VETIFILE
Privacy Policy
Privacy Policy
Last updated: 20 March 2026
Vetifile (“Vetifile,” “we,” “our,” or “us”) is a mobile application that helps pet owners store, organize, and manage pet records, reminders, uploaded documents, and pet care information.
Vetifile may also include optional community features such as pet mating and adoption listings, nearby veterinary clinic search, feeding-related planning tools, and informational pet care articles.
Important: Vetifile is designed as a pet care organization and information tool. It does not provide veterinary diagnosis, emergency service, or medical treatment. Any informational content, symptom-related content, record summaries, reminders, and feeding-related calculations are for general informational and organizational purposes only and are not a substitute for professional veterinary advice.
For the purposes of applicable data protection laws, the data controller is:
Vetifile (Individual Operator)
Operator: Burcu Birinci
Address: Ankara, Turkey
Email: support@vetifile.com
We collect the information reasonably necessary to operate the App and provide the features you choose to use.
A. Account and profile information
We may collect:
Email address
Name or profile name, if you choose to provide one
Language preference
Authentication-related account information processed through Firebase Authentication
B. Pet profile and record information
We may collect information you enter about your pets, such as:
Pet name
Species
Breed
Sex
Date of birth or age
Weight
Neutering status
Microchip information, if you choose to add it
Vaccination, checkup, grooming, surgery, medication, deworming, and other pet care records
Notes and other details you choose to enter
C. Uploaded files and media
If you choose to upload files, we may collect and store:
Pet photos and profile pictures
Images
PDFs
Lab results
Veterinary documents
Other pet-related files you choose to upload
D. Reminder information
If you use reminder features, we may store:
Reminder titles and categories
Due dates
Repeat schedules
Related pet information
Local notification scheduling data associated with the reminder
E. Community features: Mating & Adoption listings
If you use Mating & Adoption features, we may collect and display:
Listing content you create
Pet details included in the listing
Listing photos
Description text
Location information you choose to add
Contact details you choose to include
Your user identifier as the creator of the listing
F. Moderation and safety information
To help keep community features safe, we may collect:
Reports you submit about content or users
Reason for the report
Optional notes you include
Blocked user identifiers
Moderation-related records needed to review abuse, safety, or policy issues
G. Support communications
If you contact us, we may collect:
Your email address
Your message
Any files or details you choose to send us for support purposes
H. Optional device permissions
Depending on the features you use, Vetifile may request access to:
Camera, if you choose to capture a photo or document inside the App
Photo Library / Media, if you choose to upload existing files
Location, if you choose to use nearby veterinary clinic search or include location in a listing
You can manage these permissions in your device settings.
I. Local notifications
Vetifile uses local notifications scheduled on your device for reminders such as vaccines, medication, deworming, grooming, and other pet care tasks.
When you create or save a reminder or a future-due record, the App may create a reminder associated with that record. Reminder-related data may be stored in your account data so your records remain organized across your usage of the service.
Important: Vetifile does not use remote push notification systems such as FCM, APNs, or Expo Push at this time.
J. Discover and informational content
Vetifile may display pet care articles, educational content, and informational reference material inside the App. This content may be stored in Cloud Firestore and related images may be stored in Firebase Cloud Storage.
This content is provided for general informational purposes only.
K. Technical diagnostics and error monitoring
Vetifile uses Sentry to detect, investigate, and fix crashes, upload failures, and other technical problems.
This may include technical data such as:
Crash logs
Error messages
Device model
Operating system and version
App version and build number
Timestamps
IP address
Limited technical metadata related to the issue
We do not use this diagnostic data for advertising or profiling.
Important: Vetifile does not use Firebase Analytics and does not use Firebase Crashlytics at this time.
We use your information to:
Create and manage your account
Store, organize, and display pet profiles and records
Enable uploads of images, PDFs, and pet-related documents
Provide reminders and schedule local notifications
Show nearby veterinary clinics when you choose to use that feature
Provide community features such as listing creation, editing, display, moderation, and safety controls
Respond to support requests
Protect the service against abuse, fraud, and misuse
Monitor reliability, investigate errors, and improve app stability
Maintain and improve informational content inside the App
We do not use your personal data for targeted advertising or cross-app profiling.
