ตั้งชื่อไฟล์เป็น xxx_ชื่อ#ชั้นปี เช่น 001_เอม3
เอกสารขอสถานที่ต้องขอล่วงหน้าอย่างน้อย 2 สัปดาห์
(นทพ.ปุญญ์ จิรจริยาเวช)
นายกสโมสรนิสิตคณะทันตแพทยศาสตร์
จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
แนะนำให้ทำในโปรแกรม Word ในคอมพิวเตอร์
รูปแบบอักษร
ใช้ฟอนต์ TH Sarabun New ขนาด 14 pts. เท่านั้น
ห้ามใช้ TH Sarabun PSK
การเว้นบรรทัด
Line spacing 1.15 เท่านั้น
เว้นบรรทัดด้วย Font TH Sarabun New ขนาด 12 pts.
หัวกระดาษ
คำว่า "สโมสรนิสิตคณะทันตแพทยศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย" เป็นฟอนต์ TH Sarabun New ขนาด 26 pts.
คำว่า "ถนนอังรีดูนังต์ ปทุมวัน กทม. 10300 โทร. 0-2218-8564 เป็นฟอนต์ TH Sarabun New ขนาด 15 pts. หน้าตาตามภาพด้านล่าง
ภาพตัวอย่างหัวกระดาษด้านบนนี้ ฟอนต์ไม่ถูกต้องนะ ต้องใช้ฟอนต์ตามด้านบนที่แจ้งไว้
เลขสทจ.และเขียนที่
ที่ "สทจ. xxx/256x" ให้พิมพ์ชิดขอบกระดาษซ้าย และเคาะ 1 ครั้ง ก่อนรันเลขจดหมาย
คำว่า "สโมสรนิสิตคณะทันตแพทยศาสตร์", "จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย" ให้แยกเป็น 2 บรรทัด ชิดขอบกระดาษขวา
วันที่
Format : วันที่ เดือน พ.ศ. เช่น 16 มิถุนายน 2566
จัดให้อยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษ
การระบุเรื่อง *เรื่อง มาก่อน เรียน*
ให้ระบุตามวัตถุประสงค์ของเอกสารนั้น ๆ โดยเขียนให้กระชับและเข้าใจง่าย
ตัวอย่าง
เรื่อง ขออนุมัติกิจกรรม...
เรื่อง ขอความอนุเคราะห์...
เรื่อง ขออนุญาต...
เรื่อง ขอลากิจ
เรียน
ควรเรียน บุคคล หรือ ตำแหน่ง ในองค์กรนั้น ๆ
หากตำแหน่งนั้นมีผู้ดำรงตำแหน่งคนเดียว ไม่ต้องวงเล็บชื่อ แต่หากมีผู้ดำรงตำแหน่งหลายคน ให้วงเล็บชื่อ
ตัวอย่าง
เรียน รองคณบดีฝ่ายกายภาพ
เรียน ผู้จัดการฝ่ายการตลาด บริษัท yyy จำกัด
เรียน รองคณบดี (รองศาสตราจารย์ ดร.เด๊นท์ ซียู)
ตัวอย่างที่ไม่ดี
เรียน บริษัท xxx จำกัด (ไม่ควรเรียนถึงสถานที่)
เรียน คุณสมชาย แซ่ตั้ง (ไม่ควรเรียนชื่อบุคคล)
***"เรื่อง" และ "เรียน" อยู่ชิดขอบกระดาษซ้าย
***ข้อความหลังคำว่า "เรื่อง" และ "เรียน" จัดให้อยู่ตรงกับคำว่า "เนื่องจาก", " ในการนี้" ของเนื้อความ
สิ่งที่ส่งมาด้วย
หากมีสิ่งที่ส่งมาด้วย ให้เขียนคำว่า "สิ่งที่ส่งมาด้วย" ไว้ด้านล่าง "เรียน"
เนื้อความ
ย่อหน้าที่ 1 ให้กล่าวถึงวัตถุประสงค์ โดยขึ้นต้นด้วยคำว่า "ด้วย" หรือ "เนื่องจาก" เคาะ space bar 1 ครั้ง แล้วพิมพ์เนื้อความต่อ
หากเป็นกิจกรรมเดียวกัน เช่น ค่ายต่าง ๆ ย่อหน้าที่ 1 ของจดหมายทุกฉบับควรเหมือนกัน
