令和４年度美しが丘2丁目自治会
第１回役員会議事録
令和4年4月17日（日）13～15時
出席者
1班 2班 3班 4班 5班 上6班 五7班 小8班 9班 吉6班 前会長 2班 前事務局
1． 会長挨拶
平成2年に2丁目中央町会が発足し、私は第1期の役員を務めさせて頂きました。
それから32年が過ぎ、今回会長を拝命する事になり改めて自治会について考える機会を頂きました。
平成2年当時と比べると地域環境や会員数など随分変わりましたが、自治会は地域の防犯防災活動や会員の親睦、ホームページによる広報等これまで大きな役割を果たしてきたと思っています。
現在、会員の高齢化などいろいろな問題もありますが、今後も自治会が継続して、地域の皆さんが安心して生活できる環境を維持し、会員間の親睦を図ること目指し頑張ります。
なお、今年度は自治会館運営員会の運営委員長も務めることになりましたので、皆さんご協力をお願いします。
2． 顧問委任の件
自治会規約第10条により前会長を正式な顧問として依頼した。前事務局には自治会への補助と支援を依頼した。
3． 各委員の年間スケジュールについて
（会計監査）自治会館運営委員会会計では、収入として1～3丁目の拠出金、会館の使用料、補助金等で43万円程度だが、支出として会館の光熱費や維持管理の支払いも同程度だ。現在繰越金が110万円であるが、今年度はプリンター10万円の購入、R5年度は火災保険28万円（5年間）を計上すると繰越金が減ると思われる。いすを購入した時に、備品補助金として5万円の補助を受けていますが、プリンターは、備品補助金の対照にはならないのでしょうか？
（会計）口座の名義を個人名義でこれから変更や、班長さんへ会費の集め方についてお話をさせていただく予定。
（副会長）和良比小避難所運営委員長として、5月に全体会議があるが8つの地域との連携を図りながら11月の訓練に備えていきたい。
（事務局）毎月に行われる役員会で書記を務め、内容を議事録として会長に確認後、皆さんへ回覧させていただく。会長をはじめ役員の皆様の活動支援をしていきたい。
（美化委員）5月のゴミゼロでは回覧で案内を出し、ゴミゼロの参加を把握し、会員に実施を通知していくことになる。活動当日終了後クリーンセンターに参加を報告する。参加賞としてお茶やごみ袋の用意することも検討していく。去年は、役員と班長とボランティアで実施し、広く会員を募らなかった。
（防火・防犯委員）月4回の防犯パトロールと月一回の会議に出席し、3か月毎に市に報告書を提出する。パトロール中、緑色の防犯の登り旗が痛んでいれば、脚立にのり交換する作業もある。8月の夜間のパトロールは、マスク着用していると熱中症の危険もあり6月までに8月パトロールを中止するか継続するか検討していただきたい。また、昨年12月のパトロール全大会の際、冬用ウインドブレカーの必要性があがったので購入を12月までに検討してほしい。
4． 班長会の開催について
5月8日（日）午後2時から3時、各班の役員は各班長さんへ案内文にて知らせる。内容はゴミゼロ実施、会費の集金、回覧の方法についてのご案内になる。
5． 会費集金について
昨年度はコロナ禍の影響が強く変則的な集金方法としたが、今年度の会費の集金については、例年どおり各班長さんが集金袋を各戸へ配ってから班長さんが集金することとする。近年、銀行では小銭を預けるときに手数料を取られるので、できれば班長さんに小銭を少なくするよう協力を求めていく。現在の会員は219世帯となる。
6． ゴミゼロの実施５月２９日について
役員、班長、ゴミゼロ参加希望会員で実施する方向でいく。
詳細については5月8日の役員会で決める。
7． 和良比小避難所運営委員会全体会議の件５月２９日
会議には、会長、副会長、会計監査、防火・防災委員が出席する。当日会費4,000円と運営費4 0円×219世帯8,760円を現金で持っていく。ゴミゼロを9時半には引き上げなければならない。
8． 名簿作成配布の件
会員名簿は配布しない。ただし、役員は自分が所属する班会員を把握する必要がある。
事務局にて各班の名簿をそれぞれの班長・役員に渡す。尚、会長と民生委員には全会員の名簿を渡す。
班長・役員 氏名/住所/電話番号/各班記載
会長 氏名/住所/電話番号/全班記載
民生委員 氏名/住所/電話番号/全班記載
9． パソコン購入の件
会員の個人情報等を扱う関係から今まで役員個人パソコンで管理することに問題があった。今年度の予算に計上した自治会専用のパソコンを1台購入し自治会データを管理するものとする。
前会計が1月時点で見積もった13万円程度のパソコン仕様を参考に事務局役員が購入し管理する。他の役員が必要な時には貸出する。
10． 消火器の購入と廃棄の件
自治会で所有する今年で期限切れになる消火器の廃棄と、新たな消火器購入するか否かを今後検討する必要性がある。
11． 繰越金の適正化の件
（会長）自治会の繰越金は過去からの会員全体で繰越し積み上げた経緯があるお金であり、個々の会員がその一部を有しているとは言えず、それを現会員で割る振ることはできないと考えている。また、月会費300円を下げて繰越金を食いつぶしていく方法もあるが、割り振り案と同じ理由でできない。
今年度の予算では、パソコン購入の件もあり繰越金が減る予定だが、一時的な収支の関係であり正常な状態と考えられる。
平成11年にこの会館を建てたときに2,500万円だった。市から補助が600万円、自治総合センターの補助が600万円で残りの金額を３自治会と役員個人名義で借金し工面した。
将来、自治会館の建て替えを想定した場合、必要なる費用を3000万円と仮定すると、市からの補助最高額900万円、現在自治会館修繕基金900万円、残り1200万円は３自治会が負担する事になる。
現実的な10年後では、自治会館修繕基金は1200万円に増えることが見込まれ、その際2丁目は300万円の支出準備が必要だ。
そこで、現在の繰越金400万円のうち300万円を特別会計（自治会館建設および災害積立金）（仮名目）のとして計上し、残金を一般会計の繰越金とすることを提案し、総会で諮り規約化したいと考えている。
12． 今後の議題・提案
（会長）役員や班長が輪番制になって32年になるが、会員の高齢化等より順番通りにできない問題も生じてきているので、見直しが必要と思われる。会員の皆さんから提案を頂き検討していく必要がある。
