Ще відносно нещодавно бухгалтер робив звіти, які керівник брав за основу, що відображала щомісячний прибуток/збиток фірми.

І так би воно так, та трохи не так.

Особливо, коли потрібно показати державі весь сум та жаль бідосі, що ледве зводить кінці з кінцями, а фактично має нічогенькі статки. Або навпаки, бізнес працює, а результату якось не видно.

На рахунках/в касі гроші сьогодні є, а завтра немає. Потім знову: є, немає.

А де ж той самий прибуток, якого прагне кожен бізнесмен?

Як той бабак: ти його бачиш? І я не бачу. А він є.

І ось тут хочеш-не-хочеш, а хочеться знати скільки, а хочеться знати завдяки чому це так трапилося, а доводиться видумувати щось таке своє, власне, свою «табличку», яка покаже всю правду про бізнес.

«Табличку», яка враховуватиме всі особливості, тонкощі бізнесу, розподіл-перерозподіл, деталізація, розгалуження, аналіз, висновки, попередження помилок, прогнозування, прибуток сьогодення, бажання мати більше.

Звичайно, те, що перераховано, одна «табличка» не охопить ніколи в житті.

Ці декілька слів несуть в своїй основі цілу систему, систему обліку, управлінського обліку, того самого, що дозволяє власнику оцінити бізнес, виявити сильні та слабкі сторони, розробити систему внутрішніх правил, згідно яких буде формуватися прибуток, працювати на майбутнє.

Адже окрім власника є люди, яким цікаво буде побачити привабливість бізнесу, оцінити переваги від співробітництва/інвестування/праці, найнятися на роботу/вкласти гроші в розвиток бізнесу/отримати прибуток від співробітництва саме з цим бізнесом.

Я не буду цитувати Вікіпедії, видатних економістів.

Намагатимусь давати визначення самотужки, зрозумілими словами, так, як розумію на сьогодні це я сама, так як формується від цього розуміння моя праця та результат цієї праці.

Отже, про управлінський облік не чув хіба що найлінивіший лінивець.

Але чути – то одне, а запровадити та користуватися, то інше.

Сьогодення нині доволі інтенсивне та жорстоке: конкуренція, нестача грошей, амбіції…

На мій погляд, досить, щоби оцінити та зрозуміти прагнення кожного бізнесмена.

Хто ловить хвилю інтуїтивно, хто покладає на це багато зусиль, ретельно прораховуючи кожну дію, аналізуючи кожну цифру, плануючи геть усе, хто програє швидко і безболісно.

Управлінський облік дасть змогу спланувати свою діяльність з урахуванням всіх особливостей, забаганок, примх та правил власника.

Розкласти все на дріб’язок, докопатися до суті, викласти цю суть «на люди», виявити недоліки, ліквідувати їх, насолоджуватися результатом, тримаючи руку на пульсі.

Багато хто вже запровадив та користується, вчасно реагуючи на зміни та результат; дехто до цього вже підходить, але не знає як все ж таки підійти; дехто робить сякі-такі «таблички», що потім збирає докупи та «на калькуляторі» вираховує прибуток; дехто проходив тренінг по фінансовій грамотності та встановив на телефон програму, що підраховує дохід та витрати; дехто зрозуміє це тоді, коли смажений півень дзьобне; дехто відвідав тренінг по системному бізнесу і захоплений хоче впровадити все та одразу, знущаючись над головним бухгалтером; декому потрібна негайна допомога, але власна впертість не дає це визнати; а декому і так доволі нічогенько: на рахунку гроші є, отже є прибуток!

Знайомо?

Думаю, так.

Давайте чесно, чи впізнали ви себе, свого керівника тут?

Вас це влаштовує?

Хотілося більшого розуміння та впливу на свій результат?

Давайте поспілкуємося.

Як без бокалу немає вокалу, так і без такого-сякого плану немає подальших дій.

Отже, шановна громадо, чи плануєте ви свої дії?