จัดกิจกรรมอะไร + ที่มาและความสำคัญ + วัตถุประสงค์ของกิจกรรม
ย่อหน้าที่ 2 ให้กล่าวถึงสิ่งที่ต้องการ ระบุรายละเอียด วัน เวลา และสถานที่ให้ชัดเจน โดยอาจขึ้นต้นด้วยคำว่า "ในการนี้" เคาะ space bar 1 ครั้ง แล้วพิมพ์เนื้อความต่อ
หากมีการระบุติดต่อผู้ประสานงาน ให้ระบุไว้ท้ายย่อหน้านี้ โดยพิมพ์ว่า
"โดยมอบหมายให้นทพ.xxx xxx นิสิตชั้นปีที่ x รหัสประจำตัวนิสิต 6x3 00xxx 32 หมายเลขโทรศัพท์ 08-9999-9999 เป็นผู้ติดต่อประสานงาน"
ย่อหน้าที่ 3 กล่าวถึงจุดประสงค์ที่ต้องการให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติ โดยขึ้นต้นด้วยคำว่า "จึงเรียนมาเพื่อ..."
ช่วงเนื้อความ ให้ใช้คำสั่ง Thai Distributed เพื่อจัดหน้ากระดาษ
ถ้าคำมันขาด ให้ใช้คำสั่ง Thai Distributed แล้วเคาะ space bar หน้าคำนั้นจนกว่ามันจะขึ้นบรรทัดใหม่เอง
คำลงท้ายจดหมาย
ลงท้ายด้วยคำว่า "ด้วยความเคารพอย่างสูง" หรืออื่น ๆ ตามสมควร โดยจัดให้อยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษ ให้ตรงกับวันที่ด้านบน
การลงลายมือชื่อ
ลำดับการลงลายมือชื่อ ให้ไล่จากตำแหน่งเล็กไปใหญ่ โดย "นิสิตผู้รับผิดชอบโครงการ" อยู่บน "นายกสโมสรนิสิต" โดยทั้งสองอยู่ทางด้านขวามือของหน้ากระดาษ ปลายขวาสุดชิด margin ด้านขวามือ
ส่วนชื่ออาจารย์จะอยู่ด้านซ้าย ต่ำกว่านายกสโมสรนิสิต และปลายซ้ายสุดอยู่ตรงกับคำว่า "ในการนี้", "เนื่องจาก", "จึงเรียนมาเพื่อ..."
ยกเว้นในกรณีอนุโลม ว่าพื้นที่หน้ากระดาษไม่พอ ให้นำขึ้นมาอยู่ตรงกับชื่อนายกสโมสรนิสิตได้ หรือหากมีอาจารย์ต้องรับทราบ 2 ท่านและหน้ากระดาษไม่พอ อนุโลมให้อยู่ตรงกับชื่อชื่อนิสิตผู้รับผิดชอบโครงการได้
หากเป็นจดหมายที่ติดต่อภายในคณะ ให้ใช้คำนำหน้านิสิตเป็น "นทพ." แต่หากส่งจดหมายไปนอกคณะ ให้ใช้คำว่า "นางสาว/นาย"
บรรทัดระหว่าง ชื่อ และตำแหน่ง ตรงการลงลายมือชื่อ ให้ใช้คำสั่ง "remove space after paragraph"
อื่น ๆ
การเขียนวันที่ มีหลายกรณีดังนี้
ในวันที่ 12 มิถุนายน 2566
ในวันที่ 12 - 15 มิถุนายน 2566
ในวันที่ 12 และ 15 มิถุนายน 2566
ในวันที่ 12 - 15 และ 18 มิถุนายน 2566
ในวันที่ 12, 15, 18 - 20 มิถุนายน 2566
ในวันที่ 12 - 15 และ 18 - 20 มิถุนายน 2566
ในวันที่ 12 - 15 มิถุนายน 2566 และในวันที่ 3 - 5 กรกฎาคม 2566
ในวันที่ 12 - 15, 18 - 20 มิถุนายน 2566 และในวันที่ 3 - 5 กรกฏาคม 2566
ในวันที่ 12, 15 และ 18 มิถุนายน 2566 และในวันที่ 3 และ 5 กรกฏาคม 2566
ในวันที่ 12 มิถุนายน - 2 กรกฏาคม 2566
การเขียนเวลา
ให้เขียนคำว่า ตั้งแต่เวลา 9.00 น. ถึงเวลา 18.00 น.