Where applicable, we process personal data based on one or more of the following legal grounds:
Performance of a contract or service
Your consent
Our legitimate interests, including security, moderation, abuse prevention, service integrity, and technical troubleshooting
Compliance with legal obligations
We use third-party service providers to operate core app features, including:
Firebase Authentication for account authentication
Cloud Firestore for structured app data
Firebase Cloud Storage for uploaded files and media
Sentry for technical diagnostics and error monitoring
OpenStreetMap Overpass API for nearby veterinary clinic search
Your data is protected through access controls, security rules, and service-level protections. Data is accessible to you and, where strictly necessary, to authorized personnel for support, moderation, security, and technical troubleshooting.
Even where we do not use analytics or advertising SDKs, infrastructure and technical providers may process service-related data such as logs, IP address, device information, and technical diagnostics to provide, secure, and maintain their services.
If you choose to use nearby clinic features, Vetifile may process approximate location information to return nearby veterinary clinics.
Vetifile uses the OpenStreetMap Overpass API for this feature. Your approximate location may be sent to that service only for the purpose of returning nearby results.
Vetifile does not use location data for advertising.
Nearby clinic information is provided for convenience only. Vetifile does not guarantee the completeness, availability, or quality of third-party clinic information.
We do not sell your personal information.
We may share data only:
With service providers that help operate the App
Where required by law
Where necessary to protect the rights, safety, or integrity of Vetifile, its users, or others
If you use Mating & Adoption listings, the information you choose to include in your listing may be visible to other authenticated users of the App. You control what you include in your listings and may edit or delete them.
You can request deletion of your Vetifile account and associated data:
Inside the App, if the delete account feature is available
By emailing support@vetifile.com with the subject line Account Deletion Request
When your account is deleted, we delete or permanently disable access to your account data, including pet profiles, records, reminders, uploads, and your listings, subject to the retention terms below.
We typically process deletion requests within 30 days. Limited residual copies may remain in backups for a short period and are removed as backup cycles rotate.
We keep your data only for as long as reasonably necessary to provide the service and operate the App.
In general:
Account and pet data are retained while your account remains active
Uploaded files and reminders are retained as part of your active account data
Support messages may be retained for as long as reasonably necessary to resolve your request and keep support records
Moderation and safety records may be retained for a limited period where reasonably necessary for abuse prevention and platform integrity
Technical diagnostic data may be retained for a limited period where reasonably necessary to investigate crashes, security issues, and service reliability problems
Discover and informational content may be retained and updated as part of the service
Depending on applicable law, you may have the right to:
Know whether your personal data is being processed
Request access to your personal data
Request correction of inaccurate or incomplete data
Request deletion where appropriate
Request restriction of processing where applicable
Object to certain processing where applicable
To exercise your rights, contact us at: support@vetifile.com
We implement reasonable technical and organizational safeguards to protect your information, including:
Encrypted connections (HTTPS)
Access controls
Security rules for Cloud Firestore and Firebase Cloud Storage
Technical monitoring used to maintain service security and reliability
However, no method of transmission or storage is completely secure. You are responsible for keeping your device, email account, and login credentials secure.
Vetifile is not intended for children under 13, or under the minimum age required in the user’s country. We do not knowingly collect personal data from children. If you believe a child has provided personal data, please contact us so we can review and delete the data where appropriate.
Our service providers may process data on servers located in different countries. Where required, we rely on appropriate safeguards for cross-border data transfers.
We may update this Privacy Policy from time to time. The updated version becomes effective when posted. If changes are significant, we may provide notice within the App and/or through your email address.
Son güncelleme: 20 Mart 2026
Vetifile (“Vetifile”, “biz”, “bize” veya “bizim”), evcil hayvan sahiplerinin evcil hayvan kayıtlarını, hatırlatmalarını, yüklenen belgelerini ve evcil hayvan bakımına ilişkin bilgilerini saklamasına, düzenlemesine ve yönetmesine yardımcı olan bir mobil uygulamadır.
Vetifile ayrıca isteğe bağlı olarak evcil hayvan eşleştirme ve sahiplendirme ilanları, yakındaki veteriner kliniklerini bulma, beslenme planlamasına yardımcı araçlar ve bilgilendirici evcil hayvan bakım içerikleri gibi özellikler de içerebilir.
