¿Qué es la gestión de adquisiciones?

La gestión de adquisiciones es el proceso de obtener bienes o servicios para una empresa mediante la compra, el alquiler o la contratación de un recurso externo para llevar a cabo un proyecto.

Este proceso implica una variedad de actividades de adquisición, que pueden incluir: identificar las necesidades de un proyecto, buscar opciones posibles, enviar solicitudes de propuestas si es necesario y administrar las adquisiciones para el equipo. A fin de proteger a la empresa de cualquier riesgo potencial, un equipo diferente al que solicita el producto o servicio puede llevar a cabo este proceso. Sin embargo, consulta siempre con tu equipo interno de asuntos legales para confirmar cuál es el proceso de adquisición específico en tu organización.

Por lo general, los equipos de adquisiciones son expertos en la gestión de contratos. Tu equipo de adquisiciones interno probablemente será el responsable de la negociación de contratos que mejor se ajusten a las necesidades de tu empresa, de la negociación de los precios y la presentación de la información con tu socio potencial, y de la ejecución de un análisis de riesgos para proteger a tu empresa de cualquier posible amenaza.

El proceso de adquisiciones y abastecimientos en una organización es fundamental para garantizar que los bienes y servicios requeridos estén disponibles en el momento adecuado y con los mejores términos posibles. A continuación, se detallan los pasos clave en este proceso y los elementos documentales que lo respaldan:

El Proceso 

1. Conocimiento y/o detección de la necesidad:

El primer paso en el proceso es la identificación de una necesidad dentro de la organización. Esta necesidad puede surgir de diferentes áreas o departamentos, y debe ser claramente definida para facilitar su adquisición. La documentación requerida aquí incluye formularios de solicitud de compra o requisición interna.

2. Espera del Proveedor de la orden de compra:

Una vez que la necesidad ha sido identificada, se procede a la selección del proveedor más adecuado. Tras este paso, la organización emite una orden de compra formal al proveedor seleccionado. Este documento es esencial y contiene detalles del objeto o servicio solicitado, términos de entrega, precio acordado y condiciones de pago.

3. El objeto o servicio:

El bien o servicio solicitado puede variar según la naturaleza de la operación. En este punto, es crucial tener una descripción detallada de lo que se espera recibir, ya que esto permitirá una evaluación precisa al momento de la entrega.

4. El convenio y/o acuerdo:

Antes de proceder con la compra, es común que la organización y el proveedor firmen un convenio o acuerdo que establece las responsabilidades, garantías, y cualquier otro aspecto legal relacionado con la compra. Este acuerdo puede formalizarse en un contrato de servicios o suministro, según sea el caso.

5. El comité de compras:

En muchas organizaciones, antes de la adquisición final, la solicitud pasa por un comité de compras. Este órgano tiene la responsabilidad de revisar y aprobar las adquisiciones para asegurarse de que cumplan con las políticas internas y optimicen los recursos. Las actas del comité, junto con sus decisiones, forman parte de la documentación formal del proceso.

Este ciclo de adquisiciones y abastecimientos garantiza la eficiencia y transparencia en el uso de los recursos, y su documentación formal es clave para el control y seguimiento adecuado.

Documentos y/o formatos utilizados en la operación de las adquisiciones y Abastecimientos 

En el área de adquisiciones y abastecimientos, los documentos y formatos son esenciales para gestionar el flujo de compras y asegurar que los procedimientos sean eficientes y transparentes. A continuación, te detallo algunos de los formatos clave y sus características principales:

1. Requisición y/o Solicitud de Compra

   • Objetivo: Formalizar la necesidad de un bien o servicio por parte de un departamento.

   • Contenido Principal: Datos del solicitante, descripción detallada de los bienes/servicios, cantidades requeridas, tiempo estimado de entrega, y, en algunos casos, el presupuesto asignado.

   • Firma: Aprobaciones necesarias (generalmente supervisor y/o jefe de área).

2. Cotización

   • Objetivo: Recabar precios y condiciones de venta de varios proveedores para seleccionar la mejor opción.

   • Contenido Principal: Nombre del proveedor, descripción de bienes/servicios, precio unitario y total, condiciones de pago, tiempo de entrega, y vigencia de la cotización.

   • Firma: Sello o firma de la persona que emite la cotización.

3. Pedido

   • Objetivo: Comunicar la intención de compra de bienes/servicios al proveedor seleccionado.

   • Contenido Principal: Número de pedido, nombre del proveedor, descripción y cantidades de los bienes/servicios, condiciones de entrega y pago.

   • Firma: Responsable del pedido y del área de adquisiciones.

4. Orden de Compra

   • Objetivo: Confirmar la compra y formalizar la transacción.

   • Contenido Principal: Número de orden de compra, datos completos del proveedor, bienes/servicios solicitados, precios, condiciones de pago y entrega, y términos legales.

   • Firma: Aprobación de finanzas o de dirección según el monto.

1. Requisición y/o Solicitud de Compra

Número de Requisición: RQ-12345
Fecha: 25 de octubre de 2024
Solicitante: María López
Departamento: Producción
Descripción del Bien/Servicio: Compra de materiales para empaque
Cantidad: 500 unidades
Fecha Estimada de Entrega: 5 de noviembre de 2024
Presupuesto Asignado: $10,000 MXN
Justificación de Compra: Se requiere el material para asegurar el envío de productos terminados, garantizando la integridad de los productos durante su distribución.

Aprobaciones:

2. Cotización

Proveedor: Empaques y Cajas S.A. de C.V.
Fecha de Cotización: 25 de octubre de 2024
Vigencia de Cotización: 30 días

Condiciones de Pago: 30 días naturales
Tiempo de Entrega: 5 días hábiles a partir de la recepción del pedido.

Firma del Representante del Proveedor:
Juan Carlos Torres
Empaques y Cajas S.A. de C.V.

3. Pedido

Número de Pedido: P-67890
Fecha: 25 de octubre de 2024
Proveedor: Empaques y Cajas S.A. de C.V.
Dirección de Entrega: Planta de Producción, Calle Industria No. 12, Col. Centro, CDMX

Condiciones de Entrega: 5 días hábiles
Condiciones de Pago: 30 días naturales
Observaciones: Asegurar el cumplimiento de especificaciones técnicas indicadas en la requisición.

Firma del Responsable:
Andrea Martínez
Departamento de Adquisiciones

4. Orden de Compra

Orden de Compra No.: OC-34567
Fecha de Emisión: 25 de octubre de 2024
Proveedor: Empaques y Cajas S.A. de C.V.
RFC del Proveedor: EYC123456789
Contacto: Juan Carlos Torres

Detalle de Bienes/Servicios Solicitados:

Total: $10,000 MXN

Condiciones de Pago: 30 días naturales
Condiciones de Entrega: 5 días hábiles a partir de la fecha de emisión de la orden de compra.

Términos y Condiciones:

1. El proveedor deberá entregar los productos en las condiciones especificadas y en la fecha acordada.

2. En caso de retraso o incumplimiento, se aplicarán las sanciones estipuladas en el contrato.

3. La factura deberá incluir el número de orden de compra para su correcta identificación.

Aprobaciones: