MANUAL:

Este manual tiene como finalidad establecer los lineamientos y procedimientos estandarizados para la gestión del inventario en la droguería, garantizando el cumplimiento de la normativa colombiana, la seguridad de los medicamentos y la eficiencia en la operación del almacén.

 RESPONSABLE:

•  Coordinador de Inventarios: Encargado de la supervisión general y la actualización del manual.

• Personal de Almacén: Responsable de ejecutar los procedimientos de recepción, registro y control.

• Departamento de Contabilidad: Responsable de la conciliación de datos entre módulos 

MARCO LEGAL:

Se describen a continuación las normativas y regulaciones específicas:

Ø  Normas del INVIMA para el almacenamiento y distribución de medicamentos.

Ø  Resolución No. [1403 DE 2007: Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.

Ø  Resolución 5402 de 2015 del Ministerio de Salud y Protección Social a través del cual se expide el manual de Buenas Prácticas de Manufactura de Medicamentos Biológicos.

 MARCO CONCEPTUAL:

•  Inventario: Conjunto de productos y materiales almacenados que se gestionan de acuerdo a los procedimientos establecidos.

• Droguería: Establecimiento dedicado a la comercialización y distribución de productos farmacéuticos y dispositivos médicos.

• Existencias: Cantidad de productos disponibles en cada etapa del proceso logístico.

DESARROLLO DEL MANUAL:

Se detalla la metodología y los pasos a seguir para la gestión del inventario, incluyendo

• Procedimientos operativos estándar.

• Diagramas de flujo y manuales de usuario del sistema de información.

• Estrategias para la detección y corrección de desviaciones en el inventario.

PARAMETRIZACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN:

• Descripción de la configuración y parámetros del sistema utilizado para el registro de inventarios.

• Integración con los módulos de contabilidad, compras y suministros

• Procedimientos para la actualización, respaldo y auditoría de la información.

 CONTROL DE EXISTENCIAS:

11.1 Procedimiento, recepción, registro y control:

-Verificación de la documentación y condiciones de los productos recibidos.
- Registro en el sistema de información y etiquetado correspondiente.
- Inspección de calidad y validación conforme a normativas.

11.2 Procedimiento salidas del almacén:
-Registro de salidas mediante órdenes de despacho.                                                                                                                  
- Verificación de autorización y registro de la entrega a áreas o farmacias.
- Actualización del sistema y ajuste de existencias.

11.3 Procedimiento conciliación entre los módulos de contabilidad y Suministros:
- Revisión periódica de registros.
- Comparación de datos y corrección de discrepancias.
- Documentación de ajustes y reporte de incidencias.

 CONTROL DE INVENTARIOS:

12.1 Control de Inventario en Servicio Farmacéutico y Farmacias Satélites:
- Metodologías de registro y seguimiento en diferentes puntos de distribución.

12.2 Control de inventario de medicamentos y dispositivos de alto costo:
- Procedimientos especiales para productos de alto valor, incluyendo controles de seguridad y auditorías frecuentes.

12.3 Control de Inventarios de Consignación:
- Gestión y registro de productos en consignación, con seguimiento detallado de entradas y salidas.

12.4 Control de stock de servicios asistenciales:
- Registro de productos destinados a servicios de atención al paciente.

12.5 Control de stock de carro de paro:
- Procedimientos para mantener y verificar el stock de insumos críticos en áreas de emergencia.

12.6 Control de vencimientos:
- Monitoreo periódico de fechas de caducidad.
- Procedimientos para la gestión de productos próximos a vencerse, incluyendo rotación y retiro del inventario.

 INVENTARIO GENERAL:

7. Consolidación de los registros de existencias de la droguería.

8. Elaboración de informes periódicos y estadísticas del movimiento de productos.

NORMAS GENERALES DEL PROCEDIMIENTO:

9.Establecimiento de directrices uniformes para el manejo del inventario.

10. Protocolos de auditoría interna y control de calidad.

11. Procedimientos de manejo de emergencias y contingencias.

RESPONSABILIDAD DE LAS ÁREAS Y/O PERSONAS QUE PARTICIPAN EN EL INVENTARIO:

12. Definición de roles y responsabilidades específicas para cada área (almacén, contabilidad, compras, etc.).

13. Procedimientos para la capacitación y evaluación del personal involucrado.

NORMAS DE COMPORTAMIENTO PARA LAS PERSONAS QUE PARTICIPAN DE LOS INVENTARIOS:

14. Reglas de conducta y ética profesional.

15. Normas de seguridad en el manejo de productos farmacéuticos.

16. Procedimientos disciplinarios en caso de incumplimiento de las directrices establecidas