今後、議案提案があればLineに載せていただき、役員同士で情報を共有していきたい。
13． わらび子ども会の案内 自治会が参加受付の窓口
回覧でお知らせする。自治会が参加受付の窓口については、長谷川顧問が担当する。事務局に申し込みが来たら場合には顧問へお渡しする。
14． 自動車盗難被害防止に向けた協力依頼
回覧でお知らせし掲示板に張る。
令和４年度美しが丘２丁目自治会
第２回役員会議事録
令和4年５月８日（日）１３～１４時
出席者 1班 2班 4班 5班 6班 7班 8班 9班
1．会長挨拶
本日１４時から行われる班長会議ですが、自治会の事業は、班長さんのご協力なくしては成り立たないことから、各担当役員がそれぞれの事業について説明しご理解いただくことが重要となります。
班長の役割について 説明担当・・・・I
ゴミゼロ実施について 説明担当・・・・M
会費の集金について 説明担当・・・・I
名簿の配布について 説明担当・・・・I
自主防災組織について 説明担当・・・・Y
避難行動要支援者避難支援改正整備事業について 説明担当・・・・I
ホームページの活用とボランティアの募集について 説明担当・・・・I
2．避難行動要支援者避難支援改正整備事業
会長-----平成26年に災害対策基本法が改正され、市町村長は要配慮者を把握し名簿を作成する事を義務付けされた事に伴い、自治会は「避難行動要支援者避難支援体制整備事業」に取り組む事になっている。
全体認識-----自治会長と民生委員白濱さんが要支援者のお宅を訪問し、お話を伺って災害時の個別支援計画を策定し、その際要支援者の要望により支援者を決めることになっている。支援者はご近所の場合もあれば所属の班長・役員の場合もあることを確認した。なお、当自治会は高齢化が進んでいますので、今後このようなケースが増えることが予想される。
3．悠悠クラブ総会の報告
会長-----4月23日土曜日に悠悠クラブ総会に出席しました。総会では令和3年度の事業報告と収支決算報告、令和4年度事業計画と予算、および新役員の選任が行われた。質疑応答の際、発言機会を頂き、現状の自治会館運営委員会収支概略並びに2丁目の寄付支援金等の状況を説明し、今後寄付支援金について検討させていただくと申し添えました。
4．寄付金・支援金等
会長-----多額のお金を寄付金等につかうことが当自治会にとって有意義な事なのか？そもそも寄付金等を自治会が一括納付していいのか？募金や寄付金に反対の方もいらっしゃると推察している。また、どの団体にいくら寄付するかは個人の自由であるにも関わらず、それらの意思を無視して自治会が一括納付する事に疑問がある。
現在、日本赤十字活動資金、四街道市緑の羽、四街道市社会福祉協議会から募金や会費の依頼があり、その他からも依頼がくると思われる。
全体認識-----この議案は6月の役員会にて検討することとなった。
5．3班会員より自治会総会資料についての意見
会長-----3班会員より4月18日回覧の自治会だより0号（総会議事録）について、回覧では詳細を確認することが出来ないとのご意見があった。総会資料については、総会の前に全各戸に配布していたが、総会議事録および質疑については自治会だより0号とし回覧した。
コロナの影響で本来の総会を行うことが出来ない状況で、総会の内容について会員の皆様にしっかりとお伝えすることが重要と考え、自治会だより0号（総会議事録）については、2丁目自治会ホームページに掲載した事を全班の回覧にてお知らせした。また、当該回覧にてホームページにてご覧になれない方はコピーをお持ちする旨を申し添えた。
全体認識-----各班役員とも自治会だより0号（総会議事録）のコピーでの要望があれば、紙ベースでお渡しする。また、回覧を戸別配布と勘違いし抜き取るケースもあるので、今後の回覧物には回覧印を載せることとした。
6．1班会員よりゴミステーションの集積ボックス破損について
美化委員-----１班の自治会員さんから集積ボックスが破損しているので、修繕してほしい要望があった。
全体認識-----ゴミ集積場のゴミ散乱対策設備補助について（H15.12.14役員決定）により、当該ゴミ集積場のある地域の班の役員に設備補助金を申請し、自治会役員会で承認すれば、1集積場当り１年間で上限\5,000まで自治会会計から支出できることを確認し、各班で要望があれば対応することとした。
7．自治会館運営委員会の開催
会長-----5月22日日曜日に自治会館運営委員会を開催する。出席は２丁目役員３名、1丁目と3丁目自治会長及び悠悠クラブ会長と会館管理責任者となる。内容は当該委員会終了後に報告する。
8．第44回四街道市青少年健全育成推進大会における表彰候補者の推薦について
該当者なし
9．四街道市環境美化表彰候補者の推薦について
該当者なし
令和４年度美しが丘２丁目自治会
第１回班長・役員合同会議議事録
令和4年５月８日（日）１４～１５時
出席者 役員 1班 2班 4班 5班 6班 7班 8班 9班
班長 1班 2班 3班 4班 5班 6班 7班 8班 9班
民生委員
1． 班長の役割について
会長-----自治会規約第12条2項により、班長は班の代表で、役割はとしては、５つある。
① 役員会の連絡事項を班員に伝えること、つまり回覧していただくこと。
② 班員の情報や意見・要望を集約して役員会に提出こと。
③ 自治会費の集金を行うこと。
④ 平成23年制定の自主防災組織規約により班長は防災委員も兼務する。
⑤ 避難行動要支援者の支援者になりうる場合もある。
なお、④と⑤については、後ほど担当から説明させていただく。
2． ゴミゼロ実施について
会長-----ゴミゼロ実施にあたり2点申し上げる。
①今回のゴミゼロはまだまだコロナ感染が終息していない状況下で行われるので、参加不参加は自由であり、個々の不参加は勿論だが、班長自身も不参加としていただいても、一切問題はない。
②ゴミゼロの目的は、年に1回共同でゴミ集めをすることにより、普段から地域の環境美化に意識を向けて頂くために行われるイベントだ。
美化委員------今年度もコロナ化であるが、例年通り班長、役員、各班で清掃にご協力頂ける方（ボランティア）を募り実施する。清掃範囲は、班長とボランティアで各班の道路、遊歩道と植え込みを清掃し、公園にもどって集めたごみの分別をする。残りの時間は公園内を清掃する。役員については、開始時より公園を清掃し、ゴミの分別場所を設置しておく。
