備忘録

豊橋駅前で研究会を開催するにあたって、自分のためのメモ。

開催場所の選定

愛知県の東側、豊橋駅は新幹線が走っていて、駅前に繁華街があり、安価な宿泊施設や食事処も数多くあるため、全国規模のイベントを開催する地方都市として悪くない場所だと思う。研究会を開催するにあたっては駅前には以下の選択肢がある。

• ホテルアソシア
  • https://www.associa.com/tyh/party/
  • 駅ビル。５階の宴会場が豪華な会議室になる。費用は高い。予算が潤沢にあり、体裁を重視するイベントには適していると思う。今回は除外。
• 豊橋商工会議所
  • http://www.toyohashi-cci.or.jp/annai/kaigishitsu/index.html
  • 貸し会議室が複数ある。価格は中庸。地元の企業への宣伝効果が見込めるかもしれない。
• 豊橋芸術劇場Plat
  • https://www.toyohashi-at.jp/
  • 2013年にできたばかりのきれいな建物。駅から近い。研究会に向いているのはアートスペース（２００人）、創作活動室A（１００人）、研修室大（５０人）あたりだろうか。
  • アートスペースは演劇鑑賞に使うような場所なので、双方向性（聴衆からの質問）には不向き。イスも窮屈。
  • コスパ的にはかなり良いと思うけれど人気が非常に高く、講演などの商業イベントも多く、１年前の予約開始時に大きな部屋はだいたい取られてしまう。
• 豊橋市民センター（カリオンビル）
  • http://www.city.toyohashi.lg.jp/8653.htm
  • かなり安価。建物の１階入り口には張り紙や謎の置物が置いてあってあふれる公民館感があるが、それ以外は装備も物品も揃っていて結果としてはコスパ最高だったと思う。視覚科学フォーラム2017ではここを利用したので、以下に詳細を述べる。

ちなみに駅前に駐車場は有料のものが多数ある。カリオンビルのそばの松葉パーク駐車場が安い。打ち止め料金が昼５００円、夜１０００円。

豊橋市民センター

建物はそれなりに年季が入っているはずなのだが、会議室の中は比較的綺麗で臭いもない。什器も故障もなく綺麗である。６階の多目的ホールは150平米ぐらいの広さで、定員９９名。６０人ぐらいの参加者だと一席づつスペースを開けて座ることになるのでちょうどよい程度である。９０名以上参加することになると、一番前の席から隙間なく座ることになるのでかなり窮屈だろう。その場合、前の方のイスを少し抜いて部屋の壁沿いに配置してあげれば参加者は座りやすくなると思う。今回の研究会では、テーブルの数台は茶菓子置き場やプロジェクター置き場にしたため、イスがいくつか余っていて、それを外周に配置した。テーブルが無いのにもかかわらず参加者はむしろ壁際の席を好んで座る傾向があった。このホールは天井が高く、窮屈感がなく、スライドプロジェクターを見るのにも好都合だった。

５階の大会議室は６階とほぼ同じ床面積だが、天井が普通の高さなので体感的には狭く感じる。

研究会では６階と５階の両方を借りた。予約は３ヶ月前から可能にあるのでスケジュール決定を急ぐ必要はない。３ヶ月前は早い者勝ちらしいので予約は確実ではない。裏技として、市役所の後援を貰うという方法がある。

「豊橋市教育委員会共催・後援等及び教育委員会賞の申請」

http://www.city.toyohashi.lg.jp/7202.htm

学術会議でれあれば後援を得るのは難しくないはずだ。市の後援を貰うと６ヶ月前から予約ができる。予約は電話でOK。開催の２週間前ごろにカリオンビル１階の受付で正式の申し込みをして料金を払う。見学はいつでも対応してもらえるが、部屋の中まで見たい場合は、あらかじめ連絡して空いている日に行ったほうがいい。

朝は９時に入り口の鍵が開く。夜は２１時までに部屋を返却施錠して退場する必要がある。

付属装備

部屋には机とイスが置いてある。６階廊下には受付用の長机が２つある。廊下には休憩用のベンチも何台かある。

wifiが利用可能。FreeSpotというサービスなので、携帯とかでメール登録するとずっと使える。電源は壁に少々。

プロジェクター、VGAケーブル、HDMIケーブル：無料レンタル。当日早い者勝ちらしい。２台借りたが６階の多目的ホールの大きなスクリーンに映すにはちょっとどちらも明るさや画質が足りない。自分のラボで使っているエプソンの3500ルーメンのプロジェクターを持っていったらこっちのほうが明るかった。６階の壁に備え付けてあるスクリーンは大きいので（写真）、できれば5000ルーメンクラスのプロジェクターを用意してほしいなと思う。

５階の会議室には自立タイプのスクリーンが部屋においてあった。少人数の運営会議を行うのにちょうどよい（写真）。

マイクシステムは６階の多目的ホールで利用した。電源を入れるだけですぐ使えるので便利。マイクは２本しか借りられなかった。２本は苦しい。演者と座長で使うと質疑応答のために使うマイクがない。交渉すればマイクを使いできるのかどうかわからない。

