Huishoudelijk reglement  - TC Leliehof-Silsombos

Art. 1 lidmaatschap

Elk lid, gast of bezoeker van TC Leliehof-Silsombos (hierna TC genoemd) wordt geacht kennis genomen te hebben van dit huishoudelijk reglement. Het reglement kan geconsulteerd worden op onze website en kan door het bestuur aangepast worden.

Een spelend lid van TC is ieder die zijn volledige bijdrage betaald heeft. Na aanvaarding door het bestuur verschijnt zijn lidmaatschap op de website van Tennis Vlaanderen.

Ieder lid kan zijn lidmaatschap op elk moment stopzetten, maar kan daarbij geen aanspraak maken op teruggave van zijn betaalde bijdrage. Het lidmaatschap is persoonsgebonden en niet overdraagbaar.

Art. 2 toegang

De terreinen moeten volgens art. 7 (zie verder) zijn aangevraagd en zijn enkel toegankelijk voor leden van TC en gastspelers . Spelers die deelnemen aan wedstrijden of ontmoetingen georganiseerd door TC of Tennis Vlaanderen worden op dat ogenblik eveneens toegelaten.

De terreinen worden betreden via de gang tussen het clubhuis en het gebouw van ‘De Groene Vallei’.

Art. 3 sancties

De leden worden geacht zich beleefd en hoffelijk te gedragen ten opzichte van andere leden, spelers, trainers, bezoekers en omwonenden.

Bij niet-naleving van het huishoudelijk reglement kan een clublid door het bestuur gesanctioneerd en uitgesloten worden. Hij/zij ontvangt eerst een verwittiging. Deze kan gevolgd worden door een schorsing van 14 dagen. Na de derde overtreding volgt uitsluiting. De speler, die geschorst of uitgesloten is, kan in geen geval zijn/haar lidgeld terugvorderen.

Art. 4 verzekering

TC kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of diefstallen. Elk lid is verzekerd voor ongevallen op het terrein via Tennis Vlaanderen.

Bij ongeval dient men, ten laatste 12 uur na het ongeval, één van de bestuursleden telefonisch of per mail te verwittigen zodat de aangifte van het ongeval correct kan gebeuren. De contactgegevens van de bestuursleden bevinden zich op onze website of aan het clubhuis.

Art. 5 terreinen - algemeen

De buitenterreinen zijn toegankelijk vanaf begin april tot eind september, van maandag tem vrijdag tussen 10u en 23u en op zaterdag en zondag tussen 9u en 22u.

Bij slechte weersomstandigheden of voor onderhoudswerken kunnen de terreinen door het bestuur onbespeelbaar worden verklaard. Via de website van Tennis Vlaanderen kan steeds de staat en beschikbaarheid van de terreinen geconsulteerd worden. Bij regen moeten de spelers onmiddellijk de terreinen verlaten.

Spelers zorgen voor aangepaste tenniskledij en tennisschoenen met het juiste profiel voor gravel. Loopschoenen en een ontbloot lichaam worden niet toegestaan! Bij gebrek aan het juiste schoeisel kan aan de speler gevraagd worden om het terrein te verlaten.

Art. 6 terreinen – vegen en sproeien

Voor het verlaten van het terrein, dient elke speler het terrein te vegen met het sleepnet. Het sleepnet wordt terug opgehangen op de voorziene plaatsen.

Bij droog weer dient het terrein besproeid te worden, zelfs als er regen voorspeld wordt. Wanneer het veld er zeer droog bijligt, eerst sproeien en dan pas vegen (zodat de gravel niet wegwaait). Alle materiaal wordt terug op de voorziene plaats opgehangen of opgerold!

Elk speler start graag op zijn gereserveerde uur. Als iedereen tijdig stopt met spelen om te vegen en eventueel te sproeien, vormt dit geen probleem.

Art. 7 reserveren

Reservatie van de terreinen gebeurt op de site van Tennis Vlaanderen met je login en wachtwoord. Een reservatie kan pas doorgevoerd worden wanneer er minimum 2 namen worden opgegeven.

De volgende reservatie kan pas worden ingevoerd na het beëindigen van het door het lid gereserveerde uur.

Jeugdleden kunnen de terreinen reserveren tot 19 u.

Het reservatierecht vervalt indien de spelers zich niet op het terrein bevinden 10 minuten na de aanvang van het uur.

Een lid kan 3 keer met één of meerdere gasten (spelers die niet bij de club zijn aangesloten) komen tennissen. Om met een gastspeler te kunnen reserveren, dient het lid een mail te sturen naar bestuur.tcleliehof@gmail.com met daarin de gewenste dag, het gewenste uur en de naam en geboortedatum van de gastspeler(s). Het bestuur zorgt voor de reservatie op de site van Tennis Vlaanderen. Vanaf de vierde speelbeurt zal het lid 10 euro per gastspeler betalen aan TC. Een gastspeler is niet verzekerd, tenzij hij/zij lid is van Tennis Vlaanderen.

