Welke zijn je belangrijkste activiteiten aan het onthaal en als secretariaatsmedewerker? >>>
Het werk aan het onthaal is heel afwisselend, bijvoorbeeld: het ene ogenblik verbind ik een doorverwijzer door met een cursistenbegeleider, het andere ogenblik sta ik een cursist te woord die meldt dat hij ziek is.
Ik probeer cursisten uit te leggen hoe ze hun juiste klaslokaal kunnen vinden, ik scan verblijfsdocumenten in, ik noteer boodschappen in het cursistenvolgsysteem in de computer en ik probeer zelf een zo goed mogelijk antwoord te formuleren op vragen van mensen die zich aanbieden. Indien dat niet lukt, probeer ik de vraag door te spelen naar de juiste persoon in Leerpunt.
Iedereen die aan het onthaal werkt, vervult ook andere taken ’achter de schermen’ zoals daar o.a. zijn: verwerking van cursusplanning, cursistenadministratie zoals inschrijven in cursussen, administratieve verwerking van evaluatieresultaten en daarbij horend afleveren van deelcertificaten of certificaten.
Anderen zijn bezig met veiligheidsvoorschriften en gezondheid (zeker nu in coronatijden) in en rond het gebouw of met de reglementering rond privacy. Nog anderen houden zich bezig met aankoop van materialen of met de financiën.
De lijst van taken is heel lang, maar samenvattend kan je zeggen dat secretariaat en onthaal zo goed mogelijk lesgevers en staf ondersteunen zodat zij meer tijd en ruimte krijgen om hun kerntaken zo goed mogelijk uit te voeren.
Waarin verschilt de job van een onthaalmedewerker in Leerpunt met die in een andere organisatie of een bedrijf?
Omdat onze doelgroep kortgeschoolde volwassenen zijn met een heel diverse achtergrond, geboorteland en een al dan niet goede kennis van Nederlands spreken, begrijpen of lezen, hebben zij soms iets meer ondersteuning nodig. Leerpunt is een warme school waar de cursist echt centraal staat en dat gevoel willen we bij het onthaal aan de balie of aan de telefoon al onmiddellijk meegeven aan cursisten of geïnteresseerden.
Een glimlach en een vriendelijke, open houding wordt door iedereen begrepen ook al spreek je niet dezelfde taal. Wij dragen zorg voor de cursisten, maar ook voor elkaar en als een collega een vraag heeft of als het eventjes te druk wordt, springen we bij.
Het idee dat wij door ons werk in Leerpunt bijdragen aan het vergroten van kansen voor volwassenen om vlotter werk te vinden, om andere opleidingen te kunnen volgen of om sterker te staan in hun persoonlijk leven, vinden wij als onthaalmedewerkers heel waardevol.
Welke kwaliteiten heeft een goede onthaal- en secretariaatsmedewerker? >>>
Aangezien wij letterlijk het eerste aanspreekpunt zijn in het schoolgebouw, is het belangrijk om vriendelijk en behulpzaam te zijn. We moeten goed kunnen luisteren en voldoende inlevingsvermogen hebben. Sommige cursisten spreken en begrijpen nog niet goed Nederlands dus vaak moeten we hun vraag of ons antwoord nog eens herhalen en checken of we elkaar correct begrepen hebben. Geduld en af en toe een vleugje humor doen wonderen….
Als onthaalmedewerker moet je ook flexibel zijn, heel snel kunnen schakelen van bijvoorbeeld mensen te woord staan naar snel en toch correct uitvoeren van administratieve taken. Het kan er hectisch aan toe gaan tijdens de piekmomenten, bijvoorbeeld voor en na de lessen, dus stressbestendigheid combineren met ‘rust blijven uitstralen’ is de boodschap!
Wat vind je het moeilijkste aan je job als onthaalmedewerker?
De schrijnende verhalen die ik af en toe van mensen te horen krijg, blijven soms wel hangen. Sommigen hebben hun familie en bezittingen in hun geboorteland moeten achterlaten, hebben trauma’s opgelopen op de lange reis naar België; anderen die hier geboren zijn, hebben problemen met hun huisvesting of hebben het echt niet breed.
Mensen die kortgeschoold zijn, krijgen vaak minder kansen in het dagelijkse leven en weten niet altijd waar ze terecht kunnen om antwoord te krijgen op hun vragen of hoe ze hun situatie kunnen verbeteren door een opleiding.
Die verhalen kruipen onder je huid... maar ik probeer de cursisten een hart onder de riem te steken door mijn positieve houding.
Waarom heb je in Leerpunt gesolliciteerd? Wat trok jou aan?
Een kennis had mij over Leerpunt verteld; dat de school voor haar het verschil had gemaakt. Niet alleen had zij door les te volgen heel veel bijgeleerd, maar ze merkte dat zij in een klas terecht kwam met klasgenoten die dezelfde leervragen hadden. Voor ze naar Leerpunt ging dacht ze dat zij alleen zou zijn die veel dingen niet begreep of kende... Ze had door de lessen en de aanpak van de leraren nu meer zelfvertrouwen, meer het gevoel dat ze erbij hoorde, bij die zo snel evoluerende maatschappij.
Toen ik dat verhaal hoorde, wist ik dat ik voor Leerpunt wou werken... ik wist al lang dat een school mijn favoriete werkplek was, maar toen ik ook hoorde dat de cursisten zo divers waren, heb ik daar bewust gesolliciteerd.
En als laatste nog één vraag: herinner je je als onthaalmedewerker nog een grappig voorval of een grappige vraag? >>>
Toch zeker eentje: sommige cursisten die al een tijdje les volgen en ons in de tussentijd al beter kennen, groeten ons als afscheid bij het naar huis gaan na de les. Een man was vaak zo enthousiast dat hij de hele cafetaria door liep en tot aan de uitgang bleef zwaaien. Die dag was hij in een bijzonder goede bui, want hij zwaaide niet alleen enthousiast, maar glimlachte ook breeduit naar ons.
Hij was in zijn enthousiasme vergeten voor zich te kijken en knalde daardoor met zijn lichaam keihard tegen een betonnen paal aan in het midden van de cafetaria. Wij schrokken ons een hoedje en durfden eerst niet lachen, maar toen we het verbouwereerd gezicht van de man zagen veranderen in dezelfde glimlach als daarvoor en hij zijn weg breed zwaaiend vervolgde alsof er niets gebeurd was, barstten wij in lachen uit….