Undersøgelse og visualisering af data

Anvende tabelfunktionen til data-analyse

Tabelfunktionen i Excel bruges, så man kan oprette og formatere en tabel for at gruppere og analysere data visuelt.

Desuden giver tabelfunktionen mulighed for filtrering og hurtige opsummering af kolonner.

For at fortælle Excel, at et område indeholder sammenhængende data (Tabel) gøres følgende:

• Åbn fanebladet Ordrer.

• Marker alle data i området A1 : E71

• Vælg knappen 'Hjem' - 'Formatér som tabel' - 'Vælg det udseende du godt kan lide'

• Sæt flueben i 'Tabellen indeholder overskrifter'

Nu er området A1 : E71 lavet til en Excel-tabel, hvilket giver os mulighed for at lave anvende de nyttige funktioner.

Vi kan se at området bliver farvemarkeret mv. idet tabellen bliver formatteret af Excel.

Funktionen 'Sidste række' tilføjer en række nederst, der har indbyggede funktioner til sum, gennemsnit og andet.

For at anvende funktionen 'Sidste række' gøres:

• Markér en celle i tabellen. Nu kommer der et nyt faneblad i menuen i toppen, kaldet 'Tabelværktøjer' (evt. Tabeldesign).

• Åbn menuen 'Tabelværktøjer' (evt. indstillinger for tabeltypografi).

• Sæt flueben i 'Rækken Total' (evt. Sidste Række)- Nu tilføjer Excel en række med Total nederst og en sum i yderste højre kolonne.

• Prøv at vælge 'Gennemsnit' under kolonne C - Pris.

• Prøv at vælge 'Antal' under kolonne B - Produkt#.

• Prøv at vælge 'Maks' under kolonne E - Total Pris.

• Kan du svare på opgaverne i kolonne H med brug af 'Sidste række'?

Hjælp til tabeller i Excel:

• Opret og formatér tabeller

• Oversigt over Excel-tabeller

Filtrering af data i tabel

Udsnitsværktøj

For hurtigt at kunne filtrere data i tabel kan man anvende udsnitsværktøj.

• Åbn fanen 'Fødselsdage'

• Klik i en celle i tabellen

• Vælg 'Tabelværktøjer' - 'Indsæt udsnit' - Vælg de tre nederste - OK

Du ser nu tre udsnitsværktøjer til Måned tekst, Født 2000 eller senere og Antal gange i udlandet.

Du har nu mulighed for hurtigt at filtrere tabellen ud fra disse tre kolonner med udsnitsværktøjerne.

(For at nulstille et udsnitsværktøj er der et ikon med et rødt kryds i øverste højre hjørne af værktøjet)

Prøv at besvare følgende spørgsmål kun ved at klikke i udsnitsværktøjerne og vælge den funktion i 'Sidste række':

• Hvor mange er født før 2000 og har været 0 gange i udlandet?

• Hvor mange udlandsrejser har i alt været foretaget af personer født i år 2000 eller senere?

• Hvor mange er født i Maj måned?

• Hvor mange udlandsrejser er foretaget af personer født i juni og juli måned? (kræver lidt ekstra)

Betinget formattering til at overskue data

Betinget formattering hjælper med at overskue data ved at anvende farver på celler svarende til specifikke betingelser.

• Åbn fanebladet Overskud

Vi vil nu bruge betinget formattering til at visualisere data i kolonnen Overskud.

Vi vil gerne have markeret de tre højeste værdier, de tre laveste værdier, samt værdier mellem 12 og 13.

• Marker cellerne B2:B16

• Vælg 'Hjem' - 'Betinget formattering' - 'Regler for højeste/laveste' - 'Øverste 10 elementer'

• Vælg '3' med 'Grøn fyldfarve med mørkegrøn tekst' - OK (De tre højeste værdier er nu markeret med grøn)

• Vælg 'Hjem' - 'Betinget formattering' - 'Regler for højeste/laveste' - 'Nederste 10 elementer'

• Vælg '3' med 'Lys rød fyldfarve med mørkerød tekst' - OK (De tre mindste værdier er nu markeret med rød)

• Vælg 'Hjem' - 'Betinget formattering' - 'Regler for fremhævning af celler' - 'Mellem...'

• Vælg '12' og '13' med 'Gul fyldfarve med mørk gul tekst' - OK (Værdier mellem 12 og 13 er nu markeret med gul)

Nu har vi market som vi ønskede. Betinget formattering er automatisk, så hvis værdier ændrer sig gør farvelægningen også.

• Se hvad der sker, når du ændrer overskuddet for år 2008 til 10, 12 eller 15.

For at fjerne betinget formattering:

• Vælg 'Hjem' - 'Betinget formattering' - 'Ryd regler' - 'Fjern regler fra markerede celler'

Andre muligheder for betinget formattering. Marker cellerne B2:B16 og afprøv:

• Vælg 'Hjem' - 'Betinget formattering'.

  • Datalinjer

  • Farveskalaer

  • Ikonsæt