In geval van tornooien, lessen, stages, clubavond of andere door het bestuur goedgekeurde activiteit worden de terreinen vooraf gereserveerd door het bestuur. Dit is zichtbaar op de reserveringssite. Tijdens perioden van interclub en tornooi zijn er dus minder terreinen beschikbaar om te reserveren. Interclubontmoetingen kunnen ook uitlopen en de daaropvolgende reservaties kunnen dan niet doorgaan. Interclub heeft altijd voorrang op individuele reserveringen.

Art. 8 rookverbod en netheid

Er is rookverbod op de terreinen, in de kleedkamers en in het clubhuis.

Afval dient in de vuilbakken rondom de terreinen gedeponeerd te worden. Bij het verlaten van het terrein laat men geen afval, glazen, flessen,… achter.

De gravelschoenen dienen gereinigd te worden voor het betreden van het terras en/of de toiletten en doucheruimte.

Tenniszakken worden voor en na het betreden van het terrein bewaard in het clubhuis of naast het clubhuis op de daarvoor voorziene plaatsen, niet in het gebouw of op het terras van ‘De Groene Vallei’.

Iedereen, op en rondom de terreinen, wordt verzocht mee te zorgen voor de netheid en behandelt de accommodatie als een goede huisvader.

Privacy wetgeving

In deze privacyverklaring willen we alle bij TC LELIEHOF-SILSOMBOS VZW aangesloten leden, deelnemers aan activiteiten, klanten en personen die belangstelling tonen in onze clubwerking informeren over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. 

Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. TC LELIEHOF-SILSOMBOS VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).  

Dit brengt met zich mee dat:

ü wij in ieder geval uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

ü de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

ü wij om uw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen voor elke verwerking die niet gedekt is door een wettelijke verplichting, contractuele grond of gerechtvaardigd belang i.f.v. het doel waarvoor deze zijn verstrekt;

ü wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

ü wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

ü wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als TC LELIEHOF-SILSOMBOS VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

TC LELIEHOF-SILSOMBOS VZW 

Meerbeekstraat 54

3071 Erps Kwerps

Sandy.ronsmans@etugest.be

Tel. 0496/49 86 86

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door TC LELIEHOF-SILSOMBOS VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

ü Het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan de leden (contractuele grond);

ü Het verzekeren voor Lichamelijke Ongevallen en Burgerlijke Aansprakelijkheid (wettelijke verplichting);

ü Het informeren over onze clubwerking en uitnodigen voor clubactiviteiten (contractuele grond en gerechtvaardigd belang);

ü Het organiseren van de sportieve opleiding en voorbereiding (contractuele grond);

ü Het kunnen deelnemen aan officiële competities, opleidingen en andere activiteiten van de koepelfederatie Tennis Vlaanderen VZW (contractuele grond); 

ü Het registreren van uw competitieresultaten en berekenen van uw klassement en/of ranking (via Tennis Vlaanderen) (gerechtvaardigd belang);

ü Het detecteren en opvolgen van talenten (gerechtvaardigd belang);

ü Het uitvoeren van marktonderzoek en statistieken i.f.v. ons toekomstig clubbeleid (gerechtvaardigd belang);

ü Het bekomen van subsidiëring door de lokale en Vlaamse overheid (wettelijke verplichting).

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u verwerken:

ü Identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, geslacht, geboortedatum en nationaliteit (wettelijke verplichting);

ü Telefoonnummer, e-mail, rijksregisternummer, foto, video en URL (mits toestemming);

ü Tennisgegevens: competitie- en/of testresultaten, klassement en rankings, tennishandicap R of VE, inschrijvingen, clubaansluitingen en transfers (gerechtvaardigd belang);

ü Sportongevallen (wettelijke verplichting); 

ü Financiële gegevens, o.a. betalingen, rekeningnummers, … (gerechtvaardigd belang);

ü Bij officiële trainers en officials: sportspecifieke diploma’s en prestaties en VOTAS-ID (wettelijke verplichting).

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij met uitdrukkelijke toestemming. 

Wij verwerken enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt via o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website of de website van Tennis Vlaanderen, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …  

Wij verwerken enkel persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien hiervoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Bij discussie zullen redelijke inspanningen worden geleverd om deze toestemming te verifiëren.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

TC LELIEHOF-SILSOMBOS VZW houdt zich het recht voor om tijdens activiteiten die onder onze bevoegdheid vallen algemeen beeldmateriaal te maken en dit te publiceren via onze kanalen. De betrokkenen hebben recht op schriftelijk bezwaar.

Verstrekking aan derden

Wij maken gebruik van een derde partij voor het verzorgen van:

ü leden- en competitie-administratie (Tennis Vlaanderen);

ü tennislessen & -stages (tennisschool en/of individuele trainers en Tennis Vlaanderen);

ü terreinreservaties (Tennis Vlaanderen); 

ü sportongevallenverzekering (verzekeraar);

ü internetomgeving (webhosting);

ü nieuwsbrieven en uitnodigingen (mailplatform);

ü bestellingen en betalingen (bestelplatform).

