Viestintä & seuranta
Viestintä on keskeisen tärkeää prosessin jokaisessa vaiheessa ja läpileikkaavasti – sekä suunnittelussa että toimeenpanossa. Parantunut viestintä tukee kunnan vetovoimaisuutta sekä kuntalaisten vapaa-ajankäyttöä ja viihtyvyyttä sekä tukee matkailutoimijoiden mahdollisuuksia.
Viestinnän avulla voidaan kannustaa asukkaita liikkumaan luonnossa, lisätä tietoutta mm. kestävästä retkeilystä ja kerätä kävijöiden palautetta ja kehitysehdotuksia. Kunnat voivat myös aktiivisella viestinnällään profiloitua ja tuoda esiin virkistysmahdollisuuksiaan niin nykyisille kuin tuleville asukkaille ja yrityksille.
Viestinnän sisällöt
Virkistyskohteista, reiteistä ja retkeilystä viestimisessä on monenlaisia näkökulmia. Virkistyskohteiden viestintää varten kannattaa laatia viestintäsuunnitelma ja/tai vuosikello, jossa eri teemoja on jaoteltu vuodenkierron mukaan jo ennakkoon.
Sisältösuunnittelussa kannattaa huomioida esim. nämä teemat:
kohteiden ja reittien esittely: uudet kohteet, vanhojen ”helmien” esiin nostaminen (huolehdi, että kohteita esiteltäessä virkistyskäyttöön ja sen mainostamiseen on maanomistajan lupa)
reitistökokonaisuudet (huomioi tarvittaessa kuntarajat ylittävä viestintäyhteistyö)
kohteiden ja reittien lähistöllä sijaitsevat palvelut (huomioi yhteistyö sidosryhmien kanssa)
yhteistyön kehittäminen ja alueen toimijoiden kanssa tehtävät tai heidän toteuttamien tapahtumien kehittäminen ja mainostaminen
vastuullinen ja kestävä retkeily, retkietiketti, jokamiehen oikeudet
ajankohtainen tiedottaminen: tehdyt korjaukset ja huoltotoimenpiteet (esim. kun polttopuita on viety)
eri vuodenaikoihin liittyvät aktiviteetit ja niihin sopivat kohteet (ladut, pyöräily, marjastus ja sienestys, yöpyminen ulkona).
palaute: kannustetaan antamaan palautetta, kerrotaan tuloksista ja siitä, miten ne huomioidaan
Viestinnän kanavat ja keinot
Viestinnässä on tärkeää huomioida erilaisten kohderyhmien tavoittaminen monikanavaisesti. Verkkosivut ja muut digitaaliset kanavat ovat keskeisiä, mutta myös perinteisiä keinoja, kuten painettuja kunnan tiedotuslehtiä, ei kannata unohtaa. Viestintää voi ja kannattaa toteuttaa myös maastossa, mm. palautteeseen ja kävijöiden osallistamiseen liittyen.
Tekstien lisäksi viestinnässä kannattaa panostaa visuaalisuuteen – hyödynnä houkuttelevia kuvia ja videoita kohteista, sekä informatiivisia karttoja.
Verkkosivut
Kunnan omat verkkosivut ovat keskeinen tiedotuksen ja tiedonhallinnan väline: verkkosivuilla kannattaa huomioida kohdekuvaukset, houkuttelevat markkinointihenkiset tekstit sekä opasteet ja karttaupotteet.
Tietojen löydettävyys
miten virkistyskohteiden ja -reittien tiedot sijoittuvat sivustorakenteeseen? Mikäli sivustorakenteessa on useita mahdollisia polkuja (esim. liikunta, matkailu ja luonto), onko kaikista linkitys virkistystietojen äärelle?
Myös mahdolliset seudulliset/kuntarajat ylittävät kokonaisuudet (esim. Kuhankuonon reitistö) – kuinka tieto löytyy kunnan sivuilta?
