác minh để cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem xét, quyết định thống nhất thông tin hồ sơ bằng văn bản. Việc kiểm tra, xác minh thực hiện như sau:

Nội dung kiểm tra, xác minh: trực tiếp kiểm tra, xác minh thực tế các thành phần hồ sơ tại các cơ quan có thẩm quyền cấp hồ sơ, giấy tờ hộ tịch (hồ sơ gốc), hồ sơ Lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) gồm: trường hợp các thông tin trong thành phần hồ sơ viên chức không thống nhất với giấy tờ hộ tịch thì Đoàn kiểm tra, xác minh đề nghị đơn vị sử dụng viên chức gửi văn bản đến cơ quan tư pháp cấp tỉnh trở lên kiểm tra, xác minh và đề nghị cơ quan tư pháp thông báo kết quả kiểm tra, xác minh bằng văn bản về cơ quan sử dụng viên chức về giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch; trường hợp các thông tin trong thành phần hồ sơ viên chức không thống nhất với giấy tờ hồ sơ lý lịch đảng viên thì Đoàn kiểm tra, xác minh đề nghị cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ đảng viên kiểm tra, xác minh và thông báo kết quả về đơn vị sử dụng viên chức. Trường hợp các văn bằng, chứng chỉ do các cơ sở đào tạo nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì Đoàn kiểm tra, xác minh báo cáo đơn vị sử dụng viên chức gửi văn bản đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý văn bằng, chứng chỉ của Bộ Giáo dục và Đào tạo kiểm tra, xác minh.

Thời gian bắt đầu tiến hành kiểm tra, xác minh tính từ khi Quyết định kiểm tra, xác minh của đơn vị sử dụng viên chức có hiệu lực. Thời gian kết thúc việc kiểm tra, xác minh sau 90 ngày kể từ khi bắt đầu kiểm tra, xác minh; trường hợp vì lý do bất khả kháng thì đơn vị sử dụng viên chức cho phép gia hạn bằng văn bản; thời gian gia hạn không quá 30 ngày làm việc kể từ khi văn bản gia hạn có hiệu lực. Sau thời gian kiểm tra, xác minh không kết luận được việc kiểm tra, xác minh thì đơn vị sử dụng viên chức báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem xét, quyết định.

Thành phần Đoàn kiểm tra, xác minh gồm: Trưởng đoàn và các thành viên do người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức quyết định; Trưởng Đoàn kiểm tra, xác minh có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên của Đoàn; Các thành viên Đoàn kiểm tra, xác minh chịu trách nhiệm cá nhân về ý kiến kiểm tra, xác minh của mình. Hoạt động của Đoàn kiểm tra, xác minh phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, công khai, trung thực; biên bản kết luận việc kiểm tra, xác minh được Trưởng Đoàn kiểm tra, xác minh báo cáo đơn vị sử dụng viên chức sau 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc việc kiểm tra, xác minh (bằng biên bản kết luận việc kiểm tra, xác minh) và chịu trách nhiệm về kết luận kiểm tra, xác minh của mình.

Trách nhiệm kiểm tra, xác minh: cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân liên quan đến nội dung kiểm tra, xác minh có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra, xác minh; trường hợp cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân liên quan đến nội dung kiểm tra, xác minh làm sai lệch hồ sơ, giả mạo hồ sơ hoặc xác nhận, cấp giấy tờ, hồ sơ cho người không đủ điều kiện thì bị xử lý kỷ luật theo quy định của Luật Viên chức và pháp luật hiện hành.

d) Không phải xác minh đối với hồ sơ hư hỏng, thất lạc do nguyên nhân khách quan trong các trường hợp sau:

Các thành phần hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc không phải là thành phần hồ sơ gốc quy định tại khoản 1 Mục II. Trong trường hợp này, viên chức thực hiện chế độ bổ sung hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Mục này;

Các thành phần hồ sơ thất lạc nhưng được tìm thấy trở lại và trùng hợp thông tin với các thành phần hồ sơ khác trong hồ sơ gốc hoặc đã được cơ quan Tư pháp từ cấp tỉnh trở lên, cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính hợp pháp.

