Comunicación efectiva digital
En el contexto actual la comunicación digital se ha vuelto el principal método de comunicación tanto en el entorno laboral como en instancias sociales. Al no contar con otros métodos de comunicación complementarios como el lenguaje paraverbal (tono de voz, pausas, volumen de voz, etc.) y el lenguaje no verbal (expresiones faciales, gestos, postura, etc.) el riesgo de generar malentendidos al entregar un mensaje es mucho mayor. Además, ahora más que antes, los horarios de trabajo y el derecho a desconexión pueden parecer una línea difusa debido a la mensajería instantánea.
Comunicación digital escrita
En mensajes de texto, correos y todo mensaje escrito, el uso de mayúsculas equivale a gritar. Esta diferencia puede darle todo un nuevo significado a nuestros mensajes, por ejemplo:
¿Enviaste el correo que solicité?
vs
¿ENVIASTE EL CORREO QUE SOLICITÉ?
En ocasiones, al enviar un largo mensaje y querer resaltar ciertos puntos importantes se utilizan las mayúsculas para llamar la atención de la persona, sin embargo el uso de negritas, subrayado, resaltar las palabras o utilizar un tamaño de fuente ligeramente más grande puede generar un efecto similar y evitar los malentendidos.
Evitemos enviar mensajes y correos sobre trabajo fuera del horario laboral, esto no sólo es capaz de ocasionar estrés e interrumpir a la otra persona en su tiempo libre, sino que también atenta contra su derecho a desconexión.
En el caso del correo electrónico, en Gmail es posible programar la hora y el día en que un correo será enviado de forma automática y sin necesidad de estar conectado a internet.
Al escribir un correo largo es importante tener presente los siguientes aspectos:
Iniciar con un saludo
Separar los puntos clave del mensaje por párrafo y tratar de que sean concretos
Despedirse y solicitar acusación de recibo en caso de ser necesaria
Demás está decir que es esencial acusar recibo de correos que lo requieran, pues le asegura al emisor la correcta recepción del mensaje
Respecto a los grupos de conversación laborales de WhatsApp (esto aplica tanto para mensajes escritos como de voz) es importante tener en cuenta que este medio de comunicación suele considerarse como informal y se recomienda respaldar toda información e instrucciones enviadas por éste con correos electrónicos. Si bien estos grupos sirven para hacer vida social, no debe ponerse esta por sobre conversaciones referentes al trabajo (i.e. no desviar la conversación).
Finalmente, se debe evitar enviar mensajes mediante el grupo que no sean concernientes para todos los integrantes, en el caso de que quiera comunicarse con algunas personas del grupo en específico se recomienda dirigirse a ellas directamente (enviar mensajes por privado) o crear un grupo temporal.
Comunicación digital oral
En el contexto actual la principal forma de comunicación digital oral son las videollamadas, sin embargo pueden generarse dificultades a la hora de comunicarse mediante videollamadas ya sea por la señal, calidad de micrófono, delay, etc. Ante estas situaciones se aconseja lo siguiente:
1. Tener en cuenta que el audio puede tener cierto retraso, esto puede ocasionar situaciones donde una persona sin querer interrumpa a otra. Para evitar estas situaciones se puede esperar a que la otra persona ceda la palabra o utilizar el chat para comentar.
TIP: En videollamadas con varios integrantes puede designarse una persona que coordine el turno de hablar (puede ser pedido mediante chat).
2. Asegurarse de que el micrófono está apagado cuando no esté hablando, en ocasiones el ruido ambiente puede ser captado por el micrófono o incluso el sonido de la propia llamada, lo que provocará ruido para el resto de integrantes y podría interrumpir a quien esté hablando.
3. Designar un encargado para que tome acta de la reunión, de esta forma quedará un registro formal de la instancia y los temas tratados, que servirá como respaldo para futuros proyectos y memorias.
¿Problemas de conexión?
Existen muchas personas que no poseen una conexión a internet estable como para tener una videollamada sin interrupciones o cortes de audio, independientemente de la razón, debe tenerse en cuenta a estas personas a la hora de realizar instancias online sincrónicas. Algunas facilidades que se puede otorgar son:
1. Grabar la sesión y dejar el video disponible para revisarlo en el tiempo libre o cuando se cuente con una buena conexión (si no es posible grabar la sesión, podría realizarse un acta y enviarla a los integrantes del equipo al terminar la instancia).
2. Utilizar el chat. En caso de que se realicen preguntas o se pida la opinión de los integrantes, podría escribirse la pregunta por chat para que aquellas personas que tienen problemas con el audio puedan participar.
3. Apagar la cámara. Esto puede mejorar en algo el problema de conexión, pues se está transmitiendo menos información a través de su red.
Si cuenta con una mala conexión debe tener siempre presente que no es algo totalmente controlable. Algunas veces por la localización o ubicación de la antena la latencia de la señal baja y se generan problemas, en este caso lo mejor sería comunicarlo al resto de integrantes (puede utilizar el chat) y si ninguna de las soluciones anteriormente presentadas sirve, siempre puede acudir después con una persona que estuvo presente y tenga la disposición para comunicarle lo hablado.
Trate de no sobrepensar la situación y estresarse, pues no es algo de lo que sea culpable o cuente como una irresponsabilidad, es un problema que en el contexto actual es bastante común y va más allá de las capacidades del individuo.