Напевно, що так. Якщо не на папері (у повсякденному житті це виглядало б доволі дивно, погодьтеся), то подумки маєте якусь заплановану послідовність дій, що в майбутньому приведе до бажаної мрії.

Так само і в бізнесі: прагнеш мети, складаєш план, виконуєш його, правиш дії, маєш результат.

Це стосується всіх ділянок справи, великої чи малої.

Ну наприклад, хочу через рік мати 1 000 000,00 грн чистого прибутку, 500 000,00 грн на рахунку та все місто постійних та грошовитих клієнтів.

Чудове бажання, що стимулює та надихає.

Але. Чи дійсно воно станеться саме так через рік?

Немає нічого неможливого, ясна річ, але як зрозуміти, окрім палкого бажання, що через рік я стану мільйонеркою та знаною, поважною пані і що для цього я повинна зробити?

Скласти план досягнення своєї мети:

1. Що та в якій кількості продавати.

2. Собівартість продажу.

3. Витрати продажів.

4. Прогнозний прибуток від продажів.

5. Податки.

6. Чистий прибуток (мій омріяний мільйон гривень).

Прості 6 пунктів, які дадуть відповідь чи стану я мільйонеркою через рік в перспективі.

Факт виконання покаже де я помилилася по всіх 6 пунктах плану, чому це сталося саме так та як скоригувати свої майбутні дії, щоби через рік врешті решт я мала той мільйон, а то й більше.

Виважений план та послідовне його виконання/перевиконання обов’язково приведуть до мети.

А ви згодні зі мною?

Найрозповсюдженіше явище: власник майже щодня забирає гроші із каси, розрахункового рахунку, корпоративної картки на свої власні потреби, витрати, що не стосуються бізнесу взагалі, витрати/відтік грошових коштів, що шкодить бізнесу напряму, витрати, що можуть призвести до касових розривів, погіршення показників ліквідності компанії, фінансової кризи та банкрутства.

Найчастіші аргументи власника: це мій бізнес, мої гроші, що хочу, те й роблю! Гроші потрібні мені, родині! Брав, беру та брати буду!

Одразу застерігаю, попереджую: із моменту запуску бізнесу, гроші вже не належать власнику, вони належать БІЗНЕСУ!

Цей момент потрібно чітко усвідомити раз і назавжди!

Для чого ще, окрім отримання прибутку, люди започатковують власні справи?

Для розвитку.

Для самовдосконалення.

Для задоволення потреб споживача.

Для покращення економічної ситуації в регіоні/країні.

Для свободи.

Для примноження багатства.

Для реалізації вищеназваних амбіцій (адже будь-хто з нас не сидітиме на місці, склавши руки) потрібні ресурси, гроші; які є, в обмеженій кількості та/або взагалі відсутні за певних причин (дебітори, запаси на складах, витрати «не за фахом» - особисті витрати).

Що повинен робити будь-який бізнес?

Примножувати ресурс! Завжди!

Що повинен робити кожен власник бізнесу?

Грамотно та цілеспрямовано використовувати накопичений ресурс в першу чергу на розвиток свого бізнесу.

Не буде розвитку, не буде генерації, накопичення ресурсу.

Витягуючи гроші з бізнесу власники таким чином рано чи пізно заганяють себе в касові розриви, які можна на перших етапах і перекрити, але згодом не стане чим та як.

Наприклад, за 3 роки успішної роботи бізнес згенерував 3 000 000,00 грн чистого прибутку, які власник хоче вкласти в розвиток: взяти в оренду додаткові приміщення, придбати додаткове обладнання, закупити сировину, найняти більше працівників, виробляти більше продукції/послуг. Або ж потрібно зробити велику передплату, або виплатити зарплату по підвищених окладах.

На це все потрібно що? Гроші.

А вони де поділися? Перша відповідь в управлінському балансі, а друга відповідь в тих самих «особистих потребах».

А де ж взяти решту? І як?