Önemli: Vetifile, evcil hayvan bakımını düzenlemeye ve bilgi sunmaya yardımcı bir araçtır. Veteriner teşhisi, acil müdahale hizmeti veya tıbbi tedavi sunmaz. Uygulamadaki bilgilendirici içerikler, semptomla ilgili içerikler, kayıt özetleri, hatırlatmalar ve beslenmeyle ilgili hesaplamalar yalnızca genel bilgilendirme ve organizasyon amaçlıdır; profesyonel veteriner görüşünün yerine geçmez.
Uygulanabilir veri koruma mevzuatı kapsamında veri sorumlusu:
Vetifile (Bireysel İşletici)
İşletici: Burcu Birinci
Adres: Ankara, Türkiye
E-posta: support@vetifile.com
Vetifile’ın çalışması ve sizin kullanmayı seçtiğiniz özelliklerin sunulabilmesi için makul ölçüde gerekli bilgileri toplarız.
Toplayabileceğimiz bilgiler:
E-posta adresi
İsteğe bağlı olarak paylaştığınız ad veya profil adı
Dil tercihi
Firebase Authentication üzerinden işlenen kimlik doğrulama ile ilgili hesap bilgileri
Uygulamaya girdiğiniz şu tür bilgileri toplayabiliriz:
Evcil hayvan adı
Tür
Irk
Cinsiyet
Doğum tarihi veya yaş
Kilo
Kısırlaştırma durumu
Eklemeyi seçerseniz mikroçip bilgisi
Aşı, kontrol, bakım, ameliyat, ilaç, parazit uygulaması ve diğer evcil hayvan bakım kayıtları
Girmeyi seçtiğiniz notlar ve diğer detaylar
Dosya yüklemeyi seçerseniz şu içerikleri toplayabilir ve saklayabiliriz:
Evcil hayvan fotoğrafları ve profil görselleri
Görseller
PDF dosyaları
Laboratuvar sonuçları
Veteriner belgeleri
Yüklemeyi seçtiğiniz diğer evcil hayvanla ilgili dosyalar
Hatırlatıcı özelliklerini kullanırsanız şu verileri saklayabiliriz:
Hatırlatıcı başlıkları ve kategorileri
Son tarih bilgileri
Tekrarlama planı
İlgili evcil hayvan bilgisi
Hatırlatıcıyla bağlantılı yerel bildirim zamanlama verileri
Mating & Adoption özelliklerini kullanırsanız şu verileri toplayabilir ve gösterebiliriz:
Oluşturduğunuz ilan içeriği
İlana eklediğiniz evcil hayvan bilgileri
İlan fotoğrafları
Açıklama metni
Eklemeyi seçtiğiniz konum bilgisi
Paylaşmayı seçtiğiniz iletişim bilgileri
İlanın oluşturucusu olarak kullanıcı kimliğiniz
Topluluk özelliklerini güvenli tutmak için şu tür verileri toplayabiliriz:
İçerik veya kullanıcı hakkında yaptığınız bildirimler
Bildirim nedeni
Eklediğiniz isteğe bağlı notlar
Engellediğiniz kullanıcı kimlikleri
Kötüye kullanım, güvenlik veya politika ihlallerini incelemek için gereken moderasyon kayıtları
Bizimle iletişime geçerseniz şu bilgileri toplayabiliriz:
E-posta adresiniz
Mesajınız
Destek amacıyla paylaşmayı seçtiğiniz dosyalar ve ayrıntılar
Kullandığınız özelliğe bağlı olarak Vetifile şu izinleri isteyebilir:
Kamera: Uygulama içinde fotoğraf veya belge çekmeyi seçerseniz
Fotoğraf Arşivi / Medya: Mevcut dosyaları yüklemeyi seçerseniz
Konum: Yakındaki veteriner kliniklerini bulma özelliğini kullanmak veya ilanda konum eklemek isterseniz
Bu izinleri cihaz ayarlarınızdan yönetebilirsiniz.
Vetifile, aşı, ilaç, parazit uygulaması, bakım ve diğer evcil hayvan bakım görevleri için cihazınızda zamanlanan yerel bildirimler kullanır.
Bir hatırlatıcı veya ileri tarihli kayıt oluşturduğunuzda, Uygulama bu kayıtla ilişkili bir hatırlatıcı oluşturabilir. Hatırlatıcıya ilişkin veriler, hizmeti kullanırken kayıtlarınızın düzenli kalması amacıyla hesap verilerinizin parçası olarak saklanabilir.
Önemli: Vetifile şu anda FCM, APNs veya Expo Push gibi uzaktan push bildirim sistemlerini kullanmaz.
