Last updated: 30 July 2026
Vetifile is a pet health management application. This Privacy Policy explains what personal information we collect, how we use it, and your rights regarding your data.
Data Controller: Burcu Birinci, Ankara, Türkiye
Email: support@vetifile.com
When you register, we collect your email address and, optionally, a display name. This is stored in Firebase Authentication and Cloud Firestore.
Names, species, breed, date of birth, weight, and profile photos you enter for your pets are stored in Cloud Firestore and Firebase Cloud Storage.
Veterinary visit notes, vaccination records, medication reminders, prescriptions, and any photos or PDF files you upload are stored in Cloud Firestore and Firebase Cloud Storage.
Food type, energy values, current weight, target weight, age, life stage, activity level, and body condition score you enter for feeding calculations are processed entirely on your device. This data is not transmitted to external servers and is not stored in Firestore or Cloud Storage.
Expense entries (amount, currency, category, date, optional note) are stored locally on your device using AsyncStorage. This data is not sent to Firebase or any external server. These records are deleted from your device when your account is deleted through the app.
Symptom selections, free-text notes, and any photos you attach are evaluated entirely on your device using local rule-based logic. No symptom data, notes, or photos are transmitted to external servers for analysis.
When you attach a photo or PDF to a health record and use the Report Interpretation feature, the file may be sent to Google Cloud Vision API via a Firebase Cloud Function for optical character recognition (OCR). No external generative AI or large language model provider receives the files. Google Cloud Vision is used only to extract printed text; Vetifile does not use your content to train AI models.
Image files are sent to the Vision API as a synchronous request. Per Google's data-use policy, image content is processed in memory and is not persisted to disk by Google; limited request metadata (such as request size and timestamp) may be logged temporarily for service monitoring.
PDF files are processed via an asynchronous Vision API batch job. Google may write intermediate OCR results to temporary Google-managed storage; per Google's policy this temporary data has a failsafe TTL of a few hours and is not used to train models. In addition, the OCR output files that Vetifile's Cloud Function writes to its own Cloud Storage output prefix are deleted by the function immediately after the results are read.
The extracted text is then parsed on our Cloud Function server to identify lab values. Results are displayed in the app and are not stored separately beyond the health record you created.
When you use the Nearby Vets feature, your precise GPS coordinates (full-precision latitude and longitude) are included in the search query sent to the OpenStreetMap Overpass API (overpass-api.de and fallback mirrors) to find nearby clinics. Your coordinates are not stored in Firestore or Cloud Storage; your device may cache the query result locally for up to 5 minutes.
Medication and appointment reminders are delivered as local notifications scheduled directly on your device using the expo-notifications SDK. These are triggered by a date/time you set and do not leave your device; no data is sent to any server to deliver them.
General announcements sent by the Vetifile team are delivered as remote push notifications via the Expo Push Notification Service (exp.host). To receive these, your Expo push token is stored in Firestore under your user profile. Your push token is removed from Firestore when you disable notifications or delete your account.
We use Sentry (EU-region server: ingest.de.sentry.io) to collect crash reports and error logs. Sentry may receive your user ID, email address, device information, and app session data, together with the call stack and breadcrumbs captured at the time of an error. Performance tracing is active for 10% of production sessions.
Diagnostic data is retained according to the retention period configured in the Sentry project. See Sentry's privacy policy.
If you create a mating listing, the information you provide (pet details, contact preference) is stored in Firestore and visible to other users. You may delete your listings at any time.
To operate Vetifile and deliver its features
To send medication and appointment reminders you have configured
To detect and fix crashes and technical errors through Sentry
To provide the Report Interpretation feature through Google Cloud Vision OCR
To help you find nearby veterinary clinics through the OpenStreetMap Overpass API
We do not use your data for advertising, do not sell your data to third parties, and do not use it to train AI or machine-learning models.
Firebase / Google LLC
Authentication, database, file storage, and cloud functions. Data involved may include email, pet data, health records, photos/PDFs, and push token.