Поповнити Статутний фонд, отримати кредит, позичити в друзів.

Перелік джерел отримання коштів можна поширювати до нескінченності, але всі ці джерела несуть за собою додаткові витрати та ризики:

1. Поповнення Статутного фонду – безліч питань та непотрібних пояснень перед податковою.

2. Кредит – витрати на оформлення, щомісячні витрати по %%, комісіях, додатковий мінус у звіт про прибутки та видатки.

3. Дружня позика – проблеми із оприбуткуванням грошей, зацікавленість контролюючих органів та раптова необхідність погасити заборгованість перед другом.

Варто замислитися?

Продовжуючи таку щоденну практику, власник наражає на небезпеку всю систему.

Гроші завжди повинні залишатися в бізнесі та розвивати його!

Це аксіома бізнесу.

Ніколи в житті не змішуйте власні кошти та гроші бізнесу, розмежовуйте це, розділяйте!

Але ж що робити, коли все єдно?

Тоді зробіть грамотно:

1. Зарплата власника, яка сплачується двічі на місяць.

2. Виплата дивідендів (згідно даних звіту про прибутки та видатки, після звітного періоду та детального аналізу потреб бізнесу згідно запланованих дій).

Перед тим, як вчинити подібне, потрібно серйозно замислитися: а чи варті ці 2000,00 грн сьогодні дружині на косметику майбутнім крахом?

Доволі часто чую: сплачені гроші – то моя витрата.

Беззаперечно витрата!

АЛЕ! Це грошова витрата, сплата за щось, що було отримано раніше: товари, отримані послуги з відтермінуванням платежу, зарплата за виконані роботи в минулому місяці, передплата згідно умов договору.

Витрата грошей, частіше за все, за ту подію, яка вже відбулася.

А витрати – це факт появи цієї події.

Ось тут давайте поговоримо.

Маємо 2 методи визнання доходів та видатків: нарахування та касовий.

Розглянемо обидва.

Щомісячний сталий дохід від реалізації складає 20 000,00 грн.

Відтермінування складає від 60 до 120 календарних днів.

Маємо щомісячні зобов‘язання по оренді в сумі 10 000,00 грн.

Розраховуватися по оренді необхідно на початку кожного наступного місяця.

І такі події відбуваються кожен місяць: маємо дохід 20 000,00 та маємо витрати по оренді 10 000,00. Все.

Отже, 10 000,00 грн витрат по оренді це факт? Факт. Беззаперечний.

Щомісячний факт? Та мови немає!

Тому для розуміння свого щомісячного прибутку як робитимемо щомісячні розрахунки?

Дохід (20 000,00) – Оренда (10 000,00) = Прибуток (10 000,00).

Пам‘ятаємо, що умови сталі на протязі всього періоду роботи компанії: власник спокійно отримує по 10 000,00 грн чистого прибутку.

За рік ця сума перетворюється в 120 000,00 грн (10 000,00 * 12 міс), непогано.

І це є звіт про прибутки та видатки (P&L – Profits and Losts Statement) сформований методом нарахування, де доходи та витрати визнаються доходами та витратами того періоду, в якому вони виникли.

Реально відвантажили замовлення та працювали в офісі на протязі, наприклад, січня місяця тощо.

Але маємо ще й гроші, зобов‘язання по оренді, які потрібно сплачувати кожного наступного місяця.

А за рахунок чого треба сплатити оренду? За рахунок коштів, що надійдуть внаслідок відвантаження продукції/надання послуг. Файно, тільки перші гроші на розрахунковому рахунку/в касі з‘являться лише через 3 місяці згідно умов договору постачання.

Скільки грошей буде, щоби розрахуватися по оренді? Правильно! Аніскільки! Аби не довелося ще свої вкладати, якщо орендодавець не бажає чекати 3 місяці.