班長は、回覧によりボランティア参加者の人数を把握し、美化委員へ報告する。その情報をもとに、クリーンセンターに実施人数を報告し、各1家庭につき1袋「ごみ袋」を役員は用意する。班長は当日参加された班員へ回覧の参加者リストをもとに「ごみ袋」を配布する。
3． 会費の集金について
会長-----自治会費の使い道について、本日5月8日付け会長名の「自治会費について」の回覧で、説明させていただく。概要としては、下記のとおり。
【自治会館運営委員会】
・自治会館運営委員会の繰越金は100万円あるが、来期は火災保険の支払が30万円あり、繰越金は70万円に減少。
【二丁目自治会】
・二丁目自治会寄付金・協力金等の自治会一括納付については今後役員会で検討する。
・来年3月の２丁目自治会総会において特別会計（自治会館建設および災害時準備金）
（仮）を設ける旨の規約改正を行い、繰越金400万円の内300万円については、特別会計に移す計画です。
会計-----班長の自治会費の集金については、次の手順でお願いしたい。
① 各班員に配布する自治会費集金案内に、班・班長名、各班長の判断で集金のできる日程と時間、都合が悪い方のために班長の電話番号をそれぞれ記入する。
② 会費納入袋と自治会費集金案内を各班員へ渡す。
③ 集金日に各班員宅を回り集金し、現金を受領後その場で会費納入袋に班長員を押し、領収したことを確認してもらう。
④ その際、領収書が必要な方が出た場合には、会長名で改めて個別に領収書を発行する。
⑤ 全班員の会費が集まったら、６月１２日（日）の午前中までに、各班の役員へ現金を届け、会費金額を両者で確認する。
なお、集金袋に張る領収票や袋がない方は、各役員へ相談する。
４．名簿の配布について
会長-----今期は全会員への名簿の配布は、昨年も配布していることや役員の業務軽減のため行わない。しかしながら、各班の役員・班長はそれぞれの班の会員を把握する必要があるので、事務局から所属する班のみの名簿を班長・役員のみ配布する。もし、名簿に変更等あれば事務局までお知らせ願いたい。
名簿に亡くなられた方のお名前が載っている場合もあるので、把握してほしい。
５．自主防災組織について
会長-----美しが丘2丁目の自主防災組織は東日本大震災の年、平成23年11月に結成されたもので、現在四街道市87自治会のうち51の自治会に自主防災組織がある。昨年は和良比小避難所開設・運営訓練に合わせて、当日の朝、会員の皆様には玄関に白いハンカチを結んでいただき、班長に安全確認をしていただいた。今年は11月27日に和良比小避難所開設・運営訓練が８自治会合同で予定され、当自治会としてどの様に対応していくかは、今後役員会で決め、会員の皆様にお知らせしていく。
防火・防災委員・・・・総会の資料でご案内のとおり各班長は自主防災組織のメンバーであり、防火委員として担当する班と日常と災害時の役割決まっている。この度、役員の役割分担も決まったので、別紙にて確認していただきたい。（回覧にあり）
６．避難行動要支援者避難支援改正整備事業について
会長-----平成26年に災害対策基本法が改正された事に伴い、自治会は「避難行動要支援者避難支援体制整備事業」に取り組む事になっている。具体的には自治会長と民生委員が要支援者のお宅を訪問し、お話を伺って災害時の個別支援計画を策定する。その際、要支援者の要望により支援者を決めさせていただくことになるが、支援者はご近所の場合もあれば所属の班長・役員の場合もある。
なお、要支援者は会員・非会員を問わず2丁目全員が対象なので、今後、個別に私から役員又は班長に対応をお願いすることもあるので、その際はご対応いただきたい。
当自治会は高齢化が進み、８割が年金生活者であり今後このようなケースが増えることをご理解いただきたい。
民生委員-----民生委員は地域に暮らす身近な相談相手として、生活上のご心配ことや困りごとがあれば相談に応じ、その解決として必要な支援へのつなぎ役となっている。ご近所に困っている方がいれば、私に声を掛けていただきたい。
７．ホームページの活用とボランティアの募集について
会長-----ホームページの活用について
昨年の役員の皆様がお作りいただいた2丁目自治会ホームページにつきまして、今後更に活用していきたいと思っている。毎回の自治会だよりの最後にはQRコードとアドレスコードを掲載する。尚、掲載にあたっては個人情報に配慮しつつ行い、今回の班長会の議事録も掲載する予定なので、よろしくご理解いただきたい。
ボランティアの募集について
現在、防犯パトロールやホームページの管理等をボランティアにより支えられている。より多くの方にボランティア参加をお願いし、親睦会など新たなイベントの計画立案実行をお願い出来たらと考えている。私案ですが、例えばボランティア参加者には何かしらのお礼を差し上げたい。たとえばパトロール参加者にゴミ袋進呈などのアピールも考えたいと思っています。予算が許せばですが。
令和４年度美しが丘２丁目自治会
第3回役員会議事録
会長 I（4班）
令和4年6月12日（日）１３～１5時
出席者 1班 2班 3班 5班 6班 7班 8班 9班
１. 会長挨拶
この一か月間の報告
R4.5.22自治会館運営委員会議の報告（会長）
① 自治会館運営委員会の会計に関する事項が話し合われ、自治会主催催し物（スマホ塾等）の会館使用料の請求の時期や個人契約となっているWi-Fi利用料の支払時期を検討した。また、今期自治会管理料240,000円を悠悠クラブに支払うことを確認した。
② 自治会館運営規約の変更について話し合われ、規約第21条運営拠出金の支払い回数を5月11月の年2回から実情に合わせて6月年1回に変更することになった。なお、規約変更に当たっては各自治会の総会決議が必要であり、来年3月に行われる各自治会総会に諮る予定。また、自治会館運営委員会資料が、２０年間以上ある。会館建設当時の資料等は永年とし、通常の引継ぎ資料等の保管年限を5年とし、文書保存規定を制定することとした。
③ 今期の各自治会に請求する自治会館運営拠出金及び修繕積立金の金額の確認を行った。1丁目は運営拠出金153,000円修繕積立金153,000円、2丁目はそれぞれ133,800円、3丁目はそれぞれ115,800円。全自治会合計で、運営拠出金402,600円、修繕積立金402,600円。