Google Cloud Vision API
OCR for report interpretation. Data involved: photos/PDFs attached to health records.
OpenStreetMap Overpass API
Nearby veterinary clinic search. Data involved: precise GPS coordinates.
Expo Push Notification Service
General announcements through remote push notifications. Data involved: push token, announcement title, and announcement body.
Sentry (EU region)
Crash reporting and error monitoring. Data involved may include user ID, email, device information, error stack, and session traces.
Some of Vetifile's service providers are located in, or may process data in, countries outside Türkiye, including the United States and countries within the European Union.
Firebase / Google LLC: Data may be processed in the United States or other Google infrastructure regions.
Google Cloud Vision API: Processes health record attachments for OCR and is operated by Google LLC.
OpenStreetMap Overpass API: Operated by volunteers; the primary server is located in Germany (EU).
Expo Push Notification Service: Operated by Expo in the United States.
Sentry: Configured to use the EU-region ingest endpoint.
Your data is retained for as long as your account is active. When you delete your account through the app:
Firebase Authentication: Your login credentials are permanently deleted.
Firestore: Your user profile, pets, health records, medication reminders, prescriptions, questions, and mating listings are deleted.
Firebase Cloud Storage: Files stored under your account path are deleted. If a network error occurs, manual cleanup can be requested.
Expense records and local data: User-specific AsyncStorage data is deleted from your device.
Push token: Deleted together with your Firestore user profile.
Sentry: Diagnostic data may be retained according to the configured retention period.
Delete in the app: Open Settings → Delete Account and type DELETE (or SİL in Turkish).
Cannot access the app? Visit vetifile.com/delete-account or email support@vetifile.com from your registered email address using the subject “Account Deletion Request.”
All data in transit between the app and Firebase is encrypted using TLS. Firebase Security Rules enforce authenticated access to Firestore and Cloud Storage. API credentials for third-party services are held in Firebase Cloud Functions and are not embedded in the app binary.
No system is fully immune from security incidents. Should a breach affect your data, we will notify you as required by applicable law.
Vetifile is not directed at children under 13, or under 16 in the European Economic Area. We do not knowingly collect personal data from children. If you believe a child has submitted personal data, contact us.
Depending on your jurisdiction, you may have the right to access, correct, delete, or obtain a portable copy of your personal data, and to object to or restrict certain processing. Contact support@vetifile.com.
We may update this Privacy Policy from time to time. Material changes will be notified through the app. The updated version takes effect on the date shown at the top of this policy.
Data Controller: Burcu Birinci
Location: Ankara, Türkiye
Email: support@vetifile.com
Account deletion: vetifile.com/delete-account
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") Madde 10 Kapsamında
Son güncelleme: 30 Temmuz 2026
Veri Sorumlusu
Burcu Birinci
Adres
Ankara, Türkiye
E-posta
support@vetifile.com
Son güncelleme
30 Temmuz 2026
Bu metin; Vetifile mobil uygulaması (“Uygulama”) aracılığıyla kişisel verilerinizin nasıl işlendiğini, hangi amaçlarla ve hangi hukuki dayanaklara göre toplandığını, kimlere aktarıldığını ve KVKK kapsamındaki haklarınızı açıklamaktadır.