Ось приклад:

Січень Лютий Березень Квітень

Дохід (+) 0 0 0 20 000,00

Оренда (-) 0 0 0 - 20 000,00

Прибуток 0

(чистий грошовий потік)

Це – звіт про рух грошових коштів (Cash Flow Statement), що відображає фінансові можливості Компанії, інформує власника куди витрачаються його гроші та звідки вони надходять.

Яка різниця між цими двома прикладами?

Перший відображає генерацію прибутку та розуміння власника про доцільність ведення бізнесу, а другий інформує власника про те, яким чином надходять та куди витрачаються гроші бізнесу та чому власник не може взяти свої чесно зароблені 10 000,00 прибутку собі.

Але багато хто рахує свої доходи саме за допомогою другого способу: отримав, сплатив, а різниця – то моє!

Побачивши таку різницю будь-хто задумається, а чи варто мати такий бізнес? Нічого ж не заробив, ще й винен лишився (за оренду, за 1 місяць-то не сплачено) 10 000,00 грн.

Та припинить ним займатися.

І буде цілковито неправим!

Тому що бізнес реально генерує прибуток, потрібно звернути увагу на умови постачання товарів та послуг, а саме скоротити відтермінування для отримання перших грошових потоків та аналізувати звіти .

Тому, найперша рекомендація:

1) усвідомити різницю та чітко розподіляти витрати та гроші на їх сплату;

2) налаштувати ведення обліку витрат та грошових коштів;

3) аналізувати 2 звіти: про прибутки та видатки (P&L) та про рух грошових коштів (Cash Flow Statement)

Це допоможе зрозуміти скільки реально заробляє бізнес і на що та яким чином отримує та витрачає свої кошти.

Цікаво?

Спробуємо?

А що таке P&L?

Навіщо він, коли в мене є шикарний звіт про рух грошових коштів?

Як без бокалу немає вокалу, так і рух грошових коштів не виникне, якщо немає тому причини, тобто P&L, тобто Profits and Losts Statement, тобто Звіт про прибутки та видатки.

P&L покаже ЩО згенерував бізнес, внаслідок чого виникає рух грошових коштів і чому саме так, а не інакше.

Чим P&L різниться від РГК?

P&L покаже що згенерував бізнес протягом місяця: скільки продано, скільки нараховано витрат, податків та скільки готувати грошей на їх сплату.

І не плутайте ці цифри з тим, що ви вже отримали, або сплатили!

РГК покаже яким чином і коли саме було отримано гроші від продажу, виплачено зарплату, сплачено оренду, комунальні, податки.

Мій улюблений приклад з орендою:

Щомісячні зобов'язання по оренді складають 10 000 грн.

Власник педантично та вчасно розраховувався, поки не настав лок (пробачте) даун.

Продажі впали, але не досягли критичної межі.

Власник домовився про відтермінування платежу за оренду на 4 місяці.

Через 4 місяці він зобов'язаний розраховуватися за борг + поточна сплата згідно попередніх домовленостей.

Отже, через 4 місяці потрібно буде заплатити 50 000 грн.

Як це відобразиться на звітності?

ЩО ми відобразимо в звітності?

P&L не зміниться ніяк, протягом 4 місяців приміщення використовується на повну потужність, тому відображаємо витрати щомісяця по 10 000 грн.

А от РГК змінить свої дані, там не буде сплати за оренду. І таким він буде протягом 4 місяців, а на 5-й матиме велику витрату в сумі 50 000 грн.

Грошима так, понесли витрату, чистий грошовий потік буде від'ємним.

Але згідно даних P&L прибуток був, є та, хвала Перуну, буде.

Були тимчасові труднощі, які подолано.

Отже, особливо в період кризи, P&L показав нам результат діяльності Компанії, а РГК показав яким чином були витрачені кошти.

Пам'ятаємо, що ці 2 звіти не існують один без одного, вони тісно пов'язані між собою.

Але!

Відповідь на питання чи прибутковий бізнес дасть лише P&L.

РГК це зайвий раз підтвердить у вигляді чистого грошового потоку.

