はじめまして！

ブログや日記は小学校以来！？なレベルで文章が拙いですが、そのあたりはどうぞ広い心で読んでいただければ幸いです。

みなさんnoteで記事作成されていますがGoogleサイトの方が作りなれているのでこちらで失礼します。

noteだとリンクが自動でつく？かもですがGoogleサイトだとつかないのこちらで案内します。

LanScopeUserCommunityのアドベントカレンダーはこちら！

https://adventar.org/calendars/5555

ということで、

まずは自己紹介です。詳しくは右上の＜投稿者＞＜経歴＞からご確認ください！！

名前は亀井といいます、社員番号は19＊＊＊＊＊＊、内線番号は*** です。所属はMOTEX人事総務課です。

MOTEＸに入社して約1年と半年経過したくらいの新参者です。前職もさらにその前もずーと人事総務屋として人生を過ごしています。

プライベートでは、令和元年に娘が生まれ、最近はＧＯＴＯで草津温泉や長野県をトラベルしてきました。

海より山派↓です。*写真はマッターホルンです。撮影した日は奇跡的な天気の良さでした。

Syncpitとの出会いは？？

ん－思い出すのが難しいですが、たしか会議の中で出会いました。MOTEXの方ならご存知の年2回の社員全員対象の会議です。

特にその会議のデモでは問い合わせテストに対して、Google？のリンクが張ってあったのが印象的でした。

Syncpitは会社の情シスや総務、経理などのスタッフ部門が主に使うのがメインで設計されているので、これは正直ヤバイなと思いました。

なにがやばいかというと、総務ではリンク先となる泉？トリビア？情報源？鱗滝左近次？ザナルカンド？みたいなのがなかったためです。

当然、Syncpitのみの運用で質問に対する回答を用意し、提供するのはプリセットもあるので簡単です。

しかし経験上、社員の質問に回答するとき、背景やその目的を説明できないと納得いただけないケースが多々あったため

デモであったように外部リンクに接続してSyncpitの説明をさらに詳しく補足しなければならないと考えました。

セブンイレブンのコーヒー戦略

毎日お世話になっているセブンのコーヒー一杯約150円です。

意識高い系の方はコーヒーのブラックのみ電子マネーで購入して店を後にすると思いますが

甘党で意識低い私みたいな人間は必ずスイーツコーナーに立ち寄ってその日コーヒーの相棒となるスイーツをつい、いやマストwwwで買ってしまいます。

人間の消費行動って多くは相性のいいものがあったらついでに買ってしまいますよね？？（あれ？自分だけ？？）

一応、経済学部卒なのにこの消費行動についてはよく知りませんが（行動経済学かなにかかな）

コーヒーの味をさらに深く味わうのであれば、

この＜コーヒー✕ドーナッツ＞や＜コーヒー✕シュークリーム＞＜コーヒー✕バームクーヘン＞の＜✕～～＞のところが重要です。

転じて、Syncpitをさらに便利に活用するのであれば、今流行りの＜連携する＞のが鉄則だと考えます。

補足する方法について人事総務課内で検討、企画し、作成に取り掛かったのが

Syncpitのリンク先となる総務が運営するポータルサイトです。

企画時点では、Webサーバーを立ててWordPressでページ作成することや社内で利用しているガルーンを改良する案などがありました。

ただ、追加の費用発生や更新する人の技量が必要な点などが問題となりました。

そこで目をつけたのが、MOTEXでは従来から導入していたMicrosoft365（旧Office365）のSharePointサイトでした。

まだまだOfficeをサブスクで使っている企業は少ないかもしれませんが

導入もWebに色々情報がありそこまで難しくなく、契約するとクラウドの保存容量も自社のファイルサーバーで容量継ぎ足しで管理するより

低コストで運用できるのでめっちゃ便利だと思います。

（MOTEXは情シスさんが優秀なので簡単に導入できているのかもしれませんが、ひと昔前と比べるとＩＴ化のスピードが恐ろしい。。。）