また、将来の自治会館建替えに必要な資金について今後の見通しと私の考えを申し上げところ、3丁目会長から、修繕積立金は当分の間続ける必要があると意見をいただいた。懸案事項として、運営費に係る繰越金の減少について意見し、今後、自治会館の利用料が増加しない場合、改めて話し合う必要があるとの認識で一致した。
④ 今期予算のプリンターの購入については、購入後の管理がまとまっていないことや、プリンターの必要性がまだ低いとのことから購入は保留することになった。
⑤ 夏休みのラジオ体操については、前期は7月25日（月）から7月30日（土）後期は8月22日（月）から8月27日（土）、場所は和良比小学校の校庭、参加は美しが丘1丁目、2丁目、3丁目、和良比西の4自治会、その他の近隣自治会からも例年若干の児童が参加。なお、過去の参加人数としてコロナ禍前の2018年では毎日50人から80人であることから、今年度の予算は15,000円程度を想定。今年のラジオ体操幹事は1丁目で、具体的な内容は今後指示がある。
⑥ 3丁目会長より1丁目2丁目3丁目の合同の防災訓練を兼ねた懇親会を行いたいとの提案があった。また、1丁目会長より起震車（地震体験車）利用の提案があり、後の議題としたい。
⑦ 3丁目会長より、わらびふるさと祭り実施およびボランティア募集の依頼があった。わらびふるさと祭りは和良比小学校で行われるのでやぐらを組んだり花火を上げたり、出店で焼きそばも販売していた。
7月30日（土）に行われる予定で、後の議題としたい。
⑧ 自治会館設置の消火器の入れ替えを、会長と副会長で行う。
⑨ 自治会館の修繕計画について、２０年以上経つエアコンの入れ替えを検討することになった。
⑩ 自治会館運営委員会の法人化について検討し進める。現在この会館は、個人名義であり、その方がお亡くなりになった場合の相続問題を回避するための対策となる。
⑪ 次回運営委員会を9月に開催予定
２．5月29日実施のゴミゼロの総括
美化担当委員-----特に全体的に問題はなく無事に終わった。当日、回覧で参加を決めた方たちよりも８世帯多く参加され、全部で９５世帯となった。用意していた参加賞のゴミ袋が足りなくなるところだった。
4班班長より公園から遠い班については、担当領域の清掃を終えた後はその場で解散とし、集めたゴミは班長が代表して公園に運ぶ方がよいとの意見があった。
来年度の役員への申し送りとした。
3. 公園樹木について
会長-----3班清水さんから砂場横の木の枝が顔の位置まで垂れ下がってきているので剪定して欲しいとの意見があり、確認したところ、枝が目に刺さる可能性もあり危険と判断し、事故防止の観点から枝の剪定を市に依頼する予定。
美化担当委員-----会員の方から公園北側の樹木が、敷地内からはみ出しどんぐりが道に散乱する状態だ。また、どんぐりを車がひいてしまうため汚くなることから剪定してほしいとの依頼があった。こちらについても確認後、市に依頼することとする。
4. 和良比小近隣区・自治会連絡会及び避難所運営委員会の報告
会長-----和良比小近隣区・自治会連絡会及び避難所運営委員会が5月29日に開催された。
和良比区の取組は、会員の家族構成やペットの有無を記載した世帯台帳を作成した。
美しが丘3丁目は、自治会内の情報伝達のIT化への取組やスマホ塾などのイベントを実施した。
ひかりが丘西は、電子回覧の検討や寄付金の見直しを行った。
当2丁目自治会は、ホームページの運用と繰越金の明確化について報告した。
和良比西は、和良比小学校児童の通学路の一部について交通事故の危険性が高い箇所があるので、朝の時間帯の一方通行指定の取組が提案された。また、令和4年わらびふるさと祭りを7月30日（土）に実施予定。
5. わらびふるさと祭りについて
会長-----わらびふるさと祭りを7月30日（土）18：30より和良比小学校校庭にて実施する方向だ。
コロナ前は吹奏楽演奏や和太鼓、御輿、フラダンス、ロックソーラン、盆踊り、花火打ち上げなど盛りだくさんだったが、今回は大幅に縮小し盆踊り、四中ダンス等とし、花火打ち上げ、食べ物の売店販売はしない。終了時間は20：30で、約2時間のスケジュールで進んでいる。
そこで、２丁目からもお手伝いしていただけるボランティアの募集を行いたい。自治会員からのボランティアは、役員の負担を軽減しなお且つ自治活動の活発化を図る上で今後充実する必要があると思っている。まずは、今回のわらびふるさと祭りにボランティアを募集し参加状況を確認することが重要と考えている。初めての試みでトラブル等もあると思うが挑戦してみたい。
このわらびふるさと祭りの実施に当たり、２丁目の会員の中からボランティアを募ることとし、自治会だよりで募集することにした。また、防犯パトロールも自治会だよりで募集する。
予算としてボランティア活動支援金8万円が計上されているので、防犯パトロールのボランティアとあわせ今後お礼を考えていく。
6. 自治会費集金の総括について
会長-----今回は昨年と違い従来の集金袋方式を採用しましたが、領収書を発行して欲しいとの意見があり反省点かと思っている。
出納担当委員-----集金に当たり各班長さんにお願いをしていたので問題なかった。
班長さんが集めた自治会費を各班の役員へ渡すときに、専用の茶袋があるところとないところがあった。班長さんは、引継ぎの際に専用の茶袋を受け継いでいるはずなので確認する。
7. 四街道市防犯協会より四街道市防犯指導員委嘱の依頼について
会長------四街道市防犯協会より四街道市防犯指導員委嘱の依頼がきたので、お受けすることとし委嘱状をいただいたことをご報告する。
8. 市民自治組織助成金の申請について
会長-----市民自治組織助成金の申請を６月１３日に行う。助成金は前期と後期の年2回に分けて支払われ、今回は前期分のみとなる。後期は１０月1日付け時点で自治会員数が確定したのちに市への申請となる。
9. 寄付金協力金について
会長-----前回役員会でもお話したが寄付金の一括納付には、法的な問題点もあることから、今期は個人の判断による寄付にしたい。自治会から一括で寄付することになると、全会員からの同意書が必要となり、一人でも反対があれば寄付ではなく強制となってしまうことが問題だ。―――――異議なし。
個別寄付の方法については、自治会だよりに社会福祉協議会、日本赤十字、緑の募金3件の寄付のお願いを回覧し、その際に募金封筒を添付し寄付にご賛同いただける方のみ無記名の募金封筒に金額を書き入れ、６月末までに各班自治会役員に渡す方法とした。
10. 四街道市地域包括支援センター主催の「支えあいのある地域づくり」について
四街道市地域包括支援センターから「支えあいのある地域づくり」の意見交換会の案内が届いている。四中学区の自治会長、民生・児童委員、シニア会が出席予定メンバーで6月19日（日）13：30～わろうべの里2階創作のスタジオで開催予定だ。2丁目からは代表で長谷川さんが出席して頂けることになった。
11. 和良比小学校から第1回学校支援推進会議について
和良比小学校から6月21日（火）第1回学校支援推進会議に開催が案内されたが、小学生の児童を持つ役員がいないことから、会長が出席することとなった。
12. 四街道市みんなで地域づくりセンターから第22回自治会情報交換会について
案内では、自治会会長、役員が参加で、6月30日（木）13：30～四街道文化センター203号室で開催予定となっていたが、参加希望者がいないため、会長が出席することとなった。
13. 四街道市教育委員会主催の第44回四街道市青少年健全育成推進大会について
案内は、自治会長宛てで7月2日（土）に実施されるとなっていたが、出席者については、会長に一任することとした。
14. 四街道市社会福祉協議会主催の令和4年度社協まつり及び福祉バザーについて
今年度は中止とする旨の通知あった。
15. 第31回四街道ふるさとまつり参加者募集について
四街道中央公園で行われるが、和踊り、太鼓演芸、よさこい、ソーラン等に参加される方とされているので、該当なしとする。
16. ゴミ集積所補助金について
手順を確認しつつ進めた。
自治会はゴミ集積所管理に関与しないが、ゴミ集積場のカラスなどによる散乱対策として、要した費用のうち１年間1集積場当り\5,000を上限として、自治会が補助金を支給する。
補助金の申請者は、該当班の役員をとおして自治会役員会の承認を受け、設置後これに要した費用の領収書等を添えて、自治会会計から補助金の支給を受ける。
各集積場の補助金については、支出簿に記録し保存する。
17. 自治会だより第2号について
掲載内容として、ゴミゼロ及び自治会費集金のお礼、寄付金について（寄付金袋あり）、わらびふるさと祭りと８月の防犯パトロールのボランティア募集とする。
なお、夏休みラジオ体操は、次回とする。
役員会終了後にLINEにて自治会だより第2号（案）を会長が掲載するので、ご意見をいただき作成する。
以 上
令和４年度美しが丘２丁目自治会
第４回役員会議事録
会長 I(4班)
令和4年7月10日（日）13～15時
出席者 1班 M 2班 S 3班Y 5班 K 6班 I 7班K 8班O 9班 Y
民生委員S 6班 H顧問
1. 市民自治組織助成金交付申請と樹木剪定依頼報告
会長-----6月13日月曜日、市役所自治振興課に市民自治組織助成金交付申請を行った。
同時に都市計画課に第二児童公園の樹木剪定を依頼した。
剪定は6月29日に実施され、数人の職人さんが車で来て３時間程度で終わらせた。
2. 自治会館設置の消火器購入報告
会長-----6月13日、自治会館設置の消火器を3台購入し、設置後10年以上経過した古い消化器3台を廃棄した。購入費用は、美しが丘自治会館の予算より支出する。
3. 支えあいのある地域づくり報告
会長-----6月19日日曜日、わろうべの里で行われた。主催は四街道市地域包括支援センターで、出席は前会長の6班H顧問にお願いした。
H顧問-----国として超高齢化社会が訪れたときに、公的サービスの低下が見込まれるため、地域の方たちに高齢者の支援をお願いしたいとの国の方針が示され、それを受けて各自治体も、地域のその活動を支援していく動きがある。
自分の住まいの地域で余生を送りたいという高齢者の要望が多く、それに応えるべく、地域で高齢者を支えていくことを根本的な目的とし、支えあいのある地域づくりの集まりがある。自治体としては、公的組織と地域との橋渡し役として、地域包括支援センターを設けた。
市は、これまでも社会福祉協議会を通じて高齢者を支える事業を行ってきているが、よりきめ細やかな支えを充実させるために、各自治会にも要請したい趣旨がある。市では地域で高齢者を支えていく手段として、地域を活性化して元気を取り戻す必要があるとし、行事等地域つくりの基盤になる活動を見出すことを提唱している。
その一つの事例として鹿渡２区が紹介され、昔から住んでいる地域と新しく開発された地域の高齢から若い世代までの幅広い層が、春日神社を中心に行われる祭りや活動において、核となる団体を作り良好な関係が築かれることが示された。
鹿渡自治会は下部組織として、シニアクラブ、盛年部、婦人部、子ども会の４つの団体を束ね、お祭り等で活動資金を提供し、収益が出れば活動資金に充ててもらっている。
各自治会で意見交換会を行ったところ、美しが丘３丁目から、自治会役員の活動とは別に、地域のリーダー的存在の人たちが活動ごとに実働部隊として、グループ活動行っている例が挙げられた。また、そのリーダー役の人たちが次の候補者を推薦する形で受け継ぎ、事業が継続されることを望ましいとしていた。
めいわでは、自治会を結成した当初は、子供が多くその子たちに核になるものを残してあげることが目的だったが、今は初期の会員たちも高齢となり高齢者の支援と仲間づくりが中心の活動となっていることが上げられた。
そもそも、地域で行事を行うことが、高齢者支援とどう関係するのかわからないとの意見もあった。
美しが丘２丁目では、ボランティア活動支援金を立ち上げ、役員の手が足りない時にボランティアを要請し、地域のために活動してくれる方たちをバックアップするための支援金制度を作ったことを発表したところ、他からも好感が得られた。また、自治会の役割として、困っている人たちと助けてくれる人たちを結びつけるといった活動が提案された。
今後の活動として、7月24日の14時から和良比防災センターで美しが丘の３自治会で、支えあいのある地域づくりの勉強会として集まることになる。高齢者を支援するために、地域を活性化することが目的となるが、関心のある方は、役員の方を含め参加していただきたい。
