Tarkat ohjeet web-lomakkeen täyttämiseen

Web-lomakkeen tiedot päivittyvät reaaliaikaisesti järjestelmäämme. Osa tietokentistä, esim. näyttelypaikan osoite, esitäytetään automaattisesti jo valmiiksi.

Huomaathan, että messuille tulevat lähetykset ja messuilta pois lähtevät lähetykset ilmoitetaan eri web-lomakkeilla. Molemmille lomakkeille on omat linkkinsä. Mikäli lähetys palautuu lähettäjälle, ei palautuvan lähetyksen web-lomaketta tarvitse täyttää. Kirjoita tällöin saapuvan lähetyksen web-lomakkeen ohjeet-kenttään "palautuu lähettäjälle".

Muista lopuksi tallentaa osoitelappu! Sen QR-koodi toimii yksilöllisenä tunnisteena koko logistiikkaketjun läpi.

1. Your email address / Sähköpostiosoite

Sähköpostikenttä on pakollinen. Tähän sähköpostiin MessuVahti lähettää tiedon lähetyksen vastaanottamisesta. Lisäksi välitämme sähköpostiosoitteen ja lähetystiedot näytteilleasettajan yhteyshenkilölle. Antamaasi sähköpostiosoitetta ei tallenneta erilliseen yhteystietorekisteriin, vaan ainoastaan lähetystietojen yhteyteen.

2. Exhibition, exhibitor, stand / Näyttely, näytteilleasettaja ja osasto

Valitse pudotusvalikosta oikea näyttely. Järjestelmä päivittää tämän jälkeen listauksen näytteilleasettajista ja antaa automaattisesti valitun näytteilleasettajan osastonumeron. Mikäli et löydä valikosta tarvitsemaasi tietoa, valitse ”not on the list” ja kirjoita tietosi lisätietoja kenttään. HUOM! Mikäli valitsemallesi näytteilleasettajalle ei järjestelmäämme ole välittynyt osatonumeroa, pudotusvalikossa näkyy kaikki näyttelyn osastot.

3. Consignor / Lähettäjän osoite

Web-lomake ehdottaa näytteilleasettajan ilmoittaman osoitteen. Korjaa lähettävä jäyritys sekä osoite tarvittaessa.

4. Carrier and waybill nro / Rahdinkuljettaja ja rahtikirjan numero

Kirjoita nämä tiedot, mikäli ne ovat tiedossa.

5. Instructions / Ohjeet

Kirjoita kenttään kaikki lähetystä koskevat ohjeet ja palvelutarpeet, esim. kuljetustarve, toivottu lähetyksen toimitusaikataulu osastolle, nosto- ja varastointitarpeet, oma saapumisaikanne osastolle, yhteyshenkilönne nimi ja puhelinnumero.

HUOM! Mikäli kyseinen lähetys palautuu näyttelyn jälkeen lähettäjälle samaan osoitteeseen, kirjoita Ohjeet -kenttään "Palautuu lähettäjälle". Näin sinun ei tarvitse kirjata erikseen palautuvaa lähetystä web-lomakkeella vaan kirjaamme tiedot puolestasi suoraan järjestelmässämme.

6. Venue / Näyttelypaikka

Web-lomake täyttää näyttelyn pitopaikan automaattisesti.

7. Package information / Tavaratiedot

Kirjaa tavaratiedot pakkauskohtaisesti. Voit kirjata yhdellä rivillä samankokoisten pakkausten tiedot. Huomaa, että mittayksiköt ovat cm ja kg. Muista painaa Save toimintonappia tallentaaksesi rivin.

8. Consignee / Vastaanottaja

Web-lomake ehdottaa vastaanottajan ja osoitteen automaattisesti. Korjaa vastanottajayritys tarvittaessa.

9. Klikkaa ”print package label”

Klikkaamalla ”print package label”-painiketta, lähetät tietosi meille. Otamme sinuun yhteyttä palveluehdotuksella. Muista tallentaa osoitelappu myöhempää käyttöä varten!

10. Download (aukeaa erilliseen ikkunaan)

Järjestelmä kiittää tiedoistasi ja antaa latauslinkin osoitelapulle. Lataa osoitelappu koneellesi, niin se on käytössäsi, kun on tavaroiden lähetyksen aika. Osoitelappu helpottaa tavaroidesi käsittelyä messualueella, sillä sen avulla yhdistämme lähetyksen oikeaan asiakkaaseen ja sovittuihin toimenpiteisiin.

Huom! Jos osoitelappu ei lataudu tai jää tallentamatta, älä käytä aikaasi tietojen uudelleen tallentamiseen. Osoitelappu on tallentunut järjestelmäämme ja sinun tarvitsee vain pyytää se meiltä sähköpostilla.

11. New shipment, same exhibitor

Tällä voit täyttää uuden lomakkeen, kun lähettävä yritys on sama, mutta tavarakuorma ja/tai lähetysosoite muuttuvat.

12. New shipment, another exhibitor

Tällä voit täyttää uuden lomakkeen, kun teet kollilapun uudelle yritykselle ja uudesta lähetyksestä.