3.3. Sửa chữa thông tin trong hồ sơ viên chức

Trường hợp sửa chữa thông tin trong hồ sơ viên chức do đơn vị sử dụng viên chức thực hiện, sau đó báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem xét, quyết định. Đơn vị sử dụng viên chức phải thực hiện việc kiểm tra, xác minh về những thông tin sửa chữa trong hồ sơ viên chức như quy định tại điểm c khoản 2 Mục này. Nội dung sửa chữa thông tin hồ sơ viên chức thực hiện như sau:

a) Trường hợp các thành phần hồ sơ (quyển Lý lịch viên chức, giấy khai sinh, sổ bảo hiểm xã hội, văn bằng, chứng chỉ) không thống nhất thì căn cứ giấy khai sinh gốc để hoàn thiện, bổ sung và thống nhất các thành phần hồ sơ khác theo giấy khai sinh này; trường hợp trong hồ sơ viên chức không có giấy khai sinh thì căn cứ quyển Lý lịch viên chức lập khi viên chức được tuyển dụng lần đầu vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước để thống nhất.

b) Việc sửa chữa các thông tin trong hồ sơ viên chức phải được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức quyết định bằng văn bản, sau khi có biên bản kết luận việc kiểm tra, xác minh của đơn vị sử dụng viên chức.

c) Không thực hiện việc sửa chữa, điều chỉnh ngày, tháng, năm sinh trong hồ sơ đối với viên chức là đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam mà thống nhất xác định ngày, tháng, năm sinh (tuổi) của viên chức theo tuổi khai trong hồ sơ lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi được kết nạp vào Đảng.

3.4. Lập mới hồ sơ viên chức

Trường hợp lập mới hồ sơ viên chức khi thành phần hồ sơ gốc hư hỏng, thất lạc hoặc khi đề nghị sửa chữa thông tin trong thành phần hồ sơ gốc của viên chức theo phân cấp quản lý viên chức, người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức có trách nhiệm báo cáo theo quy định tại khoản 7 Mục này.

3.5. Tìm lại được hồ sơ, giấy tờ gốc bị thất lạc

Trường hợp tìm lại được hồ sơ, giấy tờ gốc bị thất lạc thì tiếp tục sử dụng hồ sơ, giấy tờ gốc; hồ sơ và các giấy tờ lập mới có giá trị tham khảo. Nếu các thành phần trong hồ sơ gốc và hồ sơ lập mới có sự khác biệt thì sử dụng các thành phần trong hồ sơ gốc.

3.6. Bổ sung hồ sơ đối với viên chức còn từ 12 tháng công tác trở xuống tính đến ngày nghỉ hưu

Trường hợp viên chức còn từ 12 tháng công tác trở xuống tính đến ngày nghỉ hưu thì không sửa chữa thông tin trong thành phần hồ sơ gốc của viên chức.

3.7. Báo cáo về việc lập mới hồ sơ viên chức

Định kỳ trước ngày 30 tháng 6 hàng năm hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về viên chức, cơ quan quản lý hồ sơ viên chức có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo việc lập mới hồ sơ viên chức của năm trước.

4. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ viên chức

4.1. Cách thức tiếp nhận hồ sơ viên chức

Viên chức thay đổi cơ quan, tổ chức, đơn vị mới hoặc được xét chuyển thành công chức thì cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức khi tiếp nhận viên chức phải yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ viên chức đó.

4.2. Thời gian tiếp nhận

Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày, kể từ ngày viên chức có quyết định tiếp nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị mới hoặc có quyết định xét chuyển thành công chức. Hồ sơ khi tiếp nhận phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo mẫu HS04-VC/BNV và mẫu HS05-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư số 07/2018/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

b) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;

c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ theo mẫu HS08b-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư số 07/2018/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

d) Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ theo mẫu HS08a-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư số 07/2018/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và lập biên bản giao nhận;

đ) Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức thực hiện.

4.3. Viên chức nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc, chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức, đơn vị mới hoặc từ trần:

Việc chuyển giao và lưu trữ hồ sơ được thực hiện như sau:

a) Trường hợp viên chức nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc thì được nhận 1 bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức" và các quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm viên chức thôi việc. Cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức" khi có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền quản lý viên chức và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;

b) Trường hợp viên chức chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức, đơn vị mới thì được nhận 1 bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức". Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cũ lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản;

c) Đối với viên chức từ trần, gia đình viên chức được nhận 1 bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức". Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm viên chức thôi việc.

5. Nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ CCVC

5.1. Đối tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức

a) Cơ quan quản lý viên chức, đơn vị sử dụng viên chức và cơ quan quản lý hồ sơ viên chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức để phục vụ yêu cầu công tác;

b) Trường hợp cần thiết và được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức, viên chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức" của mình.