今のところ参加予定者は、主催者３班S、５班A、８班S、民生委員S 6班Hとなる。
参加希望者は、会長がLineにて募り結果をSさんへ報告する。
4. 第1回学校支援推進会議の報告
会長-----第1回学校支援推進会議の報告6月21日火曜日、和良比小学校で行われた。出席者は和良比小学校学区の自治会長、民生児童委員、PTA、シニアクラブの会長、校長、教頭となった。趣旨は、地域が小学校と連携して活動していこうとするもので、具体的には登下校見守り、学習支援、敷地内の掃除などの環境整備に関することだった。
今回和良比小だよりの回覧を学校から依頼されたので、会員の皆さんへの回覧とする。
5. 自治会情報交換会報告
会長-----6月30日木曜日、文化センターで行われた。主催は四街道市役所政策推進課のみんなで地域づくりセンターとなり、自分はzoomによるオンラインで参加した。
会議は2部に分かれ、第一部は事例紹介として千代田区社会福祉協議会の方がzoomによる会議を取り入れて効率的になった例が挙げられた。参加者からは地域では高齢者が多くzoomを使うのは無理があるとの意見があった。
第二部は5グループに分かれ、オンラインの活動、コロナの影響、日常の問題点など情報・意見交換が行われ、空き家問題が一番の問題として取り上げられた。
６．ゴミ集積場補助金について
04-01，04-02、08-01の３か所を承認し、補助金の支払いをすることとした。
補助金申請を受けた役員が、当該申請者に補助金をお渡しすることを確認した。
７．寄付金等の総括
回覧方式による寄付金の合計は 59件 61,200円となった。
内訳として、
社会福祉協議会 57件 30,900円
赤十字 48件 17,350円
緑の募金 44件 12,950円
となった。
寄付の納付は、副会長が市役所へ届ける。
８．わらびふるさと祭りボランティア募集状況
７月３０日ふるさと祭りのボランティアは、2丁目ではS、I、K、H、S、Iの6名となった。
当日のボランティアスケジュールについては、３丁目のI会長が、1部と２部に分けて提示してくれる。
仕事内容は、テント、照明、トイレ、受付案内、パトロール、出店等のお手伝いで、今回は櫓や食事の露店は出さない。
9. 8月夜間防犯パトロール募集状況
8月6日 8名、13日 5名、20日 ２名、27日 5名の方が２丁目夜間パトロールのボランティアとして応募してくれた。
20日についてはパトロール人数が少ないため中止とし、6日、13日、27日は、ボランティアの皆さんと防火防犯委員で実施することとし、自治会だよりでお知らせをする。
10. 和良比区子ども会による七夕
会長-----和良比区川島さんから、第二児童公園横の掲示板に笹と短冊を設置したいとの要望を受けた。近所のお子さんがいる家庭にお伝えしたが、既に短冊を吊るし子供も喜んでいた。また、公園にいた親子にお伝えしたら2人とも喜んでいた。最近、笹や短冊に出合うことがないが、昔からの風習はとても大切なものだと気付いた。変わることが正しいように言われる昨今、変えてはいけない物があり、継続することの大切さを教わった。
11. 夏休みラジオ体操担当者の件
夏休みラジオ体操が、期間として、前期7月25日（月）から7月30日（土）、後期8月22日（月）から8月27日（土）となる。担当者は美化委員のMとSとなる。
12. 和良比小避難所運営委員会報告と「会員ボランティア」募集の件
五十嵐副会長-----市役所の共済ホールで７月の役員会をおこなった。和良比小学校近隣8区・自治会合同の避難所に関する会議だった。
市役所は、和良比小に相乗りして、他の自治会にも避難所を設置して貰うために、デモンストレーションとして、和良比小の避難訓練を他の自治会に見て貰うことを目的としている。
参加者が大勢で二回に分けて行ないたい意向だったが、和良比小の負担が大きくなるので、市役所からも応援を出すとのことだった。
11月27日（日）の避難所開設時の会員ボランティアについては、自治会だよりで募集することとした。
13. 回覧を回す頻度について
4班班長から回覧を回す頻度が多いので纏められるものは纏めてほしいとの意見があがった。現在市より回覧として第1と第３土曜日に副会長宅へ届いているが、ほとんどが緊急を要するものでない。
班長さんの負担軽減をはかることから、今後は緊急連絡や締め切りの迫った通知を除いて、自治会だよりの回覧に合わせ原則的に月一回を回覧することとした。
14. 自治会だより2022-03について
募金等のご報告、7月防犯パトロール中止のお知らせ、わらびふるさと祭りボランティア参加状況、夏休みラジオ体操実施のお知らせ、回覧について。
以 上
👉第5回役員会議事録 R4年8月14日
令和４年度美しが丘２丁目自治会
第５回役員会議事録
会長 I (４班)
令和4年８月1４日（日）１３～１5時
出席者 1班 M 2班 S 3班Y 4班 I 6班 I 7班 K 8班 O 9班 Y、H顧問
1. 寄附金等の納付報告
I会長-----７月１２日（火）自治会会員よりお預かりした社会福祉協議会会費、日本赤十字寄附金、緑の募金について各窓口へ届けた。領収書を受領したので、会計で自治会経費とは別に保存していただきたい。
2. 地域包括支援センター支えあいチーム四中美しが丘「支えあいのある地域づくり」意見交換会の報告
I会長-----７月２４日（日）地域包括支援センター支えあいチーム四中美しが丘「支えあいのある地域づくり」意見交換会が行われた。先月Hさんから説明があったが、改めて説明すると、高齢化社会に備えて、高齢者が住み慣れた地域で最後まで生活できるように、地域で出来ることをしなさいという日本国政府からのお達しだ。これを「地域包括ケアーシステム」と銘打って法律に明記されたもので、簡単に言うと困っている人がいたら助けようということになる。
2丁目は65歳以上が8割いるようで、身近な問題でもあり、地域への貢献という観点では自治会役員になること自体が地域の皆さんの役に立っていると思える。パトロールは地域の防犯に、ラジオ体操は地域の子供たちの育成に、わらびふるさと祭りも子供たちの良い思い出づくりにとどれも重要な地域への貢献だ。これらのことが10年後20年後の地域活性化につながると考えられ、まずは、自分に出来ることをためらわずに行うことの積み重ねが、地域包括ケアーシステムに繋がると感じている。
