Realizar una toma de inventario efectiva es una de las tareas más críticas para cualquier empresa que gestione activos o stock. Esta práctica, también conocida como levantamiento de inventario o control de existencias, permite conocer con precisión los bienes disponibles, identificar pérdidas o mermas, y tomar decisiones acertadas en logística, contabilidad y operatividad.
En este artículo aprenderás qué es una toma de inventario, por qué es esencial para tu empresa y cómo puedes optimizarla utilizando estándares internacionales, herramientas tecnológicas y el respaldo de especialistas certificados como Matrix Consulting SAC, empresa peruana líder en el rubro.
La toma de inventario es el proceso sistemático de verificación, conteo y registro de los bienes físicos de una empresa, ya sea mercadería, insumos, activos fijos o bienes patrimoniales.
Este proceso busca alinear la realidad física con los registros contables o de software, permitiendo:
Evitar errores financieros
Controlar pérdidas y mermas
Mejorar la planificación de compras
Cumplir con normas legales y auditorías
Existen varias modalidades según el objetivo o el tipo de bienes a evaluar:
Inventario de existencias o stock
Aplicado a empresas con almacenes, tiendas o centros de distribución.
Inventario de activos fijos
Incluye mobiliario, equipos, maquinaria, vehículos, etc.
Inventario periódico vs. permanente
Periódico: Se realiza en fechas programadas.
Permanente o continuo: Se lleva un control diario mediante sistemas automatizados.
Inventario físico vs. documental
El físico implica conteo real; el documental compara registros sin contacto directo.
Un estudio de PwC reveló que las pérdidas por desajustes en inventarios representan hasta el 3% de los ingresos anuales en empresas del sector retail. En industrias como manufactura o logística, la cifra puede duplicarse si no se gestionan adecuadamente.
En ese sentido, contar con un servicio especializado como el de Matrix Consulting SAC ofrece ventajas como:
Validación con estándares ISO 9001, 14001 y 45001
Uso de lectores de código de barras y software especializado
Informes técnicos detallados y alineados a normas IFRS y NIIF
Personal capacitado con buenas prácticas laborales
Además, Matrix ha sido reconocida con el distintivo de empresa socialmente responsable y es pionera en publicar su reporte de sostenibilidad GRI en el sector.
1. Planificación:
Definir qué bienes se revisarán, fechas, responsables y herramientas.
2. Clasificación y etiquetado:
Etiquetar con códigos únicos o placas de identificación (pueden ser RFID o código QR).
3. Conteo físico:
Puede hacerse manualmente o con dispositivos móviles. Lo ideal es aplicar el principio de doble conteo para validar la precisión.
4. Conciliación:
Comparar los datos obtenidos con los registros previos y analizar diferencias.
5. Informe de resultados:
Presentar reportes técnicos, análisis de mermas, sugerencias y actualizaciones contables.
Capacita al personal antes del conteo.
Usa software de gestión de inventarios o ERP.
Realiza auditorías periódicas.
Alquila equipos si no cuentas con tecnología propia.
Subcontrata expertos si tu equipo no tiene experiencia.
Si tu empresa ha crecido y ahora maneja múltiples almacenes, tiendas o sedes, es muy recomendable tercerizar la toma de inventarios. Empresas como Matrix ofrecen servicios integrales que van desde el inventario hasta la valuación, tasación y control patrimonial.
1. ¿Cada cuánto tiempo se debe hacer una toma de inventario?
Depende del tipo de negocio. En retail se recomienda mensual o trimestralmente, mientras que para activos fijos puede ser anual.
2. ¿Cuál es la diferencia entre inventario y valuación?
La toma de inventario identifica y cuantifica los bienes; la valuación les asigna un valor monetario según estándares contables.
3. ¿Puedo hacer una toma de inventario sin software?
Sí, pero no es recomendable. El software mejora la precisión, permite trazabilidad y acelera el proceso.
4. ¿Qué pasa si hay diferencias entre el inventario físico y el contable?
Debe generarse un informe técnico de mermas o ajustes, especialmente si se trata de auditorías internas o fiscales.
5. ¿Qué herramientas son útiles para el levantamiento de inventarios?
Lector de códigos de barras, planillas electrónicas, etiquetas, placas RFID y software ERP como SAP, Softland, entre otros.
Conclusión
Realizar una toma de inventario efectiva no solo es una obligación contable, sino una estrategia clave para garantizar el control operativo, prevenir pérdidas y optimizar recursos en cualquier organización. Ya sea que gestiones almacenes, activos fijos o centros de distribución, contar con un levantamiento preciso y sistemático permite tomar decisiones basadas en datos reales, fortalecer la trazabilidad y asegurar el cumplimiento de normas como las NIIF, IFRS o ISO 9001.
Además, al incorporar herramientas tecnológicas como lectores de código de barras, software ERP o etiquetas QR o RFID, la toma de inventario se transforma en un proceso ágil, auditable y escalable. En ese sentido, empresas especializadas como Matrix Consulting SAC ofrecen soluciones integrales que combinan experiencia técnica, estándares internacionales y tecnología de vanguardia para ayudarte a implementar un sistema de control patrimonial robusto y sostenible.