5.2. Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ viên chức

a) Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp cho người đến nghiên cứu hồ sơ viên chức, trong đó ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong "Phiếu nghiên cứu hồ sơ viên chức" theo mẫu HS06-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư số 07/2018/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ viên chức;

c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao;

d) Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ viên chức như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ;

đ) Nếu muốn sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ viên chức thì phải báo cáo và được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ viên chức đồng ý. Việc sao chụp tài liệu do người trực tiếp quản lý hồ sơ viên chức tiến hành và bàn giao lại.

 5.3. Nhiệm vụ của CCVC trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ CCVC

a) Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ viên chức theo "Phiếu nghiên cứu hồ sơ viên chức" đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chấp thuận;

b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả bảo đảm đúng như khi cho mượn và vào phiếu theo dõi sử dụng, khai thác hồ sơ viên chức theo mẫu HS07-VC/BNV, sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ viên chức theo mẫu HS08c-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư số 07/2018/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

c) Sao lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo "Phiếu nghiên cứu hồ sơ viên chức" đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức
chấp thuận.

6. Lưu giữ, bảo quản hồ sơ CCVC

6.1. Các bước lưu giữ, bảo quản hồ sơ viên chức

a) Lập sổ hồ sơ;

b) Phân loại tài liệu;

c) Lập phiếu liệt kê tài liệu;

d) Lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ;

đ) Lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.

6.2. Yêu cầu đối với việc lưu giữ hồ sơ viên chức

a) Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy;

b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ viên chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian để thuận tiện cho việc tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;

c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin viên chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu viên chức nếu có). Ngoài ra còn lưu trữ và quản lý trên hệ thống máy vi tính;

d) Bảo đảm dễ bảo quản, không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ.

 6.3. Quy trình lưu giữ hồ sơ viên chức

a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

b) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp hoặc thừa; chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu 1 bản; việc loại bỏ phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ viên chức và phải được lập thành biên bản, lưu trong hồ sơ gốc. Những tài liệu hư hỏng phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;

c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ viên chức phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ viên chức. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ viên chức do người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức quyết định thành lập. Khi tiến hành tiêu hủy tài liệu hồ sơ viên chức phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cho phép hủy, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản tiêu hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ viên chức.

6.4. Chế độ bảo quản hồ sơ viên chức theo chế độ bảo mật của nhà nước và phải bảo đảm các chế độ và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị

a) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: tủ, két bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật; giá, kệ hồ sơ; bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa; thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột, dán.... bảo đảm hồ sơ viên chức được lưu giữ lâu dài;

b) Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản;

c) Định kỳ hàng năm kiểm tra tổng thể, có kế hoạch phun thuốc chống mối, mọt và chỉnh lý lại hồ sơ;

IV. QUẢN LÝ HỒ SƠ VIÊN CHỨC TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ VIÊN CHỨC

1. Hồ sơ điện tử

Hồ sơ điện tử của viên chức là tập hợp các tài liệu được thể hiện dưới dạng tài liệu điện tử, được tạo lập hoặc được số hóa trên cơ sở hồ sơ giấy, đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo quy định; được cập nhật, lưu trữ trên Phần mềm quản lý hồ sơ viên chức của UBND thành phố (sau đây viết tắt là Phần mềm) và được kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về viên chức.

Hồ sơ điện tử của viên chức phải được tạo lập, cập nhật thường xuyên, kịp thời, đầy đủ, chính xác, song song, thống nhất với hồ sơ, tài liệu giấy và phải được phê duyệt thông qua việc thực hiện xác thực thông tin hồ sơ điện tử của viên chức trên phần mềm quản lý hồ sơ viên chức.

Quản lý hồ sơ điện tử là việc tạo lập, xác thực dữ liệu điện tử, xây dựng, cập nhật, sửa chữa thông tin, thay đổi trạng thái, khai thác và sử dụng hồ sơ điện tử của viên chức. việc khai thác hồ sơ điện tử viên chức được thực hiện thông qua các chức năng tra cứu, tìm kiếm, xem thông tin về hồ sơ viên chức hoặc kết xuất thông tin cơ sở dữ liệu viên chức, tổng hợp các thông tin theo tiêu chí, thống kê, báo cáo, xuất, in các kết quả thông tin hồ sơ điện tử của viên chức và phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thông tin của viên chức.

Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức chịu trách nhiệm tạo lập, cập nhật, quản lý, vận hành và khai thác, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ viên chức theo quy định của pháp luật và theo phân cấp quản lý. việc kết nối và chia sẻ dữ liệu hồ sơ viên chức trên phần mềm với các hệ thống thông tin khác phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền hoặc của người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức. địa chỉ truy cập phần mềm quản lý hồ sơ viên chức: https://viên chức.danang.gov.vn.