Звіт РГК надає повну та детальну інформацію власнику бізнесу про те звідки надходять гроші та на що витрачаються протягом місяця.

Це такий собі P&L (звіт про прибутки та видатки), тільки касовим методом, з урахуванням залишків в касі/на розрахунковому рахунку.

Такий звіт власник повинен отримувати як мінімум щомісяця для аналізу грошових потоків в розрізі діяльностей та статей РГК.

Для ясного та прозорого розуміння даних звіту, потрібно чітко виділити основні статті доходів та витрат в грошовому виразі, тобто які суми та за що до каси заходять та які суми та за що з каси уходять.

Наразі скрізь зустрічаю 2 випадки на підприємствах: або звіт РГК взагалі не використовується, або виглядає таким чином: надходження грошей - виручка, витрати грошей - оплати постачальнику.

Ну і ще пара-трійка деяких витрат типу канцтовари, бензин, банк, інше.

Якось так.

Змоделюємо словами звіт за цим прикладом:

Виручка 20 000 000

Оплати постачальнику 10 000 000

Канцтовари 5 000

Бензин 1 000 000

Банк 5 000

Інше 8 990 000

Які питання виникають, дивлячись на такий звіт?

ЩО ЦЕ??????

Якому це постачальнику я 10 000 000 заплатила????

Що це за інше????????

Скільки грошей надійшло за продаж шоколаду? А скільки за каву?

А де фінансова допомога від партнерів? Вона ж надходила, я пам'ятаю.

А скільки я виплатила зарплати?

А чому на банк пішло лише 5 000, коли я тільки кредиту сплачую щомісяця по 100 000?

Знайомо?

Більше запитань, ніж відповідей, більше сумнівів, більше недовіри, більше негативу.

Кому таке потрібно?

Нікому, факт!

В кращому випадку бухгалтер чи економіст сідає на цілий день та починає виколупувати дані з кожного платіжного доручення з облікової бази, або ще гірше, з клієнт банку.

Потім черга доходить до касових документів.

Згодом цифри записуються на листочку та надаються власнику.

А якщо власник запитає скільки було виплачено на це саме минулого місяця, то знову добривечір....

Замкнене коло безглуздих, неефективних дій.

І власник має більше запитань, ніж відповідей, а бухгалтер головний біль.

Тому вживаємо запобіжних заходів, а саме: детально вивчаємо банківсько-касові операції, аналізуємо грошові потоки та створюємо перелік щоденних операцій, які об'єднуємо за змістом та видом діяльності.

Категорично забороняємо назви типу "інші витрати", "розрахунки з постачальниками ", тобто неінформативні та підозрілі, ті, куди хочеться віднести все, але не варто.

Грошові надходження та витрати по касах та банківських рахунках повинні розгалужуватися згідно напрямків діяльності Компанії.

Будь які внутрішні переміщення грошових коштів, обороти всередині системи повинні бути проаналізовані, виділені окремо та згортатися в нуль.

Виходимо чисті грошові потоки, порівнюємо із залишками на початок та кінець місяця, маємо інформативні та зручні дані за запитом власника хоч на кожен день без зайвих рухів.

Визначень та тлумачень балансові існує багато.

Коли я починала знайомство із цим поважним паном, мені довелося перечитати чимало визначень, щоби врешті решт зрозуміти що це, для чого це та чому в хорошого бухгалтера може не сходитися лише спідниця.

Для себе закарбувала наступне:

- Баланс має завжди сходитися!

- Завдяки балансу, в парі з P&L та Cash Flow можна вирахувати показники ефективності бізнесу, зробити аналіз, висновки, прийняти вірне управлінське рішення.

- Баланс відображає фінансовий стан компанії на будь-яку дату. А якщо в Компанії автоматично формуються управлінські звіти, то дивись хоч кожен день на фінансовий стан своєї Компанії та тільки тримай руку на пульсі.

Це все круто, коли налагоджено та працює як годинник.

Але спочатку пропоную поговорити про баланс та його сутність.