Tietojen ajantasaisuus
viestintäsuunnitelmaan tulee kirjata, että kunnan sivuilla olevat tiedot kohteista, reiteistä ja palveluista ovat ajan tasalla
sopiva päivityssykli, ja selkeät merkinnät, koska tiedot on viimeksi tarkistettu.
Kenen vastuulla tietojen päivitys on?
Tietojen päivittämisen jälkeen esim. someviestinnällä muistutusta siitä, mistä asukkaat ja muut alueen kävijät löytävät tietoa kunnan virkistyskohteista ja reiteistä.
Päivitystä ja ajantasaisuutta helpottaa merkittävästi, mikäli tiedot ovat interaktiivisina karttaupotteina pdf-muotoisten karttojen sijaan.
Vinkki! Esim. Virman kautta tiedot saa sekä kunnan sivuille interaktiiviseksi karttaupotteeksi (ohjeet upotuksen tekemiseen Lounaistiedon sivuilla) että osaksi koko maakunnan laajuista tietovarantoa, jota retkeilijät voivat hyödyntää myös osoitteessa kartta.virma.fi
Sosiaalinen media
Sosiaalinen media on kustannustehokas tapa viestiä ja markkinoida, mutta laadukas toteutus edellyttää suunnitelmallisuutta, valmiutta reagointiin sekä sidosryhmäyhteistyötä
kunnan somekanavien kautta tavoittaa laajasti eri ikäisiä kuntalaisia.
sosiaalisessa mediassa kannattaa hyödyntää organisaatioiden sivujen lisäksi myös esim. Facebookin ryhmiä (kuntalaisten asukasryhmät ja retkeilyyn liittyvät ryhmät)
yhdistysten ja sidosryhmien kanssa kannattaa tehdä yhteistyötä: samat sisällöt jakoon mahdollisimman monen toimijan kanavissa
huomion herättämiseksi visuaalisuuteen (valokuvat ja videot) kannattaa panostaa sisällöissä
Vuorovaikutukseen on syytä panostaa ja suunnitella, kuka vastaa mahdollisiin kommentteihin.
Myös negatiiviseen palautteeseen kannattaa varautua jo ennakkoon, etenkin asialliseen kritiikkiin on tärkeää reagoida ja kertoa, millaisia toimenpiteitä on suunnitteilla, tai perustella tietoon perustuen, asiallisesti ja ystävällisesti.
Printtimedia & painetut esitteet
Sosiaalisen median lisäksi myös perinteisemmät keinot, kuten journalistisen median hyödyntäminen kannattaa huomioida.
kunnan tiedotuslehdet
mediatiedottaminen – erityisesti paikallislehdet tekevät mielellään juttuja myönteisistä paikallisista aiheista. Mediaa voi lähestyä joko tiedotteiden avulla tai kontaktoimalla suoraan oman alueen lehden toimitusta
Printtiesitteiden tarve kannattaa pohtia kriittisesti. Kuitenkin, jos kunnalla on esimerkiksi matkailijoille suunnattu infopiste, voi olla perusteltua laatia esite lähialueen helmistä.
Painetussa aineistossa kannattaa pyrkiä ajattomuuteen ja ohjata päivittyvän tiedon äärelle nettisivuosoitteiden ja QR-koodien avulla, jotta esitteet eivät vanhene tarpeettoman nopeasti.
Viestintä maastossa
Virkistyskohteilla ja -reiteillä liikkuville kannattaa viestiä myös paikan päällä maastossa.
Palautteen keruu
esimerkiksi laminoituja mainoksia, joissa pyydetään palautetta kävijöiltä.
Kerro, kuka kerää tietoja, mihin tietoa käytetään, ja ohjaa kävijät antamaan palautetta esimerkiksi sähköisellä palautelomakkeella, johon mainoksessa on linkki ja QR-koodi.
Vinkki! Maastoon voi pystyttää kylttejä, joissa kerrotaan esimerkiksi alueen luontoarvoista ja vastuullisen retkeilyn pelisäännöistä sekä kohteen toimintatavoista ja ohjeista, esimerkiksi, miten toimitaan laavulla polttopuiden kanssa. Kohdekyltteihin voi hakea inspiraatiota esimerkiksi Varsinais-Suomen Helmikunnat -luonnonhoitohankkeessa toteutetuista kylteistä.