2. Số hóa hồ sơ viên chức

Số hóa hồ sơ viên chức là quá trình chuyển đổi thông tin thông qua việc nhập, quét (scan) thông tin, dữ liệu, văn bản, tài liệu có sẵn trên hồ sơ giấy của viên chức nhằm chuyển đổi sang dạng thông tin, dữ liệu, văn bản, tài liệu điện tử và được lưu trữ trong hồ sơ điện tử của viên chức trên phần mềm quản lý hồ sơ viên chức.

Quá trình số hóa phải đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa; đồng thời phải đảm bảo các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân của viên chức.

Người thực hiện số hóa sao chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số của cơ quan, đơn vị để ký trên bản sao chụp điện tử. Việc sao chụp giấy tờ, tài liệu chuyển sang bản điện tử phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để bảo đảm tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;

b) Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;

c) Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;

d) Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo 2 bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;

đ) Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;

e) Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại Điều 6 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Cụ thể:

- Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:

+ Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;

+ Ảnh màu;

+ Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;

+ Tỷ lệ số hóa: 100%;

+ Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa phải đảm bảo đúng, đủ như sau: Vị trí ở góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu; hình ảnh dấu của cơ quan, đơn vị màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png); các thông tin tên cơ quan, đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601); được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen; (Mẫu hình thức chữ kí số cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu lưu trữ số hóa tại Phụ lục IV đính kèm).

+ Tên file: Gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi
dấu chấm.

- Tài liệu ảnh: Định dạng JPEG; độ phân giải tối thiểu 200dpi.

g) Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

3. Tạo lập, cập nhật, bổ sung thông tin, dữ liệu hồ sơ điện tử viên chức

3.1. Lập mới hồ sơ điện tử

a) Trong thời gian 15 ngày làm việc, kể từ ngày có hồ sơ giấy của viên chức, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức có trách nhiệm tạo lập, cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin hồ sơ viên chức và các văn bản, tài liệu liên quan khác của viên chức hiện có mặt của cơ quan, đơn vị vào các trường dữ liệu của phần mềm quản lý hồ sơ viên chức. thông tin hồ sơ viên chức cập nhật trên phần mềm phải được chuẩn hóa và thống nhất với hồ sơ giấy.

b) Các cơ quan, đơn vị căn cứ hồ sơ giấy của viên chức để rà soát, tạo lập, cập nhật đầy đủ, chính xác các nội dung thông tin cần thiết của viên chức lên tất cả các thẻ thông tin trên phần mềm, trong đó lưu ý các trường thông tin cần rà soát, cập nhật đầy đủ gồm:

- Thẻ “Thông tin chung” gồm: Ảnh thẻ; họ và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; tôn giáo; số CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp; nguyên quán; nơi sinh; hộ khẩu thường trú; nơi ở hiện nay; số điện thoại di động; email công vụ; tình trạng hôn nhân; thông tin đảng viên (số thẻ, ngày kết nạp, nơi kết nạp); số sổ BHXH; số thẻ BHYT; Mã số thuế cá nhân;

- Thẻ “Biên chế, hợp đồng” gồm: Loại hình biên chế; hình thức tuyển dụng; ngày tuyển dụng; cơ quan ra quyết định tuyển dụng; số, kí hiệu văn bản tuyển dụng (bao gồm cả thông tin hợp đồng lao động lần đầu, nếu có);

- Thẻ “Công tác”: Đối tượng đặc thù (nếu có); quá trình công tác gồm: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, đơn vị công tác, phòng công tác, chức vụ, hệ số chức vụ; quá trình kiêm nhiệm, biệt phái (nếu có);

- Thẻ “Lương, phụ cấp”: Quá trình lương (ngày bắt đầu, ngày kết thúc, hình thức hưởng lương, thời điểm tính nâng lương lần sau, ngạch/chức danh nghề nghiệp, bậc, hệ số lương, vượt khung, chênh lệch bảo lưu (nếu có)); quá trình phụ cấp (ngày bắt đầu, ngày kết thúc, loại phụ cấp, đơn vị tính (hệ số/phần trăm/số tiền)); quá trình nghỉ gián đoạn (ngày bắt đầu, ngày kết thúc, loại nghỉ gián đoạn (nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ không lương…), lý do);

