Årsstämma i Corona-tider

I anslutning till att den nya pandemilagen (SFS 2021:4) började gälla 10 januari trädde också en ny begränsningsförordning (SFS2021:8) i kraft, med striktare regler med anledning av Corona­-pandemin. Regeringens avsikt är att inga sammankomster med fler än 8 personer ska genomföras.

Stämma via fullmakter

Den tillfälliga lagen (2020:198) om undantag vid stämmor har förlängts och gäller hela 2021.
Den tidsbegränsade lagen ger möjlighet för styrelsen att inför en stämma samla in fullmakter från medlemmar för att minska antalet som fysiskt deltar vid stämman och underlätta för medlemmar att kunna rösta.

I den tillfälliga lagen är det endast §10 som är tillämplig för samfällighetsföreningar (resten av lagen gäller bolag och andra föreningsformer):

§10 "Trots 49 § lagen (1973:1150} om förvaltning av samfälligheter och oavsett vad som anges i stadgarna, får styrelsen i en samfällighetsförening inför en viss föreningsstämma besluta att ett ombud får företräda fler än en medlem”.

Kommentar: Styrelsen för Vålarö samfällighetsförening ser det som möjligt och lagligt att anordna en stämma där det är möjligt att antingen rösta via fullmakt som är inlämnad innan stämman eller genom att rösta vid "digital" närvaro under stämmans genomförande. Önskan är dock att så många som möjligt (helst alla) röstar via fullmakt p g a att digitala uppkopplingar inte alltid är att lita på. Risken att en digital uppkoppling inte fungerar och att en röst från en fastighet på detta sätt uteblir faller på fastighetens risktagande och kan inte klandras stämman eller styrelsen.

Hur ska årsstämman i en samfällighetsförening hanteras med hänsyn till coronaviruset?

Coronaviruset sprider sig över landet samtidigt som det är den stora årsstämmomånaden för samfällighetsföreningar. Därför får Villaägarna mängder med frågor om det är möjligt att genomföra de planerade årsstämmorna.

17 mars 2020

SAMFÄLLIGHETER

Det är ju inte svårt att förstå att det är en risk för smittspridning när flera personer samlas på en stämma. För riskgrupper kan det vara förenat med livsfara att bli smittade men alla andra har också ett ansvar att se till att smittspridningen inte går så snabbt att sjukvården blir överbelamrad.

I detta läge rekommenderar Villaägarna att skjuta på årsstämman såvida stämman inte kan hållas på distans. Vi ska försöka att reda ut vad som gäller i denna situation men detta är något nytt och oväntat som lagstiftaren knappast har räknat med varför det kan vara svårt att ge svar på alla frågor.

Är det lagligt att skjuta upp en årsstämma?

Om årsstämman skjuts upp på grund av coronaviruset innebär det i de allra flesta fall att stämman kommer att hållas senare än vad stadgarna föreskriver. Formellt är detta ett brott mot stadgarna men det behöver inte innebära att stämmobesluten blir ogiltiga. Om det är tydligt att förseningen inte har påverkat stämmobeslutet står beslutet fast. Så har resultatet blivit i flera tingsrättsdomar även när det inte har funnits några egentliga skäl för att ha stämman vid en stadgestridig tidpunkt.

Eftersom det finns starka skäl att frångå stadgarna i det här fallet är vår tolkning att stämmobesluten står fast om de skulle klandras av denna anledning. Så snart förhållandena medger det bör styrelsen kalla till årsstämma. Det ska ske på samma sätt som vanligt, det vill säga enligt de regler som finns i stadgarna.

Vilka ska sköta den löpande förvaltningen fram till att stämman kan hållas?

Vi tror och hoppas att de som har styrelseuppdrag sitter kvar till dess att årsstämman kan hållas. För att undvika att stora delar av styrelsen väljer att lämna sitt förtroendeuppdrag är det lämpligt att förvaltningen begränsas till det som är absolut nödvändigt tills stämman kan välja en ny styrelse.

Hur får man pengar till den förvaltning som ändå är nödvändig?

Det sätt som lagen erbjuder för att samla in avgifter från medlemmarna är den procedur som kallas för uttaxering. Det sker genom att en s.k. debiteringslängd framläggs på stämman. Före det ska stämman i de flesta fall godkänna utgift- och inkomststaten (budgeten). Även i det speciella läget med coronaviruset har vi svårt att se att det går att frångå denna procedur eftersom den bland annat är till skydd för den enskilda medlemmen.

Utan stämma finns alltså ingen rättslig grund för att kräva in avgifter. En möjlighet för att lösa den ekonomiska situationen är att fortsätta fakturera som vanligt och tydligt ange att det avser en frivillig förskottsbetalning av kommande uttaxering.

Är det möjligt att ha stämman på distans?

När lagen om förvaltning av samfälligheter utformades förutsattes att stämman var en sammankomst av fysiskt närvarande personer. Lagen om ekonomiska föreningar är mycket nyare och där framgår av förarbetena att deltagande på distans inte är uteslutet. Med tanke på den snabba tekniska utvecklingen har man dock inte velat skapa konkreta regler om detta.

Enligt Villaägarnas mening finns det ingen anledning att inte distansdeltagande till exempel genom videolänk eller telefon skulle vara möjligt även i samfällighetsföreningar. Den stora utmaningen är dock att kontrollera identiteten på deltagarna, fastställa röstlängd och genomföra omröstningar på ett tillfredsställande sätt. Inte minst kan det bli svårt i föreningar med många medlemmar.

Enligt vår mening är det också viktigt att säkerställa att alla medlemmar har tekniska möjligheter och kompetens att delta. Känner sig någon utesluten från stämman är det risk att stämman klandras. Vi vill också påminna om möjligheten att bli företrädd av ombud för den som tillhör någon av riskgrupperna. Finns regler om stämman i stadgarna ska dessa naturligtvis följas men annars är det i princip upp till styrelsen att organisera stämman.

Rekommendation: hitta lösningar inom samfällighetsreglerna

Eftersom det inte har varit någon liknande situation i modern tid är det svårt att veta om den speciella situationen kommer att påverka rättstillämpning av de ibland fyrkantiga samfällighetsreglerna. Enligt Villaägarna är det dock inget man kan utgå ifrån så vi rekommenderar att hitta lösningarna inom ramen för nu gällande samfällighetsregler. Om problemen blir för stora är det lagstiftarens uppgift att ändra reglerna.