Esimerkki: kuhankuonon Karttaupotteet ja reittikuvaukset
Virkistyskohde- ja reittitietojen ajantasaiseen ja selkeään esittämiseen kunnan tai reittien ylläpitäjän verkkosivuilla on tärkeää paneutua, kun halutaan houkutella kohteille kävijöitä tai huolehtia siitä, että retkeilijät tietävät, kuinka kohteelle pääsee, tai millaisia palveluita ja vaativuustasoja kohteella on.
Reiteistä kannattaa esittää verkkosivuilla
kuvaukset ja
houkuttelevia valokuvia
informatiivisia valokuvia palveluista ja rakenteista (esim. laavut, nuotiopaikat, käymälät, parkkipaikat)
karttatiedot (interaktiiviset karttaupotteet ovat helpommin ylläpidettäviä kuin pdf-muotoiset tiedostot ja helpottavat kohteiden tarkastelua
tieto reitin saavutettavuudesta ja esteettömyydestä sekä vaativuustasosta.
Kuhankuonon retkeilyreitistön verkkosivuihin kannattaa tutustua hyvänä esimerkkinä reitti- ja kohdetietojen esittämiseen.
Sivustolla on esitelty Kuhankuonon alueen eri reitit kuvailtuna. Reittien tiedoissa on hyödynnetty Lounaistiedon karttaupotteita, eli samat reittimerkinnät löytyvät myös Virma Kartta -sovelluksen kautta. Reittejä voi sivustolla suodattaa myös mm. pituuden ja vaativuustason mukaan.
Seuranta, palautteen kerääminen ja käsittely
Seuranta ja palautteen kerääminen on tärkeää sekä yhteistyökumppanien kesken, että kohteiden kävijöiltä. Kerättyä tietoa voi hyödyntää kehittämisen tukena sekä resurssien kohdentamiseen. Kävijämäärätiedon ja -palautteen kerääminen parantaa toimien kohdentamista sekä antaa selkänojaa tarpeiden perusteluille esim. resursointiin liittyen.
Tiedonkeruussa tärkeää sanoittaa, kuka kerää, mihin tarkoitukseen ja miten tietoa käytetään.
Sidosryhmät
Sidosryhmätyön sujuvuuden arvioiminen ja kehittäminen:
Mitä milloinkin tulee tehdä ja on tehty, miten yhteistyö toimii
Seuranta
esim. toteutumisen seuranta esim. yhdistysten ja maanomistajien kanssa
Tehtyjen sopimusten ja suunnitelmien seuranta
Sidosryhmien kesken seuranta ja palautteen keruukanavat kannattaa sopia sen mukaan, että ne toimivat juuri kyseisessä yhteistyössä, esimerkiksi seurantatapaamiset tai sähköiset keskusteluympäristöt ja/tai yhteisesti muokattavat ja täydennettävät tiedostot.
Kävijöiltä kerättävä palaute
Mitä kerätään:
Kohteisiin ja reitteihin liittyvät tiedot:
tiedon löydettävyys ja ajantasaisuus
varusteiden ja opasteiden kunto
ilkivalta ja ongelmat
toiveet ja tarpeet
Käyttömäärät ja käyttäjäpalautteet
Miten kerätään, esimerkkejä:
nettikyselyt
maastokyselyt
maastossa kävijälaskurit
avoin palautelomake kunnan nettisivuilla
somekommenttien seuranta
Suunnitelkaa myös resursointi:
vaikka kaikki palaute on tärkeää, kannattaa tiedonkeruu suunnitella niin, että kerätty tieto ehditään käsitellä.
kuka analysoi ja mihin tietoa käytetään?
miten reagoidaan ja kenen vastuulla, mikäli tulee äkillisiä tarpeita (esim. korjauksiin tai turvallisuuteen liittyen)