- Thẻ “Đào tạo, bồi dưỡng”: Quá trình đào tạo chuyên môn (thời gian, trình độ, hình thức, chuyên ngành đào tạo, số hiệu và ngày cấp văn bằng, chứng chỉ); quá trình bồi dưỡng nghiệp vụ (Quản lý nhà nước, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý..); quá trình bồi dưỡng ngắn hạn (nếu có);

- Thẻ “Đánh giá, khen thưởng, kỷ luật”: Quá trình đánh giá (thời gian, kết quả đánh giá; số, kí hiệu, ngày tháng văn bản quyết định; cơ quan quyết định đánh giá); quá trình khen thưởng (thời gian, loại hình khen thưởng, hình thức khen thưởng, thành tích đạt được, lý do); quá trình kỷ luật (thời gian, hình thức kỷ luật, lý do);

- Thẻ “Hồ sơ nhân thân”: Quá trình lý lịch hồ sơ; đặc điểm lịch sử bản thân (về bản thân, vợ/chồng và các con; ông, bà nội, ngoại, cha, mẹ, anh chị em ruột và của bên vợ hoặc bên chồng);

- Thẻ “Đảng, Đoàn, đoàn thể khác”: thời gian, tổ chức Đảng/Đoàn/đoàn thể khác; chức vụ; kiêm nhiệm (nếu có).

c) Đồng thời với việc nhập các nội dung thông tin cần thiết của viên chức lên tất cả các thẻ thông tin, bộ phận quản lý hồ sơ viên chức của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm cập nhật đầy đủ file đính kèm (định dạng .pdf) tương ứng với từng nội dung thông tin của viên chức (trước mắt áp dụng đối với viên chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý) và bấm tích chọn “bảo mật tệp đính kèm”. tệp đính kèm phải đảm bảo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo quy định tại tiết 6 điểm b khoản 2 Mục III Hướng dẫn này.

3.2. Cập nhật, bổ sung, sửa chữa thông tin, dữ liệu hồ sơ điện tử

- Khi có thay đổi về thông tin trên cơ sở văn bản, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền ban hành như các quyết định liên quan về quá trình công tác, quá trình đào tạo, bồi dưỡng, quá trình lương, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, kết luận về những vấn đề liên quan đến cá nhân và gia đình viên chức thì cơ quan, đơn vị có trách nhiệm cập nhật thông tin vào hồ sơ điện tử của viên chức trong vòng 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận văn bản, tài liệu.

- Đối với thông tin thay đổi từ phía cá nhân viên chức bao gồm lý lịch và các mối quan hệ xã hội, quan hệ gia đình thì viên chức có trách nhiệm báo cáo, cung cấp thông tin cho bộ phận quản lý hồ sơ của cơ quan, đơn vị để cập nhật và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, nhất quán của thông tin do mình cung cấp. việc cập nhật thông tin thay đổi, phát sinh từ phía cá nhân viên chức vào hồ sơ điện tử của viên chức được cơ quan, đơn vị thực hiện trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin bằng giấy tờ, văn bản, tài liệu hợp lệ do viên chức cung cấp.

- Trường hợp phát hiện thông tin trong hồ sơ điện tử không thống nhất với hồ sơ giấy của viên chức thì cơ quan, đơn vị phải cập nhật, bổ sung, sửa chữa theo hồ sơ giấy và phải được rà soát, kiểm tra, xác minh, số hóa, phê duyệt trước khi cập nhật, sử dụng.

- Định kỳ 6 tháng (trước ngày 20/7) và hàng năm (trước ngày 15/02), cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức có trách nhiệm rà soát, cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin, dữ liệu điện tử phát sinh trong năm của hồ sơ viên chức.

4. Điều chuyển và tiếp nhận hồ sơ điện tử trên Phần mềm

a) Trường hợp viên chức được bầu cử, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, chuyển công tác đến cơ quan, đơn vị, địa phương mới vẫn thuộc thẩm quyền quản lý của UBND thành phố nhưng có sự thay đổi về thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức thì cùng với việc chuyển giao hồ sơ giấy, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày văn bản có hiệu lực, cơ quan, đơn vị, địa phương đang quản lý hồ sơ viên chức có trách nhiệm chuyển giao quyền truy cập tài khoản hồ sơ điện tử viên chức sang cơ quan, đơn vị, địa phương mới có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức thông qua việc thực hiện các lệnh điều chuyển hồ sơ tương ứng trên phần mềm quản lý hồ sơ viên chức (tham khảo thêm tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm tại địa chỉ: https://viên chức.danang.gov.vn).