今回のこの会議には25名が参加し、これまでの経緯説明や四街道市のスタンス（①シニアクラブなどの参加できる場所づくり②シルバー人材やボランティアなどの支援のある地域づくり③民生委員さんなどの相談できる場所づくり）や意義などの説明があった。その後、意見交換会があり、1丁目会長から災害時の要支援者対応についての話、3丁目会長から自治会館をもっと活用しようという話があった。
２丁目の私からは特に準備をしていなかったが、最近あった話を2つ挙げた。1つは2丁目会員の方が遊歩道で転び歩けなくなった時、偶然通りかかった40歳くらいのがっちりした男性が家までおぶって連れて行ってくれたそうで、この怪我をされた方から夜に電話を頂き、お礼が言いたいが何処の家なのか分からないので教えてほしいとのことだった。2丁目の会員名簿には助けた方のお名前はなく、その後何日か外出ついでに探したところ、該当する名前を見つけ、怪我をされた方に表札があったことをお伝えできたこと。2つ目は副会長のご近所で会員でないお宅があり、最近、複数の若い人が出入りし、ゴミの出し方のルールが守られていない状況で、周りのお宅の方々が恐怖を感じていた。副会長が家の持ち主と連絡を試みるもできず、市役所に行き相談しても良い解決方法がなく、警察に行き事情を話したところ協力に応じ持ち主と連絡が取ることができた。若い人たちが出入りする事情は、持ち主が不動産屋を経由しある会社に貸し、その会社が社員寮として使用していたことが分かり、持ち主からクレームを入れてもらったこと。この２つの事例は、ごく最近に起こったことで困りごとは実際に身近にあって、相談できる人がいることが大切であることを述べた。しかしながら、個人で対応できない問題については、美しが丘3自治会でチームを組むことが出来ればすばらしいことを提案した。
3. ラジオ体操の途中報告
I会長-----7月２５日（月）～７月３０日（土）までラジオ体操が行われた。途中ラジオが壊れるアクシデントがあったが、無事に前半が終了した。新しくラジオを購入し自治会館運営委員会の支出として処理した。集まった子供は３０人くらい、大人も３０人くらいで、コロナの影響もあるのか例年より若干少ないようだった。８月２２日～８月２７日まで後半のラジオ体操がありますが松本さん菅さん宜しくお願いしたい。
4. わらびふるさと祭りの報告
I会長-----７月３０日（土）わらびふるさと祭りが開催された。2丁目からのボランティアは当初６名、その他の方にもご協力いただき結局１０名が参加したと把握している。また、2丁目から花代として二丁目自治会の予算通り3万円を祭り実行委員に渡した。祭りの主催は美しが丘3丁目、和良比西、ひかりが丘西の3自治会で、ボランティアや店舗出店など近隣7自治会が参加する大イベントとなった。わらびふるさと祭りに来場した総人数は分からないが、わらび子供会の一店舗でも３５０名ぐらいが、くじ引きをしたそうだ。どの店も長い行列ができてともかく大盛況だった。
なお、この状況は2丁目ホームページに掲載されたのでご覧いただける。なお、写真については1丁目会長と3丁目会長から使用許可を求められましたので了承しました。
出来る事なら来年以降も2丁目が何らかの形で参加して欲しいと思っている。
5. 四街道市からの市民自治組織助成金の交付について
四街道市からの助成金が７月２５日140,600円交付されたとの連絡が入ったので、会計で口座の確認を願いたい。
6. 夜間パトロールを中間報告
８月６日（土）に恒例の夜間パトロールを実施した。8月13日は残念ながら台風のため中止となった。ホームページに写真も掲載されているのでご覧いただきたい。
7. ボランティア活動支援について
I会長-----以前から申し上げていたが、ボランティアにご協力いただいた方にお礼状に添えて寸志をお渡ししたいと思っている。今回わらびふるさと祭りのボタンティア当初６名でしたが、私が把握している範囲で計１０名に対し、お礼状と寸志をお渡しし、ボランティアへ僅かな謝礼を恒例化したいと思う。
昨年度の役員により今期ボランティア活動支援金として80,000円予算計上している。ボランティア活動支援については初めての試みで、寸志については気持ちだけのもので良いと思われるので、一人につき「せんどうの商品券５００円分」とする案はいかがだろうか。
全員異議なし。
8. 自主防災について
I会長-----夏のイベントも残すところラジオ体操後半だけとなり、これからは秋のイベント自主防災と和良比小避難所訓練がメインとなる。まずは自主防災に関しまして昨年の自治会長がまとめた資料をご覧いただきたい。前自治会長のご苦労が分かる資料となっている。平成23年3月11日に東日本大震災を経験し、平成24年に自主防災組織が結成された。当初は自主防災講座の開催や防災ニュースの発行などの様々なイベントが実施され、安否確認の参加率も80％となっているが、平成25年の安否確認参加率は50％、平成26年の安否確認参加率は30％と減少している。令和になって役員のご努力により参加率はやや上昇した。災害に対する意識は薄れさせてはいけないと思うが、実際時が経てば薄れることは避けられないかもしれない。しかしながら万一の時の備えも大切であることから、今年はどうするか思案いただきたい。
時間軸で考えてみたが、大規模な地震と火事を想定すると、地震の最中は自助しかできず、昨年作成された資料に、個人が出来る地震発生時の対応として地震発生中の「シェイクアウト訓練」及び地震直後のチェック行動となる。これはHさんがよくご存じなので少し説明を加えていただきたい。
Hさん-----具体的には、地震が来て家族がバラバラになっているとき、どこに逃げ連絡をどう取るのか。また、想像力を働かせて、地震が来た時に棚の上のことを考え、整理しておくなど災害が起きたときの各家庭での問題点を洗い出し、事前に対策を練っておくことが大切だ。
I会長-----シェイクアウト訓練とチェック行動がその「きっかけ」になれば良いと考える。
大規模地震の後、余震が続く中、共助となる和良比小避難所開設については、地震からある程度時間が経過してからでないと機能しないように思える。12時間後なのか24時間後なのか。そこで地震発生から避難所開設までを対応する必要があるようだが、これを自治会の自主防災でどう対応するような考え方みてはいかがだろうか。
