従業員を迎えるたび、大量の書類に記入してもらい、不備がないかチェックして...
この作業に毎回苦労している担当者は少なくありません。
実は、入社手続きの紙書類には、思った以上にリスクとコストが隠れています。
「記入漏れ・記入ミスの確認に時間がかかる」
「ここが空欄です」「印鑑が押されていません」と何度も連絡することに...
「書類の紛失リスクがある」
「あの書類、どこいったっけ...?」個人情報が詰まった重要書類を探し回ることに
「保管場所がかさむ」
従業員が増えるたびに書類も増加。保管スペースの確保が大変
「入社前の郵送対応が手間」
書類を郵送して、返送を待って、不備があればまた郵送...時間がかかります
「リモート入社に対応できない」
遠方からの入社者や、リモート勤務の社員の手続きが煩雑に
リスク1:重大な記入ミスが見逃される
入社書類には、社会保険の手続きに必要な情報、税金の計算に必要な情報など、
重要な項目が多数あります。記入ミスや漏れがあると、以下のような問題が発生します。
→ 社会保険の手続きが遅延し、従業員に迷惑をかける
→ 緊急連絡先の記入漏れで、いざという時に連絡が取れない
→ 給与振込先の間違いで給与が支払えない
紙書類だと、チェックミスが起こりやすく、問題が発生してから気づくことになります。
リスク2:個人情報の紛失・漏洩
入社書類には、マイナンバー、住所、家族情報、銀行口座など、極めて機密性の高い個人情報が含まれています。
→ 書類の紛失による情報漏洩
→ 保管中の盗難リスク
→ 廃棄時の情報漏洩
→ 担当者の異動時の引き継ぎミス
個人情報保護法に基づき、万が一の漏洩時には報告義務があり、企業の信用問題に直結します。
リスク3:個人情報の紛失・漏洩
労働基準法により、労働者名簿や雇用契約書は、退職後も一定期間(3年以上)の保存が義務付けられています。
紙での保管は、以下の課題があります。
→ 保管スペースの確保
→ 経年劣化による文字の消失
→ 災害時の紛失リスク
→ 必要な時にすぐ取り出せない
入社前の方は、期待と不安でいっぱいです。
そんな中、大量の書類を渡されて「これ全部記入してください」と言われたら、どう思うでしょうか。
→ どこに何を書けばいいのか分かりにくい
→ 書き間違えたら修正が大変
→ 郵送の手間と時間がかかる
→ 「この会社、まだ紙なんだ...」という印象を持たれる
第一印象は重要です。入社手続きが煩雑だと、入社前から会社へのイメージが悪くなってしまいます。
入社する方は、PCやスマホから必要情報を入力するだけ。印刷も郵送も不要です。
入社前でも、自宅から簡単に手続きできます。
必須項目が未入力の場合は送信できない仕組み。
フリガナや郵便番号の形式も自動チェック。
記入漏れや入力ミスを防ぎます。
誰が提出済みで、誰が未提出かを一目で確認でき、管理が簡単です。
提出された情報は、クラウド上で暗号化して保存。
紛失の心配がなく、必要な時にすぐ検索・閲覧できます。
労働基準法で定められた保存期間も自動で管理。
退職者の情報も安全に保管され、いつでも取り出せます。
入社する方は自宅からスマホで入力可能。
入社前の準備がスムーズに進み、初日からすぐに業務に集中できます。
入社書類の紙管理は、記入ミスの見逃し、個人情報の紛失リスク、法定保存義務への対応負担など、多くの課題を抱えています。
また、入社する方にとっても負担が大きく、入社前から会社への印象を悪くしてしまう可能性があります🌀
ささえタイなら、入社手続きを完全ペーパーレス化でき、労務担当者も入社する方も、双方の負担を大幅に軽減できます🌟
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