b) Trường hợp tiếp nhận viên chức từ cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc tỉnh, thành khác về thành phố công tác hoặc từ cơ quan, đơn vị khác không thuộc thẩm quyền quản lý của UBND thành phố về công tác tại các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc thẩm quyền quản lý của UBND thành phố thì trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận chuyển giao hồ sơ giấy của viên chức, cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm tạo lập mới hồ sơ điện tử của viên chức trên cơ sở hồ sơ giấy, phê duyệt, lưu trữ hồ sơ điện tử của viên chức trên Phần mềm.

c) Trường hợp viên chức được biệt phái hoặc thuyên chuyển đến cơ quan, đơn vị, địa phương khác công tác ngoài phạm vi, thẩm quyền quản lý của ubnd thành phố hoặc nghỉ hưu, thôi việc, buộc thôi việc, từ trần thì hồ sơ điện tử của viên chức đó vẫn phải được lưu trữ trên phần mềm; trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày văn bản có hiệu lực, cơ quan, đơn vị, địa phương có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức có trách nhiệm thực hiện cập nhật, điều chỉnh trạng thái hồ sơ điện tử viên chức trên Phần mềm.

5. Lưu trữ, quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ điện tử viên chức

a) Hồ sơ điện tử viên chức phải được lưu trữ vĩnh viễn trong cơ sở dữ liệu viên chức trên Phần mềm theo quy định của pháp luật để quản lý, khai thác, sử dụng phục vụ công tác cán bộ, thực hiện các chế độ, chính sách đối với viên chức; các trường hợp viên chức đã chuyển công tác khỏi phạm vi thẩm quyền quản lý của UBND thành phố hoặc nghỉ hưu, thôi việc, buộc thôi việc, từ trần vẫn phải được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hồ sơ viên chức trên Phần mềm theo quy định.

b) Việc lưu trữ hồ sơ điện tử viên chức phải tuân thủ theo đúng nguyên tắc, quy định về bí mật thông tin cá nhân, bảo mật thông tin, an toàn an ninh mạng theo quy định của pháp luật.

c) Cơ quan có thẩm quyền quản lý viên chức, cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng, quản lý viên chức và cơ quan, đơn vị, địa phương có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ điện tử của viên chức để phục vụ yêu cầu công tác cán bộ và thực hiện chế độ, chính sách đối với viên chức. yêu cầu nghiên cứu, sử dụng, khai thác hồ sơ điện tử của viên chức phải được sự đồng ý bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, người có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức.

d) Quyền khai thác và sử dụng hồ sơ điện tử bao gồm: quyền được tạo lập, cập nhật, hiệu chỉnh, điều chuyển hồ sơ, tổng hợp, thống kê, xử lý, sao chép, loại bỏ một phần hoặc toàn bộ hồ sơ viên chức theo quy định của pháp luật, quy định tại hướng dẫn này và quy định về phân cấp quản lý viên chức.

V. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

Định kỳ trước ngày 15 tháng 6 hàng năm, UBND cấp xã có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ viên chức của các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của mình, gửi báo cáo về Sở nội vụ để tổng hợp báo cáo Bộ Nội vụ. Nội dung, trình tự báo cáo công tác quản lý hồ sơ viên chức
như sau:

1. Đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý viên chức có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ viên chức theo Thông tư số 07/2018/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

2. Báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ viên chức, đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng, khai thác hồ sơ phục vụ công tác quản lý đội ngũ viên chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị, gồm:

a) Số lượng hồ sơ lập mới (hồ sơ tuyển dụng mới, kể cả hồ sơ lập mới do bị hư hỏng, thất lạc hoặc do sửa chữa thông tin trong hồ sơ), hồ sơ viên chức bổ nhiệm, xét chuyển, biệt phái, thay đổi chức danh nghề nghiệp và hồ sơ viên chức xét chuyển thành công chức hoặc thay đổi vị trí việc làm;

b) Số lượng hồ sơ viên chức được giải quyết nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng hoặc từ trần;

c) Số lượng hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc và hồ sơ đề nghị sửa chữa thông tin trong thành phần hồ sơ gốc.

3. Báo cáo cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện phục vụ công tác quản lý hồ sơ, gồm:

a) Khu vực bảo quản hồ sơ, nơi cất và lưu giữ hồ sơ viên chức;

b) Diện tích bảo quản, lưu giữ hồ sơ viên chức;

c) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ viên chức;

4. Kiến nghị, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ viên chức và mục tiêu hiện đại hoá công tác quản lý hồ sơ viên chức./.