Verder geven wij de door u verstrekte gegevens niet door aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (bv. Tennis Vlaanderen, Sport Vlaanderen, de lokale overheid, politie, gerecht, …) of in functie van een samenwerking binnen de beschreven doeleinden van de vereniging. Indien wij persoonsgegevens wensen te delen met derden buiten de beschreven doeleinden van de vereniging zullen wij u hiervoor schriftelijk toestemming vragen. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of de GDPR-compliancy van de betreffende instantie niet hebben gecheckt. In deze verwerkersovereenkomsten worden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Teneinde het spelen van tennis onder elkaar te kunnen faciliteren, worden naam, telefoon en emailadres van alle clubleden ter beschikking gesteld aan de andere clubleden via de website van de club op een besloten webpagina (via paswoord). Op eenvoudig verzoek kunt u zich laten verwijderen uit deze lijst (zie contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring). 

Teneinde de tennissport in het algemeen en de competities in het bijzonder te kunnen vormgeven, worden de sportieve gegevens van uw lidmaatschap (o.a. competitieresultaten, klassement, …) inclusief naam en geboortedatum (om voldoende onderscheidend te kunnen zijn), en de noodzakelijke contactgegevens, via een besloten database van Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld aan een beperkte groep gemandateerden (via paswoord) en ten behoeve van de tennisgemeenschap (ouders, grootouders, vakpers, …) op de website van Tennis Vlaanderen (dit laatste weliswaar zonder contactgegevens).

Van de officiële trainers, officials, interclubverantwoordelijken en -kapiteins en de bestuurders van de club worden eveneens de specifieke functies en de contactgegevens in de besloten database en webomgeving van Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we volgende beveiligingsmaatregelen genomen:

ü Gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

ü Encryptie van de persoonsgegevens, Firewall en Patchbeheer;

ü Back-ups om de persoonsgegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

ü Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;

ü Alle personen die namens TC LELIEHOF-SILSOMBOS VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen, alsook Tennis Vlaanderen en haar gemandateerden zijn gehouden de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven;

ü We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Bewaartermijn

TC LELIEHOF-SILSOMBOS VZW bewaart de persoonsgegevens niet langer dan 5 jaar inactiviteit bij de club.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, kopie en correctie van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben.  U kan dit regelen via uw persoonlijke webpagina (spelersdashboard) op de website www.tennisvlaanderen.be (uw lidnummer en paswoord worden u via een email van Tennis Vlaanderen toegezonden of kunnen opnieuw opgevraagd worden via info@tennisvlaanderen.be). 

Daar waar de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken zonder opgave van reden. Het intrekken van uw toestemming verandert niets aan de geldigheid van de verwerkingen die gebeurd zijn vóór de intrekking. Let wel: uw email en telefoon zijn nodig voor het inschrijven voor competities.

U heeft het recht op beperking van uw persoonsgegevens. De rechtmatigheid van uw vraag zal door ons getoetst worden aan onderhavige privacyverklaring en aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U heeft het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover met ons contact op te nemen (zie contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring). 

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel

Commission@privacycommission.be

Wijziging privacy statement 

TC LELIEHOF-SILSOMBOS VZW kan zijn privacyverklaring wijzigen.  Van elke wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018.  

Preventie grensoverschijdend gedrag

Grensoverschrijdend gedrag komt voor in tal van geledingen van de maatschappij. Bijgevolg zijn ook de tennissport niet vrij van dergelijk foutief en strafbaar gedrag. Voor ons is het duidelijk: grensoverschrijdend gedrag wordt in onze club niet getolereerd. 

Wat is grensoverschrijdend gedrag eigenlijk?

Grensoverschrijdend gedrag is elke vorm van ongewenst gedrag van anderen dat jouw persoonlijke grenzen overschrijdt. Dit is uiteraard subjectief en persoonlijk en voor een stuk ook maatschappelijk of cultureel bepaald. Probeer alvast steeds naar de andere toe duidelijk te maken wat voor jou wel of niet kan. Ongewenst seksueel gedrag kan verschillende vormen aannemen, van ongepaste seksueel getinte opmerkingen over ongepaste aanrakingen en sexting (seksueel getinte inhoud sms/mms’en) tot stalking, aanranding of verkrachting. Maar grensoverschrijdend gedrag is uiteraard nog veel ruimer dan dat. Het is elke vorm van ongewenst gedrag zoals pesterijen, diefstal, vandalisme, geweld, drugs, racisme, discriminatie, beledigingen, bedreigingen, intimidatie, mishandeling, chantage, ... Als club zeggen we neen tegen dergelijk gedrag!

Mogelijke meldpunten zijn:

ü    Aanspreekpunt integriteit TC Leliehof: Sandy Ronsmans.  

ü    Je huisarts of de lokale politie (www.lokalepolitie.be) of tel. 101;

ü    De Vlaamse hulplijn: www.1712.be of tel. 1712;

ü    Tennis Vlaanderen: Dirk Deldaele, 0473 32 31 84, dirk.deldaele@tennisvlaanderen.be;

Melden kan desgewenst anoniem, zowel bij de overheid als bij Tennis Vlaanderen. Alle meldingen worden serieus genomen en behandeld in alle discretie en objectiviteit. Er worden geen stappen ondernomen zonder uitdrukkelijke toestemming.