Моє улюблене визначення балансу наступне: Баланс дає відповідь на питання: де мої гроші? Звідки вони в мене взялися? На що я їх витратила?

Баланс – це «рентгенівський знімок» бізнесу, що відповідає на ключове питання про нинішнє фінансове становище Компанії.

Баланс – головний звіт власника. Відображає ступінь багатства Компанії, завдяки якому можна дізнатися під який відсоток працюють вкладені в бізнес гроші.

Баланс складається з двох частин: активів та пасивів.

В активах міститься інформація про наявні ресурси Компанії, як то гроші, дебіторська заборгованість, товарні запаси, майно.

До складу пасивів входять кредиторська заборгованість Компанії перед постачальниками сировини та послуг, кредитними установами, бюджетом та інформація про власний капітал, простіше кажучи, ХТО ті всі добрі люди, завдяки яким Компанія має гроші на рахунках, товари на складах, майно.

Активи ЗАВЖДИ дорівнюють пасивам!

По кожному розділу, по кожній статті балансу свої дані, свої цифри, свій розподіл, але сумарно актив дорівнює пасиву і ніяк інакше бути не може.

Що дає власнику складений на певну дату баланс?

Ну якщо просто покласти на стіл цей звіт, то мало що, хіба що власник має фінансову освіту та вміє читати баланс між строк.

Але якщо на основі балансу зробити розрахунок показників ефективності діяльності Компанії, звіривши із запланованими, стратегічними показниками діяльності, можна вчасно попередити кризу, неправильні дії, що можуть привести Компанію до збитків, визначити напрямки подальшого розвитку Компанії, інвестиції у подальші проекти.

На основі даних балансу можна розрахувати:

1. Ліквідність Компанії.

Можливість Компанії швидко розраховуватися по своїм зобов‘язанням.

2. Робочий капітал.

Запас фінансової стійкості, що дозволяє Компанії вести свої справи незважаючи на саму критичну ситуацію.

3. Провести аналіз ділової активності, розрахувавши виробничий, операційний, фінансовий цикли.

Як керувати замовленнями, товарними залишками, виробництвом, торгівлею та розрахунками із постачальниками та замовниками із максимальною вигодою для Компанії. Коли потрібно скоротити, а коли продовжити тривалість розрахунків, виробництва, замовлень.

4. Розрахувати показники повернення на вкладений капітал (ROE), середньозваженої вартості капіталу (WACC), визначити економічну цінність Компанії (EVA).

Кожна компанія може потребувати власний набір показників.

Їх існує чимало; я перерахувала найнеобхідніші для власника показники, які в динаміці дадуть розуміння того наскільки бізнес ефективний, прибутковий, яку цінність він формує для власника, інвесторів, суспільства.

Але буду відвертою: злюся, коли баланс складаю, проте люблю баланс за його можливості та далекоглядність.

Один підприємець каже: щоби заплатити тобі зарплату вдвічі більшу, зроби мені оборот півтора мільона та тримай його щомісяця не нижче.

Начебто і обґрунтовано все виходить.

Минувся місяць, півтора мільйона обороту зроблено, але ніхто не отримав вдвічі більшу винагороду.

Ба більше, отримав докір, що мало!

Бо прибуток не збільшився, то з чого ж винагороду давати?

Наступні періоди обсяги продажів тримали рівень півтора мільйони і більше, але зарплату більше так ніхто і не отримав.

Бо прибуток не досягав бажаного рівня.

Відповідальний за продажі звільнився.

Якої помилки припустився підприємець?

Чому було вирішено, що півтора мільйони - це той золотий Ельдорадо?

Щоби у цьому впевнитися, потрібно:

1. Контролювати продажі: план, факт,аналіз відхилень.

2. Розподілити витрати на змінні та постійні та контролювати їх поведінку: план, факт, аналіз відхилень.

3. Розрахувати точку беззбитковості (обсяг продажів, коли прибуток = 0).

