Jumlah staf Unit Pentadbiran dan Kewangan & Teknikal keseluruhannya seramai  30 orang.

• Berperanan mengendalikan, menguruskan segala keperluan, perkhidmatan staf dari mula pelantikan hingga  persaraan.

• Bertanggungjawab dalam hal-hal kewangan, perolehan, aset dan pembangunan di kolej.

• Bertanggungjawab menjaga keselamatan staf, pelajar, hartabenda KMS, kebersihan dan  keceriaan kolej.

• Menerima dan menyelesaikan aduan pelanggan.

• Beroperasi mulai Jam 8:00 pagi hingga 5:00 petang.

• Pegawai yang boleh dihubungi untuk sebarang urusan/pertanyaan:
    No.Tel  : 03-31201410
    Email       : webmaster@kms.matrik.edu.my

Fungsi unit ini terbahagi kepada dua fungsi yang utama, iaitu:
FUNGSI UNIT PENTADBIRAN

• Menguruskan dan mengemaskini Buku Pekhidmatan Kerajaan (BPK).

• Menguruskan dan mengemaskini maklumat dan hal-hal perjawatan.

• Bertanggungjawab menguruskan hal-hal perkhidmatan pegawai/staf kolej seperti urusan pelantikan, pertukaran, kenaikan pangkat/pemangkuan, peperiksaan/prestasi, tatatertib, cuti dan persaraan/pencen.

• Menguruskan keperluan latihan dan kompentensi

• Menguruskan dan menyelia hal-hal berkaitan pentadbiran kolej, fail, dokumen rasmi, surat-menyurat, kuarters, tempahan kenderaan dan premis di kolej.

• Bertanggungjawab menguruskan hal-hal berkaitan pengurusan stor dan aset alih kolej dari aspek pendaftaran, penerimaan hingga pelupusan serta memastikan keselamatan aset dan harta benda kolej dipelihara dan dikawalselia.

• Menjadi urusetia perhimpunan bulanan kolej, mesyuarat-mesyuarat utama dan acara-acara serta majlis-majlis rasmi di kolej.

• Menerima, menyelesaikan aduan dan pertanyaan pelanggan dan warga KMS.
  
  FUNGSI UNIT KEWANGAN
  
  

• Menyediakan laporan bulanan dan tahunan prestasi perbelanjaan kolej

• Menguruskan permohonan peruntukan kewangan, permohonan pindah peruntukan dan peruntukan tambahan

• Menyediakan belanjawan mengurus tahunan ABM dan pembangunan kolej

• Menyedia dan menguruskan bajet akaun amanah kolej

• Menerima dan memproses baucar bayaran tuntutan-tuntutan TNT/ELM dan lain-lain

• Menyelenggara proses penghantaran pesanan tempatan

• Menguruskan pembelian melalui sistem e-perolehan

• Menguruskan kutipan hasil & terimaan

• Menguruskan bil-bil utiliti, bil akaun pukal kolej dan waran udara

• Memproses gaji

• Menguruskan pembayaran elaun wang saku pelajar

• Menjawab dan memberi maklumbalas pertanyaan audit

• Bertanggungjawab menguruskan perolehan kolej melalui tender, sebutharga, kontrak, pembelian terus dan panjar wang runcit.

• Menguruskan pakej latihan/kursus staf kolej dan pelajar.

• Urusan semua jenis cuti hendaklah dimohon lebih awal.

• Memastikan semua staf di bawah unit pentadbiran mencukupi kursus 7 hari setahun.

• Menguruskan Penilaian Prestasi Tahunan.(SKT/LNPT) mengikut tempoh yang ditetapkan.

• Urusan permohonan tempahan kenderaan jabatan hendaklah dimohon lebih awal sekurang-kurangnya 3 hari sebelum tarikh penggunaan, mendapat sokongan ketua jabatan dan mempunyai dokumen sokongan.

• Urusan tempahan premis kolej seperti dewan, rumah tamu, padang dan lain-lain prasarana hendaklah dimohon secara bertulis dan mendapat kebenaran dari ketua jabatan dan dikenakan caj/bayaran mengikut prosedur dan surat pekeliling yang berkuatkuasa.

• Staf kolej bertanggungjawab mengemaskini dan memberi maklumat berkaitan pengisytiharan harta setiap 5 tahun perkhidmatan atau apabila ingin mengemaskini maklumat harta yang baru diperolehi.

• Urusan permohonan stor kolej hendaklah dimohon 3 hari lebih awal, diisi dalam borang permohonan stok, disahkan oleh pegawai pelulus dan tertakhluk pada waktu urusan stor.