具体的には①災害発生時の対応についての啓発。②地域の親睦。③設備のチェックと操作訓練。と思われる。
災害発生時の対応についての啓発は、先ほどのシェイクアウト訓練とチェック行動がとてもよく出来ているようなので、これをもっと定着させたらどうかと考えている。1度や2度回覧したからと言って理解されるものではなくて、繰り返し発信していけたらと思っている。次回役員会では、詳細スケジュール等を９・１０月で決めたいと思う。できれば、シェイクアウト訓練と事後のチェック行動の紙を一頁にまとめ、保存版としてラミネートで包んだものを配布し、冷蔵庫などに貼ってもらうことを全戸２１９枚で費用についても検討してほしい。
次に地域の親睦については、災害時に支えあいができる関係を平時から築いていくことが重要と思われ、災害時の避難所生活では普段から何の付き合いもない人、どんな人かもわからない人と共同生活する事も考えられる。そこで、親睦を兼ねた1～3丁目合同訓練、消火器の訓練や起震車を呼んでの体験、テント設営訓練や発電機の操作訓練、炊き出しなど。和良比小避難所訓練ではできない事を出来たらと思っている。日時は起震車が抑えられる12月3日か4日を計画している。
今後は、9月に開催する1～3丁目が集まる自治会館運営委員会で方向性を話し合えるので、その上で詳細を決めていけたらと思っている。
討議内容-----現在は有効期限付きのガソリンを使った発電機があるが、非常時に立ち上がるか不安な面がある。最近の災害時に必要なものとしては、携帯やスマホの電源であり今の発電機では対応できない。今後はカセットボンベ式の新しい発電機を含め検討する余地がある。
9. 和良比小避難所の進捗と会員ボランティア募集報告
会員ボランティアは4班1名。
11月27日（日）に実施する。
安否確認を当日朝か前日に実施するかなどこれから煮詰めていく。
10. 令和5年度コミュニティ助成事業助成希望調査票について
I会長-----四街道市危機管理室から「令和5年度コミュニティ助成事業助成希望調査票」が届いた。内容は自治総合センターの助成事業の中の地域防災組織育成助成事業の募集にあたっての事前調査となる。自治総合センターは宝くじの収益を原資として運営されている一般財団法人で、この自治会館建設にあたっても自治総合センターから600万円の助成を受けている。今回の四街道市危機管理室からの通知は、防災に関する自治総合センターの助成事業募集の事前調査なので、防災関係で必要なものがあれば助成しますということになる。提出期限は8月26日（金）までに助成希望の有無を提出し、その後自治総合センターの募集通知に合わせて具体的な申請を行う。四街道市危機管理室が抽選を行い、優先順位をつけて千葉県に送り、千葉県が自治総合センターに申請書類を送る。助成金額は30万円から200万円までとなるが、防災関係で助成金を受けたいものはあるだろうか？
当初、防災テントとも思ったが、備品一覧を見るとテントは１．５間と３間のテントが２張りあるようだ。
携帯用充電ができるような発電機を買うのであれば、来週の金曜日までにまとめなければならない。取り敢えず有で市に申請するが、助成は来年度になる。
11. 四街道市消防団第５分団からの協力金依頼について
I会長-----四街道市消防団 第５分団 分団長から協力金の依頼があった。1～３丁目でそれぞれ予算から65,000円、光が丘西280,000円など近隣の８自治会が出している。使い道は、令和３年度で月例の点検、秋の防災予防運動、歳末特別警戒等で総額の支出で61万円ぐらい。自治会の中に消防団活動に興味のある方いたらご紹介くださいとのことだった。余談だが、現四街道市長 鈴木陽介さんは昨年まで第5分団の会計を担当していたそうだ。協力金支払いについて異議はあるだろうか？
全員異議なし。
12. 新規入居者情報について
I会長-----役員のご近所で新規入居者情報はあるか。
なし。
13. スマホ塾9月生新規募集について
I会長-----スマホ塾9月生新規募集について、Hさんにご説明いただく。
Hさん-----昨年の１１月から今年の５月までの７か月の予定で実施したが、コロナ等の影響で休みの期間もあり８月で終えることとなった。
会館使用料は、１丁目の参加者が少なく、２・３丁目で負担していた。
９月からも自治会でバックアップしていただきたい。３丁目が始めたものだが、２丁目でもデジタル化の進展にともない始めた。コースは２つで、３丁目会員の塾長とドコモショップの社員が講師を務めている。２丁目自治会からは現在１４名の参加者がいる。月に２回第三水曜日と第四土曜日午後１時から３時まで実施している。その他、参加自由の親睦兼情報交換会のサロンがある。会館使用料は特別の配慮をいただき複数部屋を使用するが５００円としてもらっていている。
これからのコースは、ドコモショップのスタッフが５人から３人と少なくなり、所有率の多いアンドロイドコースが月２回、アイフォンが月１回でスタートする。配慮していただきたいのは、会館使用規定にある【自治会が会員の福祉のために利用するときは利用負担金を無料とする】を検討していただきたい。
また、講義の中で講師が説明した内容を、参加者が実施できるようにフォローしていただける方の募集とそのボランティアの謝礼費用に協力していただきたい。
９月からのスマホ塾については、自治会だよりでお知らせし、会館使用料については１・２・３丁目の合同で実施することから、会員の福祉と認められるか、９月の自治会館運営委員会に諮ることになった。
14. 美しが丘自治会館運営委員会の開催について
I会長-----来月、美しが丘自治会館運営委員会の開催しようと思っている。前回の運営委員会において議案となったもので、各自治会から年二回費用を払ってもらっているが、実際は年一回なので実情にあわせ規約を変更、空調設備の見直しと補助金申請、一丁目、二丁目、三丁目合同の自主防災訓練、スマホ塾の会館使用料が議案となる。開催日時は９月の後半でlineにて調整しお知らせする。
15. 自治会だより2022-04 の内容について
自治会だより2022-04 わらびふるさと祭り写真集（HP含む）、8月恒例夜間パトロール、ラジオ体操、和良比小避難所会員ボランティア募集報告、スマホ塾募集
以 上