4. Змоделювати фінансовий результат при обороті півтора мільйони та впевнитися у тому, що саме цей рівень продажів гарантує вищий прибуток та виконує обіцянку продажнику.

5. І лише тоді приймати рішення.

Цифри не брешуть, а розкривають очі!

Це ваш бізнес. Це ваші гроші. Це ваше майбутнє.

Якось почула таке запитання:

Бізнес, що працює за декількома напрямками (торгівля декілька магазинів, оренда транспорту, консалтинг).

Кожен з напрямків оформлено на окрему форму господарювання: ФОПи, юридичні особи.

Як оцінити хто прибутковий: ФОП чи юридична особа?

Я ніколи не оцінюю прибутковість та доцільність ведення бізнесу через його економічну модель.

100500 ФОПів, 25 ТОВ - це лише форми господарювання, які допомагають працювати у межах чинного законодавства.

та оптимізувати податкове навантаження.

Прибутковість оцінюється по проекту, підрозділу, напрямку діяльності тощо.

Якщо я маю декілька магазинів, надаю послуги оренди транспорту та надаю консультації, маючи при цьому всьому багато ФОПів та ТОВ, то в першу чергу я дивитимуся на прибутковість магазинів (по кожному окремо та сумарно), прибутковість послуг оренди транспорту, прибутковість консалтингових послуг із чітким розподілом статей доходів та витрат по кожному із них.

І якщо я бачу, що декілька магазинів третій місяць поспіль йдуть у збиток, то я аналізуватиму причини збитків, а після аналізу прийматиму рішення: магазинам далі жити чи закривати.

До аналізу потраплять в першу чергу продажі, операційні витрати, і лише потім я дивитимуся структуру на ФОП чи ТОВ, на якому той магазин зареєстровано.

Бо я маю передбачити і сумний фінал магазинів, для оптимізації оподаткування.

До ФОП я обов'язково зазираю щомісяця, коли отримую дані до доходах за місяць (у мене це обов'язкова умова!!!) для чого?

Для контролю лімітів!

Щоби "не перестаратися".

Генерує прибуток не ФОП, а напрямок діяльності!

Про сам облік продажів сказано-пересказано багато.

А от ефективність продажів - це вже трохи інша штука.

Я зараз не про валовий прибуток, де продажі мінус собівартість, а про доцільність наявного асортименту.

Для цього існує ABC-аналіз.

Що це таке?

Це метод, який дозволить проаналізувати діяльність компанії (беремо для прикладу продажі) та визначити сильні та слабкі позиції; вчасно вжити заходів по усуненню збитків.

У його основі закладено принцип Парето (наприклад, 80% продажів роблять 20% одиниць асортименту).

Щоби зробити такий аналіз, потрібно мати статистику продажів в розрізі по кожній одиниці за певний період часу (бажано місяців 2-3 як мінімум) із собівартістю або показником валового доходу.

ABC-аналіз виявить маржинальні позиції; позиції, які потребують уваги (з метою просування продажів, збільшення валового прибутку); позиції, від яких слід відмовитися; визначить найпопулярнійший асортимент.

Завдяки ABC-аналізу формується найактуальніша пропозиція для споживача і прогноз прибутковості для компанії.

Звіт ABC-аналіз доступний у багатьох облікових системах.

А якщо ваша система не підтримує таку можливість, звіт доволі легко можна створити в Excel.

Для прикладу, на одному виробничому підприємстві показник загальної ліквідності складав 357% (так-так!), а швидка ліквідність при цьому складала лише 38%; тривалість оборотності запасів видала мені 398 днів.

Зрозуміло, що тут існує виробництво заради виробництва.

Для чого?

ABC-аналіз дозволив мені виявити "аутсайдерів", з переліком яких я прийшла до комерційного відділу та начальника виробництва із місією "треба терміново щось вирішувати!!!".

Аргументувала свою місію візією "Знання. Управління. Прибуток" та цифрами зі звітів.