ถ้าใช้ทั้งวัน ให้เขียนคำว่า ตั้งแต่เวลา 0.00 น. ถึงเวลา 23.59 น.
ถ้ามี 2 ช่วง ให้เขียนคำว่า "และเวลา" เพื่อเชื่อม เช่น ตั้งแต่เวลา 9.00 น. ถึงเวลา 12.00 น. และเวลา 13.00 น. ถึงเวลา 16.00 น.
การเขียนหมายเลขโทรศัพท์
รูปแบบ : 08-9999-9999 หรือ 0-2111-1111
การเขียนรหัสนิสิต
รูปแบบ : 6x3 00xxx 32 (3 หลักเว้น 5 หลักเว้น 2 หลักเว้น)
การเขียนคำในวงเล็บ
เปิดวงเล็บแล้วพิมพ์ต่อได้เลย ไม่ต้องเคาะ space bar
การเขียนชื่ออาจารย์
ให้เขียนคำว่า "ศาสตราจารย์", "รองศาสตราจารย์", "ผู้ช่วยศาสตราจารย์" ด้วยคำเต็ม เว้นวรรค 1 ครั้ง ต่อด้วย "ดร.", "ทญ." แล้วพิมพ์ชื่ออาจารย์ต่อได้เลย ไม่ต้องเว้นวรรคอีก
การเขียนชื่อนิสิต
ให้เขียนคำว่า นทพ.ณัฐภรณ์ชนก ธนัทกุลโรจน์ (หลังนทพ.ไม่ต้องวรรค)
การเขียนชื่อบุคคลอื่น
เขียนคำว่า นาย/นาง/นางสาว หรือคำนำหน้าอื่น ๆ แล้วต่อด้วยชื่อเลย ไม่ต้องวรรค
กรณีคำขาดระหว่างบรรทัด ให้ใช้คำสั่ง shift+enter
เน้นย้ำ
ควรทำให้เนื้อความในจดหมายกระชับ ได้ใจความทุกย่อหน้า และจดหมายควรมีเพียง 1 หน้ากระดาษเท่านั้น พยายามอย่าให้เกิน 1 หน้ากระดาษ
แนะนำว่า ย่อหน้าที่ 1 ไม่ควรเกิน 4-5 บรรทัด พิมพ์เฉพาะข้อมูลที่จำเป็น เช่น ชื่อกิจกรรมและวัตถุประสงค์ของโครงการ ย่อหน้าที่ 2 ไม่ควรเกิน 3-4 บรรทัด ให้บอกไปเลยว่าต้องการอะไร แต่ถ้าไม่พอจริง ๆ อนุโลมให้ระหว่างย่อหน้าไม่ต้องเว้นบรรทัดได้
หากจดหมาย เรียน บุคคลเดียวกัน เรื่องเดียวกัน ควรรวมเป็นฉบับเดียวกัน เช่น จดหมายขอใช้สถานที่ เรียน รองคณบดีฝ่ายบริหาร ให้เขียนจดหมายฉบับเดียว แล้วแนบสถานที่ที่ต้องการใช้เป็นตารางรายละเอียดด้านล่างไป
โดยต้องเพิ่ม สิ่งที่แนบมาด้วย รายละเอียดการขอความอนุเคราะห์ใช้สถานที่
ในสิ่งที่แนบมาด้วย ให้ขึ้นหัวข้อตัวหนาว่า "รายละเอียดการขอความอนุเคราะห์ใช้สถานที่" แล้วทำตารางโดยมีหัวข้อ ดังนี้
ลำดับ
ชื่อสถานที่
วัน
เวลา
หมายเหตุ