สพป.อุบลราชธานี เขต 3 มีโรงเรียนในสังกัด 209 โรง แยกเป็น 18 กลุ่มเครือข่าย มีเครือข่ายศึกษานิเทศก์ประจำอยู่ทุกกลุ่มเครือข่ายฯ เพื่อ นิเทศ กำกับ ติดตาม และประสานงาน การดำเนินงานจัดการศึกษา ตามนโยบายและโครงการต่าง ๆ  ลักษณะของงานการศึกษา ส่วนหนึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลจากทุกโรงเรียนเพื่อรายงานต่อหน่วยงานต้นสังกัด (สพฐ.)  การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อสรุปรายงานผลการประเมินการนิเทศติดตามกิจกรรม โครงการ  ซึ่งพบความไม่สะดวกในการติดตามงาน กล่าวคือ มีข้อมูลจำนวนมาก และไม่ทราบว่าโรงเรียนใดยังไม่รายงาน และโรงเรียนที่ยังไม่รายงานนั้น  อยู่ในความรับผิดชอบของศึกษานิเทศก์ท่านใด  กลุ่มนิเทศติดตามและประเมินผลการจัดการศึกษา สพป.อุบลราชธานี เขต 3  จึงได้ รวมแนวคิด 2 รายการ มาผนวกกัน ดังนี้

           1)   ระบบ Data Center การจัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลแบบ Real Time ได้ศึกษาและเลือก  Cloud Computing ของ Google Workspace for Education Fundamentals  โดยใช้แอปพลิเคชั่น 4 โปรแกรม ดังนี้น 

1.1) Google Drive  เป็นบริการจาก Google ที่ทำให้เราสามารถนำไฟล์ต่าง ๆ ไปฝากไว้กับ Google ผ่าน พื้นที่เก็บข้อมูลระบบคลาวด์และการสำรองข้อมูลไฟล์ที่มีความปลอดภัย ทำให้เราสามารถใช้ไฟล์เหล่านั้น ที่ไหนก็ได้และยังสามารถแบ่งปัน (แชร์) ไฟล์กับคนที่ต้องการ และสามารถแก้ไขร่วมกันได้จากอุปกรณ์หลายประเภท เช่น อุปกรณ์มือถือ อุปกรณ์แทปเลต หรือคอมพิวเตอร์ 

1.2) Google Forms เป็นบริการ Web Application ของกลุ่ม Google Docs ซึ่งช่วยให้เราสามารถสร้างแบบสอบถามออนไลน์ หรือใช้สำหรับรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย 

1.3) Google Sheets เป็นบริการ Web Application ของกลุ่ม Google Docs ซึ่งมีหลักการทำงานเช่นเดียวกับโปรแกรม Excel สามารถวิเคราะห์ คัดกรอง เลือก แยก รวม ข้อมูล ประมวลผลข้อมูลตามหลักคณิตศาสตร์ สถิติ จัดการข้อมูลให้แสดงในส่วนที่ต้องการได้  และ  มาประยุกต์ใช้ในการจัดการข้อมูล นำเข้าข้อมูล ประมวลผลวิเคราะห์ข้อมูล นำเสนอข้อมูล แบบทราบผลทันที (Real Time) ผู้รับผิดชอบงานสามารถทราบ และติดตามผลการวิเคราะห์ข้อมูล ระหว่างการดำเนินงาน และเมื่อได้รับข้อมูลครบถ้วนทุกหน่วยข้อมูล และผ่านการตรวจสอบ คัดกรอง ข้อมูลที่ซ้ำ หรือมีการอัปเดต แล้วจะได้ผลการวิเคราะห์โดยรวมทันที มีผลการปฏิบัติงานในระดับเขตพื้นที่ฯ ได้ตามกำหนดเงื่อนไขเวลา ที่หน่วยงานต้นสังกัดระบุ  

1.4) Google Sites  เป็นแพลตฟอร์มสร้างเว็บไซต์จาก Google เป็นเครื่องมือในการสร้างและแสดงผลแบบเว็บไซต์ ที่จัดหมวดหมู่ได้ นำเสนอข้อมูล สามารถเชื่อมโยงเนื้อหา แหล่งต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบไฟล์ เสียง วิดีโอ ภาพ ที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลด้วยตนเองได้ Google ได้มีการสร้างและพัฒนาเว็บขึ้นมาที่เรียกว่า New Google Sites มีลักษณะ Responsive ซึ่งเป็นการปรับขนาดเว็บไซต์ให้มีความเหมาะสมกับทุกอุปกรณ์ และง่ายในการทำเว็บไซต์  