Через 2 дні комерси запустили акційний розпродаж та почали користуватися звітом ABC-аналіз.

Показники наступного звітного місяця мене трошки, але потішили:

загальна ліквідність 348%, оборотність запасів 299 днів.

Але ж пам'ятаємо, що це лише за місяць.

Також пам'ятаємо, що потрібні увага, комунікація, підтримка та КОНТРОЛЬ.

Цифри не брешуть, а завий раз доводять свою правоту.

Велике виробниче підприємство, платник ПДВ,  ERP-система (1С УВП), основна управлінська звітність ведеться в Ексель, заповнюється вручну.

Основним завданням було звести фінансовий результат за 2023 рік та надалі щомісяця звітувати.

Нагадаю, що основними фінансовими звітами є P&L, Cash Flow, Balance Sheet.

🧩Доходи:

 - 6 підрозділів, які генерують прибуток.

 - 2 напрямки основної дільності, кожен з яких поділяється на окремий піднапрямок.

 - Додаткова неосновна діяльність, яка має розподіл за напрямками.

 - Суттєва складова категорії "Інший дохід"

 - "Обороти всередині системи".

Загальна кількість статей доходів: 18.

Реалізація, реалізація без ПДВ, собівартість, усе це вводилося вручну.

18 множимо на 3 = 54 записи вручну.

54 множимо на 6 = 324 записи вручну лише по дохідній частині: кожен напрямок, кожен підрозділ, з ПДВ, без ПДВ, собівартість....

І це лише доходи.☹️

🧩Витрати:

Кожен з підрозділів, ясна річ, має свої витрати.

Витрати розподілені за категоріями:

 - адміністративні

 - збутові

 - транспортні

 - складські

 - інші витрати господарської діяльності

 - податки

Кожна з категорій має свій перелік статей витрат.

Загальна кількість статей витрат, що використовується у P&L, 138.

Множимо на 6 підрозділів, маємо 828 записів, які вносилися ВРУЧНУ.

324+828 = 1152 записи вручну за місяць лише у P&L. 💸

Cash Flow та Balance Sheet також заповнювалися вручну.

Не дивно, що звітність за січень була готова ледь-ледь у березні.

А якщо десь виявилася помилка.... то ой, навіть не починайте...

Через день марної ручної роботи я плюнула на це і почала створювати автоматизоване заповнення звіту P&L.

Із облікової бази було взято:

📋звітність по продажах за основним напрямком діяльності зі своєю сталою структурою.

📋звітність по продажах за додатковим напрямком діяльності зі своєю сталою структурою.

📋дані оборотно-сальдових відомостей (ОСВ) по інших доходах зі своєю сталою структурою.

📋дані ОСВ по витратах зі своєю сталою структурою.

📋сторонні Excel файли по нарахованих зарплаті та податках на зарплатою зі своєю сталою структурою.

Кожна з має іншу структуру первинного документу.

Оборотки, звіти з продажів та сторонні Excel файли доволі важко поєднати в одне ціле, структуроване, впорядковане середовище.

Але виходу немає лише з труни!

За допомогою Power Query я досягла свого бажаного результату, автоматизувавши заповнення звіту на 100%.

А для солідності написала простенький макрос, який гордо назвала "ОДНА КНОПКА", натискаючи на яку, звіт заповнюється сам!

Результат: на основі роботи однієї кнопки я маю готовий результат як у вигляді таблиць, так і у вигляді дашбордів менше, аніж за півхвилини.

Це вивільнило мені купу додаткового робочого часу для початку побудови процесу закриття місяця, щоби 10-го числа я отримувала повну картинку по результату.

На створення такого звіту мені знадобилося 2 місяці.

Колеги сказали МАГІЯ, а я кажу, що можливо ВСЕ, потрібно лише цього прагнути та бути готовим до нового.

Тому, шановні партнери, одна кнопка - це реально!

Але для її створення потрібно витратити чимало часу.

2 місяці, як приклад.