Vetifile, uygulama içinde evcil hayvan bakımıyla ilgili makaleler, eğitici içerikler ve bilgilendirici referans materyaller gösterebilir. Bu içerikler Cloud Firestore’da, ilgili görseller ise Firebase Cloud Storage’da saklanabilir.
Bu içerikler yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır.
Vetifile, çökme, yükleme hatası ve diğer teknik sorunları tespit etmek, incelemek ve gidermek için Sentry kullanır.
Bu kapsamda şu tür teknik veriler işlenebilir:
Çökme kayıtları
Hata mesajları
Cihaz modeli
İşletim sistemi ve sürümü
Uygulama sürümü ve build numarası
Zaman damgaları
IP adresi
Sorunla ilişkili sınırlı teknik meta veriler
Bu teşhis verilerini reklam veya profil çıkarma amacıyla kullanmayız.
Önemli: Vetifile şu anda Firebase Analytics ve Firebase Crashlytics kullanmaz.
Bilgilerinizi şu amaçlarla kullanırız:
Hesabınızı oluşturmak ve yönetmek
Evcil hayvan profillerini ve kayıtlarını saklamak, düzenlemek ve göstermek
Görsel, PDF ve evcil hayvanla ilgili belgelerin yüklenmesini sağlamak
Hatırlatıcılar sunmak ve yerel bildirimleri zamanlamak
Kullanmayı seçtiğinizde yakındaki veteriner kliniklerini göstermek
İlan oluşturma, düzenleme, görüntüleme, moderasyon ve güvenlik kontrolleri gibi topluluk özelliklerini sunmak
Destek taleplerini yanıtlamak
Hizmeti kötüye kullanım, dolandırıcılık ve suistimale karşı korumak
Uygulama güvenilirliğini izlemek, hataları incelemek ve kararlılığı artırmak
Uygulama içindeki bilgilendirici içerikleri sürdürmek ve iyileştirmek
Kişisel verilerinizi hedefli reklamcılık veya uygulamalar arası profil çıkarma amacıyla kullanmayız.
Uygulanabildiği ölçüde kişisel verileriniz şu hukuki sebeplerden birine veya birkaçına dayanarak işlenebilir:
Sözleşmenin veya hizmetin ifası
Açık rızanız
Güvenlik, moderasyon, kötüye kullanımı önleme, hizmet bütünlüğü ve teknik sorun giderme gibi meşru menfaatlerimiz
Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
Uygulamanın temel işlevlerini sunmak için şu üçüncü taraf hizmet sağlayıcıları kullanırız:
Firebase Authentication hesap doğrulaması için
Cloud Firestore yapılandırılmış uygulama verileri için
Firebase Cloud Storage yüklenen dosyalar ve medya için
Sentry teknik teşhis ve hata izleme için
OpenStreetMap Overpass API yakındaki veteriner kliniklerini arama özelliği için
Verileriniz erişim kontrolleri, güvenlik kuralları ve hizmet düzeyindeki korumalarla korunur. Verilere siz ve yalnızca gerçekten gerekli olduğu ölçüde destek, moderasyon, güvenlik ve teknik sorun giderme amaçlarıyla yetkili kişiler erişebilir.
Analytics veya reklam SDK’ları kullanmasak bile, altyapı ve teknik hizmet sağlayıcılarımız kendi hizmetlerini sunmak, korumak ve sürdürmek amacıyla loglar, IP adresi, cihaz bilgisi ve teknik teşhis verileri gibi hizmete ilişkin verileri işleyebilir.
Yakındaki klinikler özelliğini kullanmayı seçerseniz, Vetifile size yakın veteriner kliniklerini gösterebilmek için yaklaşık konum bilginizi işleyebilir.
Vetifile bu özellik için OpenStreetMap Overpass API kullanır. Yaklaşık konumunuz yalnızca yakın sonuçların döndürülmesi amacıyla bu hizmete gönderilebilir.
Vetifile konum verisini reklam amacıyla kullanmaz.
Yakındaki klinik bilgileri yalnızca kullanım kolaylığı amacıyla sunulur. Vetifile üçüncü taraf klinik bilgilerinin eksiksizliğini, güncelliğini veya hizmet kalitesini garanti etmez.
Kişisel bilgilerinizi satmayız.