サイト作りについて人事総務課のみんな経験したことが無かったため、

マーケティング部署やカスタマーサクセス部署のジェダイ・マスターたちに訓練をつけてもらい少しずつ更新していきました。

教わったこと🌝　

　①カスタマージャーニーマップの作成で企画成功のイメージを得られました。

　②更新されないサイトは次見る人はいないよという内容。　

　③ツリー構成は深くなるとその深い場所にあるサイトは見ないのでおよそ3階層で終わるのがベスト。

　④アクセス情報を観察し、多くの人が知りたい情報を開いたときに表示するようにすることの指導。

Syncpitのスゴイところ

★なにより初期設定が簡単なところ！

ユーザー登録は＜ユーザー登録＞と呟けば、ユーザー自身で登録できるのは管理側にとってはありがたいですね。

データのプリセットについてはある程度の構成が既にできているので、その構成に従って内容を入力することですぐに完成するので手間いらずです。

★なかなか初期登録しない人についての管理側からの登録も簡単！

チャットシステムなどの他システムとの連携は、画面にある方法でマスタを出力し、CSVでインポートするのみなので

すぐにできます。アカウント結合も操作が簡単で、誰でもできるというのがスゴイです。

★システムが苦手な人にも簡単な登録・運用方法！

シンプルな操作なのが一番いいです。複雑だと使い方を教える方も、教わる方も困惑します。

情シスも経理も総務も人材不足感は世の中全体で発生しています。さらに急な休職、退職などで引き継げず

高いおもちゃになっているシステムがたくさんある中で、誰でもわかる操作性は

開発した人達の試行錯誤の結果だと思います。

↓ユーザー登録の様子

利用状況 etc

ちょうどこの記事作成中は年末調整真っ只中です。

そのため、年末調整の確認を進めながら、皆さんから質問があった内容を少しずつ更新していってます。

通知botではまず毎月通知しているもの（身上異動の情報の申請依頼など）はこちらに移行していっているのと

部門内での締切通知など（請求書発行〆や納付などの〆）を担当者に送信するbotを作って、業務へ活かしています。

（毎月通知するものなので占いなんかも入れておけばみんな見てくれるかな。。。）

と、いまはまだそんな感じです

現在の課題

総務への問い合わせは大きく3つに分類されます。

①一般的事項の質問

　〇〇の使い方や△△制度について、申請方法など

②依頼事項

　水漏れしている、備品が壊れたけどどうしたらよいか、備品を貸して欲しいけどどうしたらよいか

　大きいゴミが発生したけどどうしたらよいか

③個別の相談・質問

　家庭の事情やその他の事情により特定の方のみ該当する事項。

Syncpitで対応できるのが①がメイン、②の一部、対応ができます。

①については例えば新しい制度を導入したときや新しいシステムを運用開始したときなどに増えますがある程度時間がたてば件数が逓減していきます。

②③については突発的に対応が必要になり、1事象に対して1人員で対応が必要になり、数少ない人事総務課員では対応に時間がかかります。

なので、①の事項に係る時間を今よりさらに削減し、②③に時間をかける流れへと移行が必要で

①の事項をピーク前に素早く構築運用できるようになれば、より高度な従業員サービスが提供できると考えています。

ただ現状は質問に対して、質問者が欲しい回答にしっかり辿りついているのか、また直接人事総務へコンタクトが自由にとれる環境なので

Syncpitへの質問に流れていない質問もあるため、引き続き検索情報の分析とSyncpit利用の案内を促進していかなければなりません。

さいごに

前回リリースされた通知botの機能を十分に活用して、総務から従業員へ定例で連絡していることは自動的に通知されるように設定を進めています。

色々な時間設定で通知できるのとノーコーデイングで指定したグループ、人に通知できるのは非常に便利です。

今はメールの時代からチャットの時代への移行期なので、今後の追加機能が楽しみです！