Veri Kategorisi
Toplanan Veriler
İşleme Amacı
Toplanma Yöntemi
Hukuki Dayanak
Kimlik / İletişim
E-posta adresi, görünen ad (isteğe bağlı)
Kimlik doğrulama, hesap yönetimi
Kullanıcı tarafından kayıt formuna girilir
Sözleşmenin ifası (Md. 5/2-c)
Evcil hayvan bilgisi
Ad, tür, ırk, doğum tarihi, kilo, profil fotoğrafı
Sağlık takibi hizmetinin sağlanması
Kullanıcı tarafından uygulama içinde girilir
Açık rıza (Md. 5/1) — fotoğraf; sözleşmenin ifası — diğerleri
Sağlık kayıtları
Muayene notları, aşı ve ilaç kayıtları, yüklenen fotoğraf/PDF
Evcil hayvan sağlık arşivi oluşturulması
Kullanıcı tarafından uygulama içinde girilir veya yüklenir
Açık rıza (Md. 5/1)
Konum
Tam GPS koordinatları (enlem, boylam)
Yakındaki veteriner klinikleri arama
Özellik kullanıldığında cihaz konum servisi tarafından sağlanır
Açık rıza (Md. 5/1)
Bildirim tanımlayıcısı
Expo push token, bildirim platform bilgisi
Yönetici tarafından gönderilen genel duyuruların iletilmesi (yerel hatırlatıcılar için sunucuya gönderilmez)
Bildirimler etkinleştirildiğinde cihaz tarafından sağlanır
Açık rıza (Md. 5/1)
Hata ve teknik log
Kullanıcı kimliği, e-posta, cihaz bilgisi, hata yığını, oturum izi
Uygulama hatalarını tespit etme ve giderme
Çökme veya hata anında Sentry SDK tarafından otomatik olarak toplanır
Meşru menfaat (Md. 5/2-f)
Topluluk verileri
Çiftleşme ilanı bilgileri (evcil hayvan detayları, iletişim tercihi)
Çiftleşme platformunun işletilmesi
Kullanıcı tarafından ilan formuna girilir
Açık rıza (Md. 5/1)
Cihaz üzerinde işlenen veriler: Mama ve Kilo Koçu hesaplama girdileri ile Harcama Takibi kayıtları tamamen cihazda saklanır; Firebase veya diğer sunuculara iletilmez. Belirti Kontrolü verileri de yalnızca cihaz üzerindeki kural tabanlı algoritmalarla değerlendirilir.
Alıcı Grup
Aktarılan Veri
Aktarım Amacı
Ülke
Firebase / Google LLC
E-posta, evcil hayvan verisi, sağlık kayıtları, fotoğraf/PDF, push token
Kimlik doğrulama, veritabanı, dosya depolama, bulut fonksiyonlar
ABD ve/veya diğer Google altyapı bölgeleri
Google Cloud Vision API
Sağlık kaydına ekli fotoğraf ve PDF dosyaları
Rapor yorumlama için optik karakter tanıma (OCR). Üretken yapay zeka veya büyük dil modeli kullanılmaz; içerik yapay zeka eğitiminde kullanılmaz. Fotoğraflar bellekte senkron olarak işlenir; PDF'ler için kısa süreli geçici depolama söz konusu olabilir ve Vetifile'ın kendi çıktı dosyaları okunduktan hemen sonra silinir.
ABD (Google LLC)
OpenStreetMap Overpass API
Tam GPS koordinatları
Yakındaki veteriner klinikleri sorgulama
AB (Almanya) — gönüllü operatörler
Expo Push Notification Service
Push token, bildirim başlığı ve içeriği
Genel duyuruların uzaktan iletimi (ilaç/randevu hatırlatıcıları yerel bildirim olarak çalışır; bu servise gönderilmez)
ABD (Expo)
Sentry (AB bölgesi)
Kullanıcı kimliği, e-posta, cihaz bilgisi, hata günlükleri, oturum izleri
Çökme ve hata izleme
AB (ingest.de.sentry.io)
Verileriniz reklam amacıyla kullanılmaz ve üçüncü taraflara satılmaz.
Vetifile’ın bazı hizmet sağlayıcıları Türkiye dışında, başta Amerika Birleşik Devletleri ve Avrupa Birliği ülkeleri olmak üzere çeşitli ülkelerde yerleşiktir ya da verileri bu ülkelerde işleyebilir. KVKK’nın 9. maddesi kapsamında yurt dışına aktarım; kullanıcının açık rızasına veya ilgili aktarım için geçerli diğer hukuki dayanağa (sözleşmenin ifası, meşru menfaat) dayanılarak gerçekleştirilmektedir.
