En este video se explica el módulo que permitirá buscar un documento, ver su ubicación y contenido. La búsqueda del documento se puede hacer por número , Iniciador, fecha y extracto Se pueden ver documentos que pertenecen a su Institución o los documentos de otra Institución que han pasado por la mesa de entrada de su Ministerio

INSTRUCCIONES

Acceso al Módulo

Se puede acceder de dos formas:

1. Por la pantalla del menú principal haciendo doble clic  en el Módulo Consulta de Utilización de Documentos

2. Por medio del buscador del sistema escribiendo el nombre o parte del mismo 

Documento

Para buscar un documento 

Seleccionar el criterio de búsqueda haciendo clic en el botón

Escribir la información.

Por ejemplo: Se buscan documentos con mascara 200 que comiencen con cuatro  ceros

1. Apretar la tecla enter

2. Seleccionar el documento con doble clic.

3. El botón permite seleccionar otro documento que cumpla con la información escrita.

4. Hacer clic en el botón Consulta

Nota: cuando se ingresa la información para buscar el documento se pueden utilizar hasta dos asteriscos (*) que funcionan como comodines.

Por ejemplo si el criterio de búsqueda es por nro de documento (nro de expediente)

Si se escribe la siguiente información:

405-000350*

Documentos

En esta solapa se puede ver el Iniciador, Extracto, Estado, Fecha, y Ubicación 

La información  no es editable.

Histórico

Esta solapa muestra los pases que tiene el documento (la hoja de ruta) 

En cada renglón  aparece fecha de envío, que Institución, Unidad Orgánica y Usuario envía y que Institución, Unidad Orgánica y Usuario recibe, fecha de recibido, días E/R (días de envío y recepción), días en U/O (días en la unidad orgánica) 

Se pueden imprimir  Reportes:

-Se selecciona que datos desea que aparezcan en el reporte, seleccionando la casilla .(Haciendo clic en  Todo, se tildan  todos los check box )

-Luego se hace clic en la impresora 

Adjuntos 

Esta Solapa tiene tres Sub Solapas:

Adjunto General: muestra cada adjunto en un renglón 

(la información que se puede adjuntar es:

 Documento, 

-Archivo y 

-Observación)

Detalle de Adjunto

Seleccionando con doble clic la observación,

Árbol de Adjunto

Muestra los adjuntos en forma de árbol.

Se puede consultar el documento adjunto haciendo clic en el botón Consulta Utilización de Documento Seleccionado

Documentos de Cabecera

Esta solapa muestra el documento padre o madre de un documento que esta adjuntado (hijo)

En la pestaña Utilidad del Documento, muestra los Compromisos y Ordenados asociados al documento.

Pagos

Muestra los Pagos asociados al documento

Documentos Asociados

Muestra los Documentos  Asociados al documento consultado.

Datos Adicionales

Esta pestaña se habilita solo para las instituciones que tengan documentos con Datos Adicionales

Muestra los Datos Adicionales ingresados en el módulo Ingreso de Documentos 

Búsqueda Avanzada

Esta pestaña permite consultar documentos utilizando distintos filtros

Seleccione la fecha de alta. (desde y hasta) de los documentos que quiere consultar

Filtra los documentos que están a recibir o en oficina de la Unidad Orgánica(Oficina) seleccionada.

Filtra por Estado del documento. 

Los estados del documento pueden ser:

•  Activo: Documento que esta en uso

• Terminado: Documento que ha finalizado su trámite.

• Archivado: Documento que deja de ser activo y debe ser guardado (desaparece de la bandeja documentos en oficina)

• Pase Externo: Documento que se ha enviado a una repartición que no tiene SIGED (desaparece de la bandeja documentos en oficina)

• Terminado: Documento que termino su trámite, pero esta pendiente de ser archivado.

• Retenido: documento que se encuentra en la oficina, es espera que se cumpla algún trámite

Filtro por Extracto

Filtro por tipo de documento

En el caso que el  Tipo de Documento tenga  configurado Datos Adicionales, Se podrá filtrar por alguno de ellos.

Una vez que se hayan establecido los filtros, hacer clic en Buscar

Para realizar una nueva búsqueda, 

Hacer clic en Filtro 

Luego hacer clic en Limpiar

Consulta por Dato Adicional

Esta consulta es solo para los documentos que tengan configurado Datos Adicionales

Hacer clic en Limpiar , para hacer una nueva búsqueda

Reportes

Se podrán hacer reportes utilizando la barra de Reportes

Activar esta barra haciendo clic con el botón