           2) การออกแบบจัดการระบบตรวจสอบสถานะการส่งรายงานของแต่ละโรงเรียน หรือการบันทึกผลการนิเทศนั้นได้จัดการโปรแกรม ดึงข้อมูล (Query) ในส่วนรายชื่อโรงเรียนจากแบบบันทึก (Google Sheets)  ที่รับจากแบบฟอร์มสอบถามออนไลน์  (Google Forms)  ใช้คำสั่งใน Sheet  ดังนี้ 

• คำสั่งจัดการข้อมูลใน Tab Sheet  cutout ที่รับข้อมูลมาจาก Forms  ให้อยู่ในรูปแบบที่จัดการต่อไปได้
    =QUERY('การตอบแบบฟอร์ม 1'!B1:T)
      =D2&E2&F2&G2&H2&I2&J2&K2&L2&M2&N2&O2&P2&Q2&R2&S2&T2 

• คำสั่งเปรียบเทียบกับรายชื่อโรงเรียนที่มีอยู่
                    =IF((ISERROR(MATCH(ชื่อ รร. ที่มีอยู่ B2,ช่วงรายชื่อ รร.ที่รายงานเข้ามาแล้ว D2:D200,0))),"ไม่มีข้อมูล","ส่งแล้ว")

• คำสั่งจัดการข้อมูลจาก Sheet ที่เป็นฐานข้อมูล
  =QUERY(NameGroup!B$1)
  =QUERY(All!B$1:I$300, "select B,C where D = '"&'g1'!B2&"' ",0) 
  =IMPORTRANGE(LinkDataBase ,"All!C1:C500")
  =IMPORTRANGE(FileURL ,"cutout!B1:C")

• คำสั่งให้แสดงข้อมูลแบบมีเงื่อนไข
  =QUERY(GetData!A$2:E$234, "select B,C  where C = 'ไม่มีข้อมูล'")
  =QUERY(GetData!A$3:H$300, "select D where E = '"&'g1'!B2&"'   ",0)
  =QUERY(GetData!A$3:H$300, "select D where E = '"&'g2'!B2&"'   ",0)

• คำสั่งกำหนด Name Range ของเซล

• คำสั่ง ระบุเวลาปัจจุบัน   =NOW() 

     มีวัตถุประสงค์เพื่อให้แสดงสถานะการรายงานของโรงเรียนที่เป็นปัจจุบัน (Real Time) ปรากฏข้อความ "ส่งแล้ว" หรือ  "ไม่มีข้อมูล"   สามารถตรวจสอบแยกรายชื่อโรงเรียนที่ยังไม่รายงานแยกตามศูนย์เครือข่าย 18 ศูนย์  แสดงผลผ่านจอคอมพิวเตอร์ และ Smart Phone  ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต จะช่วยให้ศึกษานิเทศก์ที่รับผิดชอบประจำในแต่ละกลุ่มเครือข่าย ประธานกลุ่ม ผอ.รร.  ทราบว่าโรงเรียนใด ที่อยู่ในการดูแล ยังไม่ดำเนินการตามกำหนดการ  และแจ้งติดตาม ไปยังผู้บริหารโรงเรียน ให้โรงเรียนได้รายงานข้อมูลทันตามกำหนด  ผ่านช่องทางต่าง ๆ ทำให้โรงเรียนเร่งรีบดำเนินการ และส่งผลให้เขตพื้นที่ได้รับข้อมูล มีผลการสำรวจ ผลการประเมิน หรือการรายงานเรื่อง ต่าง ๆ ครบถ้วนในเวลารวดเร็ว แบบ Real Time สนองนโยบาย สพฐ. ลดภาระการประเมินต่าง ๆ ลดการใช้กระดาษ ให้มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น   

         การนิเทศ ติดตาม และประเมินผลการดำเนินงานของโรงเรียนเป็นภารกิจหนึ่งของงานนิเทศการศึกษา "ระบบการจัดการข้อมูลสารสนเทศกลุ่มนิเทศติดตามและประเมินผลการจัดการศึกษา สพป.อุบลราชธานี เขต 3 " ที่พัฒนาขึ้น จึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการนิเทศติดตาม และประเมินผลการจัดการศึกษาให้ดียิ่งขึ้น 

           ทั้งนี้ นอกจากศึกษานิเทศก์แล้ว ผู้บริหารโรงเรียน ครู และบุคลากรทางการศึกษาทุกกลุ่ม สามารถใช้ "เว็บไซต์ ตรวจสถานะการส่งรายงาน" เพื่อตรวจสอบ และ กำกับ ติดตาม นิเทศภายใน ทราบสถานะการทำงานในความรับผิดชอบของตนเองได้ เกิดประโยชน์ทั้งระดับเจ้าหน้าที่ปฏิบัติการ ระดับโรงเรียน กลุ่มเครือข่าย รวมไปถึงระดับสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา สนับสนุนการทำงานของกลุ่มต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในกรณีที่ใช้ Forms ในการสำรวจต่าง ๆ