Firebase/Google: Google’ın standart sözleşme maddeleri (SCCs) ve gizlilik sertifikasyonları kapsamında işlem görür.
Google Cloud Vision: Aynı Google gizlilik çerçevesi geçerlidir.
Overpass API: Sorgu tabanlı erişim; koordinatlar saklanmaz.
Expo: Yalnızca push token ve bildirim içeriği iletilir.
Sentry: AB bölgesi sunucusu kullanılmaktadır (ingest.de.sentry.io).
Kişisel verileriniz hesabınız aktif olduğu sürece saklanır. Hesabınızı uygulama üzerinden sildiğinizde aşağıdaki adımlar gerçekleştirilir:
Firebase Authentication: Kimlik bilgileriniz kalıcı olarak silinir.
Firestore: Kullanıcı profiliniz, evcil hayvan kayıtları, sağlık kayıtları, ilaç hatırlatıcıları, reçeteler, sorular ve çiftleşme ilanları silinir.
Firebase Cloud Storage: Hesabınıza ait dosyalar (profil fotoğrafı, sağlık kaydı ekleri) silinir. Ağ hatası durumunda eksik kalan dosyalar için support@vetifile.com adresine başvurabilirsiniz.
Cihaz verisi: Harcama Takibi kayıtları, önbelleğe alınmış pet ve aşı verileri dahil olmak üzere kullanıcıya özgü AsyncStorage anahtarları hesap silme akışında cihazdan temizlenir.
Push token: Firestore kullanıcı profiliyle birlikte silinir.
Sentry: Kullanıcı kimliğinizle ilişkili tanılama verileri, Sentry proje ayarlarında yapılandırılmış saklama süresi boyunca tutulabilir.
Hesabınızı silmek için Ayarlar → Hesabı Sil bölümüne gidin. Onay için “SİL” yazmanız istenir. Uygulamaya erişemiyorsanız, “Hesap Silme Talebi” konusuyla support@vetifile.com adresine e-posta gönderebilir veya vetifile.com/delete-account sayfasını kullanabilirsiniz.
Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
KVKK Madde 7 kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme
Münhasıran otomatik sistemlerle analiz nedeniyle aleyhinize oluşan sonuçlara itiraz etme
Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde tazminat talep etme
Haklarınızı kullanmak için support@vetifile.com adresine yazabilirsiniz. Talebiniz en geç 30 gün içinde yanıtlanır.
Uygulama ile Firebase arasındaki tüm veri iletişimi TLS ile şifrelenmektedir. Firebase Güvenlik Kuralları, Firestore ve Cloud Storage’a kimlik doğrulamalı erişimi zorunlu kılmaktadır. Üçüncü taraf hizmet API anahtarları Firebase Cloud Functions’ta tutulmakta; uygulama ikili dosyasına gömülmemektedir.
Bu metin zaman zaman güncellenebilir. Önemli değişiklikler uygulama üzerinden duyurulur. Güncellenmiş metin, üst bilgide belirtilen tarihten itibaren geçerli olur.
Veri Sorumlusu: Burcu Birinci
Adres: Ankara, Türkiye
E-posta: support@vetifile.com
Hesap silme: vetifile.com/delete-account veya support@vetifile.com
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") Madde 10 Kapsamında
Son güncelleme: 30 Temmuz 2026
Veri Sorumlusu
Burcu Birinci
Adres
Ankara, Türkiye
E-posta
support@vetifile.com
Son güncelleme
30 Temmuz 2026
Bu metin; Vetifile mobil uygulaması (“Uygulama”) aracılığıyla kişisel verilerinizin nasıl işlendiğini, hangi amaçlarla ve hangi hukuki dayanaklara göre toplandığını, kimlere aktarıldığını ve KVKK kapsamındaki haklarınızı açıklamaktadır.