Verileri yalnızca şu durumlarda paylaşabiliriz:
Uygulamanın çalışmasına yardımcı olan hizmet sağlayıcılarla
Yasal olarak gerekli olduğunda
Vetifile’ın, kullanıcıların veya başkalarının haklarını, güvenliğini ya da hizmet bütünlüğünü korumak gerektiğinde
Eşleştirme ve sahiplendirme ilanlarını kullanırsanız, ilanda paylaşmayı seçtiğiniz bilgiler uygulamanın diğer doğrulanmış kullanıcıları tarafından görülebilir. İlanlarınızda ne paylaşacağınızı siz belirlersiniz; bunları düzenleyebilir veya silebilirsiniz.
Vetifile hesabınızın ve ilişkili verilerinizin silinmesini şu yollarla talep edebilirsiniz:
Uygulama içinde, hesap silme özelliği mevcutsa
support@vetifile.com adresine “Hesap Silme Talebi” konu başlığıyla e-posta göndererek
Hesabınız silindiğinde; evcil hayvan profilleri, kayıtlar, hatırlatıcılar, yüklemeler ve ilanlar dahil hesap verilerinizi, aşağıdaki saklama koşullarına tabi olarak siler veya kalıcı erişimi kaldırırız.
Silme taleplerini genellikle 30 gün içinde işleriz. Yedekleme döngüleri nedeniyle sınırlı bazı kalıntı kopyalar kısa bir süre daha yedeklerde kalabilir.
Verilerinizi yalnızca hizmeti sunmak ve uygulamayı işletmek için makul ölçüde gerekli olduğu süre boyunca saklarız.
Genel olarak:
Hesap ve evcil hayvan verileri hesabınız aktif olduğu sürece saklanır
Yüklenen dosyalar ve hatırlatıcılar aktif hesap verilerinizin parçası olarak saklanır
Destek mesajları, talebinizi çözmek ve destek kayıtlarını tutmak için makul süre boyunca saklanabilir
Moderasyon ve güvenlik kayıtları, kötüye kullanımı önleme ve platform bütünlüğü için gerekli olduğu ölçüde sınırlı süreyle tutulabilir
Teknik teşhis verileri, çökme, güvenlik ve hizmet güvenilirliği sorunlarını incelemek için gerekli olduğu ölçüde sınırlı süreyle tutulabilir
Discover ve bilgilendirici içerikler, hizmetin bir parçası olarak saklanabilir ve güncellenebilir
Uygulanabilir mevzuata bağlı olarak şu haklara sahip olabilirsiniz:
Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
Kişisel verilerinize erişim talep etme
Yanlış veya eksik verilerin düzeltilmesini isteme
Uygun durumlarda silme talebinde bulunma
Uygulanabildiği ölçüde işlemenin kısıtlanmasını isteme
Uygulanabildiği ölçüde belirli işleme faaliyetlerine itiraz etme
Haklarınızı kullanmak için bizimle şu adresten iletişime geçebilirsiniz: support@vetifile.com
Bilgilerinizi korumak için makul teknik ve idari önlemler uygularız. Bunlara şunlar dahildir:
Şifreli bağlantılar (HTTPS)
Erişim kontrolleri
Cloud Firestore ve Firebase Cloud Storage güvenlik kuralları
Hizmet güvenliği ve kararlılığı için kullanılan teknik izleme araçları
Bununla birlikte, hiçbir veri aktarım veya depolama yöntemi tamamen güvenli değildir. Cihazınızı, e-posta hesabınızı ve giriş bilgilerinizi güvenli tutmak sizin sorumluluğunuzdadır.
Vetifile, 13 yaşın altındaki çocuklara veya kullanıcının ülkesindeki asgari yaşın altındaki kişilere yönelik değildir. Çocuklardan bilerek kişisel veri toplamayı amaçlamayız. Bir çocuğun bize kişisel veri sağladığını düşünüyorsanız, inceleyip uygun şekilde silebilmemiz için bizimle iletişime geçin.
Hizmet sağlayıcılarımız verileri farklı ülkelerde bulunan sunucularda işleyebilir. Gerektiği durumlarda sınır ötesi veri aktarımları için uygun koruyucu önlemlerden yararlanırız.
Bu Gizlilik Politikası’nı zaman zaman güncelleyebiliriz. Güncel sürüm yayınlandığında yürürlüğe girer. Değişiklik önemliyse uygulama içinden ve/veya e-posta yoluyla bilgilendirme yapabiliriz.