電源コードは借りられるが短い普通のテーブルタップ。電源リールがマイクシステムが置いてあるところに１台あった。壁からプロジェクターまで電源コードを伸ばすのに必要だ。

ポスタースタンド：５階会議室の倉庫にはポスタースタンドが置いてあり、無料で使うことができる。９０ｘ９０のサイズが１２枚、90x120のサイズが７枚あった。足は２２本。両面使えるので、規模のポスターセッション。一般にスタンドは有償レンタルすると１台あたりかなりお金がかかる。ポスターセッションを開催する場合予算を大きく削減できるだろう。スタンドは簡単に組み立てられる（写真）。部屋に据え置かれている机とイスは倉庫に片付けることができる。返却時には原状復帰が必要なので準備片付けの時間を考慮しておくこと。

１階の事務室にはコピー機があり、実費でコピーと印刷ができる。

入り口付近で案内のためのポスターを貼っていいかと交渉したらいろいろフレキシブルに対応していただいた。

コーヒーブレーク、昼食、懇親会

市民センターはどこでも飲食可能。５階と６階には給湯室があり、湯沸かしポットが１台、保温ポットが１台あった。湯呑みも置いてあったが洗う手間を考えると紙コップを使うのが良いだろう。小型の冷蔵庫も置いてあった。コーヒーブレークの置き場は廊下もしくは部屋の壁沿いに長机を使えば良いはず。電源は壁に適当にあるのだが、同じタップに同時接続しないように。ブレーカーが落ちるかもしれない。ただし事務の人もブレーカーの電源系統を把握しおらず、何処が共通の電源なのかはわからない。１階と５階にはジュースの自販機がある。飲み物やお菓子は近所のコンビニやスーパーで買えば良い。個人的におすすめなのが、小さなケーキ（＠１６０円、マッターホーン）や、焼き立てパン（＠１００円近所のベーカリー）だ。豊橋ならではのお菓子であればブラックサンダーミニの豊橋限定パッケージが最適。

昼食は各自適当に買ってくるか、近所の食事処に行くか、宅配弁当を利用する。豊橋カレーうどんの知名度は高く、多くの人が目の前の勢川あたりに入ろうとする。

懇親会でアルコールが出る場合は６階を使うように指示される。私は６階の廊下で開催した。懇親会参加者が４０人ぐらいなら廊下でも全く問題なかった。会議室で研究会を開催している最中にケータリング業者などに設置してもらい、研究会が終わると廊下ですぐに懇親会というのは移動もなく、荷物のセキュリティも心配しないで済むのでとても良い。

食事はケータリング業者（武蔵）にお願いした。かなり安価なので内容もそれなりだが大学主催の会でも何度も利用しているので勝手が分かっているのがメリットだ。寿司はグレードの違うものをそれぞれ注文したほうがバラエティが出て良さそう。武蔵のセットにはフルーツやスイーツが入っていない。カットフルーツを近所のスーパーで買っておく、スイーツはケーキ屋さんなどで買っておくと良い。

お酒は近所の酒屋さん（富岡屋本店）にお願いした。瓶ビールをお願いすると、余った未開栓のものは返品可能なので安心だ。日本酒もおすすめを教えてもらえる。お猪口も貸してもらえた。「四海王」と「もともと」720mlをチョイス。それぞれ豊橋のお酒なので話題提供にもなる。もともとはかなり飲みやすく美味しい(๑´ڡ`๑)。何人かの参加者が買って帰りたいと言っていた。ノンアルコールビール（缶）やチューハイ系（缶）も準備した。ノンアルコールはそれなりに出る印象。飲み物は冷蔵庫で冷やしておける。

豊橋観光コンベンション協会

http://www.honokuni.or.jp/toyohashi/

研究会を開くならここに一度連絡を入れべき。飲食店マップや豊橋市の宣伝資料などを無償で送ってもらえる。webからリンクをしてもらえるので検索ランキング向上にも貢献する。サイトに置いてある各種写真は流用可能とのことなので、加工して研究会のトップページに利用させていただいた。メインバナーの青いやつは、手筒花火を加工したもの。

お願いすれば研究会の開催日には豊橋駅の改札口前（新幹線・在来線）に看板を掲示してもらえる（写真）。参加する人たちは随分と安心するはずだ。

予算と総括

結局、市民センターを使えば研究会開催は安く済む。二日間開催で上記の二部屋を借りるのなら、会場費が３万円ぐらい（非営利団体価格）。電気水道代なども込。荷物運搬の駐車場も安価１５００円＠１台、あとは招待講演者の費用と、受付などのアルバイト代、資料印刷費、茶菓子などの実費である。豊橋技術科学大学の講義室で開催すると会場費は無料だけれど、駅から大学まで移動のバス代４６０円と時間３０分が掛かるので、主催と参加者の総額で考えると駅前で開催したほうがトータルで安く、効果的だと思う。