Veri Kategorisi
Toplanan Veriler
İşleme Amacı
Toplanma Yöntemi
Hukuki Dayanak
Kimlik / İletişim
E-posta adresi, görünen ad (isteğe bağlı)
Kimlik doğrulama, hesap yönetimi
Kullanıcı tarafından kayıt formuna girilir
Sözleşmenin ifası (Md. 5/2-c)
Evcil hayvan bilgisi
Ad, tür, ırk, doğum tarihi, kilo, profil fotoğrafı
Sağlık takibi hizmetinin sağlanması
Kullanıcı tarafından uygulama içinde girilir
Açık rıza (Md. 5/1) — fotoğraf; sözleşmenin ifası — diğerleri
Sağlık kayıtları
Muayene notları, aşı ve ilaç kayıtları, yüklenen fotoğraf/PDF
Evcil hayvan sağlık arşivi oluşturulması
Kullanıcı tarafından uygulama içinde girilir veya yüklenir
Açık rıza (Md. 5/1)
Konum
Tam GPS koordinatları (enlem, boylam)
Yakındaki veteriner klinikleri arama
Özellik kullanıldığında cihaz konum servisi tarafından sağlanır
Açık rıza (Md. 5/1)
Bildirim tanımlayıcısı
Expo push token, bildirim platform bilgisi
Yönetici tarafından gönderilen genel duyuruların iletilmesi (yerel hatırlatıcılar için sunucuya gönderilmez)
Bildirimler etkinleştirildiğinde cihaz tarafından sağlanır
Açık rıza (Md. 5/1)
Hata ve teknik log
Kullanıcı kimliği, e-posta, cihaz bilgisi, hata yığını, oturum izi
Uygulama hatalarını tespit etme ve giderme
Çökme veya hata anında Sentry SDK tarafından otomatik olarak toplanır
Meşru menfaat (Md. 5/2-f)
Topluluk verileri
Çiftleşme ilanı bilgileri (evcil hayvan detayları, iletişim tercihi)
Çiftleşme platformunun işletilmesi
Kullanıcı tarafından ilan formuna girilir
Açık rıza (Md. 5/1)
Cihaz üzerinde işlenen veriler: Mama ve Kilo Koçu hesaplama girdileri ile Harcama Takibi kayıtları tamamen cihazda saklanır; Firebase veya diğer sunuculara iletilmez. Belirti Kontrolü verileri de yalnızca cihaz üzerindeki kural tabanlı algoritmalarla değerlendirilir.
Alıcı Grup
Aktarılan Veri
Aktarım Amacı
Ülke
Firebase / Google LLC
E-posta, evcil hayvan verisi, sağlık kayıtları, fotoğraf/PDF, push token
Kimlik doğrulama, veritabanı, dosya depolama, bulut fonksiyonlar
ABD ve/veya diğer Google altyapı bölgeleri
Google Cloud Vision API
Sağlık kaydına ekli fotoğraf ve PDF dosyaları
Rapor yorumlama için optik karakter tanıma (OCR). Üretken yapay zeka veya büyük dil modeli kullanılmaz; içerik yapay zeka eğitiminde kullanılmaz. Fotoğraflar bellekte senkron olarak işlenir; PDF'ler için kısa süreli geçici depolama söz konusu olabilir ve Vetifile'ın kendi çıktı dosyaları okunduktan hemen sonra silinir.
ABD (Google LLC)
OpenStreetMap Overpass API
Tam GPS koordinatları
Yakındaki veteriner klinikleri sorgulama
AB (Almanya) — gönüllü operatörler
Expo Push Notification Service
Push token, bildirim başlığı ve içeriği
Genel duyuruların uzaktan iletimi (ilaç/randevu hatırlatıcıları yerel bildirim olarak çalışır; bu servise gönderilmez)
ABD (Expo)
Sentry (AB bölgesi)
Kullanıcı kimliği, e-posta, cihaz bilgisi, hata günlükleri, oturum izleri
Çökme ve hata izleme
AB (ingest.de.sentry.io)
Verileriniz reklam amacıyla kullanılmaz ve üçüncü taraflara satılmaz.
Vetifile’ın bazı hizmet sağlayıcıları Türkiye dışında, başta Amerika Birleşik Devletleri ve Avrupa Birliği ülkeleri olmak üzere çeşitli ülkelerde yerleşiktir ya da verileri bu ülkelerde işleyebilir. KVKK’nın 9. maddesi kapsamında yurt dışına aktarım; kullanıcının açık rızasına veya ilgili aktarım için geçerli diğer hukuki dayanağa (sözleşmenin ifası, meşru menfaat) dayanılarak gerçekleştirilmektedir.
Firebase/Google: Google’ın standart sözleşme maddeleri (SCCs) ve gizlilik sertifikasyonları kapsamında işlem görür.
Google Cloud Vision: Aynı Google gizlilik çerçevesi geçerlidir.
Overpass API: Sorgu tabanlı erişim; koordinatlar saklanmaz.
Expo: Yalnızca push token ve bildirim içeriği iletilir.
Sentry: AB bölgesi sunucusu kullanılmaktadır (ingest.de.sentry.io).
Kişisel verileriniz hesabınız aktif olduğu sürece saklanır. Hesabınızı uygulama üzerinden sildiğinizde aşağıdaki adımlar gerçekleştirilir:
Firebase Authentication: Kimlik bilgileriniz kalıcı olarak silinir.
Firestore: Kullanıcı profiliniz, evcil hayvan kayıtları, sağlık kayıtları, ilaç hatırlatıcıları, reçeteler, sorular ve çiftleşme ilanları silinir.
Firebase Cloud Storage: Hesabınıza ait dosyalar (profil fotoğrafı, sağlık kaydı ekleri) silinir. Ağ hatası durumunda eksik kalan dosyalar için support@vetifile.com adresine başvurabilirsiniz.
Cihaz verisi: Harcama Takibi kayıtları, önbelleğe alınmış pet ve aşı verileri dahil olmak üzere kullanıcıya özgü AsyncStorage anahtarları hesap silme akışında cihazdan temizlenir.
Push token: Firestore kullanıcı profiliyle birlikte silinir.
Sentry: Kullanıcı kimliğinizle ilişkili tanılama verileri, Sentry proje ayarlarında yapılandırılmış saklama süresi boyunca tutulabilir.
Hesabınızı silmek için Ayarlar → Hesabı Sil bölümüne gidin. Onay için “SİL” yazmanız istenir. Uygulamaya erişemiyorsanız, “Hesap Silme Talebi” konusuyla support@vetifile.com adresine e-posta gönderebilir veya vetifile.com/delete-account sayfasını kullanabilirsiniz.
Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
KVKK Madde 7 kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme
Münhasıran otomatik sistemlerle analiz nedeniyle aleyhinize oluşan sonuçlara itiraz etme
Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde tazminat talep etme
Haklarınızı kullanmak için support@vetifile.com adresine yazabilirsiniz. Talebiniz en geç 30 gün içinde yanıtlanır.
Uygulama ile Firebase arasındaki tüm veri iletişimi TLS ile şifrelenmektedir. Firebase Güvenlik Kuralları, Firestore ve Cloud Storage’a kimlik doğrulamalı erişimi zorunlu kılmaktadır. Üçüncü taraf hizmet API anahtarları Firebase Cloud Functions’ta tutulmakta; uygulama ikili dosyasına gömülmemektedir.
Bu metin zaman zaman güncellenebilir. Önemli değişiklikler uygulama üzerinden duyurulur. Güncellenmiş metin, üst bilgide belirtilen tarihten itibaren geçerli olur.
Veri Sorumlusu: Burcu Birinci
Adres: Ankara, Türkiye
E-posta: support@vetifile.com
Hesap silme: vetifile.com/delete-account veya support@vetifile.com
Vetifile · Burcu Birinci · Ankara, Türkiye · 30 Temmuz 2026 · support@vetifile.com